Để thuận tiện cho việc theo dõi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh sao cho phù hợp với công việc hạch toán, với đặc trưng sản xuất kinh doanh của công ty, đảm bảo phát huy đầy đủ, chính xác dữ liệu, kịp thời các số liệu cần thiết cho quản lý, nâng cao hiệu quả công tác kế toán. Vì vậy công ty sử dụng phần mềm kế toán chung của toàn bộ hệ thống MSC để theo dõi và thực hiện chủ yếu trên máy tính theo hình thức chứng từ ghi sổ.
Nhân sự phòng kế toán gồm có: Đứng đầu là kế toán trưởng, tiếp theo là trợ lý kế toán, bộ phận quản lý chi phí (kế toán ngoại), kế toán thuế, phụ trách chi nhánh phía bắc, bộ phận kế toán ngân hàng và bộ phận xuất hóa đơn.
Sơ đồ 2.1 : Tổ chức bộ máy kế toán Công Ty MSC Việt Nam.
Nguồn: Tài liệu tại công ty MSC Việt Nam
Kế toán trưởng:
Tổ chức bộ máy kế toán phù hợp với đặc điểm, quy mô hoạt động của công ty. Hướng dẫn chỉ đạo và kiểm tra sao cho phù hợp với luật pháp và chế độ kế toán hiện hành. Là người chịu trách nhiệm trước Giám đốc và cơ quan quản lý Nhà nước về mọi số liệu trong báo cáo tài chính, về tính chính xác, trung thực và đầy đủ.
Kiểm tra ký duyệt các chứng từ sổ sách, báo cáo quyết toán hằng năm. Tổ chức thực hiện công tác hạch toán kế toán thống nhất.
Kế toán ngoại:
Theo dõi, cập nhật giá cước, phí lưu cont…các khoản phải thu, phải trả hàng tháng đối với hãng tàu mẹ, lập báo cáo hoa hồng được hưởng hàng tháng, gởi chứng từ cần thiết và giấy báo nợ cho hãng tàu mẹ, đảm bảo chính xác kịp thời gởi giấy báo nợ để hàng tàu mẹ thanh toán tiền cho MSC Việt Nam.
Kế toán trưởng
Phụ trách hệ thống phần mềm
Kế toán ngoại Trợ lý kế toán trưởng
Kế toán thuế Chi nhánh miền Bắc
Kế toán ngân hàng Bộ phận xuất hóa đơn Nhóm kế toán phía Bắc
Trợ lý kế toán trưởng:
Phụ trách 2 bộ phận kế toán ngân hàng và bộ phận xuất hóa đơn, hỗ trợ quản lý tiền mặt, thu cước và các khoản thu khác từ các khách hàng tại văn phòng truy cập theo hệ thống mạng của MSC Việt Nam.
• Theo dõi và đảm bảo thu, thanh toán và chuyển tiền được ghi vào hệ thống thích hợp một cách kịp thời và chính xác.
• Cập nhật nhanh chóng các khoản phải trả và thanh toán trước vào hệ thống kế toán
• Định kỳ đối chiếu các tài khoản ngân hàng, MSC Geneva Tài khoản vãng lai • Xem xét và cải thiện kiểm soát tài chính, kế toán / thủ tục.
• Tiên phong thực hiện quản lý của MSC rủi ro tín dụng Việt Nam với các khoản thanh toán khách nợ nổi bật / quá hạn.
• Cung cấp kịp thời thông báo / cập nhật để quản lý về quá hạn khách nợ thanh toán.
• Quản lý tín dụng của khách hàng.
Cập nhật và duy trì đăng ký tài sản cố định.
Kịp thời lập hoá đơn của cơ quan phụ có quan liên quan về các chi phí phát sinh.
• Hòa hợp các cân đối với các đại lý tương ứng phụ định kỳ.
Kế toán thuế:
Đối chiếu hợp tác với các bộ phận khác trong phòng kế toán để đảm bảo báo cáo thuế chính xác, đúng hạn, đồng thời cập nhật các thông tư, chính xác mới về thuế liên quan đến hoạt động của công ty.
Theo dõi hỗ trợ cho các văn phòng đại diện phía Bắc hoạt động theo yêu cầu mô hình như văn phòng tại TPHCM đang thực hiện. Cập nhật thông tin cước tàu thu được từ văn phòng phía Bắc vào hệ thống, theo dõi công nợ, khấu hao tài sản…
Phụ trách hệ thống phần mềm:
Đảm bảo hệ thống phần mềm kế toán được hoạt động, các bộ phận thao tác đúng. Liên hệ trực tiếp với công ty cung ứng phần mềm tại Ấn Độ khi phần mềm phát sinh vấn đề.
HÌNH THỨC TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN:
Công ty sử dụng hình thức tổ chức kế toán tập trung. Hình thức này đảm bảo việc lưu chuyển chứng từ ở các bộ phận lên phòng kế toán một cách nhanh chóng, kịp thời. Tất cả các công việc kế toán đều được thực hiện ở phòng kế toán.
HÌNH THỨC SỔ KẾ TOÁN:
Hình thức kế toán công ty chọn: hình thức chứng từ ghi sổ. Hình thức này có ưu điểm đơn giản, dễ làm, dễ hiểu, không phải thường xuyên lên sổ kế toán hàng ngày, phù hợp với quy mô công ty và thuận tiện cho việc vi tính hóa công tác kế toán.
PHƯƠNG PHÁP KẾ TOÁN
Kỳ kế toán: Năm
Niên độ kế toán: 01/01 đến 31/12.
Đơn vị tiền tệ sử dụng trong kế toán: đồng Việt Nam.
Phương pháp tính khấu hao tài sản cố định theo phương pháp đường thẳng. dựa trên thời gian hữu dụng ước tính của tài sản cố định hữu hình, phù hợp các quy định hiện hành của bộ tài chính.
Các khoản mục tài sản và công nợ có gốc bằng các đơn vị tiền khác với VNĐ được quy đổi sang VNĐ theo tỷ giá hối đoái của ngày kết thúc niên độ kế toán. Các giao dịch bằng các đơn vị tiền tệ khác VNĐ phát sinh trong năm được qui đổi theo tỷ giá hối đoái xấp xỉ tỷ giá hối đoái qui định vào ngày giao dịch.
Báo cáo tài chính:
1. Bảng cân đối kế toán.
2. Kết quả hoạt động kinh doanh. 3. Lưu chuyển tiền tệ.
4. Thuyết minh báo cáo tài chính.
Báo cáo nội bộ:
- Báo cáo số liệu thu /chi hộ hàng tháng. - BÁo cáo chi tiết thu, chi hàng tháng. - Báo cáo thu /chi tiền mặt.
- Báo cáo tăng giảm tài sản cố định và trích khấu hao.
Nhận xét:
Công ty MSC Việt Nam là công ty có quy trình quản lý chất lượng đạt tiêu chuẩn ISO, do đó MSC Việt Nam có một cơ cấu tổ chức và phân quyền tốt.
Tuy nhiên hệ thống báo cáo đánh giá thành quả hoạt động của công ty hiện chỉ tập trung vào các chỉ tiêu tài chính toàn bộ mà chưa thực sự thể hiện là một công cụ định hướng hoạt động cho các bộ phận hướng về các mục tiêu chung của công ty, chưa phản ánh rõ từng khía cạnh như tài chính, khách hàng, chu trình kinh doanh nội bộ cũng như khía cạnh nhân viên, hệ thống thông tin và thủ tục tổ chức thực hiện.