II. Các nhân tố cơ bản ảnh hởng tới hiệu quả hoạt động bán hàng cá nhân ở Công ty VTKTXM
2/ Một số giải pháp cụ thể nhằm đẩy mạnh bán hàng cá nhân ở công ty.
a. Các giải pháp chủ yếu
♦ Bồi dỡng, đào tạo, huấn luyện đội ngũ bán hàng
Đây là một biện pháp rất quan trọng liên quan đến quản trị lực lợng bán hàng giúp đẩy mạnh và nâng cao hoạt động bán hàng cá nhân. Mặc dù đội ngũ bán hàng của Công ty có nhiều phẩm chất tốt trong bán hàng đặc biệt là kinh nghiệm bán hàng song nhìn chung cha đợc đào tạo huấn luyện những kiến thức bán hàng chuyên nghiệp do thực tế vấn đề này cha đợc Công ty đầu t đúng mức. Thông qua các hoạt động huấn luyện này các nhân viên sẽ có thêm những hiểu biết về Công ty cũng nh các kiến thức nghiệp vụ cần có. Trong đó
+ Xác định rõ mục tiêu huấn luyện: Huấn luyện cho nhân viên các tình huống bán hàng thông thờng và cách giải quyết vấn đề dựa trên việc vận dụng các phơng pháp thích hợp.
+Nội dung cơ bản của một chơng trình huấn luyện:
- Trang bị kiến thức về
• Công ty: Chủ yếu đi vào các nội quy, quy chế cũng nh các chính sách hiện hành, thu nhập và các kế hoạch hoạt động tiêu thụ trong năm hoặc trong một thời kỳ nhất định.
• Sản phẩm: Bao gồm các kiến thức về đặc điểm sản phẩm kinh doanh, nhấn mạnh vào những tính chất đặc thù của sản phẩm xi măng, các yêu cầu kỹ thuật của sản phẩm, mức giá bán, chất lợng sản phẩm có sự so sánh với sản phẩm của đối thủ cạnh tranh (u điểm và nhợc điểm).
• Thị trờng: Gồm những thông tin về thị trờng và đối thủ cạnh tranh, những xu h- ớng và các tình hình kinh tế trong giai đoạn hiện tại...
- Trang bị kỹ năng về :
• Các kỹ thuật bán hàng: Kỹ thuật giới thiệu hàng hoá, thuyết phục, thơng lợng với khách hàng, kỹ thuật thiết lập quan hệ làm ăn lâu dài với khách hàng.
• Quản trị thời gian và khu vực: Hớng dẫn cho ngờibán hàng cách thức sử dụng thời gian trong một ngày làm việc ,trong tuần, tháng...
• Kỹ năng giao tiếp và lên kế hoạch làm việc: Thông qua việc hiểu biết nhiều kiến thức và kỹ năng của chơng trình huấn luyện có thể giúp nhân viên bán hàng của công ty phát triển những kỹ năng đọc, viết, nói, nghe và có thể thiết lập đợc các kế hoạch làm việc cho mình.
Nh vậy, Công ty cần tiến hành tổ chức các chơng trình đào tạo, huấn luyện phù hợp với các điều kiện và khả năng tài chính của mình. Thực tế hiện nay Công ty nên tổ chức các chơng trình huấn luyện mỗi năm từ 1 đến 2 lần và nên áp dụng hình thức huấn luyện tại phòng học dựa trên các bài giảng và đa ra một số tình huống cụ thể để phân tích, thảo luận nhóm.
Tuy nhiên, để đem lại hiệu quả huấn luyện cao,các chơng trình đào tạo cần phải đ- ợc thực hiện, kiểm tra một cách chặt chẽ , nghiêm túc. Có thể mời các chuyên gia quản trị bán hàng hoặc các giảng viên Marketing nghiệp vụ bán hàng tiến hành các công việc này. Ngoài ra cần phải tập huấn cho nhân viên bán hàng những hiểu biết về những xu hớng trong bán hàng cá nhân hiện đại để họ có những định hớng cho sự phát triển của mình.
Đối với các đại lý, nội dung đào tạo, huấn luyện có thể bao gồm: Kỹ thuật mời chào, giới thiệu hàng hoá, kỹ thuật lôi kéo và tạo dựng quan hệ làm ăn lâu dài với khách...
Mức độ thực hiện mục tiêu bán hàng và hiệu quả bán hàng sẽ là kết quả đánh giá cuói cùng một chơng trình đào tạo, huấn luyện thành công hay thất bại.
♦ Cải thiện các chế độ bán hàng.
Thực tế đội ngũ bán hàng rất đợc Công ty quan tâm chỉ đạo và đợc quản lý thống nhất từ trên xuống. Tuy nhiên, hoạt động bán hàng cá nhân vẫn còn hạn chế xuất phát từ những quy chế, nguyên tắc bán hàng cha hợp lý, gây ra những khó khăn không nhỏ cho đội ngũ bán hàng khi thực hiện những công việc của mình. Do vậy, Công ty cần có những sửa đổi một số điều khoản cho phù hợp trong quy chế quy định cho đội ngũ bán hàng của mình. Chẳng hạn:
+ Nguyên tắc “ Công ty nghiêm cấm bán chịu xi măng “ thực tế là không phù hợp và rất khó thực hiện đợc bởi vì hiện nay có rất nhiều khách hàng thờng xuyên mua xi măng ở cửa hàng và mua với khối lợng lớn nhng họ chỉ có thể thanh toán tiền hàng sau một khoảng thời gian nhất định( vào cuối tuần, cuối tháng hay sau khi đợc chủ đầu t thanh toán...) hay những khách hàng tin cậy đã có quan hệ làm ăn lâu dài. Do đó điều luật này nếu các nhân viên bán hàng tiến hành triệt để rất có khả năng mất đi rất nhiều khách hàng, hiệu quả bán hàng sẽ giảm. Nh vậy, Công ty cần phải thay đổi bằng cách đa ra một thời hạn thanh toán nhất định cho những khách hàng này bên cạnh việc yêu cầu họ phải thanh toán trớc một khoản coi nh một khoản đặt cọc trớc. Trong đó ngời bán vẫn phải thanh toán tiền hàng đầy đủ theo đúng thời hạn mà công ty quy định.
+ Nguyên tắc “ bán xi măng theo đúng mức giá mà Công ty quy định” sẽ gây ra khó khăn rất lớn cho ngời bán hàng khi mà giá xi măng liên doanh hiện đang hấp dẫn
khách hàng hơn. Chính vì một thực tế nh vậy, nguyên tắc này đặt ra là không có hiệu lực và không khả thi, bản thân đội ngũ bán hàng hoàn toàn có thể chủ động thay đổi các mức giá bán thích hợp, rất ít khi bán theo đúng mức giá mà Công ty quy định. Do vậy, Công ty cần phải thay đổi nguyên tắc này, cần phải để cho ngời bán chủ động đa ra mức giá và để khách và ngời bán hàng thơng lợng mức giá hợp lý miễn sao theo kỳ hạn, ngời bán hàng vẫn thanh toán đầy đủ cho Công ty theo đúng quy định.
Ngoài ra, Công ty cần phải hạn chế bớt các thủ tục rờm rà trong viết hoá đơn, điều phối vận chuyển...từ đó có những cải thiện hợp lý trên cơ sở đảm bảo đúng nguyên tắc đồng thời tạo ra những điều kiện thuận lợi cho nhân viên bán hàng và khách hàng.
♦ Nâng cao đời sống cho cán bộ, nhân viên bán hàng
Mặc dù trong những năm gần đây đời sống của cán bộ, nhân viên trong toàn Công ty nói chung và đời sống của đội ngũ bán hàng nói riêng đã có những cải thiện nhất định, mức sống tơng đối đảm bảo song Công ty cần cố gắng hơn nữa trong việc nâng cao thu nhập và nâng cao chất lợng cuộc sống cho họ, tạo ra sức thu hút và thúc đẩy nhân viên bán hàng không ngừng nỗ lực, cải thiện, nâng cao hiệu quả bán hàng của mình. Chế độ thù lao của Công ty phải tơng ứng với kết quả mà nhân viên này thực hiện và đảm bảo duy trì một lực lợng bán hàng có hiệu quả. Đối với nhân viên bán hàng của Công ty, ngoài việc tính lơng dựa trên sản lợng bán thực tế hiện nay và các mức thởng đã đợc quy định, Công ty nên tăng cờng hinh thức động viên thởng thêm theo mức độ hoàn thành trong tháng. Riêng đối với các đại lý, cần cố gắng tạo ra mức hoa hồng cao hơn cho họ và có thể dụng hình thức thởng thêm trên cơ sở sản lợng tiêu thụ vợt mức hàng tháng.
♦ Giám sát, động viên lực lợng bán hàng
Hàng năm công ty nên tiến hành tổng kết lại toàn bộ kết quả đạt đợc từ hoạt động bán hàng của các nhân viên bán hàng và của các đại lý dựa trên:
- Mức độ hoàn thành sản lợng bán hàng theo chỉ tiêu khoán
- Thực hiện đúng, đủ các chơng trình khuyến mại trong từng thời điểm nhất định của Công ty.
- Thanh toán đầy đủ, đúng hạn.
Trên các cơ sở đó, Công ty sẽ đánh giá hiệu quả của các cửa hàng, đại lý tại các khu vực địa bàn kinh doanh khác nhau, căn cứ vào tình hình nhu cầu xi măng mà có sự tăng cờng đầu t cho các cửa hàng,đại lý hoạt động có hiệu quả hơn, có thể loại
tổ chức lễ tổng kết công bố kết quả đánh giá, công nhận thành tích của các cửa hàng, đại lý và có phần thởng đối với các tập thể đạt thành tích cao và các nhân viên bán hàng hoạt động có hiệu quả nhất. Chơng trình này rất có hiệu quả vì qua đó Công ty sẽ rút ra đợc những tồn tại cần khắc phục và phát huy những thành tích đã đạt đợc. Qua chơng trình này Công ty còn thiết lập đợc mối quan hệ chặt chẽ và gắn bó với các cửa hàng nhất là các đại lý khi mà nhân viên bán hàng không phải là thành viên thật sự của Công ty. Tự bản thân những nhân viên này sẽ thấy mình phải cố gắng hơn nữa trong những năm tới, có tinh thần làm việc cao hơn và có trách nhiệm hơn. Nh vậy, vô hình Công ty đã tạo ra một không khí thi đua tích cực giữa các cửa hàng với cửa hàng, giữa đại lý với đại lý và giữa cửa hàng với đại lý.
Đối với các hoạt động giám sát do các cán bộ, nhân viên phòng thanh tra và quản lý thị trờng thực hiện cần phải đợc tiến hành thờng xuyên hơn, nghiêm túc và chặt chẽ hơn. Hàng tuần, hàng tháng phải trực tiếp đến các cửa hàng , đại lý kiểm tra việc thực hiện các nguyên tắc bán hàng, thúc đẩy thanh toán, kiểm kê số lợng hàng hiện có và nắm vững tình hình bán hàng. Đồng thời họ luôn phải tỏ ra quan tâm, động viên và sãn sàng tiếp thu những phản ánh của ngời bán hàng, những khó khăn hiện tại...từ đó báo cáo với Công ty kịp thời đề ra các kế hoạch giải quyết ổn thoả. Ngoài ra, Công ty cũng cần phải có sự tuyển mộ, lựa chọn lại lực lợng bán hàng để có sự thay thế cho đội ngũ bán hàng hiện tại nhìn chung đã lớn tuổi chủ yếu đợc chuyển từ cơ chế cũ lên. Tuy nhiên, hiện tại Công ty không thể thay thế toàn bộ
toàn bộ lực lợng bán hàng hiện có, nhng vẫn có thể tuyển chọn và bổ xung những nhân viên mới vào đội ngũ này một cách hợp lý.
Riêng đối với các đại lý, Công ty nên căn cứ vào một số tiêu chuẩn sau để lựa chọn
+ Có đủ tiền để đóng góp một khoản ký quỹ nhất định cho Công ty
+Có các điều kiện kinh doanh thích hợp (địa điểm, cách thức tổ chức kinh doanh phù hợp với sản phẩm xi măng)
+ Am hiểu nghệ thuật bán hàng
+ Có uy tín và có thái độ hợp tác tích cực.
b. Các biện pháp hỗ trợ
Hiện nay, Công ty VTKTXM có một mạng lới cửa hàng phân bố rộng rãi trên tất cả các địa bàn kinh doanh của mình (195 cửa hàng, đại lý) tạo ra rất nhiều lợi thế trong kinh doanh song nó cũng làm cho việc quản lý của Công ty không đợc sát sao, tỷ mỉ hết mọi vấn đề, chi phí quản lý và chi phí bán hàng là rất lớn.Mặt khác sự phân công này lại không đều, số cửa hàng, đại lý chủ yếu tập trung ở Hà Nội trong khi ở các tỉnh nh Lai Châu, Sơn La, Lào Cai lại quá ít, tình trạng một số cửa hàng bị xuống cấp vẫn còn tồn tại gây ra hiện tợng thiếu cân bằng cả về chất lợng và số l- ợng của hệ thống này. Do vậy một số biện pháp sau có thể sử dụng để hoàn thiện mạng lới cửa hàng.
Củng cố mạng lới hiện có: Công ty cần nâng cấp, cải tạo và mở rộng diện tích kinh doanh, phát huy lợi thế và địa điểm bán hàng, phải tăng cờng đảm bảo đầy đủ các cơ sở vật chất cần thiết cho bán hàng.
Xây dựng thêm hoặc giảm bớt một số cửa hàng, đại lý:
+ Tại địa bàn Hà Nội: Công ty phải giảm bớt một số cửa hàng( đại lý) trong một thời gian dài hoạt động không có hiệu quả. Bổ xung thêm một số cửa hàng, đại lý tại các khu vực trọng điểm, đông dân c, gần trục đờng chính,có chỗ để xe vận chuyển... chẳng hạn tại quận Cầu Giấy, huyện Thanh Trì...
+ Tại các địa bàn tỉnh Hà Tây, Phú Thọ,Thái Nguyên: Đây là những khu vực có nhiều dự án xây dựng lớn, nhu cầu xi măng tơng đối cao nh vậy ngoài các cửa hàng ở thị xã Hà Đông, thành phố Việt Trì, Thái Nguyên Công ty cần phải nghiên cứu để xây dựng thêm một số cửa hàng, đại lý ở các huyện.
+ Với các tỉnh Sơn La, Lai Châu: Mắc phải yếu tố khó khăn nhất là các điều kiện về giao thông vận tải, việc đa hàng lên các địa bàn này thờng mang lại lợi nhuận thấp thậm chí bị lỗ.Nhng đây là những địa bàn do Tổng công ty giao do vậy, cách tốt nhất để giữ vững và phát triển thị phần là sử dụng hình thức đại lý có điều kiện vận chuyển hai chiều tiết kiệm đợc chi phí vận chuyển và Công ty cũng nên xây dựng ở đây một số kho dự trữ thờng xuyên lớn hơn một cửa hàng bình thờng khác để thông qua đó giảm bớt số lần vận chuyển.
♦ Tập trung vào các hoạt động chủ yếu của Marketing mix hỗ trợ cho bán–
hàng cá nhân
Để đẩy mạnh và nâng cao hiệu quả bán hàng cá nhân việc tăng cờng các hoạt động marketing là rất cần thiết trong đó chủ yếu là các hoạt động marketing mix vì những hoạt động này có ảnh hởng trực tiếp đến quá trình thực hiện công việc của ng- ời bán hàng. Các giải pháp cụ thể:
+ Đảm bảo cung ứng cho khách hàng những sản phẩm xi măng chất lợng tốt, đáp ứng đầy đủ các yêu cầu kỹ thuật của sản phẩm.
+ Tập trung vào nghiên cứu và nắm bắt nhu cầu của khách hàng về sản phẩm sử dụng của họ trên từng địa bàn kinh doanh, đa ra những sản phẩm đợc khách hàng a chuộng và phù hợp với thói quen sử dụng của khách hàng.
+ Quan tâm nhiều hơn đến khía cạnh dịch vụ của sản phẩm, tập trung tăng cờng cả dịch vụ trớc, trong và sau khi bán.
- Giá cả: Công ty cần phải đặc biệt chú ý tới các cách thức định giá và các biện pháp giảm giá hàng bán ra.
Để giảm giá có thể dựa trên cơ sở giảm các chi phí sau:
+ Chi phí vận chuyển: Công ty nên thực hiện đấu thầu mở rộng cho mọi đơn vị, cá nhân trong và ngoài Công ty thực hiện việc vận chuyển xi măng từ các nhà máy sản xuất xi măng về đến Công ty cũng nh vận chuyển xi măng đến các công trình.
+ Chi phí lu kho: Có thể giảm đợc bằng cách thực hiện nghiên cứu nhu cầu thị trờng một cách khoa học và chính xác để xây dựng mức dự trữ phù hợp giảmtới mức tối thiểu lợng dự trữ vừa đủ đảm bảo cho hoạt động kinh doanh liên tục.
Ngoài ra Công ty cần khuyến khích nhân viên bán hàng giảm giá cho những khách hàng mua xi măng với khối lợng lớn. Mức giá cần linh hoạt theo từng khối lợng, từng khách hàngvà giá theo mùa vụ.
- Phân phối : Cần phải hớng vào các vấn đề
+ Các hoạt động phân phối, vận chuyển cho khách hàng phải thuận tiện, đúng tiến độ và phải tối thiểu hoá đợc chi phí vận chuyển.
+ Phải thực hiện đối xử công bằng, giữa các thành viên kênh, giữa lực lợng bán hàng với nhau về các khoản nh chủng loại sản phẩm kinh doanh, thời hạn thanh toán tiền hàng, mức khuyến mại..
+ Khuyến khích các thành viên kênh bằng cách tăng mức lơng và phí hoa hồng cho tất cả hệ thống cửa hàng, đại lý của mình. Xử phạt nghiêm khắc các cửa hàng thực hiện cạnh tranh không lành mạnh nh tiêu thụ các loại xi măng không đợc Công ty cho phép.
- Xúc tiến hỗn hợp:
+ Thực hiện các chơng trình quảng cáo phù hợp: Vì xi măng là một loại vật liệu quan trọng, cha có sản phẩm thay thế trong lĩnh vực xây dựng. Do vậy, quảng cáo