Ví dụ: Để bổ sung thêm đường biểu diễn số liệu của năm 2007 vào
đồ thị:
- Chọn miền dữ liệu cần bổ sung - Kéo thả miền này vào đồ thị
Chương 06 QUẢN TRỊ DỮ LIỆU 6.1 Khái niệm cơ bản
Cơ sở dữ liệu (CSDL) là tập hợp các dữ liệu được sắp xếp trên một vùng chữ nhật (gồm ít nhất 2 hàng) của bảng tính theo quy định sau:
- Hàng đầu tiên ghi các tiêu đề của dữ liệu, mỗi tiêu đề trên một cột. Các tiêu đề này được gọi là trường (field)
- Từ hàng thứ hai trở đi chứa dữ liệu, mỗi hàng là một bản ghi (record)
Chú ý:
+ Tên các trường phải là dạng ký tự, không được dùng số, công thức, tọa độ ô... ). Nên đặt tên trường ngắn gọn, không trùng lặp.
+ Không nên có miền rỗng trong CSDL.
6.2 Sắp xếp dữ liệu
- Nếu định sắp xếp cho toàn bộ CSDL: về ô bất kỳ của nó. Nếu chỉ định sắp xếp cho một số bản ghi: chọn miền dữ liệu cần đưa vào sắp xếp.
- Mở menu Data → Sort, xuất hiện hộp thoại Sort
- Calc cung cấp 3 điều kiện để sắp xếp. Chọn các trường cần sắp xếp.
Sau đây là ý nghĩa các mục:
Sort by Cột ưu tiên nhất trong khóa sắp xếp.
Then by Cột ưu tiên thứ hai và thứ ba trong khóa sắp xếp Ascending Sắp xếp tăng dần
Desending Sắp xếp giảm dần Thẻ Option
Case Sensitive Phân biệt chữ hoa với chữ thường Top to bottom (sort rows) Sắp xếp các dòng trong CSDL Left to right (sort columns) Sắp xếp các cột trong CSDL.
- Chọn OK để bắt đầu sắp xếp.
Hình trên là hộp thoại Sort với các thông sốđể danh sách được xếp theo vần A, B, C của Tên, những bản ghi trùng tên thì xếp người có ĐTB cao lên trên, những bản ghi trùng ĐTB thì xếp người có điểm Tin cao lên trên. 6.3 Lọc dữ liệu 6.3.1 Các yếu tố cơ bản Để thực hiện lọc dữ liệu, phải xác định các yếu tố cơ bản sau trên bảng tính: - Miền dữ liệu (Database): chứa toàn bộ dữ liệu cần xử lý, kể cả hàng tiêu đề.
- Miền tiêu chuẩn (Criteria): là miền bất kỳ trên bảng tính ngoài vùng CSDL, chứa các tiêu chuẩn (điều kiện mà các bản ghi phải thỏa mãn). Miền tiêu chuẩn gồm tối thiểu 2 hàng: hàng đầu chứa tiêu đề của miền tiêu chẩn. Các tiêu đề này hoặc là tên trường hoặc là tên bất kỳ phụ
thuộc vào phương pháp thiết lập tiêu chuẩn trực tiếp hay gián tiếp. Từ
hàng thứ hai trởđi là tiêu chuẩn của CSDL.
Miền tiêu chuẩn so sánh trực tiếp: cho phép đưa vào các tiêu chuẩn
để so sánh dữ liệu trong một trường với một giá trị nào đó. Tiêu chuẩn so sánh trực tiếp được tạo ra theo nguyên tắc sau:
- Hàng đầu ghi tiêu đề chuẩn, lấy tên trường làm tiêu đề.
- Hàng thứ hai trởđi để ghi các tiêu chuẩn so sánh, trước các giá trị đó có thể thêm các toán tử so sánh như >, >=, <, <=. Các tiêu chuẩn trên cùng hàng (thường gọi là điều kiện và – and) được thực hiện đồng thời. Các tiêu chuẩn trên các hàng khác nhau (thường được gọi là điều kiện hoặc là – or) được thực hiện không đồng thời.
Miền tiêu chuẩn so sánh gián tiếp: hay còn gọi là tiêu chuẩn công thức: cho phép đưa vào các tiêu chuẩn để so sánh dữ liệu hoặc một phần dữ liệu trong một trường với một giá trị nào đó. Tiêu chuẩn so sánh gián tiếp được tạo ra theo nguyên tắc sau:
- Hàng đầu ghi tiêu đề cho các tiêu chuẩn. Tiêu đề này có thể đặt bất kỳ nhưng không được trùng với tên trường nào.
- Từ hàng thứ hai trở đi ghi các tiêu chuẩn so sánh, mỗi tiêu chuẩn là một công thức. Công thức này phải chứa địa chỉ của bản ghi đầu tiên. Kết quả thực hiện công thức này là một giá trị Logic: TRUE (đúng) hoặc FALSE (Sai) (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Miền đích (Copy to): miền trống trên bảng tính, dùng để chứa các bản ghi đạt tiêu chuẩn.
6.3.2 Lọc tự động (AutoFilter)
- Chọn miền dữ liệu định lọc (kể cả hàng tiêu đề).
- Chọn menu Data → Filter → AutoFilter, Calc tự động chèn những mũi tên vào bên phải của các tên trường.
- Chọn mũi tên tại cột chứa dữ liệu dùng làm tiêu chuẩn để lọc (Ví dụ tại cột Chức Vụ)
- Chọn một trong các mục tại menu để lọc tự động theo mục đích của mình.
Phần còn lại là danh sách giá trị của các bản ghi trong CSDL tại cột
đó. Khi cần lọc các bản ghi theo một giá trị cụ thể nào đó chỉ cần chọn giá trịđó trong Menu (ví dụ chọn Giám Đốc).
Hủy lọc dữ liệu:
- Hủy lọc trong 1 cột: Bấm chuột tại mũi tên của cột đó, chọn [All] - Hủy lọc toàn bộ: Data → Filter → AutoFilter để xóa dấu chọn.
6.3.3 Lọc nâng cao (Advanced Filter)
Advanced Filter dùng để tìm các bản ghi thỏa mãn các điều kiện phức tạp hơn. Chức năng lọc nâng cao này ứng với các tiêu chuẩn so sánh gián tiếp, bắt buộc phải dùng miền tiêu chuẩn. Các bước như sau:
- Chọn miền tiêu chuẩn - Chọn miền dữ liệu định lọc
Hình 25. Hộp thoại Advanced Filter
- Data → Filter → Advanced Filter, hộp thoại Advanced Filter xuất hiện
6.4 Tổng kết theo nhóm
6.4.1 Tổng kết theo một loại nhóm (SubTotal):
Chức năng này cho phép tạo các dòng tổng kết trong một CSDL. SubTotal sẽ chèn tại các vị trí cần thiết các tính toán thống kê theo yêu cầu của người sử dụng. Các bước thực hiện như sau:
Bước 1: Sắp xếp dữ liệu theo trường cần tạo SubTotal
Bước 2: Chọn Data → SubTotal xuất hiện hộp thoại SubTotal Trong đó
Hình 26. Hộp thoại Subtotals
- Chọn trường cần tính toán tại Calculate subtotals for.
- Chọn hàm để tính toán tổng kết dữ liệu. Hàm ngầm định là SUM.
6.4.2 Tổng kết theo nhiều loại nhóm
Chức năng này của Calc cho phép tự động hóa quá trình tổng kết theo nhiều nhóm, phân tích và đánh giá số liệu mà sau đây chúng tôi gọi
là: Bảng tổng hợp.
Bảng tổng hợp được chia làm 4 vùng:
- Page Field: Toàn bộ dữ liệu được tổng kết theo từng nhóm của trường này. Page Field luôn nằm ở phía trên của bảng tổng hợp.
- Row Field: Mỗi nhóm dữ liệu của trường này được tổng kết trên một dòng, vì vậy được gọi là “Row”. Nếu số Row Field nhiều hơn 1, bảng tổng hợp sẽ tổng kết các trường này theo kiểu lồng nhau theo thứ tự
từ trên xuống dưới. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Column Field: Mỗi nhóm dữ liệu của trường này được tổng kết trên một cột, vì vậy được gọi là “Column”. Nếu số nhóm này nhiều hơn 1, bảng tổng hợp sẽ tổng kết các nhóm này theo thứ tự từ trái sang phải.
- Data Field: Vùng chính của bảng tổng hợp ghi kết quả của một phép toán.
Tạo mới một bảng tổng hợp
- Chọn miền dữ liệu kể cả tiêu đề của các cột
- Chọn Data → DataPilot hộp thoại DataPilot xuất hiện
- Chọn các trường để đưa vào các vùng của bảng bằng cách kéo và thả tên trường ở bên phải hộp thoại tới các vùng được ấn định trong bảng. Bấm OK để kết thúc.
Điều chỉnh bảng tổng hợp
- Thay đổi vị trí các trường: Trong bảng tổng hợp kéo và thả tên trường tại vị trí mong muốn.
- Bổ sung các trường:
+ Chọn ô bất kỳ của bảng tổng hợp + Chọn mục Data → DataPilot
+ Thực hiện lại các bước như khi tạo mới bảng tổng hợp để bổ
sung trường vào các vị trí mong muốn.
- Xóa trường: Trong bảng tổng hợp kéo tên trường cần xóa ra khỏi bảng.
- Sửa tên trường: Đưa con trỏ ô về trường cần thiết trong bảng tổng hợp và tiến hành sửa tên như sửa dữ liệu của bảng tính.
Tựđộng điều chỉnh bảng tổng hợp khi dữ liệu gốc thay đổi Sau khi sửa số liệu của CSDL
- Chọn ô bất kỳ của bảng tổng hợp - Chọn Data → Data Pilot → Refresh
Chương 07
TRÌNH BÀY TRANG VÀ IN 7.1 Chọn cỡ giấy, hướng in, đặt lề
- Chọn Format → Page, xuất hiện hộp thoại Page Styles, chọn thẻ
Page
Hình 28. Hộp thoại Page Style - Page
- Chọn cỡ giấy trong khung Paper Format
- Chọn Landscape để in giấy ngang, Portait để in dọc - Trong phần Margins chọn khoảng cách cho
Top Lề trên Bottom Lề dưới Left Lề trái Right Lề phải
- Đặt lại khoảng cách các lề cho phù hợp, cần chú ý rằng các khoảng cách này được tính bằng cm hoặc inch
- Bấm OK
7.2 Tạo tiêu đềđầu/cuối trang
Chọn Edit → Headers & Footers
- Chọn Headers hoặc Footers, xuất hiện danh sách các mẫu, ý nghĩa của chúng như sau:
(none) Để trống phần tiêu đềđầu/cuối trang Page 1 In chữ Page kèm theo số trang (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Page 1 of In chữ Page kèm theo số trang của tổng số trang Một số mẫu (sample) xuất hiện cho ta thấy kết quả của việc chọn. Bạn cũng có thể gõ vào tiêu đềđầu/cuối theo ý mình.
- Chọn OK
7.3 Lặp lại tiêu đề của bảng tính khi sang trang
Ở các bảng tính lớn, mỗi khi sang trang, để tránh phải gõ lại các tiêu đề, ta làm như sau:
Chọn Format → Print Ranges → Edit hộp thoại sau xuất hiện
Hình 29. Hộp thoại Edit Print Ranges
- Nếu cần lặp lại các hàng tiêu đề, trong khung Rows to repeat điền số thứ tự của chúng. Như hình vẽ, hàng thứ 2 của bảng tính được lặp lại, ta điền vào $2 (bằng cách gõ trực tiếp hoặc dùng chuột chọn 1 ô bất kỳ
- Nếu cần lặp lại các cột bên trái bảng tính trong khung Columns to repeat điền thứ tự của chúng bằng cách gõ trực tiếp hoặc dùng chuột chọn 2 ô bất kỳ nào trên cùng hàng của 2 cột đó. Chọn OK hoặc ấn Enter.
Ta chỉ thấy tiêu đề lặp lại khi chọn biểu tượng Print Preview hoặc in ra giấy.
7.4 In
Trước khi in nên:
- Chọn mục File → Print Preview (hoặc biểu tượng Print Preview)
để xem bố cục bảng tính.
- Kiểm tra xem máy in đã sẵn sàng chưa.
Để in toàn bộ bảng tính, chọn biểu tượng Print trên thanh công cụ Để in từng phần bảng tính:
Hình 30. Hộp thoại Print
- Chọn mục File → Print xuất hiện hộp thoại sau Selection In một khối đã được chọn trước đó.
Page In một dãy các trang: điền vào số thứ tự của trang
đầu và trang cuối cần in, cách nhau bằng dấu - Chọn OK hoặc ấn Enter để in
BÀI TẬP
Câu 1: Nhập liệu, tính toán và lưu file với cau1.ods
BẢNG DỰ TRÙ VẬT TƯ
STT Tên Vật Tư ĐVT Đơn giá
(đồng VN) Số Lượng Thành Tiền (đồng VN) 1 Xi măng P400 Bao 5000 1845 2 Cát M3 30000 16 3 Gạch thẻ 1000 viên 400000 12 4 Sắt 10 Kg 5200 345 5 Gạch men M2 52000 35 6 Sắt 20 Kg 6200 20 7 Gạch granit M2 132000 12 8 Gạch viền Viên 2000 2520 9 Bột trét tường Kg 1000 150 10 Sơn nước Kg 12000 150 11 Sơn dầu Kg 25000 35 12 Gạch trang trí viên 2500 100 Tổng cộng
Yêu cầu tính toán: Thành Tiền = Đơn Giá * Số Lượng. Tổng cộng = Tổng của cột Thành Tiền
Câu 2: Nhập liệu, tính toán và lưu file với cau2.ods.
LẬP CÔNG THỨC
STT A B A+B A*B A/B A+B*2 (A+B)*2 A+B +A*B
1 12 4 2 16 49 3 3.2 26.2 4 12.5 29.7 5 27 156 6 421 12 7 45 97.3 8 34.1 13.3 9 16.4 12 10 15 561 11 24.5 19 12 38.1 28.3
Câu 3: Nhập liệu và tính toán, lưu file với tên cau3.ods TÌNH HÌNH THỰC HIỆN KẾ HOẠCH Năm 2006 Đơn vị tính: 1,000,000 VNĐ ST T Tên đơn vị Kế hoạch Quý I Quý II Quý III Quý IV Cả năm Tỷ lệ Đánh giá 1 XN Cơ khí 900 145 411 267 280 12 Đạại A 2 XN Dệt 1,200 425 341 318 320 1,04 3 XN May 1,400 390 438 346 311 1 ạt loại B 4 XN Giày Da 870 167 179 214 235 795 .38% ông đạt 5 XN Đông Lạnh 2,100 456 541 534 532 98 hông đạt 6 XN Thuốc lá 756 232 224 245 257 7 XN Thuỷ sản 340 120 156 137 198 8 XN Chăn nuôi 120 35 32 27 30 Yêu cầu tính toán: CẢ NĂM = Cộng của 4 quý TỶ LỆ = CẢ NĂM / KẾ HOẠCH (Định dạng % và lấy hai số lẻ) ĐÁNH GIÁ : Nếu TỶ LỆ < 100% → Không đạt Nếu TỶ LỆ >=100% →Đạt Xếp lại bảng tính theo thứ tự giảm dần của cột CẢ NĂM. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Câu 4: Tính toán bài tập này và lưu file với tên cau4.ods
BẢNG KÊ HÀNG BÁN THÁNG 3/2007
STT TÊN HÀNG SỐ LƯỢNG ĐƠN GIÁ THUẾ PHÍ VC THÀNH TIỀN
1 Máy lạnh 12 540 2 Tivi 45 320 3 Xe Dream II 15 2800 4 Máy giặt 20 300 5 Đầu Video 5 120 6 Đầu DVD 60 230 7 Computer 13 460 8 Printer 15 120 9 Scanner 10 250 10 Camera 8 1230 11 Maxtor HDD 80 79 TỔNG CỘNG Giải thích: PHÍ VC: phí vận chuyển. Tính toán:
THUẾ = SỐ LƯỢNG * ĐƠN GIÁ * 10%
PHÍ VC = ĐƠN GIÁ * SỐ LƯỢNG * TỈ LỆ VC TỈ LỆ VC = 6% NẾU SỐ LƯỢNG < 30.
TỈ LỆ VC = 4% NẾU SỐ LƯỢNG >=30.
THÀNH TIỀN = ĐƠN GIÁ * SỐ LƯỢNG + THUẾ + PHÍ VC. Sắp xếp theo thứ tự tăng dần của cột THÀNH TIỀN.
Câu 5: Nhập dữ liệu, tính toán và lưu với tên Cau5.ods BẢNG TÍNH TIỀN ĐIỆN tháng 4/2007 STT HỌ VÀ TÊN CHỦ HỘ CSC CSM KW TĐIỆN VAT TỔNG CỘNG Trần Thanh Bình 115 240 Phạm Trường Lâm 120 350 Phan Cẩm Loan 161 421 Quách Thế Long 145 165 Trần Thị Hằng 225 320 Nguyễn Thị Tâm 142 178 Trần Văn Ngọc 125 156 Huỳnh Thanh Hoa 456 499 Lê Hoàng Tùng 431 488 Nguyễn Ngọc An 589 691 Trần Thanh Hồng 175 197 Lê Văn Hùng 346 456 Nguyễn Hữu Chiến 124 156 Trần Văn Tâm 132 342 Lê Hữu Hòa 357 451 Hồ Văn Lợi 751 851 Nguyễn Thị Lâm 478 567 Mức tiêu thụ lớn nhất trong tháng: Mức tiêu thụ trung bình trong tháng: Mức tiêu thụ nhỏ nhất trong tháng: Cộng: ? ? ? ?
Giải thích: CSC: Chỉ số cũ, CSM: Chỉ số mới, Tđiện: Tiền điện Yều cầu: Điền chuỗi số thứ tự vào cột STT . KW : Mức tiêu thụ trong tháng tính bằng KW = CHỈ SỐ MỚI - CHỈ SỐ CŨ. TIỀN ĐIỆN = Số KW * GIÁ TIỀN ĐIỆN /KW, biết giá tiền điện là 1200đ /KW VAT: 10% của TiềnĐiện. TỔNG CỘNG: Là tổng của TIỀN ĐIỆN và VAT. CỘNG = Tổng của cột TỔNG CỘNG Tìm mức tiêu thụ lớn nhất trong tháng. Tìm mức tiêu thụ trung bình trong tháng. Tìm mức tiêu thụ nhỏ nhất trong tháng.
Câu 6: Nhập dữ liệu, tính toán và lưu file cau6.ods
KẾT QUẢ TUYỂN SINH KHOÁ NGÀY 20/04/2007
STT HỌ VÀ TÊN SBD Khu vuc Anh văn Toán Tin học ĐiểmKV Tổng điểm Kết quả Trần Đình Anh 346B 1 9 7 5 Bảo Ngọc 890C 1 3 6 6
Bùi thi Thu Cúc 342B 3 5 8 4
Nguyễn thị Hằng 674B 2 7 8 4
Bùi văn Tuấn 781B 3 4 3 5
Trần Bình Minh 201C 2 8 8 9
Trần văn Hùng 459A 2 5 4 3
Bùi Thanh 576C 2 7 6 4
Nguyễn thị Thu 324A 1 7 8 4
Nguyễn văn Anh 231A 2 6 3 4
Lê Văn Hùng 142C 2 5 4 6
Nguyễn Hữu Chiến 231A 1 8 2 1
Trần Văn Thông 463C 2 2 5 4
Lê Hữu Hòa 346C 3 6 4 8
Tổng điểm thấp nhất:. Tổng điểm cao nhất:. Tổng điểm trung bình: Yều cầu:
Điền chuỗi số thứ tự vào cột STT .
Tính các cột còn lại của bảng tính theo các qui tắc sau:
Tổngđiểm: là tổng các môn thi (Anh văn hệ số 1, Toán và Tin học có hệ
số 2) và ĐiểmKV (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Kếtquả: Nếu TỔNG ĐIỂM bé hơn 25 thì ghi là “Thi lại”, ngược lại ghi “Đậu”.
Tìm TỔNG ĐIỂM thấp nhất . Tìm TỔNG ĐIỂM cao nhất . Tìm TỔNG ĐIỂM trung bình.