II/ Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác tiêu thụ và
1/ Công tác tiêu thụ và xác định kết quả
♦ Về tài khoản sử dụng
- Công ty nên mở thêm TK1562” Chi phí mua hàng” để hạch toán riêng chi phí thu mua không hạch toán vào chi phí bán hàng. TK1562 phản ánh chi phí thu mua hàng phát sinh liên quan đến hàng hoá đã nhập kho trong kỳ và tồn kho thực tế cuối kỳ. Chi phí mua hàng gồm các chi phí liên quan trực tiếp đến quá trình mua hàng nh: chi phí vận chuyển, thuê kho bãi, bảo hiểm hàng hoá kế toán phân bổ chi phí mua hàng theo cách tính sau:…
- Công ty sử dụng TK 1381 “tài sản thiếu chờ xử lý’: hạch toán các khoản hao hụt, mất mát hàng tồn kho
Nợ TK 1381: tài sản thiếu chờ xử lý Có TK 155,156
Căn cứ vào biên bản xử lý về hàng tồn kho hao hụt, mất mát ghi: Nợ TK 111,112,4 : phần tổ chức, cá nhân phải bồi th… ờng Nợ TK 632: giá vốn hàng bán
Có TK 1381: tài sản thiếu chờ xử lý.
- Công ty nên sử dụng TK159 ”Dự phòng giảm giá hàng tồn kho”. Đây là quyền lợi về mặt tài chính công ty. Nếu giảm giá, tổn thất xảy ra thì có dự phòng bù đắp, nếu dự phòng không xảy ra công ty lại đợc hoàn nhập.
Cuối kỳ kế toán năm, khi giá trị thuần có thể thực hiện đợc của hàng tồn kho nhỏ hơn giá gốc thì phải lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Số dự phòng giảm giá hàng tồn kho đợc lập là số chênh lệch giữa giá gốc hàng tồn kho lớn hơn giá trị thuần có thể đợc thực hiện của chúng.
Trờng hợp khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập ở cuối kỳ kế toán năm nay lớn hơn khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối kỳ kế Phí mua Tiêu thức phân bổ của hàng đã tiêu thụ Phí mua của hàng
Phân bổ cho = * còn tồn đầu kỳ và phí
Hàng tiêu thụ Tiêu thức phân bổ của hàng tiêu thụ mua PS trong kỳ TK và còn CK
Nợ TK 632: GVHB (chi tiết dự phòng giảm giá hàng tồn kho) Có TK 159: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Trờng hợp khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho phải lập ở cuối kỳ kế toán năm nay nhỏ hơn khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho đã lập ở cuối kỳ kế toán năm trớc thì số chênh lệch nhỏ hơn đợc hoàn nhập:
Nợ TK 159: Dự phòng giảm giá hàng tồn kho
Có TK 632: GVHB (chi tiết dự phòng giảm giá hàng tồn kho)
- Công ty sử dụng TK139 “dự phòng phải thu khó đòi”: là dự phòng phần giá trị bị tổn thất của khoản nợ phải thu nhng đơn vị nợ hoặc ngời nợ không có khả năng thanh toán trong năm kế hoạch.
Cuối năm báo cáo tiến hành lập dự phòng cho các khoản nợ phải thu khó đòi của năm kế hoạch
Nợ TK 642: mức dự phòng cần lập Có TK 139: mức dự phòng cần lập
Nếu mức dự phòng phải thu khó đòi cần trích năm nay lớn hơn số d của khoản dự phòng đã trích năm trớc, thì số chênh lệch lớn hơn đợc hạch toán vào chi phí
Nợ TK 642: CPQLDN Có TK 139: DPPTKĐ
Nếu mức dự phòng phải thu khó đòi cần trích năm nay nhỏ hơn số d của khoản dự phòng đã trích năm trớc, thì số chênh lệch nhỏ hơn đợc hoàn nhập ghi giảm chi phí
Nợ TK 139: DPPTKĐ Có TK 642: CPQLDN
Các khoản nợ phải thu khó đòi khi xác định thực sự là không đòi đợc đợc phép xoá nợ.
Nợ TK 139: DPPTKĐ (nếu đã lập dự phòng) Múc dự phòng
Nợ TK 642: CPQLDN (nếu cha lập dự phòng) Có TK 131: phải thu khách hàng
Có TK 138: phải thu khác
đồng thời ghi bên nợ TK 004 ”nợ khó đòi đã xử lý”
Đối với những khoản nợ phải thu khó đòi đã đợc xử lý nợ, nếu sau đó lại thu hồi đợc nợ, kế toán căn cứ vào giá trị thực tế thu hồi ghi:
Nợ TK 111,112
Có TK 711: thu nhập khác
- Công ty phải sử dụng TK642 “ chi phí quản lý doanh nghiệp “ và chi tiết thành các tiểu khoản TK 6421, TK 6422 hạch toán đ… ợc chi tiết, chính xác, phản ánh đúng lãi lỗ trong kỳ.
♦ Chứng từ và luân chuyển chứng từ
- Giảm bớt thủ tục xét duyệt chứng từ đến mức tối đa nhằm giảm bớt thời gian luân chuyển chứng từ mà vẫn đảm bảo tính hợp pháp, hợp lý.
- Trang bị phơng tiện kỹ thuật hiện đại cho việc ghi chép chứng từ, giảm tới mức thấp nhất chi phí về lao động sống và lao động vật hoá cho quá trình xử lý thông tin, giai đoạn hạch toán ban đầu.
♦ Hệ thống sổ
- Công ty nên hạch toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý công ty nên hạch toán vào sổ chi tiết bán hàng và sổ chi tiết quản lý doanh nghiệp nh sau:
Biểu số 28 Sổ chi tiết bán hàng Tài khoản 641 NTGS Chứng từ SH NT Diễn giải TK ĐƯ Ghi nợ TK641 Tổng tiền Chia ra TK6411 TK6412 …
- Công ty có thể mở sổ chi tiết cho những khách hàng thờng xuyên để tiện cho việc theo dõi, dễ quản lý.
- Hiện nay, trong số báo cáo tài chính công ty lập không có báo cáo lu chuyển tiền tệ. Mặc dù đây không phải là báo cáo bắt buộc nhng đây là doanh nghiệp thơng mại có lợng tiền luân chuyển lớn và khá thờng xuyên thì việc lập báo cáo lu chuyển tiền tệ sẽ giúp cho nhà quản trị theo dõi tình hình tài chính, từ đó có thêm thông tin cho việc đánh giá kết quả hoạt động kinh doanh cũng nh ra quyết định quản trị.
♦ Phơng pháp hạch toán
- Với trang thiết bị máy tính hiện đại, trình độ kế toán cao, công ty có thể thay phơng pháp tính giá xuất bình quân cả kỳ dự trữ bằng phơng pháp giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập. Phơng pháp này tính toán chính xác, cập nhật, phù hợp với kế toán máy, tránh tình trạng công việc dồn dập, không kịp thời của phơng pháp tính giá bình quân cả kỳ dự trữ.
- Chi phí bán hàng phát sinh ở kỳ nào hạch toán vào kỳ đó, song trong công ty có những CPBH phát sinh rất nhiều nh: tiến hành các hoạt động quảng cáo, hội nghị phục vụ cho việc tiêu thụ hàng hoá kỳ sau. Vì vậy doanh thu trong kỳ không tơng xứng với chi phí bỏ ra. Vì vậy kế toán cần tiến hành phân bổ cho kỳ sau.
♦ Phơng pháp xác định kết quả tiêu thụ
- Công ty tiến hành xác định kết quả chung cho các mặt hàng tiêu thụ nên các thông tin về tình hình tiêu thụ của từng mặt hàng không đợc phản ánh, gây khó khăn cho kế toán quản trị và phân tích nội bộ. Công ty nên hạch toán chi tiết kết quả cho từng mặt hàng.