II. Sự cần thiết của việc hoàn thiện kiểm toán chu trình
1.Kiểm toán trớc yêu cầu hội nhập quốc tế
Hiện nay ở Việt Nam, nền kinh tế đang phát triển nhanh chóng, cơ chế thị trờng đã phát huy sức mạnh, thông tin kinh tế ngày càng đợc coi trọng, nhu cầu về kiểm toán ngày càng lớn. Kiểm toán giúp doanh nghiệp phát hiện và điều chỉnh kịp thời những sai sót trong hạch toán, trong việc áp dụng chế độ kế toán phù hợp và đóng vai trò hữu ích cho doanh nghiệp trong việc lành mạnh hoá tình hình tài chính. Kiểm toán cũng mang lại niềm tin cho “những ngời quan tâm”.
Trong đó có các nhà đầu t, các nhà quản trị doanh nghiệp, khách hàng, các nhà cung cấp và ngời lao động. Mỗi ngời có các cách quan tâm đến tình hình tài chính của doanh nghiệp theo mục đích khác nhau nhng kết quả kiểm toán là tài liệu tin cậy nhất phục vụ mục tiêu tìm hiểu của những ngời quan tâm. Chỉ có Kiểm toán mới mang lại cho họ niềm tin và những xác minh độc lập và khách quan. Vì vậy, việc thực hiện kiểm toán báo cáo tài chính là một nhu cầu cấp thiết khách quan mà các doanh nghiệp nên tiến hành.
2. Sự cần thiết phải hoàn thiện chu trình kiểm toán chu trình bán hàng- thu tiền
Chu trình bán hàng- thu tiền có vai trò quan trọng đối với các doanh nghiệp hoạt động kinh doanh. Kết quả của chu trình này là một chỉ tiêu biểu hiện cho sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp và luôn là đối tợng quan tâm của nhiều ng- ời. Khi kết quả của chu trình này tốt, cho phép chúng ta có cái nhìn lạc quan về tình hình tài chính và tơng lai hoạt động của doanh nghiệp. Kết quả của chu trình này cũng thể hiện tốc độ tiêu thụ hàng hoá của Doanh nghiệp để từ đó, Doanh nghiệp định hớng kịp thời cho việc kinh doanh. Qua đó, ta có thể thấy dới góc độ của nhà quản lý chu trình này có một vai trò rất quan trọng. Vậy theo quan điểm của KTV thì chu trình này có vai trò nh thế nào?
Đối với công ty kiểm toán AISC, nhận thức đợc tầm quan trọng của kiểm toán chu trình bán hàng- thu tiền trong kiểm toán BCTC, ngay từ khi thành lập với đội ngũ KTV có kinh nghiệm tích luỹ đợc từ những công ty kiểm toán lớn, AISC đã nghiên cứu xây dựng cho mình một chơng trình kiểm toán chu trình này một cách chi tiết, cụ thể và đây đợc coi là cẩm nang của KTV trong quá trình kiểm toán.
Tuy nhiên, là một công ty kiểm toán mới thành lập AISC không tránh khỏi những hạn chế, tồn tại trong công nghệ kiểm toán của mình do kinh nghiệm thực tiễn với chơng trình kiểm toán thiết thực phát huy hiệu quả đối với mọi khách hàng. Quá trình kiểm toán chu trình bán hàng- thu tiền chủ yếu đợc dựa trên kinh
nghiệm cá nhân của KTV, điều này là cần thiết vì kiểm toán là nghề nghiệp đòi hỏi sự nhạy cảm, sắc bén và óc phán đoán của bản thân KTV. Trong quá trình kiểm toán chu trình bán hàng- thu tiền, KTV xác định, chu trình này không chỉ có vị trí quan trọng trong quá trình sản xuất kinh doanh mà còn là đối tợng của kiểm toán BCTC. Kết quả của chu trình này còn tác động trực tiếp tới các khoản mục trên Bảng cân đối tài khoản và Báo cáo lãi lỗ của Công ty. Do đó, đòi hỏi công tác kiểm toán chu trình bán hàng và thu tiền không chỉ dừng lại ở việc phát hiện các sai sót mà còn phải đa ra những ý kiến mang tính chất t vấn cho Công ty trên góc độ quản lý. Đây là mục tiêu mà các nhà Quản lý mong muốn từ phía KTV. Với vai trò quan trọng nh vậy có thể thấy việc hoàn thiện quy trình kiểm toán này là không thể bỏ qua.
III. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện quy trình kiểm toán chu trình bán hàng- thu tiền tại AISC
1. Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện quy trình kiểm toán chu trình bán hàng- thu tiền tại công ty AISC
Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán.
Quy mô của việc áp dụng các thủ tục kiểm tra chi tiết đợc quyết định sau khi tiến hành các thử nghiệm kiểm soát đối với hệ thống kiểm soát nội bộ và thủ tục phân tích. Nh vậy, nếu thử nghiệm kiểm soát đợc tiến hành kỹ thì việc sử dụng các thủ tục kiểm tra chi tiết sẽ giảm mà không làm tăng rủi ro kiểm toán, ngợc lại giúp KTV giảm đợc thời gian và chi phí tiến hành các thủ tục kiểm tra chi tiết. Theo Chuẩn mực Kiểm toán số 400, “KTV phải thực hiện các thử nghiệm kiểm soát để thu thập đầy đủ các bằng chứng về tính hiệu quả của hệ thống kế toán và hệ thống kiểm soát nội bộ”. Nh vậy thủ tục này là cần thiết và bắt buộc đối với giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán, để từ đó KTV phân bổ ban đầu về trọng yếu và rủi ro đối với từng khoản mục trên BCTC. Vấn đề này đã đợc KTV tại AISC nghiên cứu và thực hiện, tuy nhiên cha đợc coi trọng đúng mức nh một công cụ quan trọng làm căn cứ cho việc xác định quy mô kiểm toán sau này. Để thủ tục này đợc thực hiện mọi cuộc kiểm toán, KTV đều có thể có thể áp dụng, đảm bảo thu thập đợc những
thông tin cơ sở cần thiết một cách hiệu quả mà vẫn bảo đảm hạn chế rủi ro có thể xảy ra. Có thể thực hiện cách này thông qua một bảng câu hỏi đóng với nội dung cụ thể, cố định đối với mọi trờng hợp với câu trả lời “có” hoặc “không, trên cơ sở đó KTV xem xét các rủi ro trong mối liên hệ với các mục tiêu kiểm toán cụ thể, từ đó KTV sẽ tổng hợp để đa ra nhận xét vể hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng nói chung hoặc với từng chu trình. Sau đây là một mẫu bảng câu hỏi đối với hệ thống kiểm soát nội bộ chu trình bán hàng- thu tiền.
Bên cạnh bảng câu hỏi, việc sử dụng lu đồ cũng nên đợc quan tâm áp dụng trong kiểm toán chu trình bán hàng- thu tiền vì quy trình vận chuyển chứng từ của chu trình này khá phức tạp và có thể khác nhau đối với từng khách hàng. Vì vậy, thông qua lu đồ bằng các quan sát, phỏng vấn nhân viên KTV sẽ phác hoạ đợc quá trình luân chuyển chứng từ cũng nh trách nhiệm của từng cá nhân trong quy trình đó. Từ đó đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ có ngăn ngừa đợc những sai sót xảy ra hay không.
Mẫu bảng câu hỏi hệ thống kiểm soát nội bộ trong kiểm toán chu trình bán hàng- thu tiền (Bảng 20)
Mô tả BCTC Rủi ro
C1 Chấp nhận một hợp đồng trong khi hàng cha
có sẵn
Không Không áp dụng
C2 Không xử lý các đơn đặt hàng đang đợi Không Không áp dụng
C3 Chấp nhận hợp đồng trong khi mức nợ tối đa
bị vợt hay khi giá trị đơn đặt hàng lớn
Có G
C4 Chấp nhận một đơn đặt hàng có những điẻm
bất thờng
Không Không áp dụng
C5 Thực hiện sai việc chuẩn bị hợp đồng Không Không áp dụng
C6 Không chuẩn bị hợp đồng đã đợc chấp nhận Không Không áp dụng
C7 Sai sót khi giao hàng Không Không áp dụng
C8 Lỗi tin học khi truyền số liệu Có Đ, H, C
C9 Không xử lý những bất đồng nhận thấy Có H, C
C10 Chấp nhận tỷ lệ giảm giá mà không có lý do Không Không áp dụng (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
C11 Xuất kho mà không ghi chép hoặc xuất không đúng
Có Đ, H, C
C12 Không xử lý các hợp đồng đang đợi Không Không áp dụng
C13 Sai sót trong việc hạch toán bán hàng hoặc tồn kho hay chấp nhận tỷ lệ giảm giá quá cao
Có Đ, H, C
C14 Sai sót trong việc hạch toán bán hàng Có Đ, H, C
C15 Sửa chữa một cách không đúng các thông tin của một khách hàng
Có H
C16 Thay đổi không đúng các thông tin của một khách hàng (các khoản nợ hiện tại)
Có G
C17 Không hạch toán hoặc hạch toán không đúng những khoản thanh toán bằng Séc
Có H, C
C18 Biển thủ quỹ Có
C19 Làm thất lạc phiếu thu Có H
C20 Gửi hoá đơn có mà không đợc phép Không Không áp dụng
C21 Chấp nhận cho khách hàng nợ một khoản lớn Có G
Đ: Đầy đủ G: Giá trị H: Hiện hữu S: Sở hữu C: Chính xác T: Trình bày
Hoàn thiện phơng pháp đánh giá mức trọng yếu trong kiểm toán
Trong giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán, KTV dựa vào kinh nghiệm và phán đoán kinh nghiệm và phán đoán nghề nghiệp để xác định mức độ trọng yếu, do vậy với những KTV khác nhau, trong cùng một điều kiện kiểm toán có thể có đánh giá
về mức trọng yếu khác nhau, theo đó các thủ tục kiểm toán đợc thực hiện cũng không nh nhau. Quá trình kiểm toán sẽ đạt đợc hiệu quả hơn nếu KTV xem xét tính trọng yếu trên cả hai mặt định tính và định lợng. Theo đó, một chơng trình đánh giá tính trọng yếu đợc xây dựng thống nhất có quy định rõ ở mức độ nào đợc coi là trọng yếu và phải lập bút toán điều chỉnh. Những quy định này phải đợc xây dựng riêng cho từng loại hình doanh nghiệp, quy mô hoạt động và tính phức tạp của nghiệp vụ.
Ví dụ về căn cứ xác định mức trọng yếu: + Lợi nhuận trớc thuế
+ Doanh thu: Nếu doanh thu chiếm tỷ trọng lớn trong BCTC và với giả thiết doanh nghiệp hoạt động liên tục.
Từ sự ớc lợng ban đầu về mức trọng yếu, KTV sẽ tiến hành phân bổ mức ớc lợng ban đầu cho từng khoản mục trên BCTC. Căn cứ để phân bổ là bản chất, rủi ro tiềm tàng và rủi ro kiểm soát đối với các khoản mục.
Chọn mẫu kiểm toán
Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong chu trình bán hàng- thu tiền liên quan tới từng tài khoản thờng phát sinh với số lợng lớn, KTV không thể tiến hành kiểm tra chi tiết toàn bộ các giao dịch. Vấn đề chọn mẫu thờng đợc các công ty rất quan tâm vì nó quyết định tới chi phí và thời gian của cuộc kiểm toán. Hiện nay, các công ty kiểm toán thờng chọn mẫu phi xác suất và theo phán đoán chủ quan của các KTV. Theo Chuẩn mực Kiểm toán Việt Nam số 530 thì KTV phải lựa chọn các phần của mẫu sao cho tất cả các đơn vị lấy mẫu trong tổng thể đều có cơ hội đợc chọn. Theo đó việc chọn mấu có thể áp dụng phơng pháp chọn mẫu sau:
Bớc 1: Định lợng đối tợng kiểm toán bằng con sôd tức là các chứng từ đợc đánh số bằng con số duy nhất. Thực tế thì bớc này không phải thực hiện vì mỗi bản thân mỗi hoá đơn đều có một con số riêng.
Bớc 2: Thiết lập mối quan hệ giữa bảng đối tợng kiểm toán đã định lợng điều này có nghĩa là việc lựa chọn các hàng số cụ thể trong tổng thể với bảng số ngẫu nhiên.
Bớc 3: Lập hành trình sử dụng bảng, đây là hớng đi của việc lựa chọn các số ngẫu nhiên
Bớc 4: Chọn điểm xuất phát, là việc xác định con số ngẫu nhiên đầu tiên trong hành trình đã định.
Các chỉ tiêu liên quan trong quá trình chọn mẫu kiểm toán (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Quy mô mẫu chọn
Sai số cho phép Rủi ro trong việc lấy mẫu
Các chỉ tiêu trên luôn liên quan đến nhau, Khi xác định đợc 2 tham số thì tham số thứ 3 mặc nhiên cũng đợc xác định theo. Kinh nghiệm trên thế giới , các KTV thờng xác định sai số cho phép và rủi ro lấy mẫu còn quy mô mẫu thì đợc suy ra từ 2 chỉ tiêu trên.
Gửi th xác nhận
KTV nên kiểm tra, thẩm định lại quá trình lập biên bản xác nhận công nợ do đơn vị cung cấp để đảm bảo độ tin cậy, tránh có sự thông đồng giữa các đơn vị và khách hàng. Ngoài việc lựa chọn khách hàng đợc gửi th xác nhận theo quy mô củ số d và độ dài thời gian, KTV cần kết hợp chọn ngẫu nhiên các khoản còn lại.
KTV cũng cần tổ chức theo dõi và xử lý các th xác nhận không đợc trả lời chặt chẽ hơn: Nếu không nhận đợc giấy xác nhận gửi lần thứ nhất, cần gửi tiếp lần thứ hai, nếu sau lần thứ 2 vẫn không nhận đợc trả lời thì KTV phải thực hiện các thủ tục hỗ trợ để xem xét tính hiệu lực của số d nợ phải thu của khách hàng.
Khi tiến hành kiểm tra chi tiết tài khoản, ngoài việc sử dụng Bảng kê chênh lệch, KTV cần ghi chép các sai sót cha xác định đợc chênh lệch hoặc các sai phạm cụ thể trên giấy tờ làm việc. Ngoài ra, KTV nên ghi chép cẩn thận, rõ ràng các số liệu hoặc thông tin làm tăng tính thuyết phục của giấy tờ làm việc. Với cách làm khoa học này, sẽ giúp Trởng nhóm kiểm toán dễ dàng tổng hợp và kiểm tra kết quả kiểm toán, nám bắt rõ toàn bộ cuộc kiểm toán, nâng cao chất lợng của cuộc kiểm toán.
Thiết kế chơng trình kiểm toán
Chơng trình kiểm toán đợc quy định trong Chuẩn mực Kiểm toán Việt nam số 300 là “phải đợc lập và thực hiện cho mọi cuộc kiểm toán, trong đó xác định nội dung, lịch trình và phạm vi của các thủ tục kiểm toán cần thiết để thực hiện kế hoạch kiểm toán tổng thể”
AISC đã soạn thảo cho mình một chơng trình kiểm toán tơng đối đầy đủ, chi tiết các nội dung cần thiết liên quan đến kiểm toán chu trình bán hàng-thu tiền. Tuy nhiên, sự trình bày theo cách liệt kê các thử nghiệm kiểm soát, các thủ tục phân tích và các thủ tục kiểm tra chi tiết áp dụng đối với công việc kiểm toán nh vậy cha rõ ràng, mới chỉ nêu ra quy trình thực hiện chứ không nói đến mục đích hay tác dụng của việc thực hiện. Vì quá trình kiểm toán là để xác định xem các mục tiêu kiểm toán đặt ra có đợc thực hiện hay không, vì vậy thiết kế một chơng trình kiểm toán trong đó thể hiện các bớc cần tiến hành để thu thập đợc những bằng chứng hiệu lực và đầy đủ nhằm trả lời đợc sự thoả mãn các mục tiêu kiểm toán là hợp lý hơn cả.
Ví dụ, một chơng trình kiểm toán đối với nghiệp vụ bán hàng đợc thể hiện nh Bảng 21
Bảng 21: Thiết kế chơng trình kiểm toán đối với chu trình bán hàng- thu tiền Mục tiêu
KSNB
Quá trình kiểm soát chủ yếu Kiểm tra chi tiết các nghiệp vụ Doanh thu
ghi sổ là có
- Quá trình ghi sổ doanh thu đợc chứng minh bằng các chứng từ
- Xem xét các hoá đơn bán hàng trong mối quan hệ với
thật vận chuyển (nếu có) và các đơn đặt hàng đã phê chuẩn. - Các hợp đồng bán hàng đợc theo dõi chặt chẽ chứng từ vận chuyển và đơn đặt hàng.
- Kiểm tra tính liên tục của số thứ tự các hoá đơn bán hàng. - Đối chiếu các bút toán trên sổ Nhật ký bán hàng với các hoá đơn bán hàng và chứng từ vận chuyển (nếu có)
- Đối chiếu các bút toán trên sổ Nhật ký bán hàng các chứng từ phê chuẩn phơng thức bán chịu bà phê chuẩn việc bán hàng. Các nghiệp vụ tiêu thụ đ- ợc phê chuẩn và cho phép một cách đúng đắn
- Sự phê chuẩn nghiệp vụ tiêu thụ nhằm vào 3 trọng điểm chính: - Phê chuẩn phơng thức bán chịu - Gửi hàng
- Giá bán, phơng thức thanh toán, chi phí vận chuyển, tỷ lệ chiết khấu.
- So sánh giá bán trên hoá đơn bán hàng với biểu giá hiện hành của doanh nghiệp hoặc các hợp đồng xem có đúng đắn hay không. Các nghiệp vụ tiêu thụ đều đợc ghi sổ đầy đủ - Các chứng từ vận chuyển đều đ- ợc đánh số và ghi chép - Các hợp đồng (hợp đồng kiểm phiếu xuất kho) đều đợc đánh số trớc và đợc ghi chép.
- Đối chiếu các chứng từ vận