- Nếu số tiền bồi thờng vợt quá phân cấp, phải thông báo và xin ý kiến chỉ đạo của Tổng công ty trớc khi giải quyết bồi thờng.
2. Tình hình triển khai nghiệp vụ bảo hiểm hàng hoá xuất nhập khẩu vận chuyển bằng đờng biển ở Công ty Bảo Minh Hà Nội.
2.3. Công tác giải quyết khiếu nại bồi thờng.
Trên tinh thần nguyên tắc tăng cờng quyền hạn và ý thức trách nhiệm của công ty khu vực cũng nh nhằm phục vụ khách hàng một cách nhanh chóng và hiệu quả nhất, tổng công ty Bảo Minh đã quy định phân cấp bồi thờng cho các công ty. Bảo Minh Hà Nội là công ty cấp I và cũng là công ty lớn nhất miền Bắc nên đợc Tổng công ty quy định hạn mức phân cấp bồi thờng đối với nghiệp vụ này là 15.000 USD/vụ (tơng đơng VNĐ). Trong trờng hợp có những hồ sơ vợt phân cấp, Công ty phải thu nhập đầy đủ hồ sơ bồi thờng theo quy định khẩn trơng làm báo cáo có ý kiến của đơn vị gửi về Tổng công ty để xem xét bồi thờng.
Quy trình giải quyết bồi thờng ở Bảo Minh Hà Nội cũng đợc tiến hành theo các bớc sau:
a. Tiếp nhận hồ sơ khiếu nại:
Bộ hồ sơ khiếu nại đối với tổn thất hàng hoá xuất nhập khẩu vận chuyển bằng đờng biển có:
+ Hợp đồng bảo hiểm và giấy sửa đổi bổ sung (nếu có) + Vận đơn đờng biển (bản gốc)
+ Phiếu đóng gói (bản gốc) + Biên bản giám định (bản gốc)
+ Các chứng từ giao nhận hàng của cảng hoặc cơ quan chức năng. + Thông báo tổn thất
+ Hoá đơn biên lai các chi phí khác
+ Các chứng từ liên quan (nếu tổn thất phát sinh do lỗi của ngời thứ ba).
b. Kiểm tra chứng từ:
Khi tiếp nhận, cán bộ làm công tác giải quyết bồi thờng của chi nhánh sẽ kiểm tra cẩn thận tính đầy đủ và hợp pháp của bộ chứng từ. Nếu có thiếu sót, nhầm lẫn thì phải yêu cầu khách hàng bổ sung hoặc hiệu đính lại.
c. Xác minh phí:
Kiểm tra xem ngời đợc bảo hiểm có thực hiện và thực hiện đúng nghĩa vụ đóng phí của mình không, đây là một trong các biện pháp ngăn ngừa tình trạng gian lận trong bảo hiểm có ý đồ trục lợi cho riêng mình. Nói chung đối với mọi trờng hợp (trừ khi có thoả thuận khác bằng văn bản) thì việc cha đóng phí bảo hiểm theo hợp đồng vào thời điểm phát sinh khiếu nại đều đồng nghĩa với việc tổn thất nằm ngoài phạm vi trách nhiệm của bảo hiểm.
d. Giám định tổn thất:
Lúc này cán bộ làm công tác bồi thờng sẽ nghiên cứu những vấn đề sau: + Ngời khiếu nại có quyền lợi bảo hiểm không ?
+ Tổn thất xảy ra có trong thời hạn hiệu lực của hợp đồng bảo hiểm không ? + Tổn thất có phải do những rủi ro loại trừ gây ra không ?
+ Tổn thất có đợc bảo hiểm theo các điều kiện bảo hiểm nh đã thoả thuận không ?
Chỉ cần không đáp ứng đợc một trong các câu hỏi trên thì có nghĩa là nó đã nằm ngoài phạm vi trách nhiệm bảo hiểm. Khi đó chi nhánh sẽ lập công văn gửi ng- ời khiếu nại (bằng fax hoặc gửi qua bu điện) để từ chối việc bồi thờng tổn thất mà anh ta yêu cầu. Trong công văn phải nêu tóm tắt sự việc và lý do khớc từ trách nhiệm bảo hiểm sao cho có tình có lý nhất.
Nếu tổn thất thuộc phạm vi trách nhiệm bảo hiểm thì cán bộ xét bồi thờng lúc này phải tính đến số tiền dự tính bồi thờng, rồi làm tờ trình để trình lãnh đạo theo phân cấp bồi thờng xem xét và cho ý kiến về việc bồi thờng.
Cách tính số tiền dự tính bồi thờng của công ty cũng tuân theo phơng pháp chung nh đã giới thiệu ở Chơng II.
e. Thanh toán bồi thờng.
Giai đoạn cuối cùng trong quá trình giải quyết bồi thờng là việc thanh toán bồi thờng. Sau khi lãnh đạo xem xét và đồng ý phê duyệt bồi thờng, cán bộ xét bồi thờng phải gửi thông báo số tiền bồi thờng để lấy ý kiến chấp nhận từ phía khách hàng đồng thời chuẩn bị hồ sơ để đòi ngời nhận tái bảo hiểm hay đòi ngời thứ ba nếu có. Khi nhận đợc ý kiến chấp nhận của khách hàng số tiền bồi thờng sẽ đợc chuyển khoản theo số tài khoản của khách hàng.
Bên cạnh hoạt động khai thác, thu phí thì xét giải quyết bồi thờng cũng là một khâu then chốt tác động đến số lãi thực thu của chi nhánh nói chung và trong nghiệp vụ bảo hiểm hàng hoá xuất nhập khẩu vận chuyển bằng đờng biển nói riêng, nếu hiệu quả của công tác giải quyết khiếu nại bồi thờng nâng lên thì góp phần giảm khoản chi, từ đó tăng lợi nhuận và cũng là hiệu quả kinh doanh.
Theo số liệu thống kê của Bộ Tài chính về tình hình tổn thất lớn hàng hoá từ 1995 đến 1999, trong 27 vụ tổn thất, Bảo Minh có 12 vụ chiếm 44,4%, tổng số tiền bồi thờng là 18.974.228 USD, trong đó Bảo Minh đã bồi thờng 8.165.183 USD, bằng 43% tổng số tiền bồi thờng, cao hơn rất nhiều so với Bảo Việt là 7.092.955 USD, PIJICO là 587.072 USD, Bảo Long là 1.973.867 USD và PVIC là 355.140 USD.
Để hiểu rõ hơn kết quả chi bồi thờng tổn thất trong bảo hiểm hàng hoá xuất nhập khẩu vận chuyển bằng đờng biển ở Bảo Minh Hà Nội, ta hãy nghiên cứu tình hình thực hiện công tác này qua bảng sau:
Bảng 4: Tỷ lệ bồi thờng của nghiệp vụ bảo hiểm hàng hoá xuất nhập khẩu vận chuyển bằng đờng biển
Năm Tổng thu phí (triệu đồng) Chi bồi thờng (triệu đồng) Tỷ lệ bồi thờng (%) 1999 8.041,08 4.582,50 56,98 2000 9.650,16 4.811,63 49,86 2001 11.773,2 5.196,56 44,13 2002 13.812,3 5.875,75 42,54 2003 15.011,2 6.262,67 41,72 2004 17.021,2 6.583,72 38,67
(Nguồn: Số liệu thống kê của Bảo Minh Hà Nội)
Qua số liệu trên cho thấy tỉ lệ bồi thờng có xu hớng giảm qua các năm: 56,98% năm 1999 xuống còn 38,67% năm 2004, nhng số tiền thực chi bồi thờng lại tăng lên qua các năm. Tốc độ tăng bồi thờng nhỏ hơn tốc độ tăng của doanh thu phí bảo hiểm và kim ngạch bảo hiểm. Điều này không hàm ý rằng việc bồi thờng của Công ty Bảo Minh Hà Nội là dây da nợ đọng, ở đây nó nói lên chất lợng của công tác đề phòng hạn chế tổn thất ngày càng tốt, đồng thời các công đoạn từ khai thác, giám định bồi thờng đợc nâng cao, nó đảm bảo hợp lý quyền lợi của ngời đợc bảo hiểm, nâng cao uy tín cho Công ty cũng nh Tổng Công ty và số lợng khách hàng đến với Tổng Công ty ngày càng nhiều.
Nếu chỉ nhìn vào cột chi bồi thờng thì thấy chi bồi thờng tổn thất của Tổng Công ty tăng lên nhng khi xem phần kim ngạch bảo hiểm thì thấy ngay việc tăng tổn thất của Công ty là do sự tăng lên của kim ngạch bảo hiểm. Từ đây cho thấy hiệu quả của công tác giám định bồi thờng đợc nâng cao lên đảm bảo quyền hợp lý của khách hàng, nâng cao uy tín của Công ty cũng nh của Tổng Công ty.