3.1. Sơ đồ tổ chức và mối quan hệ giữa các phòng ban.
Sơ đồ 1: Bộ máy tổ chức quản lý của công ty sơn Hải phòng : Giám đốc PGĐ sản xuất - nội chính PGĐ Kĩ thuật + QMR Phòng tổ chức hành chính Phân xưởng cơ điện Phân xưởng sản xuất Nhựa Phân xưởng sản xuất Sơn Phòng kế hoạch vật tư Phòng kế toán tài vụ Phòng tiêu thụ Phòng Market ting dịch vụ KT Phòng kỹ thuật Phòng thử nghiệm Phòng bảo đảm chất lư ợng QA Chú dẫn Quan hệ hỗ trợ
Dới góc độ của ngời làm marketing ta thấy công ty đã khai thác rất tốt một quá trình marketing căn bản đó là
Giải thích: ở đây phòng marketing và dịch vụ kỹ thuật nhận đơn đặt hàng của khách hàng( đối với khách hàng đã xác định rõ nhu cầu) hoặc t vấn cho khách hàng sản phẩm phù hợp sau khi đã khảo sát tình hình thực tế tại hiệc tr- ờng, sau đó phân xởng sản xuất thực sx theo thông tin về đơn đặt hàng từ phòng marketing. Phòng tiêu thụ có trách nhiệm giao hang theo yêu cầu của khách hàng. Cuối cùng là tiến hành việc bảo hàn sản phẩm sau khi sơn (nếu có). Trong toàn bộ quá trình này còn có sự tham gia của các phòng ban khác nh phòng tài chính, phòng ngiên cứu mẫu sơn, phòng mạ...hoàn thành một quá trình khép
kín từ marketing tới công việc cuối cùng là bào hành và tiến hành thanh toán hợp đồng
3.2. Các đặc điểm về nguồn nhân lực của công ty sơn Hải phòng :
Tổng số cán bộ, công nhân viên của Công ty hiện nay là 226 ngời trong đó nữ 68 ngời chiếm 30% và nam là 158 ngời chiếm 70%. Cụ thể nh sau:
T vấn sản phẩm cho khách hàng hoặc nhận đơn đặt hàng Phân xởng sản xuất thực hơn theo theo đơn đặt hàng từ phòng
marketing của công đa xuống
Phòng tiêu thụ tiến hành giao sản phẩm Thực hiện dịch vụ bảo hành sau khi bán
Biểu 1: Tình hình lao động của công ty: Đơn vị: ngời STT Chỉ tiêu lao động Tổng số Là nữ Độ tuổi ≤ 30 31ữ4 0 41ữ5 0 > 50 Tỉ lệ %
1 Lao động quản lý, nghiệp vụ 53 24 15 13 18 7 23,5 Trong đó:
- Là đảng viên ĐCSVN 37 15 5 12 14 7 16,4
- Có trình độ trung học, cao đẳng 14 8 3 2 5 4 6,2
- Có trình độ đại học 32 13 12 11 6 3 14,2
- Ngoại ngữ: Nói, đọc, viết thành thạo 8 2 1 3 2 2
Trình độ C 5 1 1 1 1 2
2 Lao động trực tiếp sản xuất 173 44 25 73 69 6 76,5 Trong đó; - Là đảng viên ĐCSVN 31 5 - 15 15 1 13,7 - Có trình độ trung học, cao đẳng 9 6 2 1 6 - 4,0 - Có trình độ đại học 17 4 7 7 3 - 7,5 - Có trình độ ngoại ngữ bằng C 1 1 - - - - Bậc thợ: + Bậc 3 trở xuống 36 13 12 15 7 - 15,9 + Bậc 4 39 7 4 23 12 - 17,3 + Bậc 5 48 8 - 24 20 2 21,2 + Bậc 6 trở lên 24 7 - 3 19 2 10,6
3 Phân tích lao động có trình độ đại học 49 17 19 18 9 3 Trong đó: - Nhóm kinh tế 23 12 13 6 4 - + Nhóm kỹ thuật 23 4 6 10 4 3 + Nhóm khác 3 1 - 2 1 - Độ tuổi Số ngời Tỉ lệ % Dới 30 40 17,7 31 đến 40 86 38 41 ữ 50 87 38,5 51 trở lên 13 5,8
- Số trình độ đại học : 49 ngời, chiếm 21,7%. - Công nhân thợ bậc cao : 72 ngời, chiếm 31,8%. - Đảng viên Đảng CSVN : 68 ngời, chiếm 30%. - Độ tuổi dới 40 : 126 ngời, chiếm 55,7%.
Số liệu cho thấy công ty có một số lợng lao động khá lớn, số ngời có trình độ chuyên môn cao (kinh tế, kỹ thuật), chiếm tỷ lệ phần trăm lớn, trớc mắt đã đáp ứng đợc tình hình sản xuất kinh doanh của công ty.
+ Theo góc độ marketing:
Qua một thời gian làm việc thực tế tại công ty, tôi thấy nhân viên marketing của công ty làm việc khá tốt, nhiệt tình, năng động, nhng còn cha có sự sáng tạo trong công việc nhất là trong giao dịch và tìm kiếm khách hàng mới, phần lớn chỉ là giao dịch thờng xuyên với khách hàng quên của công ty, nghiệp vụ marketing còn cha cao do phần lớn số lợng lao động này là chuyển từ phòng tiêu thụ cũ. Khả năng giao dịch qua điện thoại với khách hàng là ngời nớc ngoài chỉ có ở một số ít ngời trong phòng marketing
+Theo góc độ sản xuất: Số lợng bộ máy gián tiếp còn cao, chiếm 23,5%, điều này Công ty cũng cần phải xem xét lại để tinh giảm bộ máy gián tiếp cho phù hợp.
4. Đặc điểm về tài chính:
Từ khi thành lập đến nay, Công ty hiện cố gắng bảo toàn, phát triển và nâng cao hiệu quả sử dụng vốn của mình.
Tổng nguồn vốn(2000) là: 58.105.618.078đ Trong đó nguồn vốn kinh doanh là: 13.590.095.965đ Chia ra: + Vốn ngân sách : 11.414.519.676đ + Vốn tự bổ xung: 1.951.434.289đ + Vốn liên doanh : 224.142.000đ
Tổng nguồn vốn (2002): 62.131.653.410 tăng 6,93% so với năm 2000 Trong đó nguồn vốn kinh doanh: 15.164.978.450 tăng 11,59% so với năm 2000
+Vốn ngân sách: 11. 414.519.676
+Tự bổ xung:3.231.826.690 tăng 65,6% so với năm 2000 + Vốn liên doanh:518.632.084
5. Đặc điểm cơ sở vật chất kỹ thuật của công ty:
- Công ty hiện có 2244 m2 đất, gồm nhà điều hành văn phòng giao dịch va kho tàng số 12 Lạch Tray - Ngô Quyền ở trung tâm Thành phố Hải Phòng
Trong đó: Nhà văn phòng: 581 m2
Kho: 700 m2
- 14873m2 đất tại khu công nghiệp Tam Quán xã An Đồng - An Hải quốc lộ 5, cửa ngõ Thành phố Hải Phòng. Trong đó:
+ Nhà xởng: 2300m2 + Kho: 2000 m2 + Văn phòng: 451 m2
- Ngoài ra Công1 ty còn có diện tích mặt bằng rộng rãi, nhà xởng thoáng mát, môi trờng trong sạch giao thông thuận lợi, khuôn viên đẹp rất thuận cho việc sản xuất cũng nh giao dịch kinh doanh
6. Hiện tình marketing của công ty. a.Danh tiếng của công ty a.Danh tiếng của công ty
đợc thành lập khá sớm so với các công ty sơn hiện có ở thị trờng Việt Nam, do vậy công ty sơn đã có đợc những danh tiếng đáng kể về cả truyền thống của công ty cũng nh tiếng tăm của sản phẩm sơn trong ngành sơn công nghiệp và sơn gia dụng. điều đó thể hiện qua sự tăng liên tục về doanh số và thị phần qua các năm
b.Thị phần
Điểm qua một số công ty sản xuất sơn lớn trong nớc trong toàn bộ thị trờng nội địa, ta có thể ớc tính đợc thị phần của công ty sơn Sơn Hải Phòng
và các công ty Sơn khác nh sau:
(Theo nguồn thu thập số liệu của công ty qua các báo cáo tài chính trên các ấn phẩm của tạp chí tài chính năm 2000)
TT Tên doanh nghiệp Sản lợng
(Tấn)
Doanh thu (1000đ)
Thị phần (sản lợng) 1. Công ty Sơn Hải Phòng 1.750 44.197.000 7,49% 2. Công ty Sơn tổng hợp Hà Nội 3.500 70.000.000 14,98%
3. Xí nghiệp Sơn Hà Nội 1.200 25.000.000 5,14%
4. Sơn Đông á 1.500 40.000.000 6,42%
5. Sơn Bạch Tuyết 3.500 98.000.000 14,98%
6. Sơn Đồng Nai 1.600 40.000.000 6,85%
7. Sơn Inter paint 2.000 90.000.000 8,56%
8. Sơn Jotun 800 30.000.000 3,425%
9. Các hãng sơn nhỏ khác 500 - 2,14%
10. Sơn nhập ngoại > 7.000 - 29,98%
Nhận xét: Mặc dù chiếm đợc một thị phần còn rất khiêm tốn trong toàn nghành nhng điều đó cũng thể hiện đợc những bớc đi vứng chắc của công ty sơn Hải Phòng trong thị trờng có sự tham gia của rất nhiều những công sơn nớc ngoài nổi tiếng trên thế giới
c. Chất lợng sản phẩm
Công ty có một dây chuyền sản xuất nhựa tổng hợp của Cộng hoà Liên bang Đức để lấy nguyên liệu sản xuất sơn công nghiệp, thay thế nhập ngoại.
Năm 1997, Công ty tiếp tục đầu t một dây chuyền sản xuất sơn tàu biển cao cấp hiện đại của Nhật Bản sản xuất theo công nghệ của hãng sơn CHUGOKU Marine paints, một hãng sơn nổi tiếng đã có mặt ở hơn 80 nớc trên thế giới. Công suất của dây chuyền đạt 2000 T/năm và dự kiến nâng công suất lên 4000T/năm
5/1998 đã cho ra sản phẩm đạt tiêu chuẩn chất lợng. Đây là một nhân tố góp phần nâng cao khả năng cạnh tranh của sản phẩm sơn trên thị trờng.
5/1999: Phòng thử nghiệm của Công ty đợc công nhân đạt tiêu chuẩn ISO GUIDE 25 - TCVN 5958, là doanh nghiệp đầu tiên của ngành sơn Việt nam có phòng thử nghiệm đạt tiêu chuẩn quốc tế.
- Không ngừng hoàn thiện hệ thống chất lợng. Tháng 5/1999 Công ty đợc tổ chức quốc tế BVQI Anh quốc cấp chứng chỉ bảo đảm hệ thống quản lý cshất l- ợng theo tiêu chuẩn ISO 9002.
- Sản phẩm sơn của Công ty đặc biệt là sơn tàu biển, công trình biển... có trên 100 loại đủ điều kiện cạnh tranh với các hãng sơn nớc ngoài đang có mặt tại Việt Nam.
- Công ty làm chủ về công nghệ có khả năng đáp ứng theo yêu cầu của khách hàng về chủng loại cũng nh chất lợng.
d. Hệ thống phân phối
Công ty có một hệ thống phân phối rộng khắp xuốt từ các tỉnh từ Bắc vào Nam
Châu
Hải Dơng Đại Lý: Kinh Môn- Hải Dơng
Quảng Ninh Đại Lý: Lê Thánh Tông Bặch Đằng-
Hon Gai
Thái Bình Dại Lý:Số 32 Trần Hng Đạo
Đại Lý:Số 32 Lê Lợi
Nam Định Đại Lý: Số 577 Trần Nhân Tông
Đại Lý: Số 17 Nguyễn Du
Thanh Hoá Đại Lý:Số 156 Trần Phú
Đại Lý: Xã Quảng Thành
Nghệ An Đại Lý: 172 Nguyễn Du- Bến Thuỷ
Đà Nẵng Đại Lý:Công ty vận tải biển và thơng
mại Đà Nẵng
Quảng Ngãi Đại Lý: 596 Quang Trung
Hồ Chí Minh Chi nhánh công ty sơn tại Hải Phòng
Cần Thơ Đại Lý: Công sở Hải Bình- Lê Hồng
Phong- Bình Thuỷ- TP Cần Thơ
Nhận xét: Mặc dù số lợng các văn phòng đại diện, chi nhánh, các đại lý cấp 1
còn cha lớn nhng việc có đợc những thành viên nh thế này trong kênh cũng là cả một nỗ lực của công ty trong nhiều năm kinh doanh
Kiểu kênh: Hiện nay công ty vẫn sử dụng hai kiểu kênh chính đó là kênh trực
tiếp và kênh gián tiếp
Phòng bán và giới thiệu sản phẩm ở Hải Phòng
Phân xưởng sản xuất ở Hải Phòng
Khách hàng là cá nhân (sản phẩm sơn dân dụng)
Đại lí ở Hải Phòng Chi nhánh ở TP
HCM và văn phòng đại diện tại Hà Nội Đại lí ở các tỉnh
s
- Năng lực của các trung gian: Hiện nay các trung gian của công ty sơn Hải Phòng hoạt động khá hiệu quả, đợc đánh giá là các trung gian “ sống còn” của công ty. Ngoài việc giao hàng theo đơn đặt hàng của các đại lí thì các đại lí này con là những “địa diểm” lấy hàng quan trọng khi công ty cần huy động “ Khẩn cấp” khi thiếu sơn ở kho của chi nhánh TP HCM hoặc là xe hàng chở hàng của công ty cha kịp về (trong trờng hợp đối tợng cần sơn nằm ở các tỉnh xa ở Hải Phòng)
- Tổ chức kênh: Đồng nghĩa với tỉ lệ % tăng trởng đều đặn của doanh thu
thì việc tuyển chọn các thành viên của kênh là nhu cầu tất yếu. Mặc dù cha có thành viên mới tham gia vào kênh nhng trởng phòng Marketing đã có đề xuất với ban lãnh đạo của công ty và dang thạc hiên đàm phán để tuyển chọn thêm thành viên mới.
Ngoài vấn đề tuyển chọn thành viên mới thì một giải pháp nhằm giảm bớt áp lực cho việc sản xuất và chuyển hàng từ Phân xởng sản xuất ở Hải Phòng tới đại lí các tỉnh ở miền Trung và miền Nam, công ty đã hoàn tất dự án và sắp sửa xây dựng một phân xởng sản xuất nữa ở TP HCM
- Dòng vân động sản phẩm trong kênh: Với các đại lí ở Hà Nọi , Hải D-
dùng phơng tiện bằng xe cơ giới của công ty chuyển hàng đến theo đơn đặt hàng hoặc là xe của các đại lí đến phân xởng lấy hàng ( nếu có)
Với các đại lý ở xa nh miền Trung và miền Nam thì công ty sử dụng các phơng tiện vận tải bằng tàu thuỷ để vận chuyển hàng vào.
Công ty có một kho khá lớn ở thành phố HCM để giao hàng cho các đại lý ở các tỉnh kế cận hoặc ở thành phố HCM nhằm làm giảm số lần và thời gian vận chuyển từ phân xởng sản xuất từ Hải Phòng.
-Về phơng thức thanh toán: thì phơng thức thanh toán đợc quy định
trong điều khoản thanh toán của hợp đồng tiêu thụ, là yếu tố quan trọng trong việc thúc đẩy tiêu thụ sản phẩm, xây dựng quan hệ tốt với khách hàng, sử dụng hợp lý nguồn vốn, tăng vòng quay của vốn. Chính vì vậy, Công ty rất quan tâm tới vấn đề này. Hiện nay Công ty đang áp dụng hai hình thức thanh toán chính trong công tác tiêu thụ sản phẩm, đó là thanh toán ngày và thanh toán trả chậm. Khách hàng mua sản phẩm của Công ty có thể dùng tiền mặt, séc, ngân phiếu, ngoại tệ mạnh... để thanh toán với Công ty.
- Đối với hình thức thanh toán ngay áp dụng với khách hàng mới, họ phải trả đủ tiền mới đợc lấy hàng hoặc trả trớc một phần (đặt cọc , Công ty giao hàng xong sẽ lấy nốt số tiền còn lại. Hình thức này áp dụng cho khách hàng mới hoặc không có t cách pháp nhân, mua với giá trị hợp đồng nhỏ. Hoặc với các loại sơn đặc chủng, pha sơn theo yêu cầu cũng cần phải có tiền đặt cọc để ràng buộc khách hàng lấy lô sơn đặc chủng theo đơn đặt hàng.
- Đối với các đại lý, hiện nay Công ty cũng yêu cầu trả tiền trớc để tránh hiện tợng chiếm dụng vốn nh đã xảy ra đối với Công ty. Nếu khách hàng không bán hết hoặc muốn đổi chủng loại, thay sơn mới Công ty đều phục vụ đầy đủ. Đối với một số đại lý ngoại tỉnh, Công ty cân đối sử dụng hình thức thanh toán khác nhau phù hợp với chiến lợc đề ra.
- Đối với hình thức thanh toán trả chậm đợc áp dụng cho các khách hàng mua với số lợng lớn, khách hàng truyền thống, nhng thông thờng không quá một tháng khách hàng phải thanh toán lô hàng cũ và tiếp nhận lô hàng mới. Nếu trong thời gian cha thanh toán mà có biến động về giá cả, tỉ giá hay rủi ro tài
chính thì hai bên căn cứ vào các điều khoản hợp đồng để thảo luận giải quyết, tránh thiệt thòi cho đôi bên. Trong trờng hợp thanh toán trả chậm quá 1 tháng, Công ty có tính đến lãi suất vay ngân hàng, trong giá bán sản phẩm. Thởng chi phí lu thông 3 - 5% giá bán sẽ cắt giảm để tính bù lãi suất ngân hàng. Đây cũng là biện pháp khuyến khích khách hàng trả tiền sớm để hởng phí lu thông, có lợi cho cả đôi bên.
e. Chính sách xúc tiến hỗn hợp
Trong thời đại hiện nay, các hoạt động hỗ trợ, xúc tiến hỗn hợp là những hoạt động không thể thiếu đối với mỗi doanh nghiệp nhằm kích thích và phát hiện nhu câù thị trờng, thậm chí giữa các doanh nghiệp còn sử dụng các biện pháp hỗ trợ nh là những công cụ để cạnh tranh. Hiểu rõ tầm quan trọng của vấn đề này, Công ty đã vận dụng một cách sáng tạo lý thuyết marketing và kiến thức về thị trờng, đặc điểm riêng của Công ty để áp dụng các biện pháp hỗ trợ sau:
- Tiến hành các hoạt động quảng cáo qua báo chí và tạp chí: Các báo nh báo Hải Phòng (báo ra hàng ngày), tạp chí tài chính (tạp chí hàng tháng), và truyền hình địa phơng(tuyền hình Hải Phòng)
- Tổ chức hội nghị khách hàng thờng niên để lấy ý kiến đóng góp của khách hàng về sản phẩm của Công ty: Đối với những khách hàng quen, công ty