12. Đánh giá giảm.
2.4.2.1. Hạch toán chi tiết nhập vật liệu.
- Tại kho: Thủ kho sử dụng thẻ kho để theo dõi tình hình nhập.
- Xuất - tồn kho theo từng doanh điểm vật liệu. Nghĩa là mỗi loại vật liệu phải đợc theo dõi trên thẻ kho riêng để tiện cho việc ghi chép, kiểm tra đối chiếu. Trên cơ sở các phiếu nhập kho, phiếu xuất kho, thủ kho kiểm tra tính chính xác của từng chứng từ, rồi tiến hành ghi soosthuwcj nhập, thực xuất lên thẻ kho. Do vậy, thẻ kho đợc dùng làm căn cứ đi đối chiếu số liệu thực tế của kế toán chi tiết tại phòng kế toán.
Đình kyfsau 15 ngày,thủ kho có nhiệm vụ chuyển toàn bộ chứng từ lên phòng kế toán. Giữa thủ kho và kế toán tại phòng kế toán lập phiếu giao nhận chứng từ có chữ ký xác nhận của cả hai bên khi kế toán nhận đợc chứng từ này.
- Tại phòng kế toán: Sau khi nhận đợc các phiếu nhập kho, phiếu xuất kho do thủ kho gửi lên, kế toán tiến hành kiểm tra, tính chính xác hợp lý của các chứng từ. Sau đó, nếu thấy đạt yêu cầu kế toán nhận và ký xác nhận vào phiếu giao nhận chứng từ kế toán vật liệu sẽ phân loại chứng từ nhập xuất do thủ kho gửi lên theo từng loại vật liệu (nếu là chứng từ nhập) hoặc phân loại theo đối tợng sử dụng ( nếu là chứng từ xuất ) tiếp theo, kế toán tiến hành nhập số liệu vào máy vi tính để lên bảng kê chi tiết nhập vật t cho từng kho (bảng 2.6).
- Căn cứ trên phiếu nhập vật liệu vào máy vitính. Số phiếu nhập.
Ngày .... tháng
Tên khách hàng (đơn vị bán) Tỷ giá ngoại tệ (nếu có) Mã vật t.
Số lợng vật liệu nhập
Đơn giá nhập : tiền VNĐ, ngoại tệ.
Khi nhập xong dữ liệu, trên máy tính tự tính cột thành tiền theo công thức đã cài đặt sẵn.
Thành tiền = số lợng x đơn giá.
Từ bảng kê chi tiết nhập vật t ở các kho trên kế toán tổng hợp số liệu theo tài khoản để lập bangr tổng hợp nhập vật t (bảng 2.7). Tơng tự: "Bảng tổng hợp xuất vật t" (Bảng 2.11) cũng đợc lên bằng cách dựa vào bảng kê chi tiết xuất vật t.
Để theo dõi chi tiết quá trình nhập vật liệu theo từng phiếu nhập, đồng thời theo dõi thanh toán với ngời bán, Công ty sử dụng sổ chi tiết số 2 - Thanh toán với ngời bán (bảng 2.8). Đối với khách hàng thờng xuyên, kế toán mở cho ngời từ một đến hai tờ sổ. Hàng ngày, khi có nghiệp vụ mua vật liệu, kế toán
căn cứ vào chứng từ phiếu nhập ghi chép vào sổ cuối tháng, sổ chi tiết sẽ đợc tính toán cho từng ngời bán.
- Kết cấu số chi tiết số 2 (sổ chi tiết công nợ), cơ sở số liệu và cách ghi: + Số d đầu tháng: Số d cuối tháng trớc chuyển sang.
+ Căn cứ vào chứng từ nhập kế toán ghi số liệu, ngày , tháng , nhập, chứng từ, nội dung kế toán phát sinh, giá thực tế quy đổi ra VNĐ (nếu mua bằng ngoại tệ).
+ Căn cứ vào chứng từ thanh toán để ghi cột nợ hay có của tài khoản 331 và đối ứng với các tài khoản có liên quan.
+ Tính ra số d cuối tháng: bằng số d đầu tháng (d có) cộng (+) cột có trừ (-) cột nợ.
Cuối mỗi tháng, sau khi hoàn thành việc ghi sổ chi tiết số 2, kế toán lấy số liệu tổng hợp của từng nhà cung cấp để ghi vào nhật ký chứng từ số 5. Mỗi dòng trên nhật ký chứng từ số 5 đợc ghi chi tiết cho từng ngời bán.khileen hết các nhà cung cấp, kế toán xác định tổng số phát sinh bên nợ của tài khoản 331, có tài khoản 331 tính ra số d cuối tháng. Số liệu ghi trên nhật ký chứng từ số 5 vẫn có thể đối chiếu với bảng tổng hợp nhập để lên bảng kê số 3.
Mở số: Nhật ký chứng từ số 5 mỗi tháng đợc ghi một lần trên cơ sở đã tổng hợp số liệu ở sổ chi tiết taì khoản 331.
- Kết cấu của nhật ký chứng từ số 5.
+ Tên đơn vị bán hàng: Tên khách hàng có quan hệ thanh toán với Công ty.
Tổng Công ty trách nhiệm hữu hạn Minh Trí Công ty trách nhiệm hữu hạn Minh Trí Hà Nội
Bảng 2.8
Sổ chi tiết công nợ
Tài khoản: 331/H - Phải trả cho ngời bán HN
Khách hàng: DNTN - dệt nhãn hiệu Thủ Đức (DN03) Từ ngày 1/10/2001 - 31/12/2001 D nợ đầu kỳ : 0 Chứng từ Diễn giải đ/ứngTK PS nợ PS có 29/10 PN 632 Mua phụ liệu 153H1 114.709.275 29/10 PN 632 Mua phụ liệu 1331H 11.470.927 31/10 PN 645 Mua PLD 153H1 18.151.350 31/10 PN 645 Mua PLD 1331H 1.815.135 27/11 PN 693 Mua phụ liệu 153H1 41.542.900 27/11 PN 693 Mua phụ liệu 1331H 4.154.290 27/11 PN 694 Mua phụ liệu 153H1 81.682.560 27/10 PN 694 Mua phụ liệu 1331H 8.168.250 30/11 UNC 676 TT mua mác dệt (Đơn hàng KV) 3111H 1 148.907.467 4/12 PN 721 Mua phụ liệu 153H1 32.988.240 4/12 PN 721 1331H 3.298.824 4/12 PN 722 153H1 12.566.160 4/12 PN 722 1331H 1.256.616 4/12 PN 723 153H1 25.961.040 4/12 PN 723 1331H1 2.596.104 19/12 PN 688 3311H1 135.548.006 Tổng phát sinh nợ : 284.455.473 Tổng phát sinh có: 360.361.677 D có cuối kỳ: 75.906.204
Mở sổ: NKCT số 5 mỗi tháng đợc ghi 1 lần. Trên cơ sở đã tổng hợp số liệu ở sổ chi tiết TK 331.
- Kết cấu của số NKCT số 5.
+ Tên đơn vị bán hàng: Tên khách hàng có quan hệ thanh toán với Công ty.
+ Cột số d đầu tháng: Số d tháng trớc của tài khoản 331 (chi tiết theo từng đơn vị bán).
Cuối tháng hoặc cuối quý khoá sổ nhật ký - chứng từ số 5, xác định tổ số phát sinh bên có TK 331 đối ứng với nợ các TK có liên quan và lấy số liệu tổng cộng của Nhật ký chứng từ số 5 để ghi sổ cái (Có TK 331, Nợ các TK).
Việc ghi chép nh trên cho phép Công ty tổng hợp tình hình thanh toán công nợ với nhà cung cấp, nắm bắt đợc thông tin từng nhà cung cấp một cách nhanh nhất và đảm bảo tuân thủ chế độ kế toán.
- Bảng kê số 3 và bảng phân bố số 2.
Từ bảng tổng hợp nhập vật t trong tháng và các nhật ký chứng từ có liên quan số 1,2,5,7,10,... kế toán tiến hành lên bảng kê số 3 - tính giá thực tế vật liệu công cụ dụng cụ. Cột hạch toán lấy toàn bộ số liệu trên bảng tổng hợp nhập vật t.
Sau khi tính toán đợc hệ số chênh lệch trên bảng kê số 3, hệ số này đợc đa sang bảng phân bổ số 2 lấy từ bảng tổng hợp xuất vật t. Sổ tổng hợp và tổng xuất theo giá hạch toán, giá thực tế đợc đa sang bảng kê số 3 tính ra giá tồn kho cuối tháng. Bảng phân bổ số 2 dùng lên bảng kê 4,5,6. Định kỳ 3 tháng kế toán lập bảng kê và bảng phân bổ quý.
Có số liệu và phơng pháp lập bảng kê số 3.
Chỉ tiêu I: Số d đầu tháng: số liệu của phần này đợc lấy ở dòng tồn cuối tháng trên bảng kê số 3 của tháng trớc đó.
Chỉ tiêuII: Số phát sinh trong tháng: căn cứ vào bảng tổng hợp phát sinh nợ TK 1521, 1522, 1523, 153.
Chỉ tiêu IV: Hệ số chênh lệch.
Chỉ tiêu V: Xuất dùng trong tháng, căn cứ vào dòng tổng cộng của bảng phân bổ số 2.
Chỉ tiêu VI: Tồn kho cuối tháng: Chỉ tiêu IV - Chỉ tiêu V.
Kế toán tổng hợp mở sổ cái cho tài khoản chi tiết 1521, 1522, 1523, 1524, 1527, 1531 theo định kỳ quý (3 tháng 1 lần) kế toán không mở tài khoản tổng hợp 152, 153. Cuối quý căn cứ vào nhật ký chứng từ lên bảng kê 3, kế toán cân đối tài khoản lên sổ cái.