THƯƠNG MẠI VÀ XNK TÂN THỊNH
3.2.1.Giải pháp về phía công ty
3.2.1.1. Giải pháp về tạo nguồn hàng nhập khẩu
Để cho hoạt động kinh doanh được diễn ra một cách thuận lợi thì việc tạo nguồn đầu vào là vô cùng quan trọng, do đó để thực hiện tốt việc tạo nguồn hàng nhập khẩu công ty cần chú ý tăng cường công tác điều tra thu thập thông tin về thị trường trong nước cũng như thị trường nước ngoài để lập
kế hoạch nhập khẩu một cách chính xác đáp ứng đủ nhu cầu của khách hàng. Trong công tác nghiên cứu thị trường công ty cần chú ý những điểm sau:
Đối với thị trường nhập khẩu
+ Tìm hiểu về hàng hóa nhập khẩu
Đối với mặt hàng kinh doanh của công ty là rượu nhập khẩu thì hiện trên thế giới có rất nhiều loại khác nhau, do vậy tìm hiểu về hàng nhập khẩu ở nhiều thị trường sẽ giúp công ty biết được về chất lượng cũng như xu hướng tiêu dùng mặt hàng đó trên thế giới, trên cơ sở đó có kế hoạch nhập khẩu phù hợp
+ Tìm hiểu khả năng sản xuất của thị trường nước ngoài
Khi nghiên cứu thị trường nước ngoài công ty cần chú ý đến phân loại thị trường nhằm biết về quy luật hoạt động của thị trường trên các mặt: loại sản phẩm họ có, yêu cầu đặt ra đối với sản phẩm về chất lựơng, bao gói, mẫu mã, dung lượng thị trường, điều kiện chính trị, thương mại, tập quán buôn bán, hệ thống pháp luật…Mục tiêu của việc phân loại là để nắm bắt thị trường và có kế hoạch cụ thể về loại hàng hoá mà công ty nhập về. Bên cạnh đó cần phải nghiên cứu tìm hiểu thêm về đối tác sẽ cung cấp hàng hóa cho mình trên các mặt như:
-Năng lực kỹ thuật và sản xuât -Tình hình tài chính
-Uy tín của đối tác trong kinh doanh -Độ tin cậy của sản phẩm
+Điều tra nghiên cứu về tình hình biến động giá cả của hàng nhập khẩu
Xu hướng biến động giá cả của hàng hóa trên thị trường thế giới diễn ra rất phức tạp, có lúc tăng, lúc giảm do đó công ty cần phải chủ động và nhanh nhạy trong việc cập nhật thông tin về giá cả của mặt hàng nhập khẩu để lên kế hoạch nhập khẩu sao cho có lợi nhất cho công ty.
Việc nghiên cứu về đối tác nước ngoài và nhu cầu tiêu thụ trong nước càng cụ thể chi tiết thì công ty càng đảm bảo được việc ổn định nguồn hàng, tránh được tình trạng hàng hóa bị ứ đọng tồn kho qua nhiều.
Đối với thị trường trong nước
Thị trường trong nước là nơi tiêu thụ sản phẩm chính của công ty vì vậy nghiên cứu thị trường trong nước sẽ là cơ sở để có được những thông tin cần thiết như cầu tiêu dùng của khách, sản phẩm khách hàng ưu chuộng, mức chi tiêu của khách hàng cho sản phẩm…từ đó công ty sẽ lên kế hoạch để nhập khẩu sao cho hợp lý.
3.2.1.2.Nâng cao nghiệp vụ nhập khẩu
Hiện tại quy trình nhập khẩu tại công ty TNHH thương mại và XNK Tân Thịnh được thực hiện tương đối tốt, tuy nhiên trong nhiều trường hợp công ty vẫn phải nhận thiệt thòi về phía mình do đó để hoàn thiện quy trình nhập khẩu ngoài việc nâng cao trình độ của nhân viên công ty cần chú ý đến những mặt sau:
* Đối với khâu đàm phán ký kết
Cũng như nhiều doanh nghiệp khác của Việt Nam khi tham gia vào đàm phán kí kết hợp đồng ngoại thương thường sẽ yếu thế hơn so với đối tác, nguyên nhân là do thông tin thu thập được từ thị trường nước ngoài thiếu mức độ chính xác trong khi nhu cầu nhập khẩu lại hết sức cần thiết. Để khắc phục yếu điểm này công ty cần phải cập nhập thông tin để nắm bắt được tình hình hiện tại của đối tác từ đó đề ra chiến lược chủ động trong đàm phán theo đó cần vạch ra chiến lược cụ thể như sau:
+Trong bước chuẩn bị đàm phán công ty cần phải:
Xác định cụ thể hoàn cảnh đàm phán cũng như thành phần cụ thể tham gia đàm phán với đối tác nước ngoài. Thành phần tham gia đàm phán phải là những người có kinh nghiệm, có năng lực kiến thức hoàn chỉnh về ngoại thương, ngoại ngữ, luật pháp. Là những người có khả năng giao tiếp tốt, năng động và nhanh nhẹn trong xử lý tình huống.
Xác định rõ mục tiêu đàm phán là đem lại lợi ích cho công ty, tuy nhiên không vì thế mà gây sức ép cho đối tác, cần có phương án lựa chọn thay thế nhau để khi đàm phán có thể linh động, tạo thế chủ động trong đàm phán
Có những hoạt đông nghiên cứu kỹ lưỡng về tình hình tài chính, vị thế của đối tác trên thị trường từ đó sẽ nắm được điểm mạnh, điểm yếu của đối phương và có thể chủ động chuẩn bị được hoàn cảnh đàm phán
+Trong quá trình đàm phán:
Cần khéo léo sử dụng những sách lược như tạo sự cạnh tranh, cần cho đối phương biết rằng họ không phải là những nhà cung cấp duy nhất. Có thể đặt mục tiêu cao hơn so với dự tính để có thể thỏa hiêp.
Không nên bộc lộ rõ suy nghĩ của mình và quan sát thái độ của đối phương và cần phải xem xét tình hình cụ thể để tùy cơ ứng biến.
Tránh việc thỏa thuận diễn ra nhanh chóng làm cho đối phương có cảm giác không tin tưởng
Nên mềm dẻo trong các điều kiện để đối phương dù có nhượng bộ nhưng vẫn không cảm thấy mất uy tín và thể diện
* Đối với khâu thực hiện hợp đồng
Mặc dù quá trình chuẩn bị cho đàm phán có kỹ lưỡng thì trong khâu thực hiện hợp đồng cũng gặp phải nhiều vướng mắc do đó cần phải phân tích và tìm ra những vướng mắc đó để có biện pháp khác phục kịp thời. các vướng mắc gặp phải là:
Công tác hải quan: Do thủ tục hải quan tương đối phức tạp với nhiều loại chứng từ, giấy tờ mà công ty phải kê khai và áp mã tính thuế nên nhầm lẫn và thiếu sót là điều rất dễ xảy ra. Để khác phục tình trạng này công ty cần cử người có nhiều kinh nghiệm am hiểu nghiệp vụ ngoại thương có sự hiểu biết về luật pháp, có trình độ ngoại ngữ, đặc biệt là có sự am hiểu về các văn bản hải quan. Người này phải là người có tình thần trách nhiệm cao về sự chính xác của tờ khai hải quan. Sau khi hoàn tất thủ tục kiểm tra hàng hóa và tính thuế người phụ trách cần sao một bản tờ khai hải quan cho phong kế toán để phối hợp theo dõi kịp thời việc tính thuế và phí hải quan. Công ty cũng cần nắm được các bước thủ tục và thời gian thực hiện để chủ động linh hoạt trong công việc tránh gây lãng phí về thời gian và tiền của của công ty. Ngay sau khi hợp đồng được kí kết công ty cũng nên có kế hoạch chuẩn bị trước để khi hàng về có thể nhanh chóng được thông quan (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Nhận và kiểm tra hàng: Việc tiếp nhận hàng hóa là một khâu quan trọng để nắm bắt được hàng hóa. Khi nhận được các chứng từ nhận hàng cần đối chiếu với yêu cầu của chứng từ mẫu hàng. Kiểm tra về chủng loại, chất lượng và số lượng. Khi dỡ hàng các cán bộ tiếp nhận cần quản lý chặt chẽ để hạn chế mất mát.
Công tác thanh toán: Sau khi nhận hàng trong thời gian thanh toán cho phép, cần kiểm tra vật tư hàng hoá đã nhận có thiếu sót, mất mát gì không để kịp thời khiếu nại. Cần xem xét đầy đủ mọi giấy tờ của bộ chứng từ thanh toán mà bên xuất khẩu gửi tới, nếu thấy phù hợp mới chấp nhận trả tiền.
3.2.1.3. Quản lý và tiết kiệm chi phí trong kinh doanh
Trong bối cảnh nền kinh tế gặp nhiều khó khăn như hiện nay thì việc quản lý chi phí là hoạt động cho phép công ty nâng cao hiệu quả sử dụng các nguồn lực kinh tế của mình trong quá trình kinh doanh và tạo ra các ưu thế cạnh tranh trên thị trường. Và để có thể kiểm soát được chi phí công ty nên thực hiện các bước sau:
Công ty phải lập định mức chi phí, cụ thể là định mức cho các khoản chi phí theo những tiêu chuẩn gắn với từng trường hợp cụ thể trên cơ sở phân tích hoạt động của công ty
Nghiên cứu các dữ liệu trước đây, đưa ra một sự so sánh chuẩn cũng như căn cứ vào diễn biến giá cả trên thị trường và chiến lược phát triển của công ty
Thu thập thông tin về chi phí thực tế. Công việc này không chỉ là trách nhiệm của phòng kế toán, mà còn phải được sự tham gia của các phòng, ban khác để công ty chủ động hơn trong việc xử lý thông tin chi phí. Các chi phí phải được phân bổ thành từng loại cụ thể.
Phân tích biến động giá cả trên thị trường theo định kỳ, dựa trên những thông tin chi phí thực tế và so sánh với định mức đã thiết lập để dễ dàng xác định sự khác biệt giữa chi phí thực tế với định mức, đồng thời khoanh vùng những nơi phát sinh chi phí biến động. Sau khi điều tra và tìm ra nguyên nhân cốt lõi của những biến động này, công ty phải đề ra các biện pháp cắt giảm chi phí
Cần xây dựng ý thức tiết kiệm chi phí trong toàn thể cán bộ nhân viên công ty và ban lãnh đạo phải là người gương mẫu để khuyến khích nhân viên tham gia.
3.2.1.4. Hoàn thiện công tác xây dựng kế hoạch kinh doanh
Như đã phân tích trong chương 2, trong những năm vừa qua tình hình thực hiện kế hoạch kinh doanh tại công ty Tân Thịnh diễn ra rất tốt đẹp, hàng năm mức doanh thu thực tế đều vượt quá mức doanh thu so với kế hoạch đề ra. Điều này có được chủ yếu là do quy mô của công ty còn nhỏ mọi hoạt động dường như đều năm trong sự kiểm soát của ban quản lý công ty. Tuy nhiên theo thời gian quy mô của công ty sẽ dần được mở rộng, hoạt động sẽ trở nên phức tạp hơn, tình hình cạnh tranh cũng gay gắt hơn lúc này sự kiểm soát đối với công ty là điều rất khó khăn, nếu không có những định hướng và kế hoạch cụ thể công ty rất dễ rơi vào trạng thái mất cân bằng do vậy mà công tác lập kế hoạch kinh doanh là điều rất cần thiết. Để công tác này được hoàn thiện hơn nữa công ty nên thực hiện những công việc sau:
Xác định rõ mục tiêu và mục đích kinh doanh của công ty trong thời gian tới
Tiến hành các cuộc điều tra, phân tích về khả năng cạnh tranh của công ty trên các lĩnh vực: sản phẩm, giá cả, chất lượng, tiếp thị, quảng cáo, phân phối, dịch vụ…Trên cơ sở đó phân tích những điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức đối với công ty
Lên kế hoạch marketting, xác định thị trường và khách hàng tiêu thụ dựa trên những thông tin có được từ nghiên cứu thị trường trong nước
Xác định thị trường, mặt hàng và khối lượng nhập khẩu. Phải chỉ ra được thị trường phù hợp với mình và các mặt hàng dự định kinh doanh tối ưu nhất. Trong đó một vấn đề khá quan trọng là xác định khối lượng, số lượng hàng hóa nhập khẩu. Để xác định được điều này doanh nghiệp phải dựa trên việc xác định số lượng đặt hàng tối ưu. Số lượng đặt hàng tối ưu là số lượng nhập về vừa thỏa mãn được nhu cầu trong nước vừa tiết kiệm được chi phí đặt hàng.
Đề ra các biện pháp thực hiện, liệt kê các hoạt động chi tiết để doanh nghiệp đạt được mục đích đề ra và càng chi tiết càng tốt. Đặt ra những ưu tiên và những hạn định về thời gian cho mỗi công việc để có thể theo dõi và đo lường mức độ hoàn thành công việc. Nên lưu ý dành thời gian cho những công việc phát sinh và những khó khăn khách quan trong quá trình thực hiện. Cụ thể các biện pháp được đề ra như: Các chiến lược về quảng cáo sản phẩm, kế hoạch nhập hàng, kế hoạch và phương thức tiêu thụ sản phẩm, bảo quản và gia cố lại sản phẩm, các chương trình chăm sóc khách hàng…
Lên kế hoạch quản lý con người, lên cơ chế kiểm soát sự vận hành công việc kinh doanh bao gồm đội ngũ quản lý, nhân viên và những kỹ năng và trình độ của họ. Có sự phân công công việc và phân quyền rõ ràng. Thường xuyên có các buổi họp đánh giá tình hình hoạt động của các phòng ban. Có kế hoạch đào tạo và phát triển nhân viên và các cấp quản lý.
Tuy nhiên trong nền kinh tế thị trường luôn có sự biến động do vậy phải thường xuyên rà soát lại và bổ sung thêm bản kế hoạch kinh doanh. Luôn đặt mục tiêu cho mỗi công việc cụ thể và đánh giá mức độ thành công của công việc đó.
3.2.1.5.Nâng cao hiệu quả sử dụng vốn trong kinh doanh nhập khẩu
Vốn là điều kiện tiên quyết không thể thiếu được đối với bất kỳ một doanh nghiệp nào trong nên kinh tế thị trường hiện nay. Do đó, việc chủ động xây dựng, huy động, sử dụng vốn là biện pháp cần thiết nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng vốn ở doanh nghiệp. Xây dựng kế hoạch và sử dụng vốn của doanh nghiệp là hoạt động nhằm hình thành nên các dự định về tổ chức các nguồn tài trợ nhu cầu vốn lưu động của công ty và sử dụng chúng sao cho có hiệu quả. Công ty TNHH thương mại và XNK Tân Thịnh là một công ty có quy mô nhỏ, nguồn vốn không lớn và vốn chủ yếu là vốn lưu động do đó cần phải có những biện pháp sao cho sử dụng nguồn vốn này thật hiệu quả để tránh tình trạng lãng phí, thiếu vốn, đọng vốn gây ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh của công ty. Để làm được điều đó công ty nên thực hiện những biện pháp sau:
Xác định chính xác nhu cầu vốn lưu động thông qua việc phân tích các chỉ tiêu tài chính kỳ trước, những biến động chủ yếu trong vốn lưu động, mức chênh lệch giữa kế hoạch và thực hiện về nhu cầu thực hiện vốn lưu động ở các kì trước, từ đó lập kế hoạch huy động vốn.Khi lập kế hoạch vốn lưu động phải căn cứ vào kế hoạch vốn kinh doanh đảm bảo cho phù hợp với tình hình thực tế thông qua việc phân tích, tính toán các chỉ tiêu kinh tế, tài chính của kỳ trước cùng với những dự đoán về tình hình hoạt động kinh doanh, khả năng tăng trưởng trong năm tới và những dự kiến về sự biến động của thị trường.
Giải quyết tốt mối quan hệ với ngân hàng
Trong kinh doanh nói chung và kinh doanh xuất nhập khẩu nói riêng thì nhu cầu về vốn là rất lớn do vậy việc vay vốn của các tổ chức tín dụng là điều tất yếu. Mối quan hệ giữa công ty và ngân hàng càng vững chắc thì khả năng đảm bảo an toàn về tài chính trong những trường hợp đột biến càng được đảm bảo và thủ tục vay vốn cũng sẽ bớt rườm rà, hơn nữa muốn tạo được lòng tin với ngân hàng thì công ty cũng sẽ cố gắng để làm ăn luôn có lãi để có thể thanh toán các khoản nợ đúng hạn điều này sẽ giúp cho công ty hoạt động hiệu quả hơn
Tăng cường quản lý các khoản phải thu, hạn chế tối đa lượng vốn bị chiếm dụng cụ thể:
-Với những khách hàng mua lẻ với khối lượng nhỏ công ty tiếp tục thực hiện chính sách mua đứt bán đoạn, không để nợ hoặc chỉ cung cấp chiết khấu ở mức thấp với những khách hàng nhỏ nhưng thường xuyên
-Với những khách hàng lớn, trước khi ký hợp đồng, công ty cần phân loại khách hàng, tìm hiểu kỹ về khả năng thanh toán của họ. Hợp đồng luôn phải quy định chặt chẽ về thời gian, phương thức thanh toán và hình thức phạt khi vi phạm hợp đồng.
-Mở sổ theo dõi chi tiết các khoản nợ, tiến hành sắp xếp các khoản phải thu