1. 4.3 Phơng pháp kế toán xuất hàng hoá
2.1.3. Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của công ty TNHH Sinh Nam
Hình 2.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty TNHH Sinh Nam:
*Ban lãnh đạo công ty :
Bao gồm 09 ngời là giám đốc, phó giám đốc, trởng phòng của các phòng. Có nhiệm vụ kiểm tra kiểm soát hoạt động của công ty và sự phối hợp giữa các phòng ban, xây dựng và hoạch định chiến lợc kinh doanh, dịch vụ cho công ty.
* Phòng nhân sự:
Giám đốc
P.Giám đốc P.Giám đốc
P.Kinh doanh P.Kế toán
Bao gồm 3 ngời chịu trách nhiệm trực tiếp trớc phó Giám Đốc công ty. Có trách nhiệm tiếp nhận, quản lý hồ sơ, cán bộ, nhân viên, theo dõi chấm công, chế độ bảo hiểm nghỉ phép, ốm đau, sinh sản, t… vấn phó Giám đốc về phát triển nhân sự.
*Phòng kinh doanh:
05 nhân viên kinh doanh có chức năng tổ chức kinh doanh của công ty từ việc tìm kiếm nguồn hàng lập các kế hoạch và xây dựng các chiến lợc kinh doanh nhằm phát triển thị trờng, thị phần của công ty trên thị trờng.
*Phòng xuất nhập khẩu:
05 nhân viên chuyên làm xuất nhập khẩu với đối tác nớc ngoài
*Phòng kế toán:
07 nhân viên thực hiện các công tác kế toán tài chính, hớng dẫn, kiểm tra kiểm soát, thống kê trong toàn công ty theo quy định.…
*Phòng bán hàng:
04 nhân viên phụ trách việc bán hàng tại công ty.
*Phòng kỹ thuật:
05 nhân viên có nhiệm vụ kiểm tra, lắp đặt, hớng dẫn sử dụng các trang thiết bị đảm bảo an toàn chính xác cho ngời sử dụng, phù hợp với yêu cầu kỹ thuật đặt ra.
2.1.4. Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại công ty TNHH Sinh Nam. 2.1.4.1. Tổ chức bộ máy kế toán.
Hình2.2 : Sơ đồ bộ máy kế toán của Công ty:
Công ty TNHH Sinh Nam đã áp dụng hình thức tổ chức công tác kế toán tập trung.
* Kế toán trởng: điều hành bộ phận kế toán của công ty, chịu trách nhiệm kiểm tra mọi chế độ tài chính và chế độ hoạch toán, kiểm tra và lập báo cáo tài chính theo chế độ của nhà nớc và của doanh nghiệp quy định. Ngoài ra kế toán trởng còn chịu trách nhiệm trớc ban giám đốc về tình hình của công ty và tham mu cho giám đốc.
* Kế toán tổng hợp: Kiểm tra, giám sát tất cả các kế toán thành viên. Tập hợp thông tin từ kế toán viên làm cầu nối với kế toán trởng. Chịu trách nhiệm kiểm tra và thực hiện các nghiệp vụ kế toán chung các khoản thanh toán và các công việc chung trong phòng kế toán, đồng thời thực hiện công việc quản lý hồ sơ khách hàng, hợp đồng kinh tế,...
Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp Kế toán ngân hàng và thanh toán Kế toán thuế và chi phí Thủ quỹ Kế toán xuất nhập hàng hóa Kế toán bán hàng
* Kế toán ngân hàng và thanh toán: theo dõi chặt chẽ các khoản tiền gửi ngân hàng, các hoạt động rút tiền, gửi tiền. Theo dõi, thực hiện hạch toán các khoản công nợ của công ty.
* Kế toán xuất nhập hàng hóa: Theo dõi tình hình xuất, nhập và tồn kho hàng hóa về mặt số lợng và giá cả, xác định giá vốn hàng mua, theo dõi nợ nhà cung cấp.
* Kế toán thuế và chi phí: Chịu trách nhiệm kê khai thuế GTGT đầu vào và đầu ra phát sinh trong tháng và năm, tiến hành lập báo cáo thuế hàng tháng, quản lý hóa đơn GTGT, phiếu nhập, phiếu xuất kho, lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn đối chiếu các khoản thu nộp với cơ quan nhà nớc và thực hiện các công việc khác khi đợc giao. Đồng thời theo dõi các khoản chi phí liên quan đến bán hàng hóa.
* Thủ quỹ: Rút tiền từ ngân hàng về quỹ. Tổ chức thu tiền và chi tiền khi có phiếu thu, phiếu chi do kế toán thành lập.
* Kế toán bán hàng: Tiến hành theo dõi các nghiệp vụ liên quan đến tiêu thụ hàng hóa, xác định doanh thu.
2.1.4.2.Các chính sách kế toán của công ty.
- Hình thức kế toán: Công ty TNHH Sinh Nam kế toán theo hình thức nhật kí chung có áp dụng phần mềm kế toán.
- Chế độ kế toán áp dụng: Công ty kế toán theo quyết định 15/22006.QĐ - BTC do Bộ Tài Chính ban hành ngày 20 tháng 3 năm 2006.
- Niên độ kế toán: Từ ngày 01/01 đến ngày 31/12 hàng năm. - Đơn vị tiền tệ sử dụng:
+Sử dụng đồng Việt Nam trong ghi chép và hạch toán.
+Khi quy đổi đồng tiền khác: Căn cứ vào tỷ giá thực tế của giao dịch hoặc tỷ giá do Ngân hàng nhà nớc Việt Nam công bố vào thời điểm nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
- Phơng pháp kế toán tài sản cố định:
+ Nguyên tắc đánh giá: Theo nguyên giá và giá trị còn lại của TSCĐ. + Phơng pháp khấu hao: áp dụng phơng pháp khấu hao đờng thẳng theo quyết định 206/2003/QĐ - BTC do Bộ Tài Chính ban hành ngày 12 tháng 12 năm 2006.
- Phơng pháp kế toán hàng tồn kho:
+ Phơng pháp hạch toán hàng tồn kho: Theo phơng pháp kê khai th- ờng xuyên.
+ Phơng pháp tính trị giá hàng tồn kho xuất kho: Theo phơng pháp bình quân gia quyền.
- Phơng pháp tính thuế GTGT: Theo phơng pháp khấu trừ.
- Sổ kế toán tại công ty: Công ty thực hiện việc in sổ sách báo cáo theo hình thức Nhật kí chung. Hình thức này có đặc điểm là đơn giản, dễ làm và rất phù hợp với thực hiện kế toán máy.
Theo hình thức kế toán Nhật ký chung của công ty đang sử dụng các sổ kế toán và các báo cáo tài chính theo quy định của Bộ Tài Chính và các sổ kế toán chi tiết, các báo cáo quản trị khác theo yêu cầu quản lý của công ty.
Công ty đang sử dụng phần mềm kế toán Fast Accounting, quy trình xử lý số liệu đợc thực hiện trên máy nh sau:
Hệ thống menu trong phần mềm kế toán Fast Accounting đợc tổ chức dới dạng menu 3 cấp: các phân hệ nghiệp vụ, hệ thống, danh mục từ điển và tham số tùy chọn.
2.2. Thực trạng tổ chức công tác kế toán hàng hoá tại công ty TNHH Sinh Nam.
2.2.1. Đặc điểm chung về hàng hoá của công ty.
Nhập chứng t vào các phân hệ nghiệp vụơ
Chứng t k toánơ Ơ
Lập chứng tơ
Nghiệp vụ kinh t phát sinhƠ
Cỏc t p nh t ệ ậ
ký
T p s cỏiệ ổ
Chuyển sang sổ cái
Lên sổ sách, báo cáo T p s cỏiệ ổ
Tệp sổ cái Các tệp nhật ký
In sổ sách kế toán, báo cáo tài chính, báo cáo quản trị theo yêu cầu
Công ty TNHH Sinh Nam là doanh nghiệp thơng mại hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực kinh doanh các trang thiết bị y tế, trang thiết bị khoa học kỹ thuật, cũng nh cung cấp các dịch vụ bảo hành bảo trì.
Hàng hoá của công ty có thể kể đến nh: máy siêu âm, máy hút dịch, bàn mổ, thiết bị đo nồng độ oxy, kính hiển vi, đèn mổ, máy giúp thở đây là…
những sản phẩm đòi hỏi tính chính xác về kỹ thuận, an toàn trong sử dụng nên bắt buộc công ty phải có sự đầu t về công tác quản lý chất lợng, bảo quản sản phẩm chặt chẽ. Đặc biệt đối với ngời sử dụng phải có sự hớng dẫn sử dụng thật cụ thể, chi tiết để có thể sử dụng hiệu quả, tránh nhầm lẫn cũng nh gặp phải những tai nạn đáng tiếc.
Hàng hoá của công ty đợc cung ứng từ hai nguồn: mua trong nớc và nhập khẩu. Trong đó mặt hàng nhập khẩu là chủ yếu và cũng là sản phẩm chủ đạo của công ty. Các mặt hàng này đợc nhập khẩu từ các quốc gia: Mỹ, Anh, Pháp, Hà Lan...Vì vậy hàng hoá của công ty rất đa dạng và phong phú.
Các trang thiết bị Y tế và phòng thí nghiệm nh: dàn Elisa, thiết bị vật t tiêu hao giải phẫu bệnh lí, mô hình ngời giả đào tạo hồi sức cấp cứu.
Các trang thiết bị khoa học kĩ thuật nh: thiết bị kiểm tra nhanh vệ sinh an toàn thực phẩm, thiết bị bảo quản mẫu Nitơ lỏng.
2.2.2. Đánh giá hàng hoá.
2.2.2.1. Đánh giá hàng hoá mua vào.
Đánh giá hàng hoá là việc dùng thớc đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của hàng hoá theo những nguyên tắc nhất định đảm bảo yêu cầu chân thực thống nhất. Trong kế toán nói chung và, kế toán hàng hoá nói riêng nguyên tắc cơ bản là hạch toán theo giá vốn thực tế.
* Với nguồn mua trong nớc: Căn cứ vào lợng hàng dự trữ trong kho, phòng kinh doanh của công ty lên kế hoạch mua hàng và tổ chức thực hiện kế
Chứng từ trong trờng hợp này là hoá đơn GTGT do bên bán lập( liên 2). Hàng hoá đợc vận chuyển về kho của công ty( công ty tự vận chuyển hoặc thuê ngoài). Tại kho thủ kho kiểm nhận hàng hoá trớc khi nhập kho, đồng thời ghi vào thẻ kho. Công ty có một bộ phận kiểm nhận sẽ chứng nhận kết quả kiểm nhận qua phiếu nhập kho. Thủ kho chỉ ghi số lợng thực nhập vào phiếu nhập kho căn cứ vào hoá đơn GTGT. Sau đó phiếu nhập kho và hoá đơn( GTGT) đ- ợc chuyển lên phòng kế toán . Kế toán lu phiếu nhập kho( phản ánh mặt hiện vật) và căn cứ vào hoá đơn( GTGT) để phản ánh mặt giá trị hàng hoá mua vào các sổ kế toán .
Việc xác định trị giá vốn của hàng mua trong nớc nh sau:
Trị giá mua thực tế của hàng nhập
kho
=
Giá mua ghi trên hoá đơn( không có thuế
GTGT)
- Các khoản giảm trừ (nếu có)
Trị giá vốn của hàng thực tế nhập kho đợc xác định:
Trị giá vốn thực tế của hàng
nhập kho
=
Giá mua ghi trên hoá đơn ( không có thuế GTGT) + Các chi phí mua thực tế ( không có thuế GTGT)
Trong đó chi phí mua thực tế bao gồm: chi phí vận chuyển, bốc dỡ, bảo quản…
Ví dụ1:
Theo phiếu nhập kho hàng hoá ngày 01/12/2010 ( Hoá đơn GTGT số 0014488 ngày 01/12/2010) nhập kho 7 Thiết bị kiểm tra nhanh vệ sinh an toàn thực phẩm của công ty TNHH áNH TUYếT 65 Tạ Quang Bửu, p Bách Khoa, Hai Bà Trng, Hà Nội.
Đơn giá mua: 102.820.000đồng/1 máy( cha bao gồm thuế GTGT).
Chi phí vận chuyển về tới kho của công ty là 510.504 đ.( cha bao gồm thuế GTGT).
Trị giá vốn thực tế của hàng nhập kho: 102.820.000 * 7 + 510.504 =720.250.504đ
Công ty TNHH SINH NAM 65D Tô Hiến Thành-HBT-Hà Nội
PHIếU NHậP KHO Số: 00108 Ngày 01/12/2010 Nợ : 156 Có : 331 -Họ và tên ngời giao hàng: công ty TNHH áNH TUYếT
Đ/C: 65 Tạ Quang Bửu, p.Bách Khoa, Hai Bà Trng, Hà Nội. - Nhập tại kho: 65D Tô Hiến Thành- Hà Nội.
STT Tên nhãn hiệu quy cách phẩm chất vật t Mã số Đơn vị tính Số l- ợng Đơn giá ( VNĐ) Thành tiền ( VNĐ) 1 Thiết bị kiểm tra nhanh
vệ sinh an toàn thực phẩm
Cái 7 720.250.504
Tổng cộng 720.250.504
- Tổng số tiền ( viết bằng chữ) : sáu trăm hai mơi triệu không trăm bốn bốn nghìn tám trăm bẩy sáu.
Ngày 01 tháng 12 năm 2010
Ngời lập Ngời giao Thủ kho Kế toán trởng
phiếu hàng (ký, họ tên) ( ký, họ tên)
(ký, họ tên) ( ký, họ tên)
Mẫu sổ 01- VT
(Ban hành theo QĐ số 15/2006/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trởng BTC)
Phơng thức nhập khẩu: hiện nay công ty chủ yếu sử dụnh phơng thức mua hàng trực tiếp theo hợp đồng kinh tế với nớc ngoài. Hàng nhập khẩu đợc mua theo giá CIF.
Phơng thức thanh toán: việc thanh toán tiền hàng với ngời xuất khẩu chủ yếu thông qua phơng thức thu tín dụng chứng từ ( L/C) và phơng thức chuyển tiền ( T/T). Khi nhập khẩu công ty sử dụng tỉ giá ngoại tệ do ngân hàng ngoại thơng công bố tại thời điểm thanh toán hàng hoá và sử dụng tỉ giá thực tế để phản ánh các tài khoản liên quan đến việc thu chi ngoại tệ.
Trình tự hoạt động nhập khẩu:
Hoạt động nhập khẩu trực tiếp là hoạt động diễn ra có tính chất thờng xuyênvà giữ một vị trí quan trọng trong công ty. Một thơng vụ nhập khẩu đợc thực hiện với sự phối hợp chặt chẽ giữa bộ phận kinh doanh xuất nhập khẩu và phòng kế toán tài chính.
- Để bắt đầu một thơng vụ nhập khẩu, trớc hết bộ phận xuất nhập khẩu phải tìm kiếm nguồn hàng của các đơn vị nớc ngoài thông qua hình thức đàm phán, giao dịch trực tiếp. Căn cứ vào đơn đặt hàng của bên mua, đơn chào hàng của bên bán bộ phận xuất nhập khẩu tiến hành lập phơng án kinh doanh trình giám đốc xét duyệt.
- Sau khi đàm phán có kết quả, phòng xuất nhập khẩu tiến hành ký hợp đồng ngoại chính( còn gọi là hợp đồng xuất khẩu). Hợp đồng này phải đợc ký kết theo đúng nguyên tắc, quy định của pháp luật dới hình thức văn bản. Trong đó hợp đồng phải ghi rõ các nội dung: chủ thể của hợp đồng, tên hàng hoá, điều kiện về phẩm chất, về chất lợng, giá cả, về điều kiện thanh toán, bồi thờng theo nội dung hai bên đã thoả thuận. Hợp đồng này đảm bảo quyền…
lợi cho cả hai bên cũng nh xác định rõ trách nhiệm quyền hạn mỗi bên. Hợp đồng này đợc lập với số bản tùy thuộc vào sự thoả thuận của hai bên nhng th- ờng nhiều hơn hai bản có thể bằng tiếng anh hay tiếng việt.
- Sau khi ký kết hợp đồng, phòng xuất khẩu đem hợp đồng xuất trình Bộ Công Thơng xin xác nhận vầo hợp đồng và xin hạn ngạch nhập khẩu (với những mặt hàng đợc quản lý bằng hạn ngạch). Trên cơ sở những giấy tờ đợc
xác nhận và giấy phép nhập khẩu nhân viên phòng xuất nhập khẩu cùng với phòng kế toán tài chính kèm các thủ tục cần thiết để mở L/C. Ngân hàng qua đó căn cứ vào đơn mở L/C , xem xét tình hình tài chính của công ty, nếu không có gì bất hợp lý thì tiến hành mở L/C. Sau đó ngân hàng gửi cho bên bán thông qua ngân hàng của họ và cho công ty mỗi bên một L/C. Hai bên xem xét nếu thấy điều khoản nào không hợp lý thì cùng thoả thuận sửa đổi. Khi hai bên đã chấp nhận mọi điều khoản của L/C thì bên bán tiến hành chuyển hàng cho công ty.
Nguyên tắc xác định giá vốn hàng nhập khẩu:
Tại công ty TNHH Sinh Nam hàng hoá đợc phản ánh trên tài khoản kế toán và trên báo cáo tài chính theo trị giá vốn thực tế nghĩa là toàn bộ số tiền công ty bỏ ra để có đợc số hàng hoá đó.
Trị giá vốn thực tế của hàng nhập khẩu đợc xác định nh sau: Giá vốn thực tế hàng nhập khẩu = Giá mua thực tế hàng nhập khẩu + Thuế nhập khẩu + Chi phí thu mua - Giảm giá hàng mua Để tiện theo dõi cho cả quá trình sau của luận văn, em xin nêu ví dụ cụ thể về quy trình nhập khẩu hàng hoá trực tiếp tại công ty:
ví dụ 2:
HợP đồng số 441/ tw/10
Ngày 14 tháng 10 năm 2010
NGƯời bán: taylor Wharton Australia P/L
Unit 1, 882 Leslie Drive, Albury, N.S.W 2640, Uc Đại diện bởi MR. Nirzam Ismail- Giám đốc bán hàng.
NGƯời mua: sinh nam co.ltd
65d tô Hiến Thành, Hà Nội, Việt Nam. Đại diện bởi Mr. Vũ Tuấn Anh- Giám đốc.
Ngời bán đồng ý bán và ngời mua đồng ý mua theo những điều khoản dới đây:
Hàng hoá-số lợng- giá cả: Dàn ELISA Số lợng : 5 thiết bị Giá đơn vị: 6378,6 USD Tổng giá : 31893 USD
Cớc phí vận chuyển hàng và bảo hiểm: 500USD Tổng giá CIF Hà nội: 32393 USD.
Quy định chung:
Chất lợng hàng: mới 100 % Xuất xứ: Mỹ
Cảng xuất hàng: Australia Cảng đến: Hà nội, Việt Nam
Điều kiện giao hàng: trong vòng 4 tuần Chuyên chở: bằng đờng không
Giao hàng nhiều lần: không đợc phép.
Nhãn mác ghi rõ:
Sinh Nam CO. Ltd
65 D Tô Hiến Thành, Hà Nội , Việt Nam Đơn đặt hàng số 441/TW/10
Tài liệu gửi hàng:
Ngay sau khi gửi hàng, ngời bán sẽ gửi những tài liệu sau cùng với hàng hoặc bằng DHL cho ngời mua để làm thủ tục hải quan và nhập hàng.