Thời gian hoàn tất thủ tục thanh toán hàng nhập khẩu của công ty khá chậm so với quá trình thanh toán hàng nhập khẩu tại các công ty khác. Nguyên nhân là do nghiệp vụ thanh toán chưa thực sự hoàn thiện, thời gian thực hiện chậm do tiến độ thực hiện từng bước trong qui trình thủ tục đều chậm. Do vậy cần phải hoàn thiện nghiệp vụ thanh toán hàng nhập khẩu.
* Biện pháp hoàn thiện nghiệp vụ thanh toán tại công ty : Một là, rút ngắn thời gian thực hiện thủ tục thanh toán
- Đối với phương thức chuyển tiền (T/T) : Rút ngắn thời gian thực hiện thủ tục thanh toán từ ba ngày làm việc xuống còn hai ngày làm việc, ngay sau khi nhận được chứng từ, phòng xuất nhập khẩu có thể thông báo ngay lập tức cho phòng kế toán, và phòng kế toán có thể đối chiếu sổ sách, và lệnh chuyển tiền được gửi đến ngân hàng trong cùng ngày làm việc.
- Đối với phương thức nhờ thu ( D/P) : Có thể rút ngắn thời gian thực hiện xuống còn ba ngày bằng cách rút ngắn thời gian kiểm tra đối chiếu nhờ thu với các loại chứng từ nếu sắp xếp, lưu chứng từ một cách hợp lý và nhân viên nắm rõ nội dung, các điều khoản trong hợp đồng, trong hoá đơn thương mại và các chứng từ khác.
- Đối với phương thức tín dụng chứng từ ( L/C) : Cố gắng rút ngắn thời gian hoàn tất thủ tục thanh toán xuống còn 10 ngày. Giảm thời gian đàm phán, kí hợp đồng tín dụng với ngân hàng bằng cách sử dụng cùng loại hợp đồng tín dụng như hợp đồng nhập khẩu tương tự trước đó. Rút ngắn thời gian kiểm tra bộ chứng từ bằng cách nâng cao trình độ và kinh nghiệm của nhân viên, nhờ sự tư vấn của ngân hàng về việc kiểm tra chứng từ.
Hai là, nâng cao trình độ nghiệp vụ của cán bộ thanh toán.
Sinh viên: Tạ Thị Hồng Hạnh Lớp TMQT46
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
- Tạo điều kiện cho các nhân viên học tập thêm về các khoá học nghiệp vụ thanh toán quốc tế. Hiện nay đang có rất nhiều khoá học về nâng cao nghiệp vụ thanh toán quốc tế, học phí không cao, thời gian ngắn, mà lượng kiến thức bổ ích nhiều, rất phù hợp cho các cán bộ nhân viên của công ty do các khoá học mở vào buổi tối.
- Cử nhân viên đi học các lớp bồi dưỡng kiến thức của tập đoàn tổ chức. Tập đoàn Than và Khoáng sản Việt Nam thường mở các khoá học bồi dưỡng về các nghiệp vụ cho nhân viên toàn tập đoàn. Khi các khoá học này mở, công ty sắp xếp để các nhân viên đều được tham dự khoá học.
- Mời chuyên gia của ngân hàng về hướng dẫn nghiệp vụ cho các nhân viên công ty. Công ty có quan hệ hợp tác với Vietcom bank từ những ngày đầu, có thể nhờ Vietcombank giúp tư vấn về nghiệp vụ. Có sự hướng dẫn về thủ tục mở L/C, kí hợp đồng tín dụng với ngân hàng sẽ nhanh hơn. Đồng thời ngân hàng cũng có thể tư vấn cho công ty về việc kiểm tra chứng từ, đối chiếu hối phiếu.
- Sắp xếp công việc cho các nhân viên mới được làm cùng những nhân viên lâu năm để học hỏi kinh nghiệm. Do công ty còn nhiều nhân viên mới chưa có nhiều kinh nghiệm nên cần trau dồi thêm kiến thức chuyên môn nghiệp vụ. Trong quá trình thực hiện thanh toán hàng nhập khẩu, sắp xếp nhóm làm việc có cả người mới và người đã có kinh nghiệm làm việc.
- Khuyến khích nhân viên tự học tập, nâng cao trình độ, giảm bớt khối lượng công việc cho người đi học, không giảm lương thưởng mà hộ trợ thêm.
Ba là, tăng cường sự phối hợp giữa các bộ phận tham gia thanh toán : - Quy định cụ thể về quyền hạn và trách nhiệm của từng bộ phận trong việc thực hiện thanh toán, tránh sự chồng chéo, gây ra tình trạng đùn đẩy trách nhiệm giữa các bộ phận với nhau.
Sinh viên: Tạ Thị Hồng Hạnh Lớp TMQT46
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
- Khuyến khích sự hợp tác của các phòng ban trong việc giải quyết công việc, quy định rõ phòng nào sẽ thực hiện khâu nào trong thanh toán hàng nhập khẩu : Phòng xuất nhập khẩu kí hợp đồng ngoại thương, nhận hàng và các chứng từ, tiến hành kiểm tra các chứng từ hàng hoá, phòng kế toán tiến hành các thủ tục thanh toán và kiểm tra các chứng từ thanh toán.
Bốn là, nâng cao chất lượng nghiệp vụ mở L/C :
- Điền đầy đủ chính xác các thông tin : Số tài khoản, số hợp đồng tín dụng, số hoá đơn thương mại,...trong yêu cầu phát hành thư tín dụng.
- Lập chính xác các nội dung của L/C để tránh bị từ chối L/C họăc bị yêu cầu tu chỉnh L/C :
+ Số hiệu, địa điểm, ngày mở L/C : Ngày mở L/C phải trước ngày giao hàng một khoảng thời gian hợp lý.
+ Tên ngân hàng thông báo, ngân hàng trả tiền và ngân hàng xác nhận : Ngân hàng trả tiền phải là ngân hàng của người xuất khẩu, ngân hàng xác nhận( trong trường hợp đối tác yêu cầu) phải là một ngân hàng lớn, có uy tín trong thương mại quốc tê.
+ Tên, địa chỉ người thụ hưởng : Người thụ hưởng chính là nhà xuất khẩu, cần phải ghi chính xác tên và địa chỉ giao dịch của nhà xuất khẩu.
+ Tên địa chỉ giao dịch của người mở L/C : Ghi địa chỉ giao dịch của công ty VINACOMIN –Tourims & Trading joint stock company-
+ Số tiền :
• Số tiền chính xác, trùng với số tiền chính xác ghi trong hợp đồng ngoại thương.
• Thông thường trị giá L/C là một số tiền có một dung sai cho phép như trong hợp đồng ngoại thương đã quy định.
+ Loại L/C :
Sinh viên: Tạ Thị Hồng Hạnh Lớp TMQT46
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
+Thời hạn hiệu lực L/C : Ngày hết hiệu lực L/C phải sau ngày giao hàng một khoảng thời gian hợp lý. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
+ Thời gian giao hàng, cách giao hàng, và mô tả về hàng hoá : Phải đúng với hợp đồng ngoại thương và phải ghi cụ thể, chi tiết để người xuất khẩu phải thực hiện đúng yêu cầu của mình ngân hàng mới thanh toán.
+ Thời hạn thanh toán : Cũng phải ghi đúng theo quy định trong hợp đồng ngoại thương. Nếu hợp đồng yêu cầu thanh toán ngay thì thời hạn thanh toán phải nằm trong thời hạn hiệu lực của L/C. Nếu hợp đồng yêu cầu trả chậm thì thời hạn thanh toán sẽ nằm ngoài thời hạn hiệu lực của L/C.
+ Bộ chứng từ thanh toán : Phải quy định rất cụ thể.
+ Điều kiện về vận tải : Phải ghi cụ thể cảng bốc, cảng dỡ, việc chuyển tải hàng hoá, giao hàng một lần hay nhiều lần, điều kiện Incoterms áp dụng.
- Xuất trình cho ngân hàng các loại chứng từ liên quan : + Hợp đồng ngoại thương.
+ Hợp đồng tín dụng
Năm là, kiểm tra kĩ bộ chứng từ của người xuất khẩu : - Hối phiếu :
+ Hối phiếu phải được kí phát trong thời hạn có hiệu lực của L/C. + Số bản hối phiếu phải đúng theo qui định trong L/C.
+ Chữ kí trên các bản hối phiếu phải thống nhất với nhau, phải do cùng một người kí,
+ Nội dung thể hiện trong hối phiếu phải đúng với các nội dung đã yêu cầu trong L/C.
+ Số và ngày lập hối phiếu phải trùng với ngày lập hoá đơn thương mại. + Số tiền ghi trong hối phiếu phải trùng với số tiền đã ghi trong hoá đơn thương mại.
- Vận đơn :
Sinh viên: Tạ Thị Hồng Hạnh Lớp TMQT46
Chuyên đề thực tập tốt nghiệp
+ Nội dung trong vận đơn phải hoàn toàn phù hợp với nội dung đã yêu cầu trong L/C mà nhà xuất khẩu đã chấp nhận và trùng với nội dung của hợp đồng ngoaị thương đã kí.
+ Ghi chú trên vận đơn : Không có ghi chú gì hoặc có ghi Clean B/L, - Hoá đơn thương mại :
- Phiếu đóng gói ( Packing list) : Phải được ghi chi tiết, mô tả cụ thể về tình trang xếp đặt, đóng gói hàng hoá.
- Các loại giấy chứng nhận kèm theo : Giấy chứng nhận xuất xứ, giấy chứng nhận số lượng, chất lượng.