Xởng in nhà xuất bản văn hoá dân tộc tuy là một doanh nghiệp nhỏ nhng quá trình sản xuất kinh doanh luôn đảm bảo chặt chẽ từ khâu quản lý đến khâu sản xuất ra sản phẩm hàng hoá. Xởng in không ngừng tìm cách hoàn thiện bộ máy công tac quản lý, phục vụ sản xuất phù hợp yêu cầu từng giai đoạn, đổi mới công tác nhằm đảm bảo sản xuất gắn liền với nhiệm vụ đợc giao, với các hợp đồng in ấn từ bên ngoài. Từ các mặt của một quá trình sản xuất kinh doanh đến giai đoạn cuối cùng là thành phẩm đều đợc ban quản lý chỉ đạo một cách sát sao từ khâu chế bản đến nhà sách.
Bộ máy kế toán của Xởng in đợc tổ chức theo kiểu trực tuyến, hoạt động theo phơng thức trực tiếp, phụ trách phòng kế toán trực tiếp điều hành nhân viên kế toán phần hành mà không phải thông qua khâu trung gian.
Hình thức kế toán sử dụng trong Xởng in là Nhật ký – chứng từ bao gồm các loại nhật ký chứng từ sau :
Nhật ký chứng từ số 1, số 2, số 5, số 7, số 8, số 10. Các bảng kê số 1, số 2, số 4, số 5
Sổ kế toán tổng hợp : Sổ cái, Bảng cân đối số phát sinh.
Xởng in hạch toán hàng tồn kho theo phơng pháp kê khai thờng xuyên vì Xởng in thuộc đối tợng chịu thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ thuế, tình hình khấu hao tái sản cố định theo phơng pháp bình quân.
Niên độ kế toán của Xởng in bắt đầu từ 1/1 đến 31/12 hàng năm và đơn vị tiền tệ sử dụng là VND.
Sơ đồ trình tự hạch toán theo hình thức nhật ký chung
Chứng từ kế toán
Sổ quỹ
Bảng phân bổ
chi phí Bảng kê Sổ chi tiết
Nhật ký – Chứng từ
Sổ cái
Báo cáo kế toán 1 1 2 2 1 1 1 3 3 5 4 5
Ghi chú :
1: ghi sổ các loại từ chứng từ gốc hàng ngày.
2 : kết chuyển nội bộ số liệu từ mạng phân bổ, sổ chi tiết vào bảng kê liên quan 3 : kết chuyển nội bộ số liệu từ bảng kê, sổ chi tiết vào nhật ký – chứng từ liên quan.
4 : ghi sổ cái từ các nhật ký – chứng từ 5 : lập báo cáo kế toán tài chính
Mỗi một doanh nghiệp theo một ngành nghề khác nhau, kinh doanh các mặt hàng khác nhau nên yêu cầu sản xuất về chủng loại, số lợng vật liệu cũng khác nhau. Do đó vật liệu ở mỗi doanh nghiệp có những đặc điểm riêng biệt. Là một Xởng in công nghiệp nên vật liệu trong Xởng in chiếm một tỷ trọng khá lớn, gần 40% tổng số vốn lu động và gần 70% chi phí sản xuất để tạo ra sản phẩm in của Xởng in hàng năm. Hàng tháng, Xởng in sử dụng hàng trăm loại vật liệu khác nhau với sản lợng lớn nên một sự thay đổi nhỏ cũng làm chi phí giá thành của sản phẩm in thay đổi.
Với những đặc điểm trên, việc quản lý vật liệu là rất cần thiết ở Xởng in, vì vậy cần tổ chức quản lý chặt chẽ và hạch toán chi tiết chi phí vật liệu ở các khâu thu mua, vận chuyển, bảo quản dự trữ vật liệu. Hoạt động trong cơ chế thị trờng, Xởng in tự mua vật liệu và thờng mua theo phơng thức trực tiếp. Việc vận chuyển thờng do bên bán vận chuyển đến tận Xởng in hoặc do Xởng in thuê ngoài. Do vật liệu của ngành in tơng đối dễ mua trên thị trờng nên việc thu mua vật liệu tại Xởng in không gặp nhiều khó khăn, vật liệu của Xởng in thờng dùng đến đâu mua đến đó, Xởng in chỉ dự trữ một lợng nhất định trong kỳ với những vật liệu có nhu cầu sử dụng thờng xuyên nh bản kẽm, mực in, chỉ khâu sách, ghim đóng sách, keo sơ dừa.