2.2.3.1. Đặc điểm của thành phẩm:
Công ty Khoá Minh Khai là một trong những Công ty sản xuất thiết bị, sản phẩm cơ khí phục vụ ngành Xây dựng có uy tín lớn trong cả nớc, không chỉ cho những công trình xây dựng lớn mà còn phục vụ cho nhu cầu dân c trên địa bàn Hà Nội cũng nh các tỉnh, thành phố trong cả nớc. Trong điều kiện cạnh tranh gay gắt của cơ chế thị trờng, Công ty vẫm đứng vững, khảng định mình bằng chính chất lợng sản phẩm sản xuất ra đồng thời nó giúp Công ty tạo đợc uy tín và thu hút đợc khách hàng. Hiện nay Công ty sản xuất trên 7 loại sản phẩm,mỗi loại gồm nhiều thứ khác nhau. Chẳng hạn riêng về mặt hành khoá, Công ty có hơn10 loại khác nhau nh khoá MK10, MK10A, MK10F, thanh cài mạ, thanh cài sơn tĩnh điện. Loại sản phẩm tiêu thụ chủ yếu là thành phẩm, ngoài ra vật t, phế liệu cũng có thể đợc Công ty đem đi tiêu thụ khi hồi phục từ sản xuất. Sự phong phú về chủng loại sản phẩm giúp Công ty có thể đáp ứng đầy đủ nhu cầu của khách hàng ngày càng đa dạng nhng nó cũng gây khó khăn đến việc hạch toán chi tiết, tổng hợp thành phẩm của Công ty.
2.2.3.2. Đặc điểm tiêu thụ và các hình thức tiêu thụ thành phẩm của Công ty.
Sản phẩm của Công ty đợc tiêu thụ theo 2 phơng thức chủ yếu sau: - Thành phẩm bán trực tiếp cho khách hàng:
Theo phơng thức này, sản phẩm đợc trao đổi trực tiếp đến ngời mua ( xuất thành phẩm bán thẳng cho ngời mua ), việc thoả thuận giá cả, phơng thức thanh toán đợc diễn ra trực tiếp giữa Công ty và khách hàng mà chủ yếu là trả trực tiếp bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng. Một số khách hàng có quan hệ lâu dài có thể thanh toán trả chậm.
Có thể chia thành hai loại đối tợng mua hàng theo phơng thức này ở Công ty nh sau:
+ Đối với một số sản phẩm phục vụ nhu cầu xây dựng dân dụng của dân c hay các sản phẩm cơ khí phục vụ cho xây dựng cơ bản nh giàn giáo, ống chống, thanh giằng thì khách hàng chủ yếu là dân c và các Công ty xây dựng lớn. Loại đối tợng mua hàng này đợc Công ty bán theo giá bán lẻ. Phơng thức này thuận lợi cho cả khách hàng và Công ty. Khách hàng có thể trực tiếp đến Công ty chọn sản phẩm phù hợp với nhu cầu của mình còn Công ty thì nhanh chóng tiêu thụ đợc thành phẩm. Tuy nhiên đối tợng mua hàng thuộc loại này ít và chỉ giới hạn trong một vài sản phẩm nhất định. Phơng bán hàng này đang đ- ợc Công ty mở rộng và khách hàng ngày càng a chuộng vì Công ty có thể trực tiếp liên hệ đợc với khách hàng, thị hiếu tiêu dùng mới để có thể đa ra những sản phẩm đợc thị trờng chấp nhận.
+ Loại đối tợng thứ hai theo phơng thức bán đại lý là các đại lý mua đứt bán đoạn.
Theo hình thức này các đại lý phải đợc Công ty đồng ý cho phép và thông qua hợp đồng đại lý. Ngoài một số tiền Công ty cho từng đại lý chịu căn cứ trên doanh số bán ra của từng đại lý. Khi đến mua hàng các đại lý phải thanh toán ngay với Công ty nh đối tợng mua lẻ ở trên. Khi xuất hàng bán cho đại lý, Công ty viết ngay hoá đơn trên GTGT và doanh thu ghi nhận ngay khi xuất hàng cho đại lý đồng thời Công ty nhận đợc tiền hàng.
- Tiêu thụ thành phẩm thông qua phơng thức là các đại lý gửi cửa hàng giới thiệu sản phẩm. Các đại lý ký gửi hay cửa hàng giới thiệu sản phẩm muốn nhận bán đại lý, ký gửi phải đợc sự đồng ý của Công ty và thông qua hợp đồng ký gửi.
Khi xuất thành phẩm bán cho những đối tợng này Công ty sẽ viết phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, hàng xuất bán vẫn thuộc quyền sở hữu của Công ty, doanh thu chiụ đợc ghi nhận khi các đại lý, ký gửi hoặc cửa hàng giới thiệu sản phẩm bán đợc hàng và phòng kinh doanh viết hoá đơn GTGT. Số d hàng gửi bán cuối tháng chính là giá vốn của số thành phẩm xuất bán cho các đại lý, ký gửi, cửa hàng giới thiệu sản phẩm mà cha đợc ghi nhận doanh thu. Đối với các đại lý mua đứt bán đoạn và đại lý, ký gửi mà Công ty xuất thành phẩm bán cho theo giá bán buôn. Sản phẩm tiêu dùng nh các loại khoá, crêmôn, bản lề, ... là chủ yếu. Hiện nay mạng lới đại lý của Công ty đã mở rộng ra ở hầu hết khắp các tỉnh miền Bắc, ngoài ra còn có một số đại lý ở miền Nam và miền Trung.
2.2.3.3. Phơng thức thanh toán:
Ngoài việc lựa chọn phơng thức bán hàng cho phù hợp, Công ty cũng quan tâm đến việc đa dạng hoá các phơng thức thanh toán sao cho tiện lợi và đơn giản nhất với khách hàng và cho phép khách hàng có thể thanh toán nhanh theo nhiều phơng thức khác nhau nh tiền mặt, tiền gửi Ngân hàng hoặc có thể trả chậm. Một số mặt hàng cha đủ cung cấp hay sản xuất theo đơn đặt hàng thì khách hàng có thể đặt tiền trớc.
- Thanh toán trực tiếp:
Theo phơng thức này khách hàng đợc nhận hàng và trả tiền ngay, chủ yếu là diễn ra với khách hàng mua lẻ số lợng ít, không thờng xuyên và các đại lý mua đứt bán đoạn. Đây là phơng thức thanh toán chiếm tỷ lệ cao nhất.
- Khách hàng ứng tiền trớc:
Khách hàng có thể ứng tiền ra để đặt trớc một số mặt hàng mà Công ty cha kịp sản xuấ hay sản xuất theo đơn đặt hàng ... . Doanh số thu đợc ghi nhận trong trờng hợp này là khi Công ty xuất sản phẩm cho khách hàng.
- Khách hàng mua phải chịu: Thờng xẩy ra với khách hàng có quan hệ mua bán lâu dài với Công ty và các đại lý ký gửi, cửa hàng giới thiệu sản phẩm.
2.3. Kế toán tiêu thụ thành phẩm ở Công ty Khoá Minh Khai: 2.3.1. Hạch toán ban đầu:
Việc ghi chép ban đầu của kế toán tiêu thụ thành phẩm ở Công ty chủ yếu là sử dụng các chứng từ sau: Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu xuất kho, hoá đơn GTGT và một số chứng từ liên quan khác.
2.3.1.1. Quá trình xuất kho thành phẩm:
- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ đợc sử dụng trong trờng hợp Công ty xuất nội bộ thành phẩm bao gồm: Xuất giới thiệu sản phẩm thì căn cứ vào giấy duyệt của giám đốc, xuất thành phẩm gửi bán cho đại lý, ký gửi, cửa hàng giới thiệu sản phẩm thì theo đề nghị của khách hàng và đã đợc giám đốc phê duyệt.
Biểu số 1:
Đơn vị: Công ty khóa Minh Khai
Phiếu xuất kho kiêm MS-03-VT
Vận chuyển nội bộ Ban hành theo QĐ số
Ngày 4/1/2004 1141-TC/QĐ/CĐK
(Liên 3: Dùng trong thanh toán) ngày 1/11/1995 của Bộ Tài Chính AL/01/- B
Quyển số 492 No:026970
Căn cứ lệnh điều động số....ngày....tháng...năm...của.... Họ và tên ngời vận chuyển: Phạm Thúy Hồng 1E Cát Linh Phơng tiện vận chuyển:
Xuất tại kho: Nhập tại kho:
STT
Tên nhãn hiệu quy cách phẩm chất sản phẩm Mã số Đơn vị tính Số lợng Thực xuất Thực nhập Đơn giá Thành tiền 1 Ke 160 mạ Cái 400 2200 880.000 2 Khóa MK 10 KĐ Cái 20 35000 700.000 3 Cụm 23 Ko STĐ Cái 100 26200 2.620.000 4 Bản lề cối mạ Cái 400 4800 1.920.000 Tổng 6.120.000
Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nộ bộ đợc lập thành 3 liên: 1 liên lu tại cuống, 1 liên giao cho khách hàng và 1 liên thủ kho giữ. Sau khi ghi vào thẻ kho thì thủ kho chuyển cho kế toán để làm cơ sở ghi vào bảng kê xuất nội bộ.
- Phiếu xuất kho:
Khi sản phẩm không đảm bảo yêu cầu bị khách hàng trả lại Công ty sẽ xuất đổi sản phẩm mới cho khách hàng, hàng bán bị trả lại không ảnh hởng đến doanh thu, đồng thời hàng xuất đổi không phải viết hóa đơn GTGT hay phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ.
Số lợng thành phẩm kém chất lợng đem về Công ty sẽ đợc viết phiếu xuất kho giao thẳng xuống cho bộ phận gia công chế biến lại.
Biểu số 2
Phiếu xuất kho MS-02-VT
Ngày 4/1/2004 Ban hành theo
QĐ 1141/TC/QĐ/CĐKT
Ngày 1/11/1995 của Bộ Tài Chính Số 277
Họ tên ngời nhận hàng: Cờng - Địa chỉ: PX bóng mạ Lý do xuất kho: Đánh bóng sản phẩm
Xuất tại kho: Nhà máy.
ST T Tên nhãn hiệu, quy cách, phẩm chất sản phẩm Mã số Đơn vị tính Số lợng Yêu cầu Thực đơn Đơn giá Thành tiền 1 Ke 120 Inox Cái 2000 2000 2 Ke 160 Inox Cái 2000 2000 Cộng * * * * * *
Việc hạch toán chi tiết thành phẩm tại Công ty đợc thực hiện theo phơng pháp sổ số d, thành phẩm đợc theo dõi cả ở kho và phòng kế toán.
Quy trình hạch toán chi tiết thành phẩm ở Công ty khóa Minh Khai đợc khái quát nh sau:
Ghi chú:
Ghi cuối tháng Ghi hàng ngày Đối chiếu kiểm tra
Ta có số liệu tháng 1/2004 ở Công ty nh sau:
- Tại kho: Thủ kho căn cứ vào các chứng từ do phòng kinh doanh lập để tiến hành nhập, xuất kho thành phẩm theo đúng số lợng ghi trong chứng từ.
Cuối ngày, thủ kho kiểm tra phân loại theo từng loại chứng từ, từng thứ thành phẩm rồi ghi số lợng nhập, xuất, tồn kho thành phẩm vào từng thẻ kho t- ơng ứng. Riêng đối với thành phẩm hỏng do khách hàng trả lại, thủ kho còn theo dõi thêm ở thẻ kho hàng hỏng. Phiếu xuất kho và phiếu nhập kho thành phẩm sửa chữa lại là căn cứ để ghi vào thẻ kho hàng hỏng.
Thẻ kho Chứng từ nhập Sổ số dư Chứng từ xuất Bảng kê nhập kho thành phẩm Bảng kê xuất nội bộ Bảng kê số lượng thành phẩm tiêu thụ BK tổng hợp nhập - xuất - tồn kho thành phẩm
Thẻ kho gồm 5 cột lớn: Bao gồm cột chứng từ, trích yếu, ngày nhập xuất, cột số lợng và ký xác nhận của kế toán trong đó cột chứng từ có 2 cột nhỏ là số hiệu và ngày tháng của chứng từ, cột số lợng gồm 3 cột nhỏ là cột nhập, xuất, tồn.
Biểu số 3.
Đơn vị: Công ty khóa Minh Khai Tên kho:
Thẻ kho
Ngày lập thẻ: 1/2004 Tờ số 01
Tên nhãn hiệu quy cách vật t: khóa MK 10A Đơn vị tính: cái Mã số: ST T Chứng từ Số Ngày Trích yếu N.nhập xuất Số lợng Nhập Xuất Tồn Ký xác nhận của kế toán 3930 1 2600 4/12 CHGTSP 100 3830 2 347 6/12 Tổ lắp 2 5 3835 3 2670 27/2 267 Đ.Xuân 100 3735 Tổng 5 200 3735
Cuối tháng thủ kho căn cứ vào số d trên từng thẻ kho để ghi vào sổ số d cột số lợng làm căn cứ đối chiếu với kế toán vào cuối tháng ( biểu số 03)
Sổ số d do phòng kế toán lập đợc mở cho cả năm. Mỗi tháng một vài trang sổ tùy theo thành phẩm của Công ty nhiều hay ít chủng loại.
Biểu số 4: Trích sổ số d tháng 1/2004 STT Tên thành phẩm Đ.vị tính Đơn giá D tháng 12 D tháng 1 S.lợng Thành tiền S.lợng Thành tiền 1 Khóa MK 10 Cái ... 4581
2 Khóa MK 10E2 Cái ... 4537
3 Cụm 23 AS Cái ... 1097
4 Thanh cài mạ 1m Cái ... 687
... ... ... ... ...
Cộng
Tại Công ty khóa Minh Khai, việc hạch toán chi tiết thành phẩm không đ- ợc theo dõi về mặt giá trị. Thành phẩm của Công ty chủ yếu theo dõi về mặt số lợng. Cụ thể giá trị thành phẩm nhập kho, xuất kho trên bảng kê nhập kho thành phẩm, trên bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho đều không đợc phản ánh. Sổ số d cột số tiền của cột số lợng thành phẩm tồn kho hàng tháng đợc phản ánh vì con số này không có nghĩa khi bảng kê tổng hợp nhập - xuất - tồn chỉ theo dõi về mặt số lợng, không theo dõi về mặt giá trị (Công ty không sử dụng giá hạch toán để hạch toán để đánh giá thành phẩm).
- Tại phòng kế toán.
Theo định kỳ, thủ kho chuyển toàn bộ hóa đơn xuất kho cho kế toán, kế toán tiền hành phân loại hàng hóa. Các loại chứng từ xuất kho ở Công ty khóa Minh Khai; Hóa đơn GTGT áp dụng cho đối tợng mua hàng trực tiếp; phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ áp dụng cho trờng hợp xuất thành phẩm giử các đại lý, cửa hàng giới thiệu sản phẩm xuất đi triển lãm; phiếu xuất kho đợc sử dụng trong trờng hợp xuất thành phẩm hỏng do khách hàng trả lại mang đi sửa chữa.
Căn cứ vào phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ và phiếu xuất kho kế toán lấy số liệu trên cột số lợng để ghi vào bảng kê xuất nội bộ. Bảng kê xuất nội bộ gồm 4 phần dựa trên 4 mục đích khác nhau của xuất nội bộ.
Phần thứ 2: ghi số liệu của những phiếu xuất nội bộ có liên quan đến việc
gửi hàng đi bán cho đại lý ký gửi.
Phần thứ 3: ghi số liệu của những phiếu xuất nội bộ có liên quan đến đi
giới thiệu sản phẩm.
Phần thứ 4: Ghi số liệu tổng hợp của những phiếu xuất nội bộ có liên quan
đến việc xuất thành phẩm cho cửa hàng giới thiệu sản phẩm.
Với số liệu ngày 1/1/2004 các phần của sổ xuất nội bộ đợc minh hoạ ở các biểu 04, 05, 06, 07.
Biểu số 5:
Trích bảng kê xuất nội bộ Tháng 1/2004 Phần thứ nhất Đơn vị: cái STT SHChứng từNT Diễn giải Ke 120 Inox Ke 160 Inox Th. cài mạ 1m 1 277 4/1 Xởng đánh bóng 2000 2000 2 5288 4/1 Tổ lắp ráp hoàn chỉnh 50 Cộng 2000 2000 50
Biểu số 6
Trích bảng kê xuất nội bộ
Tháng 1/2004 Phần thứ 2 Đơn vị: cái ST T Chứng từ
SH NT Diễn giải MK10A MK10E
2 MK10 M1 Cụm 23AS 1 8/1 Đinh Trần Trung 10 23 2 25/1 Phạm. T.Hồng 20 30 3 25/1 Phạm.T. Hồng 10 20 4 26/1 Công ty XD Bạch Đằng 10 ... ... ... ... Tổng 20 53 20 20 Biểu số 7
Trích bảng kê xuất nội bộ
Tháng 1/2004 Phần thứ 3
Đơn vị: cái
STT SHChứng từNT Diễn giải
1 Giới thiệu sản phẩm Bình - Ban I 5 1
2 Giới thiệu sản phẩm phòng KT
Tổng 5 1
Riêng phần thứ t của bảng kê xuất nội bộ không căn cứ trực tiếp vào từng phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ nh cả 3 phần trên mà nó là số liệu tổng cộng của các phiếu xuất nội bộ vì số lợng phiếu xuất nhiều.
Biểu số 8:
Trích bảng kê xuất nội bộ
Tháng 1/2004 Phần thứ 4 Đơn vị: cái Diễn giải Ke 120 Inox Ke 160 Inox Th.cài mạ 1m MK10A Cụm 23AS MK10M1 MK10E2 Xuất sản phẩm ra CHGTSP 100 100 40 40 240 Cộng phần 4 100 100 40 40 240 Cộng phần 3 1 5 Cộng phần 2 20 20 20 53 Cộng phần 1 2000 2000 50 Cộng 2000 2000 50 120 60 61 298 2.3.1.2. Hóa đơn GTGT.
Đợc sử dụng khi Công ty xuất bán trực tiếp thành phẩm cho khách hàng hay khi các đại lý nhận gửi bán và cửa hàng GTSP đã tiêu thụ đợc sản phẩm.
Hóa đơn GTGT đợc lập thành 3 liên: liên 1 lu tại cuống, liên 2 và liên 3 giao cho khách hàng xuống kho lấy hàng trong đó liên 3 khách hàng dùng để thanh toán, liên 2 thủ kho giữ. Sau khi ghi vào thẻ kho số lợng thành phẩm xuất bán, thủ kho gửi hóa đơn lên phòng kế toán để kế toán làm căn cứ ghi vào sổ tiêu thụ thành phẩm (đối với bán lẻ trực tiếp cho ngời tiêu dùng) hay ghi sổ chi tiết bán hàng đại lý (bán buôn cho các đại lý).
Đối với hóa đơn GTGT: kế toán phân loại hóa đơn theo nhóm bán lẻ và bán buôn đại lý (kể cả đại lý mua đứt bán đoạn và đại lý ký gửi).