với ngời mua hàng.
III.1. Các hình thức thanh toán dùng trong quan hệ giao dịch với ngời mua hàng.
Hiện nay, trên thị trờng quan hệ giao dịch thanh toán giữa ngời bán và ngời mua có rất nhiều hình thức. Mỗi phơng thức bán hàng khác nhau lại có thể bao gồm nhiều hình thức thanh toán khác nhau, hoạt động thanh toán một phần chịu ảnh hởng của việc áp dụng các phơng thức bán hàng này. Các kênh phân phối đa dạng, hình thức thanh toán thuận tiện là điều kiện mở rộng phát triển thị trờng tiêu thụ sản phẩm hàng hoá dịch vụ của doanh nghiệp.
Trên thực tế, việc phân phối sản phẩm của mỗi doanh nghiệp là rất linh hoạt, nó không chỉ bó hẹp trong phạm vi vài hình thức phân phối cố định mà các doanh nghiệp luôn muốn tìm cách cải tiến và tìm ra cách thức phân phối sao cho phù hợp nhất đối với từng đối tợng khách hàng. Dới đây chỉ là một số phơng thức bán hàng chủ yếu mang tính phổ biến trong việc phân phối sản phẩm của doanh nghiệp.
- Phơng thức bán hàng trực tiếp: Tiêu thụ trực tiếp là phơng thức giao hàng cho ngời mua trực tiếp tại kho (hay trực tiếp tại các phân xởng không qua kho) của doanh nghiệp. Số hàng khi bàn giao cho
khách hàng đợc chính thức coi là tiêu thụ và ngời bán mất quyền sở hũ về số hàng này. Ngời mua thanh toán hay chấp nhận thanh toán số hàng mà ngời bán đã giao.
- Phơng thức chuyển hàng chờ chấp nhận: Tiêu thụ theo phơng thức chuyển hàng chờ chấp nhận là phơng thức mà bên bán chuyển hàng cho bên mua theo địa điểm ghi trong hợp đồng. Số hàng chuyển đi này vẫn thuộc quyền sở hữu của bên bán. khi đợc bên mua thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán về số hàng chuyển giao (một phần hay toàn bộ) thì số hàng đợc bên mua chấp nhận này mới đợc coi là tiêu thụ.
- Hạch toán theo phơng thức bán hàng đại lý, ký gửi: Đây là phơng thức mà bên chủ hàng (bên giao đại lý) xuất hàng giao cho bên nhận đại lý, ký gửi (bên đại lý) để bán. Bên đại lý sẽ đợc hởng thù lao đại lý dới hình thức hoa hồng hoặc chênh lệch giá. Theo luật thuế GTGT, nếu bên đại lý bán hàng theo đúng giá do bên giao đại lý quy định thì toàn bộ thuế VAT sẽ do chủ hàng chịu, bên đại lý không phải nộp thuế cho phần hoa hồng đợc hởng. Ngợc lại , nếu bên đại lý hởng khoản chênh lệch này thì bên đại lý sẽ phải chịu thuế VAT tính trên phần GTGT này, bên chủ hàng chỉ chịu thuế VAT trong phạm vi doanh thu của mình.
- Phơng thức bán hàng trả góp: là phơng thức bán hàng thu tiền nhiều lần. Ngời mua sẽ thanh toán lần đầu ngay tại thời điểm mua. Số tiền còn lại ngời mua chấp nhận trả dần ở các kỳ tiếp theo và phải chịu một tỷ lệ lãi suất nhất định.
- Phơng thức hàng đổi hàng: là phơng thức tiêu thụ mà trong đó, ngời bán đem sản phẩm, vật t, hàng hoá của mình để đổi lấy vật t, hàng hoá của ngời mua. Giá trao đổi là giá bán của hàng hoá,vật t đó trên thị trờng.
...
Trong thực tế, các doanh nghiệp luôn kết hợp đồng thời nhiều phơng thức bán hàng cùng một lúc, với mỗi đối tợng khách hàng khác nhau, doanh nghiệp sẽ áp dụng một phơng thức bán hàng khác nhau cho phù hợp. Trong quan hệ giao dịch này, phơng thức thanh toán đã đa dạng nh- ng hình thức thanh toán lại còn đa dạng phong phú linh hoạt hơn. Doanh nghiệp có thể sử dụng hình thức thanh toán bằng tiền mặt, chuyển khoản, séc, có thể thanh toán bằng hàng hoá, thanh toán bù trừ đối với những đơn vị có quan hệ mua bán qua lại với doanh nghiệp, đó có thể là hình thức thanh toán trả chậm trong thời gian dài, hay ngời mua có thể đặt tr- ớc tiền hàng...
Việc áp dụng nhiều phơng thức bán hàng và hình thức thanh toán khác nhau sẽ tạo cho doanh nghiệp khả năng tìm kiếm bạn hàng, mở rộng thị trờng đẩy mạnh sản xuất. Tuy nhiên, trong quan hệ thanh toán với ngời mua hàng doanh nghiệp cùng sẽ gặp phải khó khăn trong việc rút ngắn thời gian thu hồi nợ. áp dụng linh hoạt các hình thức thanh toán tạo thuận lợi cho khách hàng để có điều kiện phát triển sản xuất, xong có biện pháp kịp thời để rút ngắn thời gian thu hồi nợ, giảm số vốn bị chiếm dụng cũng là việc rất quan trọng trong việc đảm bảo duy trì hoạt động th- ờng xuyên, liên tục, hạn chế rủi ro trong thanh toán là vô cùng cần thiết.
III.2. Nội dung hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với ngời mua hàng.
III.2.1.Tài khoản kế toán sử dụng trong hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với ngời mua hàng.
Để phản ánh những khoản nợ mà ngời mua cha thanh toán cho doanh nghiệp, kế toán sử dụng tài khoản chính là TK 131 – Phải thu của khách hàng. Đây là tài khoản lỡng tính có thể có cả số d bên Nợ và số d bên Có, kế toán phải hạch toán chi tiết cụ thể đối với từng khách hàng, trong đó, phân ra khách hàng đúng hạn, khách hàng có vấn đề để có căn cứ xác định mức dự phòng cần lập và biện pháp xử lý phân biệt rõ giữa bên Nợ và bên Có của TK 131 để có thể cung cấp thông tin chính xác cho việc lên các báo cáo tổng hợp cuối kỳ.
Tài khoản 131 có nội dung nh sau: Bên Nợ:
- Số tiền bán vật t, sản phẩm, hàng hoá, lao vụ, dịch vụ phải thu ở khách hàng.
- Số tiền thừa trả lại cho khách hàng. Bên Có:
- Số tiền đã thu ở khách hàng (kể cả tiền ứng trớc của khách).
- Số chiết khấu, giảm giá hàng bán và doanh thu của hàng bán bị trả lại trừ vào nợ phải thu.
- Các nghiệp vụ khác làm giảm khoản phải thu ở khách hàng (thanh toán bù trừ, xoá sổ nợ khó đòi...)
Tài khoản 131 có thể đồng thời vừa d bên Nợ vừa d bên Có. D Nợ: Phản ánh số tiền doanh nghiệp còn phải thu ở khách hàng. D Có: Phản ánh số tiền ngời mua đặt trớc hoặc trả thừa.
III.2.2. Nội dung hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quan hệ thanh toán với ngời mua hàng.
Doanh nghiệp tính thuế theo ph- ơng pháp khấu trừ
Doanh nghiệp tính thuế theo ph- ơng pháp trực tiếp
1. Giao hàng hoá, sản phẩm cho ngời mua hay ngời cung cấp các lao bụ, dịch vụ cho khách hàng
Nợ TK 131(chi tiết đối tợng): Tổng giá thanh toán.
Có TK 511: Giá bán cha thuế
Có TK 3331: Thuế VAT đầu ra phải nộp.
- Nợ TK 131 (chi tiết đối tợng): Tổng giá thanh toán.
Có TK 511: Giá bán cả thuế
- Thuế GTGT phải nộp Nợ TK 511: Thuế phải nộp Có TK 3331:
2. Thu nhập thuộc hoạt động tài chính hay hoạt động bất thờng khi bán chịu
Nợ TK 131 (chi tiết đối tợng): Tổng giá thanh toán.
Có TK 515: Thu nhập hoạt động tài chính
Có TK 711: Thu nhập bất thờng. Có TK 3331(33311): Thuế VAT đầu ra phải nộp.
Nợ TK 131 (chi tiết đối tợng): Tổng giá thanh toán.
Có TK 515: Thu nhập hoạt động tài chính (gồm cả thuế)
Có TK 711: Thu nhập bất thờng (gồm cả thuế).
3. Giảm giá hàng bán cho khách hàng. Nợ TK 532: Số giảm giá hàng bán khách hàng đợc hởng thuộc hoạt động SXKD (không có thuế VAT). Nợ TK 515,711: Số giảm giá hàng bán thuộc hoạt động tài chính và hoạt động bất thờng (không có thuế VAT)
Nợ TK 3331 (33311): Thuế VAT
Nợ TK 532: Số giảm giá hàng bán khách hàng đợc hởng thuộc hoạt động sản xuất kinh doanh. (gồm cả thuế VAT)
Nợ TK 515,711: Số giảm giá hàng bán thuộc hoạt động tài chính và hoạt động bất thờng (gồm cả thuế VAT).
trả lại cho khách hàng tơng ứng với số giảm giá khách hàng đợc h- ởng.
Có TK TK 131 : Tổng số giảm giá chấp nhận cho ngời mua trừ vào số tiền phải thu ở ngời mua.
Có TK 131 (chi tiết đối tợng): Tổng số giảm giá chấp nhận cho ngời mua trừ vào số tiền phải thu ở ngời mua.
4. Hàng bị trả lại do các nguyên nhân khác nhau. Nợ TK 531 : Doanh thu của hàng
bị trả lại thuộc hoạt động tài SXKD.
Nợ TK 515,711: Thu nhập của hàng bán bị trả lại thuộc hạot động tài chính, hoạt động bất th- ờng.
Nợ TK 3331 (33311): Thuế VAT trả lại cho khách hàng tơng ứng với số doanh thu hoặc thu nhập của hàng bán bị trả lại.
Có TK 131 (chi tiết đối tợng): Tổng giá thanh toán của hàng bị trả lại trừ vào số phải thu của khách hàng.(kể cả thuế VAT)
Nợ TK 531 : doanh thu của hàng bị trả lại thuộc hoạt động SXKD. Nợ TK 515,711: Thu nhập của hàng bán bị trả lại thuộc hoạt động tài chính và hoạt động bất thờng.
Có TK 131 (chi tiết đối tợng): Tổng giá thanh toán của hàng bị trả lại trừ vào số phải thu của khách hàng.
Nợ TK 151,152,153: Giá thanh toán cha có thuế.
Nợ TK 133 (1331): Thuế VAT đầu vào đợc khấu trừ tơng ứng.
Có TK 131 (chi tiết đối tợng): Tổng giá thanh toán của vật t, hàng hoá, dịch vụ nhận về ( cả thuế VAT).
Nợ TK 151,152,153 : Tổng giá… thanh toán.
Có TK 131 :Tổng giá thanh toán vật t, hàng hoá nhận về.
6. Chấp nhận chiết khấu thanh toán cho khách hàng.
Nợ TK 635 : Số chấp nhận chiết khấu tính trên tổng giá thanh toán của hàng bán cho khách hàng.
Có TK 131 (chi tiết đối tợng): Số chấp nhận chiết khấu trừ vào số phải thu của ngời bán.
7. Số tiền khách hàng dã thanh toán trong kỳ.
Nợ TK 111,112 : Số nợ đã thu băng tiền mặt hay chuyển khoản. Nợ TK 113 : Số nợ đã thu đang chuyển.
Có TK 131 (chi tiết đối tợng): Số nợ đã thu từ khách hàng.
8.Số tiền thanh toán bù trừ với những khách hàng vừa là con nợ vừa là chủ nợ sau khi hai bên đã lập bảng thanh toán bù trừ:
Nợ TK 331 (chi tiết đối tợng) Có TK 131 (chi tiết đối tợng) 9. Ngời đặt trớc tiền hàng.
Nợ TK 111,112 : Đặt trớc tiền hàng bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng.
Có TK 131 (chi tiết đối tợng).
10. Nợ phải thu thực sự không thu hồi đợc, phải xử lý xoá sổ.
- Nợ TK 139: Dự phòng khoản phải thu khó đòi. Có TK 131 (chi tiết theo đối tợng).
- Đồng thời ghi
11. Khi truy thu đợc khoản nợ khó đòi đã xử lý.
- Nợ TK 111,112: Số tiền thu đợc từ các con nợ đã xoá sổ. Có TK 711: Thu nhập bất thờng.
- Đồng thời ghi Có TK 004: Nợ khó đòi đã xử lý.
III.2.3. Sơ đồ minh hoạ.
- Sơ đồ hạch toán thanh toán với ngời mua tính thuế VAT theo ph- ơng pháp khấu trừ. TK 511,711,515 TK 131 TK 531,532 (1) (4) TK 3331 TK 3331 (5) (2) TK 331 (6) TK 111, 112 (3) TK 111,112 (7) (8) TK 139
1. Doanh thu bán hàng và thu nhập hoạt động khác. 2. Thuế VAT phải nộp
3. Số chi hộ hoặc trả lại tiền thừa cho ngời mua. 4. Giảm giá hàng bán, hàng bán trả lại.
5. Thuế VAT tơng ứng với giảm giá và hàng trả lại. 6. Bù trừ công nợ.
7. Số tiền đã thu (kể cả ứng trớc) 8. Nợ khó đòi đã xử lý.
- Sơ đồ hạch toán thanh toán với ngời mua tính thuế VAT theo ph- ơng pháp trực tiếp: TK 511,711,515 TK 131 TK 531,532 (1) (3) TK 331 TK 111, 112 (4) (2) TK 111,112 (5) TK 139 (6)
1. Doanh thu bán hàng và thu nhập hoạt động khác (Tổng giá thanh toán gồm cả thuế VAT)
2. Số chi hộ hoặc trả lại tiền thừa cho ngời mua. 3. Giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại.
4. Bù trừ công nợ.
5. Số tiền đã thu (kể cả ứng trớc). 6. Nợ khó đòi đã xử lý.
III.2.4. Sổ kế toán sử dụng trong hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong thanh toán với ngời mua hàng.
Trong quá trình hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quan hệ thanh toán với ngời mua hàng, kế toán thanh toán với ngời mua theo hình thức Nhật ký – Chứng từ sử dụng các loại chứng từ sổ sách kế toán sau:
- Hoá đơn bán hàng.
- Bảng kê hoá đơn hàng bán ra.
- Sổ chi tiết thanh toán với ngời mua.
- Nhật ký chứng từ số 8.