Căn cứ vào đặc điểm sản xuất kinh doanh và trình độ đội ngũ kế toán cũng như về trang bị kỹ thuật cho phòng kế toán nên đơn vị áp dụng hình thức kế toán Nhật ký chung. Công việc ghi sổ được thực hiện thông qua việc sử dụng máy vi tính với phần mềm kế toán và quản lý vật tư, tài sản do một bộ phận chuyên trách của Công ty mẹ cung cấp, được viết theo yêu cầu của việc tổ chức công tác kế toán của Kế toán trưởng của toàn hệ thống công ty. Từ năm 2008, Công ty sử dụng phần mềm kế toán mới - phần mềm kế toán BRAVO 6.3.
Tại Nhà máy, mỗi nhân viên kế toán phụ trách từng phần kế toán khác nhau trên từng máy tính riêng biệt được nối mạng cục bộ.
Ghi sổ theo hình thức Nhật ký chung gồm có các loại sổ kế toán chủ yếu sau: Sổ Nhật ký chung; Sổ Cái; các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
Sau đây là sơ đồ của hình thức Nhật ký chung:
Sơ đồ 2-5
Nguồn: Chế độ kế toán doanh nghiệp quyển 2, ban hành theo Quyết định số 15/2006 – QĐ/BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính.
Ghi chú:
Ghi trong kỳ:
Chứng từ gốc
Nhật ký đặc biệt Nhật ký chung Sổ kế toán chi tiết
Sổ Cái Bảng tổng hợp chi tiết
Bảng cân đối số phát sinh
Ghi cuối kỳ: Quan hệ đối chiếu:
Theo hình thức này tất cả các nghiệp vụ phát sinh được ghi và sổ Nhật ký mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế của nghiệp vụ đó. Sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi Sổ Cái theo từng nghiệp vụ phát sinh.
Hiện nay, Nhà máy đang sử dụng hệ thống tài khoản kế toán, các mẫu biểu và sổ sách theo Quyết định số 15/2006 – QĐ/BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính. Ngoài ra, Nhà máy sử dụng thêm các tài khoản chi tiết để theo dõi sát hơn tình hình sản xuất, kinh doanh của Nhà máy.
Trình tự ghi sổ kế toán: Do sử dụng kế toán máy nên hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc đã được kiểm tra, kế toán viên sẽ cập nhật số liệu theo yêu cầu của phần mềm kế toán. Sau đó, phần mềm sẽ cho phép khai thác các báo cáo chi tiết, báo cáo tổng hợp, báo cáo tài chính đã được thiết kế sẵn trong phần mềm quy định hiện hành. Cuối tháng, lên báo cáo tài chính cho toàn Nhà máy.