I- tổng quan về công ty cổ phần đầu tvà phát triển công nghệ đông á
4- Đặc điểm tổ chức công tác kế toán
4. 1-Tổ chức bộ máy kế toán
- Trởng phòng tài vụ kiêm kế toán trởng : có nhiệm vụ lãnh đạo chung về công tác kế toán, kí duyệt thu, chi, trình duyệt kế hoạch tài chính, tổ chức và kiểm tra công tác kế toán tại văn phòng công ty.
- Phó phòng tài vụ kiêm kiểm soát Tài chính : thực hiện các công việc do trởng phòng giao, trực tiếp giải quyết một số công việc nh: sắp xếp nhân sự trong phòng kế toán (có sự thông qua của kế toán trởng), phân phối công việc, có thể giải quyết một số công việc khi trởng phòng đi vắng trong phạm vi đợc giao.
- Nhóm vật t : Quản lý các kho hàng, các nguồn cung ứng vật t cho đơn vị sản xuất.
+ Kho hàng : Đây là bộ phận chuyên cung cấp nguồn hàng cho việc sản xuất và kinh doanh.
+ Thủ kho : Là ngời có trách nhiệm kiểm kê hàng hóa xem số lợng hàng hóa trong kho nhập xuất ra sao.
- Nhóm phân tích tài chính : bao gồm một ngời làm công tác phân tích tài chính giúp trởng phòng đa ra các kế hoạch tài chính, các chỉ tiêu tài chính, và kiểm soát viên do phó phòng kiêm nhiệm có nhiệm vụ giám sát và kiểm tra tình hình thực hiện công việc của các nhân viên kế toán.
- Nhóm kế toán : làm công tác kế toán tại công ty, do phó phòng trực tiếp quản lý, đợc chia ra thành các tổ: tổ hàng hoá, tổ phải trả, tổ phải thu, tổ tiền và tổ tổng hợp.
+ Tổ hàng hoá : thực hiện công tác kế toán liên quan đến nhập, xuất kho, vào phiếu kế
trưởng phòng kế toán trưởng
phó phòng
nhóm vật tư nhóm phân tích nhóm kế toán
Tổ hàng hóa Tổ phải trả Tổ phải thu Tổ tiền Tổ tổng hợp
• Hình thức ghi sổ : Sổ TK 511, sổ TK 632, sổ kho, thẻ kho, sổ Tk 156.
• Quy trình ghi sổ : Hàng hóa nhập về gồm có giấy tờ giao nhận hàng hóa tổ hàng hóa sẽ vào phiếu nhập kho, thủ kho sẽ vào sổ kho và thẻ kho, kế toán sẽ vào sổ TK 156, kế toán sẽ theo dõi giá cả nhập vào và số lợng hàng nhập còn thủ kho sẽ theo dõi số lợng hàng nhập.
+ Tổ phải trả : thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến phải trả nh phải trả nhà cung cấp, khách hàng, công nhân viên, các tổ chức tài chính, Nhà nớc...(vào phiếu kế toán cho các tài khoản đầu 3 bao gồm 333, 331, 334, 336, 338...)
• Hình thức ghi sổ: Phiếu chi, sổ TK 331, quỹ tiền mặt 111, sổ TK 112, sổ giá vốn 632, sổ Tk 113, sổ TK 333, sổTK 334, sổ TK 338.
• Quy trình ghi sổ: Sẽ làm các nghiệp vụ thanh toán khi có lệnh chi của phòng kế toán xuất ra, khi có đầy đủ các hóa đơn chứng từ cần thiết cho 1 nghiệp vụ thanh toán và đợc thể hiện trên sổ Tk 111, sổ TK 112, phiếu chi.
+ Tổ phải thu : thực hiện các nghiệp vụ liên quan đến phải thu nh: phải thu khách hàng, phải thu của công nhân viên,doanh thu bán hàng , doanh thu bán hàng ,chiết khấu,giảm giá , phải thu khác ...( vào phiếu kế toán cho các tài khoản 131, 141, 138...)
• Hình thức ghi sổ: Phiếu thu, hóa đơn tài chính, sổ quỹ tiền mặt-111, sổ phải thu-131, sổ doanh thu 511, sổ TK 136, sổ TK 138.
• Quy trình ghi sổ :Tổ phải thu sẽ thực hiện các nghiệp vụ phải thu khi có hóa đơn chứng từ cha đợc khách hàng thanh toán và sổ công nợ 131 mà phòng kế toán yêu cầu.
+ Tổ tiền : bao gồm một thủ quỹ và hai nhân viên làm kế toán tiền mặt và tiền gửi ngân hàng, thực hiện tất cả các nghiệp vụ liên quan đến tiền mặt và tiền gửi ngân hàng nh: thu tiền từ khách hàng, các chứng từ liên quan do tổ công nợ phải thu chuyển sang, trả tiền thuế cho Nhà nớc khi tới hạn nộp, trả tiền cho khách hàng khi tới hạn thanh toán... các chứng từ liên quan do tổ công nợ phải trả chuyển sang.
• Hình thức ghi sổ : Sổ TK 1111, sổ TK 1112, sổ TK 112, phiếu thu, phiếu chi.
• Quy trình ghi sổ : Sẽ thực hiện các nghiệp vụ thu, chi dựa trên các phiếu thu, phiếu chi mà kế toán tổ phải thu, phải trả đa về và theo dõi tiền theo sổ TK 111, sổ TK112
+ Tổ tổng hợp : bao gồm kế toán tổng hợp và kế toán tài sản cố định:
Kế toán tổng hợp : Tổng hợp số liệu cuối ngày, cuối tuần, cuối tháng, cuối kỳ thực hiện phân bổ và lập báo cáo tổng hợp cuối kỳ
Kế toán TSCĐ thực hiện nhiệm vụ nhập dữ liệu vào máy cho các nghiệp vụ liên quan tới TSCĐ nh: nhập mua TSCĐ, tính khấu hao, thanh lý, nhợng bán TSCĐ...
• Hình thức ghi sổ : Sổ TK 642, sổ TK 511, sổ TK 632, sổ TK 331, sổ TK 131, phiếu nhập, phiếu xuất, sổ cái, sổ TK 911, sổ theo dõi thuế GTGT 133, sổ TK 211.
• Quy trình ghi sổ : Tổ tổng hợp là tổ tổng hợp lại các nghiệp vụ kế toán phát sinh trong ngày có thể tổng hợp lại số liệu ngay khi nghiệp vụ kế toán phát sinh xong hoặc cuối ngày, cuối tuần hoặc cuối tháng…
Hàng hoá mua về nhập kho do tổ hàng háo theo dõi, các chứng từ về mua hàng sẽ đợc chuyển cho tổ phải trả để theo dõi thanh toán với nhà cung cấp và Nhà nớc.
(1) Khi tới hạn thanh toán tổ phải trả sẽ làm các thủ tục cần thiết để yêu cầu tổ tiền thanh toán.
(2) Khi tiêu thụ hàng hoá, tổ hàng hoá sẽ làm thủ tục xuất kho và tiến hành ghi nhận hàng đã xuất kho. Tổ phải thu căn cứ vào chứng từ bán hàng để theo dõi thanh toán với khách hàng.
(3) Đối với những khách hàng đã tới hạn thanh toán tổ phải thu phải tiến hành công tác thu nợ, khi khách hàng chuyển ,trả tiền hàng thì tổ tiền sẽ tiến hành lập phiếu thu, phản ánh nghịêp vụ phát sinh. Trong trờng hợp khách hàng thanh toán bằng TGNH thì tổ tiền sẽ căn cứ vào giấy báo có để phản ánh nghiệp vụ phát sinh.
4. 2- Hệ thống chứng từ sử dụng : Chứng từ về tiền
Phiếu thu Bảng kê nộp tiền mặt
Phiếu chi Biên bản kiểm kê qui
Uỷ nhiệm thu, uỷ nhiệm chi
Giấy đề nghị tạm ứng Giấy đề nghị thanh toán Bảng kê nộp séc
Giấy báo Nợ, giấy báo Có
Chứng từ vật t, hàng hoá
Phiếu nhập kho Biên bản kiểm kê vật t, hàng hoá
Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ Phiếu kê mua hàng Hoá đơn GTGT
Chứng từ lao động tiền lơng
Hợp đồng lao động
Bảng thanh toán lơng
Giấy đi đờng
Bảng kê thanh toán Lệnh
đìêu xe
Chứng từ TSCĐ
Hoá đơn mua tài sản Biên bản thanh lý TSCĐ
Bange kê khấy hao TSCĐ
Phiếu xuất kho tài sản (*) BB đánh giá lại TSCĐ Biên bản giao nhận TSCĐ
(*): TSCĐ mua về đều đợc nhập kho sau đó mới xuất kho để sử dụng. Tổ hàng hoá Tổ phải trả Tổ phải thu Tổ tiền ( 1 ) ( 4 ) ( 3 ) ( 2 )
4. 3- Hệ hống tài khoản sử dụng :
Hệ thống tài khoản kế toán do doanh nghiệp sử dụng dựa trên QĐ số 1141/TC-QĐ-CĐKT ngày 1/11/1995 của Bộ Tài chính và thông t số 10 TC/CĐKT ngày 20/3/1997 của Bộ Tài chính hớng dẫn bổ sung chế độ kế toán doanh nghiệp. Nhng do công ty sử dụng phần mềm kế toán Mỹ – dùng cho các doanh nghiệp kinh doanh thơng mại nên công ty ASIAN chỉ sử dụng một số tài khoản cần thiết phù hợp với công tác kế toán của mình. Đồng thời công ty cũng sử dụng những tài khoản mang tính chất trung gian để tiện cho việc phân công công việc.
4. 4- Tổ chức sổ kế toán.
Việc hạch toán của công ty đợc tiến hành theo phơng pháp kê khai thờng xuyên.
Hình thức sổ sử dụng là hình thức Nhật ký chung. Nhng thực tế trong quy trình ghi chép các nghiệp vụ phát sinh, kế toán đã bỏ qua công tác ghi Nhật ký và tiến hành ghi luôn vào Sổ chi tiết, Sổ Cái tài khoản.
Các loại sổ sử dụng :
Sổ tổng hợp : Sổ Cái của các TK cấp 1.
Sổ, thẻ kế toán chi tiết :
- Thẻ kho.
- Sổ chi tiết TK đợc mở cho tất cả các TK cấp 2, 3, 4 mà doanh nghiệp sử dụng bao gồm : Sổ chi tiết hàng hoá mở cho từng kho, từng loại mặt hàng. Sổ chi tiết thanh toán với ngời bán, với ngời mua, với Ngân sách Nhà nớc. . . Sổ chi tiết tiền gửi, tiền vay.
. . .
Sơ đồ trình tự thực hiện việc ghi sổ nh sau :
(1) Hàng ngày các chứng từ gốc phát sinh từ các bộ phận đợc chuyển trực tiếp cho kế toán chi tiết, kế toán kiểm tra lại các chứng từ sau đó nhập dữ liệu vào máy bằng cách lập phiếu kế toán.
(2) Sau khi nhận đợc các thông tin do kế toán nhập vào, máy tiến hành ghi sổ kế toán chi tiết, sổ Cái và lên các bảng tổng hợp, các báo cáo phục vụ quản trị nội bộ.
Cuối kỳ, căn cứ vào số liệu của các sổ cái kế toán tiến hành lập các Báo cáo tài chính.
4. 5- Hệ thống báo cáo kế toán :
Các Baó cáo theo qui định chung của Nhà nớc :
Báo cáo kết quả kinh doanh Bảng kê khai mức lơng của công ty Báo cáo thuế thu nhập doanh nghiệp Tờ khai thuế GTGT
Bảng cân đối tài khoản
Báo cáo lu chuyển tiền tệ. Thuyết minh báo cáo tài chính Chứng từ gốc Sổ chi tiết Tổng hợp chi tiết Sổ Cái Báo cáo (1) (2) (3)
Bảng cân đối kế toán
Các Báo cáo dùng cho quản trị nội bộ :
Báo cáo bán hàng(số lợng , giá cả, chủng loại )… Báo cáo các khoản phải thu
Báo cáo tổng lợi nhuận Báo cáo các khoản phải trả
Báo cáo chi phí Báo cáo hàng tồn kho
Báo cáo về sử dụng vốn Báo cáo quĩ
Báo cáo về nhân lực Báo cáo doanh thu
II- hạch toán các nghiệp vụ thanh toán tại công ty cổ phần đầu t và phát triển công nghệ đông á.
1 - Đặc điểm tổ chức các nghiệp vụ thanh toán.
Do công ty hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh thơng mại nên các nghiệp vụ thanh toán càng trở nên có ý nghĩa quan trọng. Các nghiệp vụ thanh toán với ngời bán, với khách hàng và với Nhà nớc là các nghiệp vụ thờng xuyên diễn ra đòi hỏi có sự tổ chức công tác một cách hợp lý và có hiệu quả. Chính vì vậy số lợng kế toán viên làm công tác hạch toán các nghiệp vụ thanh toán chiếm tỷ trọng lớn và đợc chia làm hai tổ : tổ phải thu (AR) và tổ phải trả (AP). Các khách hàng đợc quản lý theo vùng, theo loại hình kinh doanh. Tất cả các đối t- ợng : khách hàng, nhà cung cấp, cơ quan hải quan đều đợc mã hoá để ghi chép và quản lý.
2-Hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với ngời bán.
Mặc dù các nhà cung cấp của công ty bao gồm cả nhà cung cấp trong nớc và nớc ngoài nhng đối với mặt hàng kinh doanh của công ty chủ yếu tính bằng ngoại tệ và ngoại tệ chủ yếu là USD.
Các chứng từ sử dụng để thanh toán bao gồm :
• Hoá đơn VAT , hoá đơn bán hàng.
• Vận đơn
• Giấy báo Nợ của Ngân hàng ( séc tiền mặt , séc chuyển khoản,uỷ nhiệm chi )
• Phiếu Chi
Để hạch toán các nghiệp vụ thanh toán với ngời bán, kế toán sử dụng tài khoản : TK 331- Phải trả ngời bán. Tài khoản này đợc chi tiết thành các tài khoản cấp 2 : - TK 3311 : Phải trả ngời bán
- TK 3312 : Đặt trớc cho ngời bán
Các tài khoản này đợc mở chi tiết cho từng ngời bán, cả những nhà cung cấp thờng xuyên và nhà cung cấp nhỏ, lẻ.
Tất cả các nghiệp vụ thanh toán với nhà cung cấp của công ty đều đợc hạch toán qua TK 331 bao gồm cả trờng hợp thanh toán ngay bằng tiền.
Công ty áp dụng tỷ giá thực tế.
VD1 : Ngày 15/04/2003 cổ phần đầu t và phát triển công nghệ ASIAN mua hàng của Công ty TNHH tin học Tân Thái Bình .Giá trị hàng mua : 2073 USD, thuế suất VAT 5%. Tỷ giá trong ngày : 15. 475VND/USD.
Thời hạn thanh toán theo thoả thuận : ngày 15/04/2003 .Thời hạn thanh toán là sau 15 ngày kể từ ngày mua.
Ngày 24/04/2003 công ty thanh toán tiền hàng cho ngời bán bằng tiền mặt, tỷ giá 15. 478VND/USD. Do thanh toán trớc hạn nên đợc hởng chiết khấu 1% trên tổng số tiền thanh toán.
Hoá đơn ( VAT ) Mẫu số : 01 GTKT- 3LL Liên 2 : ( Giao khách hàng) KG/01-B Ngày 3 tháng 12 năm 2003 Số 042616 Đơn vị bán hàng : Công ty TNHH Tân Thái Bình .
Địa chỉ :197 Nguyễn Chí Thanh– Hà Nội Số tài khoản Điện thoại : 7335462 MS : 0101107422
Họ tên ngời mua hàng :
Đơn vị : Công ty cổ phần đầu t và phát triển công nghệ ASIAN Địa chỉ : số 250 đờng Giải Phóng, Hà Nội Số tài khoản :
Hình thức thanh toán : MS : 0101301010 STT Tên hàng hoá, dịch vụ ĐV
tính Số lợng Đơn giá Thành tiền
A B C 1 2 3=1x2 01 Noterbook Amada Bộ 03 15252300 45756900 CPU PIV 2.4 Ghz/ DDram 256mb/HDD 40Gb/FDD Monitơr 15 DFX Cộng tiền hàng 45756900
Thuế suất VAT 5% Tiền thuế 2287845
Tổng cộng tiền thanh toán 48044745
Số tiền viết bằng chữ : Bốn mơi tám triệu không trăm bốn bốn ngàn bảy trăm bốn năm đồng
Ngời mua hàng Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị
Cùng ngày hàng hoá đợc nhập kho, kế toán vật t lập Phiếu nhập kho. Căn cứ vào tỷ giá trong ngày là 15875VND/USD tính ra giá trị hàng nhập bằng tiền Việt Nam.
Ngày24 tháng 04năm 2003 : Căn cứ vào hoá đơn VAT, phiếu nhập kho, kế toán tiến hành ghi sổ chi tiết phải trả ngời bán (biểu số 1), sổ chi tiết theo dõi cả nguyên tệ và tiền VND. Tỷ giá 15. 478VND/USD. (Đơn vị VND) Nợ TK 156 :31207350 Nợ TK 133 : 315225.75 Có TK 331- 3311 : 31522575 C1442 24/04/03 Trả tiền mua hàng 111 31528686 Chiết khấu thanh toán 711 315286. Điều chỉnh tỷ giá 413 6111 ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... Tổng PS 315286 Số d cuối kỳ 4235286. Biểu Số 1 Công ty cổ phần đầu t và phát triển EAST-ASIAN Bảng kê chứng từ Sổ chi tiết TK : 3311 Phải trả ng– ời bán
Tên : Công ty TNHH tin học Tuấn Thành Mã NCC : 3040041
Từ ngày 15/04/2003 đến ngày 30/04/2003 Đơn vị tính : VNĐ
Sốhiệu
CT Ngày Diễn giải TK đối ứng
Loại
NT Tỷ giá Số ghi nợNT VNĐ Số ghi cóNT VNĐ Số d đầu kỳ 3.920.000 ... ... ... ... ... ... ... ... ... ... 15/04/03 Mua hàng Tuấn Thành 156 USD 1547 5 1940 30021500 VAT 5% 133 USD 15.47 5 97 1501075 ... ... ... ... ... ... ... ... ... ...
Chiết khấu đợc hởng 315286.86VND. Kế toán lập phiếu chi, số tiền thực chi là 31213400VND.
công ty EAST-ASIAN
phiếu chi
Ngày 24 tháng 04 năm 2003
Họ và tên ngời nhận tiền : Công ty TNHH tin học Hoàng Thành Địa chỉ : 24E Lý Nam Đế- Hà Nội.
Lý do chi : Trả tiền mua noterbook cho hoá. đơn Số tiền : 31213400VNĐ
Bằng chữ :Ba mơi mốt triệu hai trăm mời ba ngàn bốn trăm đồng. Kèm theo : Hoá đơn mua hàng, Phiếu nhập kho.
Đã nhận đủ số tiền ( viết bằng chữ ) : Ba mơi mốt triệu hai trăm mời ba ngàn bốn trăm đồng Chi, ngày24 tháng 04năm 2003
Thủ trởng đơn vị KTT Ngời lập Thủ quỹ Ngời nhận tiền
( ký, họ tên) ( ký, họ tên) ( ký, họ tên) ( ký, họ tên) ( ký, họ tên)
Căn cứ vào phiếu chi, kế toán tiến hành ghi sổ chi tiết phải trả ngời bán (Biểu số 2). Số chênh lệch tỷ giá đợc hạch toán vào TK 515 hoặc TK 635.
Nợ TK 3311 : 31522575 Nợ TK 635 : 6111 Có TK 111 : 31213400 Có TK 515 :315286
Cuối kỳ, căn cứ vào số d đầu kỳ, tổng phát sinh Nợ, tổng phát sinh Có, số d cuối kỳ của từng sổ chi tiết phải trả ngời bán, kế toán lập Bảng tổng hợp chi tiết phải trả ngời bán (Biểu số 2 – trang 53).
Số : 1442 Nợ TK : 3311 Có TK : 111
Biểu Số 2
Mã NCC Tên D đầu kỳ