Bất kỳ tổ chức công tác kế toán nh thế nào, các DN đều phải xây dựng cho mình một hệ thống tài khoản kế toán để sử dụng. Trong điều kiện áp dụng kế toán máy, hệ thống kế toán quản trị có khả năng đáp ứng, cung cấp thông tin chi tiết hơn về tình hình chi phí, các khoản mục chi phí cụ thể Muốn vậy, phải tổ chức hệ thống… tài khoản kế toán chi tiết cho phù hợp. Do đặc điểm của máy tính là nhận dạng đối tợng qua từ mã mà không biết nghĩa của các chữ, số thì các tài khoản phải đợc thể hiện qua từ mã của tài khoản đó. Tất cả các đối tợng cần quản lý trong chơng trình cần phải mã hóa bởi vì việc trao đổi và xử lý thông tin trên máy phải phù hợp với ngôn ngữ của máy tính. Có nhiều phơng pháp mã hóa các đối tợng (Ví dụ nh: Phơng pháp mã hóa theo đăng ký thứ tự, đồng nhất trong phạm vi phân loại, phân loại và
đồng nhất tách biệt, đăng ký thự tự theo lô, mã hóa kết hợp ) , việc DN lựa chọn… phơng pháp nào thì tùy thuộc vào yêu cầu quản lý cụ thể của DN đối với đối tợng đó, tuy nhiên, việc mã hóa phải tôn trọng nguyên tắc:
- Phân cấp.
- Phải đảm bảo khả năng bao quát tất cả các đối tợng đã xác định trong toàn bộ hệ thống chứ không chỉ của một phân hệ.
- Phải có khả năng mở rộng để có thể bổ sung thêm các thông tin chi tiết về đối t- ợng.
- Không có sự trùng mã đối tợng.
- Ký hiệu mã cho tất cả các đối tợng trong cùng hệ thống phải giống nhau. - Các tài khoản khác nhau phải có mã khác nhau.
- Đơn giản, có thể dễ nhớ nh là một quy luật, dễ khai thác trên máy.
Việc mở tài khoản kế toán chi tiết đến cấp nào là phụ thuộc yêu cầu kiểm tra, chỉ đạo chuyên môn, nghiệp vụ của các nhà quản trị DN nhng phải đảm bảo thống nhất trong việc sử dụng hệ thống mã hóa trong toàn DN và nhất thiết phải ghi định khoản đúng quy định trên các chứng từ kế toán đợc lập.
Sau khi xây dựng xong hệ thống tài khoản kế toán tổng hợp và chi tiết, phải lập một tệp dữ liệu riêng với t cách là một tệp từ điển để tra cứu trong quá trình sử dụng, gồm hai thuộc tính: Số hiệu tài khoản và tên tài khoản để ghi lại các tài khoản cần sử dụng. Tệp này phải có khả năng bổ sung thêm hoặc loại bỏ các bản ghi.