Là phương pháp theo dõi không thường xuyên liên tục về tình hình biến động của các loại vật tư, sản phẩm trên các tài khoản kế toán. Căn cứ vào kết quả kiểm kê thực tế để phản ánh trị giá của vật tư hàng hóa tồn kho cuối kỳ trên sổ kế toán.
2.2.Đặc điểm:
- Các tài khoản phản ánh hàng tồn kho chỉ phản ánh giá trị vật tư hàng hóa tồn đầu kỳ và cuối kỳ
- Phản ánh tình hình mua vào, nhập kho vật tư, hàng hóa trên tài khoản 611 - Mua hàng
- Cuối kỳ tiến hành kiểm kê hàng tồn kho cuối kỳ:
Giá thực tế tồn kho cuối kỳ = SL tồn x Đơn giá tính cho hàng tồn kho
Giá thực tế xuất = Trị giá thực tế tồn đầu kỳ + Trị giá thực tế mua, nhập vào trong kỳ - Trị giá thực tế tồn cuối kỳ
2.3.Nội dung:
- Không theo dõi, phản ánh thường xuyên, liên tục;
- Chỉ phản ánh hàng tồn đầu kỳ và cuối kỳ, không phản ánh nhập - xuất trong kỳ; - Trị giá hàng xuất kho trong kỳ = trị giá hàng tồn kho đầu kỳ + trị giá hàng nhập kho trong kỳ - trị giá hàng tồn kho cuối kỳ. (cuối kỳ mới tính được)
(cuối kỳ kiểm kê, xác định hàng tồn kho; sau đó, kết chuyển trị giá hàng xuất trong kỳ)
2.4.Chứng từ sử dụng
- Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho. - Biên bản kiểm kê vật tư, hàng hoá.
- Cuối kỳ kế toán nhận chứng từ nhập xuất hàng hoá từ thủ kho, kiểm tra và phân loại chứng từ theo từng chủng loại, từng nhóm hàng hoá, ghi giá hạch toán và tính tiền cho từng chứng từ.
2.5.Tài khoản sử dụng
Theo phương pháp này mọi sự tăng giảm giá trị hàng tồn kho không được theo dõi trên các tài khoản hàng tồn kho, mà chỉ theo dõi qua các tài khoản trung gian sau đây:
+ TK 611 – Mua hàng. + TK 631 – Giá thành.
+ Tk 632 – Giá vốn hàng bán.
2.6.Sổ kế toán:
- Là các tờ sổ theo mẫu quy định, dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo đúng phương pháp của kế toán trên cơ sở số liệu của chứng từ kế toán.
- Các doanh nghiệp khác nhau về loại hình, quy mô và điều kiện kế toán sẽ hình thành 1 hình thức tổ chức sổ kế toán khác nhau : sổ Nhật ký - Sổ cái, sổ Nhật ký chung và sổ cái, sổ Nhật ký chứng từ…
2.7.Phương pháp hạch toán
2.7.1. Đối với vật tư hàng hoá
- Đầu kỳ, kế toán kết chuyển trị giá thực tế của hàng hóa, vật tư đang đi trên đường, vật tư hàng hoá tồn kho cuối kỳ trước sang TK 611:
Nợ TK 611 - Mua hàng
Có TK 151, 152, 153, 156 - Ghi nhận giá trị mua hàng trong kỳ
Nợ TK 611 - Mua hàng
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (Nếu có) Có TK 111, 112, 331
+ Nếu được chiết khấu thương mại, giảm giá: Nợ TK 111, 112, 331
Có TK 133(1331) – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có) Có TK 611(6111) Giá thực tế thanh toán
+ Nếu được hưởng chiết khấu thanh toán: Nợ TK 111, 112, 331
Có TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính
- Cuối kỳ, kế toán căn cứ vào kết quả kiểm kê xác định trị giá thực tế của hàng hóa, vật tư đã mua nhưng chưa về nhập kho, hàng hoá vật tư tồn kho cuối kỳ, ghi:
Nợ TK 151, 152, 153, 156 Có TK 611 – Mua hàng
- Sau khi có đầy đủ các bút toán trên, kế toán Tính giá trị vật tư, hàng hoá xuất kho sử dụng cho sản xuất kinh doanh, gửi bán hoặc xuất bán trực tiếp trong kỳ và ghi: Nợ TK 621, 641, 642, 632
Nợ TK 157 – Hàng gửi đi bán Có TK 611 – Mua hàng
Sơ đồ hạch toán
2.7.2. Đối với thành phẩm
- Đầu kỳ kế toán kết chuyển giá trị thành phẩm tồn kho đầu kỳ vào TK 632 “Giá vốn hàng bán”, và ghi:
Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán Có TK 155 - Thành phẩm Có TK 157 – Hàng gửi đi bán
- Trong kỳ, căn cứ các chứng từ phản ánh nhập, xuất, tiêu thụ sản phẩm, dịch vụ, ghi: + Phản ánh giá vốn hàng bán bị trả lại:
Nợ TK 631 – Giá thành sản xuất Có TK 632 – Giá vốn hàng bán
+ Phản ánh tổng giá thành sản phẩm, dịch vụ đã hoàn thành nhập kho trong kỳ, gửi bán hay tiêu thụ trực tiếp:
Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán Có TK 631 – Giá thành sản xuất
- Cuối kỳ, căn cứ kết quả kiểm kê hàng tồn kho chưa tiêu thụ, kế toán tiến hành kết chuyển giá trị sản phẩm, dịch vụ chưa tiêu thụ cuối kỳ
Có TK 632 – Giá vốn hàng bán
Đồng thời xác định và kết chuyển giá vốn hàng bán đã xác định là tiêu thụ trong kỳ theo công thức:
Giá vốn hàng tiêu thụ
trong kỳ
= Giá vốn hàngchưa tiêu thụ đầu kỳ
+ Tổng giá thành sảnphẩm, dịch vụ sản xuất trong kỳ
- Giá vốn hàngchưa tiêu thụ cuối kỳ
Nợ TK 911 – Xác định kết quả kinh doanh Có TK 632 – Giá vốn hàng bán
Sơ đồ hạch toán
2.7.3. Đối với chi phí sản xuất kinh doanh dở dang
Theo phương pháp kiểm kê định kỳ việc tổng hợp chi phí sản xuất và tính giá thành phẩm được thực hiện trên tài khoản 631 “giá thành sản xuất”.
+ Đầu kỳ, kết chuyển giá trị sản phẩm dở dang từ tài khoản 154 về TK 631: Nợ TK 631 – Giá thành sản xuất
Có TK 154 – Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang + Cuối kỳ, các chi phí sản xuất được kết chuyển về TK 631:
Nợ TK 631 – Giá thành sản xuất Có TK 621, 622, 627
Căn cứ kết quả kiểm kê đánh giá sản phẩm dở dang, kết chuyển về TK 54: Nợ TK 154 – Chi phí sản xuất kinh doanh dở dang
Có TK 631 – Giá thành sản xuất
Căn cứ vào bảng tính giá thành, phản ánh tổng giá thành sản phẩm hoàn thành trong kỳ:
Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán Có TK 631 – Giá thành sản xuất
Sơ đồ hạch toán
2.8.Ưu điểm và nhược điểm:
2.8.1.Ưu điểm
Giảm khối lượng ghi chép cho người làm công tác kế toán.
2.8.2.Nhược điểm:
- Công việc kế toán dồn vào cuối kỳ.
- Công việc kiểm tra không thường xuyên trong tình hình nhập, xuất kho là liên tục sẽ gây hạn chế chức năng kiểm tra của kế toán trong quản lý.
- Khó phát hiện sai sót nếu khi kiểm kê hàng thực tế nhập kho không trùng với ghi sổ kế toán.