tác nghiệp:
Phó Giám đốc: là ngời thực hiện các nhiệm vụ chỉ đạo, điều hành sản xuất-kinh doanh của toàn Công ty.
Phòng kế hoạch: là đầu mối chính trong lập và tổ chức thực hiện kế hoạch tác nghiệp, thể hiện qua việc:
- Trởng phòng và Phó Trởng phòng hỗ trợ Phó Giám đốc trực tiếp lập kế hoạch sản xuất của từng tuần, tháng theo kế hoạch đặt hàng của khách hàng, đảm bảo phù hợp với năng lực hiện có của Công ty;
- Kết hợp với Phòng Tổ chức để điều hành nhân lực, duy trì sản xuất ổn định;
- Kết hợp với Phòng kinh doanh: đề xuất nhu cầu vật t để phục vụ sản xuất, nắm bắt tình hình diễn biến của tất cả các loại vật t để điều hành sản xuất cho phù hợp;
- Trực tiếp điều hành công việc ở các bộ phận sản xuất bằng phiếu sản xuất và chịu trách nhiệm đôn đốc tiến độ công việc và kế hoạch giao hàng cho khách;
- Điều hành tổ cơ điện trong việc theo dõi, bảo dỡng và xử ly các hỏng hóc, trục trặc kỹ thuật đảm bảo trạng thái sản xuất ổn định, liên tục;
- Tổng hợp các số liệu, thông tin về kế hoạch sản xuất, kỹ thuật, đánh giá và rút kinh nghiệm, xử lý phù hợp, làm căn cứ cho việc lập kế hoạch sản xuất ngắn, dài hạn cho từng bộ phận.
Trởng các phân xởng: có trách nhiệm tổ chức công tác ghi chép kết quả sản xuất của phân xởng, tổng hợp và báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch, sản xuất, tình trạng máy móc thiết bị, lao động với Phòng kế hoạch. Kết hợp với Phòng kế hoạch lập kế hoạch tác nghiệp chi tiết cho phân xởng mình.
Phó trởng các phân xởng và các tổ trởng: đóng vai trò nh là các nhân viên điều độ sản xuất tại bộ phận của mình, có nhiệm vụ thực hiện các kế hoạch sản xuất, ghi chép và báo cáo sản xuất hàng ngày cho Trởng phân xởng.
Bên cạnh bộ máy lập và thực hiện kế hoạch tác nghiệp, Công ty đã thiết kế hệ thống các bảng biểu mẫu cũng nh quy trình, cách thức ghi chép, luân chuyển thông tin cho việc lập kế hoạch, điều phối sản xuất ghi chép và theo dõi diễn biến
sản xuất bao gồm cả kết quả sản xuất, các yếu tố đầu vào, diễn biến sản xuất ở từng cấp, ví dụ nh các sổ, mẫu báo cáo Sổ tiếp nhận thông tin:
- Sổ theo dõi tiến độ thực hiện công việc;
- Phiếu sản xuất;
- Sổ theo dõi sản xuất;
- Báo cáo kết quả sản xuất của các phân xởng;
- Sổ giao nhận nội bộ…
- Các quy trình sản xuất và ghi chép tại từng công đoạn sản xuất, dây chuyền sản xuất
2. Căn cứ và cách thức lập kế hoạch tác nghiệp
Kế hoạch tác nghiệp của Công ty đợc lập theo tháng, theo tuần và chịu ảnh hởng của 2 nhóm đơn hàng:
- Đơn hàng cho các kế hoạch cung ứng sản phẩm nội bộ phù hợp với kế hoạch năm do Tổng Công ty giao;
- Các đơn hàng ngắn hạn theo yêu cầu của khách hàng ngoài ngành và một số thành viên trong Tổng Công ty không nằm trong kế hoạch cung ứng nội bộ; Mỗi loại trên có những căn cứ lập kế hoạch tác nghiệp khác nhau.
- Với các đơn hàng cho nội bộ:
Hàng năm Tổng Công ty có một bản kế hoạch cung ứng sản phẩm nội bộ giao cho Công ty trong đó nêu rõ số lợng sản phẩm từng loại cần cung ứng trong năm cho từng đối tợng/thành viên trong tổng. Công ty sẽ liên hệ với các đơn vị thành viên để nắm rõ hơn lịch trình cụ thể cho các nhu cầu và lên kế hoạch cho các tháng trong năm. Vì vậy kế hoạch tác nghiệp đối với các sản phẩm này là tơng đối rõ ràng và ổn định. Tuy nhiên, thực tế cũng có sự điều chỉnh trong năm về số lợng và tiến độ các sản phẩm in nh tạp chí còn phụ thuộc cả vào tiến độ cung cấp nội dung in; (Xem thêm Bảng kế hoạch cung ứng sản phẩm nội bộ tại Phụ lục…)
- Với các đơn hàng khác, do tính chất của các đơn hàng ngắn và khó có thể dự báo trớc, do đó, kế hoạch tác nghiệp đợc lập dựa trên: các hợp đồng đã ký với khách hàng; các hợp đồng dự tính ký đợc trong tháng do Phòng Kinh doanh và Phòng kế hoạch đa ra.
Khi lên kế hoạch tác nghiệp cho các bộ phận của Công ty, Phòng Kế hoạch đã có xem xét đến các yếu tố sau:
- Quy trình công nghệ: Quy trình công nghệ của Công ty đã đợc thể hiện thành từng quy trình sản xuất cho từng phân xởng, từng bộ phận, trong mỗi phân xởng, có các công đoạn kỹ thuật khác nhau cũng đã đợc mô tả. Cán bộ điều độ sản xuất tại Phòng Kế hoạch là những ngời đã hiểu đợc đủ các quy trình công nghệ, các đặc tính kỹ thuật đặc trng của từng loại sản phẩm in cũng nh các yêu cầu kỹ thuật của chúng nh: thời gian chuẩn bị, thời gian chạy cần thiết, thời gian cho các quá trình biến đổi tự nhiên của chất liệu…
và căn cứ vào đó để đa ra các phân định về thời điểm, thời lợng cụ thể cho các đơn hàng của từng bộ phận.
- Độ phức tạp của đơn hàng, yêu cầu của đơn hàng về thời gian chất l ợng, độ lớn của đơn hàng: Ngời tiếp nhận đơn hàng sẽ phân loại những đơn hàng và đánh dấu vào những đơn hàng u tiên để trởng phòng kế hoạch phối hợp giữa các đơn hàng cho kịp tiến độ sản xuất chung và đáp ứng đợc yêu cầu của khách hàng. Ví dụ đơn hàng gấp đợc làm trớc, đơn hàng lớn đợc u tiên, đơn hàng phức tạp đợc triển khai trớc…
- Năng lực thực tế của Công ty về công suất, khả năng sản xuất: Trởng kế hoạch dựa vào báo cáo về năng lực công suất máy móc của các phân xởng, năng lực sản xuất của công nhân, khả năng kỹ thuật của Công ty, cân đối năng lực sản xuất với yêu cầu của đơn hàng mà quyết định nhận đơn hàng hay không. Từ đó xác định nhiệm vụ cho các khâu sản xuất các tổ tơng ứng theo khả năng. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
- Tình hình cung ứng vật t : Xem xét sự biến động của thị trờng đầu vào, mức độ tin cậy của nhà cung ứng, lợng tiền mặt hiện có để có thể chủ động trong mua sắm vật t đảm bảo kịp cung ứng theo đơn hàng.
Thực tế, tại Phòng kế hoạch, khi nhận đơn hàng căn cứ vào tiến độ giao giao hàng, về vật t, về năng xuất máy móc, năng xuất lao động tính toán, tổng hợp chính xác nhiệm vụ của từng khâu, từng tổ sản xuất trong từng thời điểm sản xuất nhằm mục đích đảm bảo tính kế hoạch ngay từ khi nhận lệnh sản xuất đến khi hoàn thành đơn hàng. Dây chuyền sẽ hoạt động liên tục, tuần tự theo kế hoạch các khâu các tổ, mỗi ngời công nhân nhờ đã nhận đợc nhiệm vụ cụ thể chính xác, có tính toán chặt chẽ dựa trên cơ sở kế hoạch, vật t đợc cung cấp đồng bộ cho sản xuất, về cơ sở định mức và tiến độ sản xuất.
Khi nhận đợc nhiều đơn hàng thì khâu lập kế hoạch tác nghiệp kế hoạch tác nghiệp cũng phải căn cứ vào tiến độ giao hàng và công suất của máy móc thiết bị để chia nhỏ nhiệm vụ cho từng tổ, nhằm đảm bảo trong cùng một thời gian xởng vẫn vừa có thể thực hiện đợc đơn hàng khác không làm chậm tiến độ. Bởi ngay khi ký hợp đồng kế hoạch đã ớc tính đợc công suất của dây chuyền để có thể ra lệnh sản xuất một cách chính xác, cũng nh khâu tác nghiệp xác định nhiệm vụ cụ thể cho từng khâu, công đoạn, từng tổ trong từng ca từng giờ sản xuất.
3. Nội dung lập kế hoạch tác nghiệp tại Công ty
Nội dung lập kế hoạch tác nghiệp của Công ty đợc thể hiện ở việc chuẩn bị và lập kế hoạch cho 5 yếu tố sau:
- Lên lịch sản xuất cho từng tổ, xởng sản xuất theo đơn đặt hàng của khách hàng: thời gian, số lợng, chủng loại, quy cách;
- Lên kế hoạch mua và dự trù nguyên vật liệu cho hoạt động sản xuất của Công ty;
- Lên kế hoạch bảo dỡng máy móc thiết bị;
- Kế hoạch tài chính ngắn hạn;
- Kế hoạch bố trí lao động;
- Kế hoạch bảo hộ lao động, vệ sinh công nghiệp và cho ngời lao động.