2 .1 Đặc điểm tổ chức kinh doanh và tổ chức công tác kế toán ở công ty Dợc TW Huế
2.1.1- Đặc điểm chung của công tyDợc TW Huế * Lịch sử hình thành và phát triển của công ty
* Lịch sử hình thành và phát triển của công ty
Công ty Dợc TW Huế là một doanh nghiệp nhà nớc đợc thành lập từ năm 1975 , tiếp quản từ một xởng rợu với cơ sở vật chất nghèo nàn. Đợc sự hỗ trợ của các ban ngành chức năng và bằng chính sự nỗ lực vơn lên không ngừng của cán bộ công nhân viên xí nghiệp liên hiệp dợc Bình - Trị – Thiên đã cung cấp tơng đối đầy đủ nhu cầu thuốc chữa bệnh cho nhân dân trong tỉnh . Trong thời kỳ từ năm 1975 đến năm 1989 phần lớn các mặt hàng sản xuất kinh doanh của công ty đều mang tính chất đối phó với kế hoạch , chỉ tiêu của trên giao . Trong thời gian này về mặt kinh doanh không có gì đáng kể chủ yếu đáp ứng nhu cầu thuốc chữa bệnh của nhân dân trong tỉnh.
Năm 1989 công ty đợc chia ra thành 3 đơn vị và đổi tên thành xí nghiệp liên hợp dợc TT – Huế . Đây là thời kỳ khó khăn của đơn vị , với số vốn vỏn vẹn 200 triệu đồng . Đựơc sự lãnh đạo đúng đắn của ban giám đốc công ty dần dần phục hồi và phát triển . Hoà nhập kịp thời với nền kinh tế mở cửa của đất nớc . Công ty đã tăng cờng đầu t những dây chuyền sản xuất thuốc tân dợc hiên đại.
Ngày 19/9/1996 theo quyết định số : 2484 QĐ/UBND của uỷ ban nhân dân tỉnh TT – Huế cho phép xí nghiệp liên hợp dợc TT – Huế đổi tên thành công ty dợc phẩm TT – Huế với chức năng sản xuất , kinh doanh , xuất nhập khẩu thuốc chữa bệnh và dụng cụ vật t y tế
Ngoài sản xuất và kinh doanh để thu lợi nhuận nhng mục đích chính là cung cấp đầy đủ , kịp thời thuốc chữa bệnh và các chơng trình chăm sóc sức khoẻ cho nhân dân từ đồng bằng cho đến các huyện , xã miền núi.
Tháng 2/1999 công ty tách xí nghiệp nớc khoáng để thành lập công ty cổ phần Thanh Tân.
Theo quyết định số 340/1999/QĐ-BYT ngày 02/02/1999 của Bộ Y Tế tiếp nhận Công ty Dợc phẩm Thừa Thiên Huế vào làm thành viên chính thức của tổng công ty Dợc Việt Nam và đổi tên thành Công ty Dựoc TW Huế.
Tổng số vốn pháp định : 5.184.784.650đ
Trong đó : - Vốn cố định : 3.572.615.650đ - Vốn lu động : 1.612.169.000đ
* Chức năng, nhiệm vụ kinh doanh hiện nay:
Chức năng : Công ty Dợc TW Huế có chức năng sản xuất kinh doanh thuốc chữa bệnh, đợc bộ thơng mại cho phép xuất nhập khẩu trực tiếp nguyên vật liệu ,tân dợc, sản phẩm dợc và máy móc thiết bị Y tế.
Nhiệm vụ : Xây dựng các kế hoạch sản xuất kinh doanh
- Nắm bắt nhu cầu thị trờng , khả năng kinh doanh của doanh nghiệp để tổ chức xây dựng thực hiện các phơng án kinh doanh có hiệu quả. Tổ chức tiêu thụ nhiều chủng loại hàng hoá có chất lợng phù hợp với nhu cầu.
- Quản lý sử dụng vốn theo chế độ , chính sách đảm bảo hiệu quả kinh tế , đảm bảo đợc hoàn toàn và phá triển vốn tự trang trải về tài chính , thực hiện nghiêm túc chế độ thuế của nhà nớc.
- Thực hiện nghiêm túc hợp đồng mua bán. - Quản lý tốt đội ngũ cán bộ công nhân viên.
Các nguyên tắc hoạt động :
- Thực hiện hạch toán độc lập và chịu trách nhiệm về kế quả hoạt động sản xuất kinh doanh , đảm bảo tái sản xuất mở rộng và phát triển vốn đảm bảo lợi ích hài hoà giữa doanh nghiệp và ngời lao động.
- Thực hiên nguyên tắc tập trung dân chủ theo chế độ một thủ trởng tronh quản lý diều hành sản xuất kinh doanh . Không ngừng nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh theo hớng phát triển của Đảng và Nhà Nớc , thực hiện quyền tự chủ của cán bộ công nhân viên.
* Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý:
Sơ đồ bộ máy tổ chức quản lý ở công ty Dợc TW Huế
: Quan hệ trực tuyến. : Quan hệ chức năng. Chức năng nhiêm vụ từng phòng ban: Phòng KT Phòng KCS TC-HCPhòng Chi nhánh Tổng kho Xởng SX Phòng KT-TV KH-KDPhòng Giám đốc Quận huyện
- Đứng đầu là công ty là giám đốc , giám đốc công ty do tổng công ty Dợc Việt Nam bổ nhiệm , lãnh đạo chung toàn bộ bộ máy quản lý và sản xuất của công ty , chịu trách nhiệm trớc nhà nớc về mọi hoạt động của công ty.
- Phòng kỹ thuật : nghiên cứu sản xuất mới ,kết hợp với phòng KCS để theo dõi sự ổn định của thuốc trong xây dựng chỉ tiêu . Thiết kế bao bì đúng khuôn mẫu , đúng nội dung . Giám sát tình hình kỹ thuật ở xởng sản xuất.
- Phòng Tổ chức Hành chính: tham mu cho Giám đốc và ban lãnh đạo công ty về tổ chức lao động, tiền lơng , đào tạo và công tác văn phòng. Đó chính là công tác tổ chức ,sắp xếp , bố trí CBCNV hợp lý trong toàn công ty nhằm tăng hiệu quả sản xuất kinh doanh , thực hiện đúng các chế độ chính sách của Nhà nớc đối với ngời lao động. Nghiên cứu , đề xuất các phơng án về lao động , tiền lơng , đào tạo , phù hợp với yêu cầu sản xuất kinh doanh trong từng giai đoạn trên cơ sở thực tế của kế hoạch sản xuất.
- Phòng tài chính kế toán : Quản lý toàn bộ tài sản , vốn do nhà nớc cấp và các tổ chức kinh tế góp . Có nhiệm vụ thông tin, kiểm tra tài sản của công ty với hai mặt của nó là vốn và nguồn hình thnàh tài sản đó và phân tích các hoạt động sản xuất kinh doanh , cung cấp thông tin kịp thời cho nhà quản lý . Phòng nắm vững thực trạng tài chính của công ty, khả năng thanh toán cũng nh khả năng chi trả của công ty với bạn hàng.
- Phòng KCS: Kiểm tra chất lợng sản phẩm , hàng hóa đầu vào, đầu ra. Thí nghiệm nhanh để đánh giá chất lựơng sản phẩm kịp thời chính xác và trả phiếu kịp thời cho nơi lấy mẫu để chấn chỉnh kịp thời.
- Xởng sản xuất: Thực hiện kế hoạch sản xuất do công ty giao, thờng xuyên kiểm tra các dụng cụ thiết bị phục vụ sản xuất , tránh gây ách tắc , trở ngại trong quá trình sản xuất.
- Phòng kế hoạch kinh doanh : Xây dựng kế hoạch sản uất phù hợp với năng lực sản xuất của xởng , cung cấp vật t đảm bảo đúng tiến độ sản xuất , viết lệnh sản xuất và định mức vật t cho sản xuất đúng và kịp thời .
- Tổng kho : nhập , xuất và bảo quản vật t , bao bì , sản phẩm sản xuất theo đúng lệnh , tuyệt đối không xuất hàng khi cha có lệnh xuất hàng của lãnh đạo.
- Các hiệu thuốc và chi nhánh : chịu trách nhiệm kinh doanh thuốc chữa bệnh , cung cấp thuốc trên địa bàn đợc công ty phân công phụ trách và quản lý .
Nhận xét : số lợng lao động của công ty qua các năm ít có sự biến động từ đó cho thấy bộ máy tổ chức ở công ty Dợc TW Huế tơng đối hợp lý và gọn nhẹ mang lại hiệu quả cao trong việc điều hành và quản lý doanh nghiệp
* Tình hình kinh doanh của công ty
Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty qua 2 năm
Stt Chỉ tiêu Năm2002 Năm2003 So sánh tăng, giảm Số tiền Tỷ lệ(%) 1 Tổng DT 220.089 245.982 25.893 11.76 2 Tổng CF 219.736 245.527 25.791 11,74 3 LN trớc thuế 353 455 102 4 Nộp NS 10.900 12.520 1.620 14,86 5 Tổng quỹ lơng 6360 4595719 1859895 67,9 6 TNbq 1 ng/tháng 1,2 1,5 518,827 82,15
Nhìn vào một số chỉ tiêu phản ánh kết quả hoạt động kinh doanh của công ty trong 2 năm 2002-2003 ta thấy có sự phát triên lớn trong hoạt động kinh doanh của công ty. Cụ thể năm 2002 công ty kinh doanh đạt 220.089 trđ,lợi nhuận thu đợc 353 trđ đến năm 2003 công ty đạt 245.982 trđ, lợi nhuận công ty thu đợc năm 2003 là 455trđ, tăng gần 1,3 lần so với năm 2002 Nh vậy có thể thấy rằng công ty hoạt động kinh doanh rất tốt.
* Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại Công ty:
Tổ chức bộ máy kế toán:
Do quy mô của Công ty là tơng đối lớn và địa bàn phục vụ khách hàng trải dài từ Bắc đến Nam, nên công ty đã mở chi nhánh tại Hà nội và TP Hồ Chí Minh . Song công tác kế toán tại Công ty vẫn tổ chức theo hình thức kế toán tập trung tức là chứng từ gốc hay hoá đơn mua bán phát sinh tại các chi nhánh đến cuối các quý đều đợc tập hợp về phòng kế toán công ty để kiểm tra và hạch toán . Nh vậy phòng kế toán có nhiệm vụ thực hiện toàn bộ công tác kế toán phát sinh tại công ty cũng nh ở các chi nhánh , tổng hợp báo cáo kế toán toàn công ty gửi về Tổng công ty và các cơ quan Nhà nớc.
Phòng kế toán của Công ty có 8 ngời, mỗi ngời có chức năng nhiệm vụ cụ thể theo từng mảng công việc mà mình đảm nhiệm.
Chức năng , nhiệm vụ : - Kế toán trởng :
Chỉ đạo trực tiếp bộ máy kế toán của đơn vị . Chịu trách nhiệm chung trớc Giám đốc về công tác tài chính kế toán của toàn Công ty, tổ chức và h- ớng dẫn thực thực hiện các chính sách chế độ, các quy định của Nhà nớc và của ngành về công tác tài chính , bảo vệ kế hoạch tài chính với Tổng công ty, tham gia ký kết và kiểm tra việc thực việc thực hiện các hợp đồng kinh tế và phân tích hoạt động sản xuất kinh doanh của toàn Công ty.
- Kế toán công nợ : Phụ trách bộ phận tiêu thụ bán hàng, theo dõi công nợ phải thu của khách hàng, tình hình tạm ứng ,thanh toán tạm ứng của cán bộ công nhân viên và các nghiệp vụ liên quan đến thuế VAT.
Sơ đồ 2: Sơ đồ bộ máy kế toán của Công ty.
- Kế toán thanh toán :Theo dõi nghiệp vụ phát sinh liên quan đến tiền mặt , tiền gửi ngân hàng của công ty.
- Kế toán XNK và TSCĐ : Theo dõi tình hình xuất nhập khẩu nguyên liệu , hàng hoá từ nớc ngoài , ngoài ra kế toán xuất nhập khẩu còn đam nhận chức năng kế toán tài sản cố định của đơn vị , đánh giá và lập báo cáo khấu hao tài sản cố định hàng năm của công ty
- Thủ quỹ : Có nhiệm vụ theo dõi và thực hiện chức năng quản lý tiền mặt , cập nhật thu – chi và sổ quỹ.
- Kế toán phân xởng : Theo dõi lao động , tính lơng và bảo hiểm xã hội , hạch toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm
- Kế toán kho : Theo dõi việc nhập xuất hàng hoá , thành phẩm , nguyên vật liệu , vào thẻ kho theo từng mặt hàng , cuối kỳ làm kiểm kê báo
cáo xuất – nhập – tồn hàng hoá , thành phẩm , nguyên vật liệu.
- Kế toán quầy thuốc , chi nhánh : Mỗi chi nhánh , hiệu thuốc đều có kế toán theo dõi tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh , cuối kỳ tổng hợp lên quyết toán gửi về phòng kế toán của công ty .
Kế toán
công nợ thanh toánKế toán Kế toán công nợ XNK- TSCĐ
Kế toán x-
ởng SX Kế toán kho Thủ quĩ
Kế toán hiệu thuốc kinh doanh Kế toán
hiệu thuốc ở huyện
Kế toán chi nhánh
Nhận xét :
Công ty áp dụng mô hình vừa tập trung vừa phân tán . Do đó công ty Dợc TW Huế cha có đủ điều kiện để nối mạng vi tính với các đơn vị trực thuộc do đó việc bố trí bộ máy kế toán và phân công nhiệm vụ kế toán của công ty là tơng đối hợp lý . Tuy nhiên việc kiểm tra các chứng từ kế toán ở đơn vị trực thuộc cũng gặp không ít khó khăn , thông thờng việc kiểm tra này chỉ diễn ra mỗi quý một lần khi các đơn vị trực thuộc nộp chứng từ về công ty . Cần phải có các biện pháp kiểm tra , giám sát hữu hiệu để tránh những sai phạm về quản lý tài chính kế toán.
2.1.2 Chế độ kế toán và hình thức kế toán áp dụng tại công ty Dợc TW Huế.
Công ty Dợc TW Huế là một doanh nghiệp Nhà nớc, hoạt động trong lĩnh vực thơng mại. Tổng số cán bộ công nhân viên của công ty là 370 ngời, trong đó nhân viên quản lý là 92 ngời. Chế độ kế toán áp dụng tại công ty nh sau:
Công ty bắt đầu niên độ kế toán từ ngày 1/1 và kết thúc vào ngày 31/12 trong năm.
Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán là đồng Việt Nam
Nguyên tắc và phơng pháp chuyển đổi các đồng tiền khác sang tiền Việt Nam là theo tỷ giá thực tế.
Phơng pháp tính thuế GTGT là theo phơng pháp khấu trừ. Nguyên tắc đánh giá TSCĐ là theo phơng pháp kiểm kê định kì
Nguyên tắc và phơng pháp xác định giá trị hàng tồn kho cuối kỳ là theo giá thực tế
Phơng pháp hạch toán hàng tồn kho là theo phơng pháp kê khai thờng xuyên.
Hình thức kế toán công ty áp dụng là hình thức nhật ký chứng từ, tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ở công ty đều đợc ghi sổ kế toán theo trình tự thời gian và nội dung kinh tế . Công ty đã sử dụng một số sổ kế toán theo chế độ ban hành và một số sổ do công ty tự thiết kế
Theo hình thức này, trình tự ghi sổ kế toán của công ty đợc khái quát theo sơ đồ sau:
32 Sổ cái
Chứng từ gốc Bảng phân bổ
Bảng kê Nhật ký chứng từ Sổ và thẻ kế toán chi tiêt
Bảng tổng hợp chi tiết