II. Thực trạng hoạt động gia công xuất khẩu hàng may mặc tại công ty may Chiến Thắng.
5. Các hoạt động khác như tìm kiếm hợp đồng và thực hiện hợp đồng.
5.2 Quy trình thực hiện hợp đồng gia công.
5.2.1 Nghiên cứu thị trường và xin hạn ngạch.
Khi tiến hành một thương vụ làm ăn nào đó, đầu tiên phải nghiên cứu thị trường và xin hạn ngạch cho thị trường đó. Nghiên cứu thị trường giúp cho công ty nắm vững được các thông tin cần thiết về thị trường đó. Việc nghiên cứu thị trường sẽ cho thấy thị trường đó là phi hạn ngạch hay có hạn ngạch. Nếu lầ thị trường có hạn ngạch thì công ty phải xin bộ thương mại cấp hạn ngạch. Nếu hạn ngạch không đủ thì công ty có thể thực hiện xuất khẩu uỷ thác qua một công ty khác. Khi nghiên cứu thị trường phải nắm được dung lượng thị trường, điều kiện cạnh tranh, thị hiếu, kiểu dáng sản phẩm. Công ty cúng phải nghiên cứu từng loại sản phẩm mà công ty sản xuất, nguyên phụ liệu sản xuất và chi phí định mức cho một sản phẩm để tránh bị đối tác ép giá khi ký hợp đồng.
5.2.2. Nghiên cứu và lựa chọn đối tác.
Nghiên cứu đối tác lầ nhằm tìm kiếm bạn hàng ổn định đáng tin cậy và hợp pháp. nghiên cứu đối tác cũng là nghiên cứu bạn hàng trên các mặt : thái độ kinh doanh, lịch sử phát triển, khả năng tài chính lĩnh vực hoạt động và uy tín của họ trong hoạt động sản xuất kinh doanh.
Nghiên cứu và lựa chon đối tác cũng sẽ giúp cho công ty có những phương thức kinh doanh thích hợp nhằm tránh rủi ro. Ví dụ như đối với các khách hàng mới chưa có uy tín thì công ty phải áp dụng phương thức thanh toán an toàn bằng thư tín đụng không hủy ngang.
Các phương thức giao dịch.
Công ty sử dụng cả hai phương thức giao dịch là phương thức gián tiếp (thông qua các phương tiện thông tin liên lạc như thư, telephone, fax, Email…) và phương thức giao dịch trực tiếp qua gặp gỡ trao đổi(tổ chức các cuộc đàm phán và ký kết hợp đồng).
Đơn đặt hàng
Đây là đề nghị của phía nước ngoài với công ty về thuê gia công với các điều kiện ghi trong đó. Đối với hàng gia công may mặc đơn đặt hàng thường gồm hai phần.
Các điều khoản chủ yếu: bao gồm các điều khoản về tên hàng, khối lượng, phí gia công, thời hạn giao hàng, bao bì, đóng gói…
Mộu vẽ phác thảo và các chỉ số: đây là bản phác thảo về mẫu hàng kèm với các số đo chi tiết để sản xuất ra sản phẩm. Ví dụ các số đo của áo như: ngang vạt, ngang ngực, độ rộng…
Đàm phán và ký kết hợp đồng.
Sau khi nhận được đơn đặt hàng từ phía đối tác nước ngoài, công ty sẽ nghiên cứu xem có thể chấp nhận được không, những điều kiện nào chấp nhận được vầ những điều kiện nào cần thương lượng để điều chỉnh lại. Hai bên xác nhận những điều kiện đã thoả thuận bằng việc ký vào bản hợp đồng. Hợp đồng gia công bao gồm các điều khoản mà hai bên đã thỏa thuận. Sau đây là các điều khoản chủ yếu của các điều khoản chủ yếu của hợp đồng gia công hàng may mặc:
- Số lượng và ngày giao hàng.
- Tên và giá gia công từng sản phẩm.
- Trách nhiệm cung cấp nguyên liệu, phụ liệu.
- Điều khoản về giao hàng.
Ví dụ: giao thành phẩm tại Hải Phòng hoặc Nội Bài theo điều kiện FOB HAI PHONG PORT OR HA NOI AIRPORT.
- Điều khoản thanh toán: Hai bên sẽ thanh toán theo điều kiện chuyển tiền hoặc có thể bằng thư tín dụng (L/C).
- Trách nhiệm của các bên.
5.2.3. Xem xét và ký kêt hợp đồng gia công. a. Mục đích, phạm vi áp dụng. Mục đích.
Xem xét hợp đồng nhằm đảm bảo mọi yêu cầu của khách hàng được xác định rõ ràng, đầy đủ, xác nhận khả năng đáp ứng của công ty thoả mãn yêu cầu khách hàng và mang lại hiệu quả cao nhất cho công ty.
Phạm vi áp dụng.
Xem xét hợp đồng áp dụng cho các hợp đồng gia công xuất khẩu, hợp đồng gia công lẻ và hợp đồng FOB, việc xem xét hợp đồng được tiến
hành tại phong xuất nhập khẩu(đối với hợp đồng gia công), phòng kinh doanh tiếp thị(đối với hợp đồng FOB) và các đơn vị liên quan (nếu cần). b. Nội dung.
Phòng xuất nhập khẩu chịu trách nhiệm chính từ khâu tiếp xúc với khách hàng đến khi kết thúc hợp đồng.
Tiếp nhận yêu cầu của khách hàng.
Trưởng phòng hoặc cán bộ mặt hàng chịu trách nhiệm ghi nhận yêu cầu của khách hàngở dạng phi văn bản(qua trao đổi điện thoại hay trao đổi trực tiếp) và dùng phiếu ghinhận yêu cầu của khách hàng(biểu mẫu 03/1), phiếu này được đánh số để theo dõi. Còn trong trường hợp khách hàng gửi yêu cầu bằng văn bản(qua fax, email, telex) thì dùng chính văn bản đó như một phiếu ghi nhậnn yêu cầu khách hàng bằng cách đánh số thứ tự trên văn bản và lưu vào file.
Mọi thông tin do lãnh đạo công ty hay lãnh đạo phòng thu nhận liên quan đến yêu cầu của khách hàng đều được thông tin lại cho cán bộ mặt hàng để ghi vào phiếu, hoặc chuyển yêu cầu khách hàng(dạng văn bản) cho cán bộ mặt hàng tiếp nhận và lưu vào file. Trong những trường hợp cần thiết trưởng phòng hoặc cán bộ mặt hàng chuyển bản sao của phiếu ghi nhận tới các đơn vị liên quan để tham gia xem xét.
Cán bộ mặt hàng sẽ ký tên vào phiếu ghi nhận được lập và phụ trách phòng xuất nhập khẩu tiến hành xem xét khả năng đáp ứng yêu cầu của khách hàng.
. Xem xét, tính toán khả năng đáp ứng của công ty.
Phụ trách phòng xuất nhập khẩu tiến hành xem xét các nội dung của hợp đồng hoặc phụ lục của hợp đồng theo các vấn đề khi xem xét như sau:
- Xác định tên hàng, số lượng và chủng loại sản phẩm. - Đơn giá và trị giá sản phẩm.
- Thị trường cung ứng, tiêu thụ.
- Thời hạn giao nguyên phụ liệu, điều kiện giao nhận, bản quyền nhãn mác hàng hoá (của bên đặt gia công) và thời hạn giao hàng.
- Chứng từ giao nhận nguyên phụ liệu và hàng hoá gồm: B/L,P/L,INV,E/L,C/O (nếu có).
- Sản xuất mẫu đối:
+ Khách giao tài liệu kỹ thuật và /hoặc mẫu sản xuất. +Khả năng đáp ứng của nhà cung ứng.
Căn cứ vào yêu cầu của khách hàng và khả năng đáp ứng của nhà cung ứng(nếu có) và các điều kiện về kỹ thuật, phòng xuất nhập khẩu, phòng kỹ thuật xác định và sản xuất mẫu đối.
- Điều kiện và thời hạn thanh toán.
- Vấn đề giải quyết tranh chấp: điều kiện phát sinh hướng giải quyết tranh chấp theo luật và hội đồng trọng tài cụ thể.
- Hợp đồng được lập thành 04 bản, mỗi bên giữ 02 bản có giá trị như nhau và nêu rõ thời gian hiệu lực của hợp đồng. Sau khi phụ trách phòng xem xét xong các mục cần xem xét của hợp đồng hoặc phụ lục của hợp đồng phải hoàn thành biểu mẫu'' xem xét hợp đồng" hoặc biểu mẫu" xem xét phụ lục của hợp đồng" (biểu mẫu 03/3 ), trưởng phòng xuất nhập khẩu ký vào các loại phiếu này và trình lãnh đạo công ty phê duyệt. Với những khách hàng có yêu cầu báo giá thì phòng xuất nhập khẩu phải chuyển tiếp sang bước chào hàng- báo giá, ngược lại, công ty có thể đi thẳng đến bước soạn thảo và ký kết hợp đồng.
. Chào hàng, báo giá.
Để chào hàng, báo giá cho khách hàng, cán bộ mặt hàng dùng phiếu chào hàng báo giá(biểu mẫu 03/7).
Cơ sở để lập phiếu chào hàng báo là căn cứ vào yêu cầu của khách hàng, khả năng đáp ứng của công ty, mức giá chung theo qui định hiện hành của công ty, mẫu hiện vật,… sau đó phiếu được phụ trách phòng ký và chuyển tổng giám đốc phê duyệt.
Sau khi nhận được phiếu chào hàng báo giá khách hàng có thể có hai loại quyết định:
Chấp nhận báo giá: lúc này cán bộ mặt hàng chuyển sang bước soạn thảo hợp đồng.
Chấp nhận có điều kiện hoặc không chấp nhận: lúc này cán bộ mặt hàng và phụ trách phòng xuất nhập khẩu xem xét khả năng đáp ứng của công ty lập lại phiếu chào hàng, báo giá hoặc báo cáo lãnh đạo công ty xem xét phê duyệt huỷ bỏ yêu cầu đặt hàng.
. Soạn thảo hợp đồng và ký kết hợp đồng.
Việc soạn htảo hợp đồng hay phụ lục của hợp đồng được cán bộ mặt hàng soạn thảo trên cơ sở các chi tiết đã được hai bên thống nhất. Nếu khách hàng soạn thảo hợp đồng thì cán bộ mặt hàng phải kiểm tra lại nội dung những điều khoản mà hai bbên đã thống nhất, nếu không chấp nhận thì phải thoả thuận lại với khách hàng và xem xét lại.
Hợp đồng , phụ lục của hợp đồng sau khi đã được soạn thảo phải được phụ trách phòng xuất nhập khẩu kiểm tra lại ký tên và trình lên tổng giám đốc.
Tổng giám đốc hoặc người được uỷ quyền ký kết hợp đồng, trường hợp tổng giám đốc hoặc người được uỷ quyền ký kết hợp đồng không nhất trí với nội dung hợp đồng thì cán bộ mặt hàng lại khả năng đáp ứng của công ty và soạn thảo nội dung cho phù hợp cho đến khi hợp tổng giám đốc hoặc người được uỷ quyền ra quyết định cuối cùng(ký kết hoặc huỷ bỏ hợp đồng).
. Theo dõi.
Sau khi hợp đồng hoặc phụ lục của hợp đồng được ký kết, cán bộ mặt hàng phải mở sổ theo dõi hợp đồng(biểu mẫu 03/4). Cán bộ mặt hàng lưu một bản gốc, một bản gốc khác gửi cho cán bộ làm thủ tục hải quan đồng thời sao gửi sao gửi cho lãnh đạo công ty và các đơn vị có liên quan gồm: phòng kế toán-tài vụ, phòng kỹ thuật, phòng phục vụ sản xuất.
. Sửa đổi, bổ sung.
Sau thời điểm hai bên ký kết hợp đồng hoặc phụ lục của hợp đồng nếu bất kỳ từ phía nào có những yêu cầu phát sinh không phù hợp hoặc trái ngược với các nội dung đã ký thì xuất hiện nhu cầu sửa đổi, bổ sung hợp đồng hoặc phụ lục hợp đồng, có hai trường hợp xảy ra:
+. Trường hợp chấp nhận: công ty hoặc khách hàng có những yêu cầu sửa đổi bổ sung mà được bên đối tác chấp nhận thì người cán bộ mặt hàng phải thu thập ghi chép các yêu cầu đó(của công ty hoặc của khách hàng) vào phiếu yêu cầu sửa đổi bổ sung hợp đồng+phụ lục hợp đồng" có chữ ký của phụ trách phòng xuất nhập khẩu trình lãnh đạo công ty duyệt, sau khi hai bên thoả thuận các yêu cầu đó htì cán bộ mặt hàng soạn thảo nội dun g văn bản sửa đổi bổ sung trình hai bên ký kết. Sau đó vào sổ hteo dõi sửa đổi bổ sung hợp đồng và sao chụp gửi các bộ phận có liên quan như lãnh đạo công ty và các đơn vị có liên quan gồm: phòng kế toán-tài vụ, phòng kỹ thuật, phòng phục vụ sản xuất và vào biểu mẫu 03/6.
+. Trường hợp chấp nhận có điều kiện hoặc không chấp nhận: cán bộ mặt hàng phải chuẩn bị lại nội dung phiếu" yêu cầu sửa đổi,bổ sung hợp đồng+ phụ lục hợp đồng" trình lãnh đạo công ty ký và soạn thảo văn bản cho đến khi có quyết định cuối cùng(ký kết hay huỷ bỏ). Nếu văn bản được ký kết thì cán bộ mặt hàng phải vào sổ theo dõi sửa đổi bổ sung hợp đồng và sao chụp gửi các bộ phận có liên quan như lãnh đạo công ty và các đơn vị có liên quan gồm: phòng kế toán-tài vụ, phòng kỹ thuật, phòng phục vụ sản xuất và vào biểu mẫu 03/6. Trường hợp cán bộ mặt hàng sẽ không phải lập phiếu" yêu cầu sửa đổi bổ sung hợp đồng+phụ lục hợp đồng" nếu như yêu cầu của khách hàng ở dạng văn bản và nội dung văn bản không liên quan đến giá, tên hàng, đơn hàng, chủng loại hàng, cán bộ mặt hàng có thể
sử dụng văn bản này thay thế cho phiếu. 5.2.4. Quá trình triển khai thực hiện hợp đồng gia công.
a. Lập kế hoạch sản xuất.
. Kế hoạch sản xuất gồm 3 loại: kế hoạch năm, kế hoạch quý, kế hoạch tháng, các loại kế hoạch sản xuất này do phòng xuất nhập khẩu lập và có ý nghĩa như sau:
+. Kế hoạch sản xuất năm là kế hoạch sản xuất có tính định hướng chung theo mục tiêu phát triển sản xuất kinh doanh của công ty trong vòng một năm.
+. Kế hoạch sản xuất quý, tháng là kế hoạch sản xuất có tính tác nghiệp trực tiếp, ngay lập tức trong thời gian ngắn và cụ thể.
. Căn cứ chung để lập kế hoạch.
+ Phương hướng phát triển sản xuất kinh doanh của công ty, tổng công ty.
+Khả năng ký kết hợp đồng với khách hàng và các hợp đồng đã được ký kết.
+ Khả năng hạn ngạch có thể trúng thầu( nếu sản phẩm vào thị trường có hạn ngạch).
+ Mức giá chung cho mỗi loại sản phẩm có khả năng được ký kết. + Xu hướng phát triển của thị trường, thị hiếu và sản phẩm.
+ Năng lực sản xuất của công ty và các nguyên liệu sản xuất khác có thể huy động.
. Bộ phận lập kế hoạch.
+Kế hoạch sản xuất năm, quý do cán bộ thống kê tổng hợp lập dưới sự chỉ đạo trực tiếp của tổng giám đốc và do tổng giám đốc phê duyệt. + Kế hoạch sản xuất tháng( kế hoạch tác nghiệp) do trưởng phòng xuất nhập khẩu lập dưới sự chỉ đạo trực tiếp của giám đốc điều hành và do giám đốc điều hành phê duyệt.
Tác dụng.
+ Kế hoạch sản xuất năm được hoạch định, là căn cứ mục tiêu sản xuất của công ty trong năm, được báo cáo trực tiếp cho cơ quan chủ quản( tổng công ty dệt may Việt Nam, bộ công nghiệp) và các ban ngành có liên quan(tổng cục thống kê, cục thống kê hà nội…).
+ Kế hoạch sản xuất quý chủ yếu được lập để báo cáo tổng công ty dệt may Việt Nam( để nắm hướng phát triển sản xuất trong thời gian trước
mắt) và báo cáo ngân hàng( để làm căn cứ vay các khoản tiền tại ngân hàng phục vụ cho sản xuất kinh doanh).
+ Kế hoạch sản xuất tháng được coi là kế hoạch tác nghiệp, là căn cứ cho các đơn vị sản xuất tổ chức triển khai sản xuất thực hiện hợp đồng đã ký với khách hàng, kế hoạch được chuyển tới tất cả các phòng ban, xí nghiệp thành viên để cùng hợp tác, phối hợp thực hiện.
. Điều chỉnh kế hoạch.
+ Điều chỉnh kế hoạch thường được sử dụng cho hai loại kế hoạch: kế hoạch sản xuất năm và kế hoạch sản xuất tháng.
+ Đối với kế hoạch sản xuất năm do những nguyên nhân thuộc phần căn cứ chung để lập kế hoạch có sự thay đổi lớn làm đảo lộn toàn bộ các dự kiến ban đầu buộc công ty phải thay đổi chủ trương sản xuất, mặt hàng sản xuất, cơ cấu sản xuất, cơ cấu chủng loại sản phẩm,… Trong trường hợp này, sau khi xem xét khắc phục mà khả năng không khắc phục được, công ty sẽ căn cứ vào tình hình thực tế làm lại kế hoạch sản xuất và báo cáo bằng văn bản cho cơ quan chủ quản ( tổng công ty dệt may Việt Nam, bộ công nghiệp) để cơ quan chủ quản ra quyết định điều chỉnh. + Đối với kế hoạch sản xuất tháng: do những nguyên nhân, tình huống cụ thể(ví dụ như: khách hàng thay đổi thời gian giao nhận hàng hoá, nguyên vật liệu, mẫu mã,… hoặc có sự cố trong sản xuất như mất điện, ảnh hưởng của thời tiết của đơn vị cung ứng của hải quan…) chủ quan hoặc khách quan công ty phải thay đổi kế hoạch sản xuất, tiến độ sản xuất và giao hàng thì phòng xuất nhập khẩu phải thông báo và bàn bạc thoả thuận với khách hàng về những vấn đề có liên quan làm căn cứ để điều chỉnh kế hoạch sản xuất tháng cho phù hợp, những vấn đề này phải được lãnh đạo công ty phê chuẩn.
Chuẩn bị sản xuất là khâu quan trọng có tính quyết định của quá trình sản xuất, nó bảo đảm cho quá trình sản xuất được tiến hành đồng bộ, nhịp nhàng và liên tục, đảm bảo hiệu quả của quá trình sản xuất.
Chuẩn bị sản xuất liên quan đến nhiều khâu, nhiều bộ phận.Đối tượng liên quan bao gồm:
+ Tài liệu kỹ thuật: là bao gồm một hệ thống những yêu cầu của