2. Thực trạng công tác tuyển dụng tại công ty
2.4 Công tác tuyển chọn tại công ty
Quá trình tuyển chọn là khâu quan trọng trong việc hình thành một đội ngũ cán bộ khoa học nghiệp vụ của công ty. Nhận thức được điều đó công ty KYB Việt Nam đã tiến hành thực hiện tuyển chọn một cách khoa học và theo đúng trình tự mà công ty đã đề ra.
Việc thực hiện tuyển chọn được công ty tiến hành dựa theo nguyên tắc và tiêu chuẩn nhất định. Tiêu chuẩn và nguyên tắc đó được thể hiện như sau:
2.4.1 Nguyên tắc và tiêu chuẩn tuyển chọn
Những người được tuyển dụng phải đáp ứng được tiêu chuẩn chuyên môn nghiệp vụ, đạo đức nghề nghiệp của nghề cần tuyển và các điều kiện quy định của từng đơn vị.
Công ty đã đưa ra một số tiêu chuẩn cơ bản của những ứng viên như sau:
- Có đủ sức khỏe để đảm nhận công việc và có nguyện vọng phục vụ lâu dài, găn bó với công ty, với đơn vị.
- Có tuổi đời từ 18 đến 40 tuổi đối với nam, nữ từ 18 đến 35 tuổi đố với nữ.Trường hợp đã là viên chức trong doanh nghiệp Nhà nước khác thì tuổi đời có thể đến 45 tuổi.
- Không trong thời gian bị truy cứu trách nhiệm hình sự, chấp hành án phạt tù, cải tạo không giam giữ, quản chế, đang bị áp dụng biện pháp giáo dục tại xã, phường, thị trấn hoặc đưa vào cơ sở chữa bệnh, cơ sở giáo dục.
- Người tình nguyện phục vụ ở vừng sâu, vùng xa, con liệt sỹ, những người tốt nghiệp ở các bậc đào tạo chuyên môn đạt loại giỏi được ưu tiên tuyển dụng.
- Có hồ sơ xin dự tuyển hợp lệ gồm: + Đơn xin việc (theo mẫu của Công ty)
+ Sơ yếu lý lịch (có dán ảnh; có xác nhận của cơ quan hoặc chính quyền địa phương). + Giấy khai sinh (bản sao).
+ Sổ lao động, sổ BHXH… (nếu có).1
2.4.2 Quy trình tuyển chọn tại công ty
Với mỗi công ty, quy trình tuyển chọn là hoàn toàn khác nhau, nó phụ thuộc vào đặc điểm của hoạt động sản xuất kinh doanh cũng như đặc điểm của đội ngũ cán bộ nhân viên của tổ chức.
Sau khi đã thu hút được một lượng ứng viên nhất định trong quá trình tuyển mộ thì bước tiếp theo của quá trình tuyển dụng của công ty là bước tuyển chọn. Việc tuyển chọn hiện nay của công ty KYB Việt Nam đang được thực hiện theo các bước sau đây:
Bước 1: Tổ chức tiếp nhận và sơ tuyển hồ sơ
Việc tiếp nhận hồ sơ do phòng nhân sự tiến hành, cán bộ phụ trách công tác này sẽ kiểm tra trực tiếp các hồ sơ xin việc xem đã đúng và đủ các thủ tục cần thiết chưa? Nếu chứa đúng hoặc đủ thì yêu cầu ứng viên sửa lại và bổ sung hoàn chỉnh các thủ tục còn thiếu. Khi đã tập hợp được những bộ hồ sơ hoàn chỉnh, hội đồng tuyển chọn đã được thành lập sẽ tiến hành sơ tuyển hồ sơ. Công việc sơ tuyển hồ sơ này thường được tiến hành trong thời hạn tối đa là một tuần kể từ ngày hết hạn nộp hồ sơ và việc sơ tuyển này thường được Hội đồng tuyển chọn ủy quyền cho 01 thành viên là Trưởng phòng Nhân sự kiểm tra. Trưởng phòng Nhân sự sẽ tiến hành thực hiện chỉ huy công tác sơ tuyển hồ sơ. Dựa vào những thông tin có trong hồ sơ của ứng viên xin việc, nhân viên sơ tuyển hồ sơ tiến hành đối chiếu với yêu cầu về trình độ, kỹ năng, các thông tin về cá nhân khác mà vị trí của công việc yêu cầu. Từ đó sẽ xác định được những ai không đáp ứng được yêu cầu tối thiểu của vị trí việc làm để chấm dứt
quá trình tuyển chọn, ai là người đáp ứng được các yêu cầu đó và tiến hành các bước sàng lọc tiếp theo của quá trình tuyển chọn.
Sau khi có được kết quả của bước sàng lọc, sơ tuyển hồ sơ ban đầu thì phòng Nhân sự tiến hành ra thông báo mời thi tuyển đối với những ứng viên đã lọt qua vòng sơ tuyển hồ sơ..
Trong thư mời ứng viên đến dự thi tuyển, công ty thông báo chi tiết cho ứng viên về địa điểm, thời gian và phương thức tiến hành thi để ứng viên xin việc có thể chuẩn bị trước.
Công việc tiến hành sàng lọc hồ sơ của công ty thường loại được 1/3 tổng số hồ sơ nhận được, số thường bị loại do có trình độ chuyên môn, kinh nghiệm nghề nghiệp, tuổi tác… không phù hợp với vị trí việc làm yêu cầu.
Bước 2:Thi thông qua hình thức trắc nghiệm
.Tất cả các ứng viên trong và ngoài công ty đều phải tham gia kỳ thi này để đảm bảo tính công bằng chung cho mọi người. Hội đồng tuyển chọn ủy quyền lập đề thi và chịu trách nghiệm lập đề thi cho Trưởng phòng Nhân sự và phòng ban, đơn vị có yêu cầu tuyển dụng. Việc này đảm bảo sự tổng quát về trình độ, kiến thức được phản ánh qua bài thi của ứng viên (phản ánh được cả kiến thức xã hội cũng như kiến thức chuyên ngành).
Các bài thi dưới hình thức thi trắc nghiệm mà mỗi ứng viên phải lần lượt vượt qua bao gồm:
• Bài thi trắc nghiệm chung
- Thi Trắc nghiệm IQ: Chỉ số IQ thường được cho là liên quan đến sự thành công trong học tập và liên quan đến hiệu suất công việc, quan hệ xã hội.
- Trắc nghiệm tâm lý: là bài thi nhằm xác định tính cách, tâm lý của ứng viên để xem họ có phù hợp với đặc thù của công việc hay không, có chịu được áp lực của công việc hay không.
• Bài thi viết, trắc nghiệm về kiến thức chuyên môn
Các bài trắc nghiệm nhằm đánh giá khả năng chuyên môn của ứng viên khi làm việc độc lập cũng như làm việc theo nhóm. Các bài thi này tùy thuộc vào vị trí tuyển người mà sẽ có nội dung phù hợp với lĩnh vực đó.
Tùy theo từng vị trí công việc mà những phần trắc nghiệm có đặc điểm, tỷ trọng của các phần cũng như thời gian hoàn thành chúng là khác nhau. Ví dụ như tuyển nhân viên trong phòng kế toán thì bài thi trắc nghiệm bao gồm thi trắc nghiệm IQ, bài thi nghiệp vụ trong vòng 45 phút…Mục đích của phần thi này là đánh giá mức độ thông minh, cá tính, năng khiếu, khả năng nhận thức, khả năng vận dụng phối hợp, sở thích nghề nghiệp…
Hội đồng tuyển chọn tiến hành thành lập ban tổ chức kỳ thi, có nhiệm vụ bố trí sắp xếp những ứng viên này vào phòng thi, phát đề thi, giám sát quá trình thi của ứng viên và thu bài.
Sau khi thu được những bài thi này, bộ phận nào ra đề thi sẽ tiến hành chấm thi những bài đó. Các bài thi viết kiểm tra trình độ chuyên môn nghiệp vụ trực tiếp do chuyên gia của phòng có nhu cầu tuyển dụng tiến hành chấm điểm. Các bài thi tùy thuộc vào từng loại mà có kết quả thấp nhất được chấp nhận là khác nhau, tùy thuộc vào tỷ lệ sàng lọc ở vòng này do Hội đồng tuyển chọn quyết định. Thông thường tỷ lệ này được lấy là 3/1, tức là cứ 3 người lọt vào vòng thi trắc nghiệm thì có 1 người
được tiến vào vòng trong (vòng phỏng vấn). Phương pháp chọn lọc số lượng ứng viên đạt yêu cầu của vòng này là lấy tổng số điểm theo hình thức lấy từ trên xuống dưới, khi nào đủ số lượng thì thôi.
Sau khi giai đoạn chấm bài kết thúc, phòng Nhân sự tiến hành tổng hợp kết quả chấm thi và thông báo công khai kết quả những người đủ điểm lọt vào vòng trong trên bảng thông báo tại công ty. Ngoài thông tin về các ứng viên lọt vào vòng trong, công ty còn cung cấp thông tin về thời gian cũng như địa điểm của vòng phỏng vấn tiếp theo.
Bước 3: Kiểm tra bằng phương pháp phỏng vấn trực tiếp
Mục đích của quá trình phỏng vấn là đi sâu vào tìm hiểu chuyên môn, nghiệp vụ, kỹ năng, kinh nghiệm của ứng viên mà các vòng trước không nắm được. Trong quá trình phỏng vấn,cung cấp cho ứng viên thông tin đầy đủ về công ty cũng như về vị trí việc làm.
Khi tiến hành phỏng vấn, hội đồng của công ty bao gồm hai thành viên: một người thuộc phòng Nhân sự chịu trách nhiệm về mảng nhân sự, một người là chuyên viên từ phòng ban, đơn vị có nhu cầu tuyển dụng cử xuống. Thời gian tiến hành phỏng vấn thường từ 15 – 20 phút, thường thì hội đồng phỏng vấn bao gồm 2 người này tiến hành phỏng vấn từng ứng viên một và kết hợp cả hai phương pháp phỏng vấn theo mẫu và phỏng vấn không có hướng dẫn. Hội đồng phỏng vấn đánh giá trực tiếp sắc thái bên ngoài, khả năng diễn đạt lưu loát, ý chí, nghị lực, khả năng thích nghi, phán đoán, suy luận… của ứng viên thông qua việc trò chuyện và các câu hỏi được đặt ra.
Sau khi kết thúc quá trình phỏng vấn, hai cán bộ thực hiện phỏng vấn sẽ tiến hành thảo luận, thống nhất để lựa chọn ra những ứng viên có thể đáp ứng tốt các yêu cầu của vị trí việc làm.
Những trường hợp đủ tiêu chuẩn tuyển chọn thì phòng Nhân sự báo cáo Tổng giám đốc kí hợp đồng thử việc.
Bước 4: Ký quyết định tiếp nhận thử việc
Trên cơ sở kết quả của tất cả các vòng thi, cán bộ tuyển dụng sẽ lựa chọn ra được những ứng viên xuất sắc, phù hợp với tổ chức nhất để tiến hành thương lượng, ký kết hợp đồng thử việc, thời gian thử việc đúng theo quy định của bộ luật lao động hiện hành (1 tháng). Trong quá trình đàm phán, thương lượng đó, cán bộ tuyển dụng sẽ thống nhất với ứng viên này về điều kiện làm việc, các nội quy, quy định khi làm việc tại công ty, mức lương thử việc dựa trên hệ thống thang bảng lương quy định của công ty và chức danh mà ứng viên đảm nhận.
Bước 5: Ra quyết định tuyển chọn, tổng hợp hồ sơ và báo cáo
Những ứng viên được tiếp nhận ký hợp đồng thử việc và đạt yêu cầu của bước này sẽ được tiến hành nhận vào làm trong công ty, kết thúc quá trình tuyển dụng. Nhân viên mới này đến Phòng Nhân sự làm các thủ tục nhân sự cần thiết.
2.4.3 Kế quả tuyển mộ tại công ty KYB Việt Nam trong những năm gần đây
Trong 2 năm gần đây, do nhu cầu của hoạt động sản xuất kinh doanh thay đổi, đồng thời đáp ứng những trường hợp biến động về nhân lực như: Thuyên chuyển, chấm dứt hợp đồng lao động, cán bộ nghỉ chế độ… Phòng Nhân sự đã tiến hành hoạt động tuyển chọn và thu được những kết quả nhất định. Công tác tuyển chọn của hai năm 2008 và 2009 được thể hiện rất rõ qua bảng báo cáo sau đây:
Bảng II – 5. Thống kê công tác tuyển chọn năm 2008 – 2009
Chỉ tiêu Năm 2008 Năm 2009 Nhu cầu tuyển dụng Số hồ sơ xin việc Số ứng viên thử việc Số ứng viên đỗ tuyển Nhu cầu tuyển dụng Số hồ sơ xin việc Số ứng viên thử việc Số ứng viên đỗ tuyển Quý I 6 153 8 5 10 324 15 10 Quý II 3 62 5 3 15 433 19 13 Quý II 7 255 10 5 12 318 16 11 Quý IV 4 84 6 4 6 192 9 7 Tổng 20 524 29 17 43 1267 59 41 (Nguồn: Phòng Nhân sự)
Nhìn vào kết quả công tác tuyển chọn năm 2008 – 2009 ta có thể nhận thấy quy mô của công tác tuyển chọn tại công ty KYB Việt Nam là tương đối lớn và được thực hiện một cách thường xuyên theo từng Quý. Số lượng ứng viên tham gia thử việc năm 2008 từ 29 ứng viên đã tăng lên 59 ứng viên trong năm 2009 tương ứng với tốc độ tăng là 34%. Tổng số ứng viên thử việc so với tổng số hồ sơ xin việc năm 2008 là 6%, đến năm 2009 tỷ số này là 5% chứng tỏ chất lượng của hồ sơ đăng tuyển cũng đã
công tác tuyển dụng được tăng lên rất lớn, gấp 2.41 lần. Tỷ lệ phần trăm hoàn thành kế hoạch tuyển dụng của năm 2008 là 85% nhưng đến năm 2009 đã tăng lên là 95%, chứng tỏ chất lượng của quá trình tuyển chọn của năm 2009 đã được cải thiện rất nhiều, có được điều này là do chương trình tuyển chọn đã có nhiều sự thay đổi tích cực, công tác tuyển chọn được tiến hành một cách khoa học, có kế hoạch cụ thể và thực hiện nghiêm túc.
2.4.4 Nhận xét về công tác tuyển chọn tại công ty
• Những ưu điểm của công tác tuyển chọn
Nhìn chung công tác tuyển chọn của công ty diễn ra khá bài bản, theo một quy trình chuẩn đã được nghiên cứu từ trước và có kết hoạch thực hiện bài bản. Ở mỗi bước tiến hành có sự tham gia hợp tác chặt chẽ giữa các bộ phận liên quan và được quan tâm đúng mực bởi ban giám đốc công ty..
Việc tiếp đón ban đầu, tổ chức thi tuyển được thực hiện một cách khá bài bản giúp mang lại những hình ảnh tốt đẹp về công ty cũng như thể hiện cho những ứng viên thấy quá trình tuyển dụng của công ty diễn ra một cách chuyên nghiệp.
Các bước trong quá trình tuyển chọn được tiến hành theo đúng tiến độ thời gian giúp tiếc kiệm kinh phí cho quá trình tuyển dụng cũng như tránh được tình trạng ứng viên đợi qua lâu đã xin việc làm ở tổ chức khác.
Công ty cũng đã áp dụng những phương pháp tuyển chọn hiện đại như trắc nghiệm IQ, phỏng vấn tuyển chọn… giúp đánh giá một cách toàn diện nhất ứng viên xin việc, nhờ đó nâng cao được chất lượng nguồn nhân lực được tuyển dụng vào công ty.
Việc thông báo kết quả tuyển chọn được công khai trên bản tin của công ty, nhờ vậy mà tránh được tình trạng nghi nghờ về kết quả, đảm bảo tình công bằng giữa những ứng viên tham gia xin việc, tăng thêm uy tín của công ty.
Bên cạnh những ưu điểm này thì trong quá trình tuyển chọn của công ty vẫn còn những tồn tại nhất định.
• Những nhược điểm của công tác tuyển chọn
Bước đầu tiên của quá trình tuyển chọn của công ty chính là bước tổ chức tiếp nhận và sơ tuyển hồ sơ. Có thể nói đây là bước rất quan trọng để có thể loại bỏ sớm được những ứng viên không phù hợp ngay từ ban đầu để tránh khỏi những tốn kém trong quá trình tuyển chọn về sau. Nhưng hiện tại công tác tiếp đón và sơ tuyển hồ sơ tại công ty chưa được chú trọng tới. Nếu như cán bộ phụ trách mảng này quan tâm hơn tới việc nhận xét hồ sơ và kết hợp phỏng vấn sơ bộ thì chắc chắn số lượng ứng viên không phù hợp lọt vào vòng kiểm tra trắc nghiệm sẽ còn giảm hơn nữa, góp phần giảm áp lực trong quá trình kiểm tra, thi tuyển vòng sau. Nguyên nhân của việc này một phần rất lớn là do quy định về hồ sơ xin việc của công ty là viết đơn xin việc theo một mẫu nhất đinh (xem phụ lục), mà mẫu đơn này là chưa thể hiện chi tiết về ứng viên, nên việc sơ tuyển qua hồ sơ là rất khó. Trong quá trình tiếp đón ban đầu, nhân viên của công ty vẫn chỉ đơn thuần là thu nhận hồ sơ chứ chưa chú trọng vào khai thác thêm thông tin về ứng viên ngay từ ban đâu để xem ứng viên đó có phù hợp với vị trí cần tuyển không. Chính điều này đã làm cho rất nhiều những ứng viên có thể không phù hợp với vị trí cần người mà vẫn lọt vào vòng trong của quá trình tuyển chọn, gây lãng phí về cả thời gian lẫn kinh phi cho công ty và ứng viên xin việc.
Công ty đã thực hiện phương thức sàng lọc ứng viên qua kỳ thi trắc nghiệm, thể hiện sự ứng dụng khoa học nghiên cứu vào trong quá trình tuyển chọn. Tuy nhiên nội dung kỳ thì còn nghèo nàn, chậm cập nhật, có những đề thi được sử dụng lặp đi