Để hạch toán chi phí sử dụng máy thi công, kế toán sử dụng tài khoản 623 “chi phí sử dụng máy thi công”. Tài khoản này dùng để tập hợp và phân bổ chi phí sử dụng xe, máy thi công phục vụ trực tiếp cho hoạt động xây lắp công trình, đợc chi tiết thành các tiểu khoản với các nội dung sau:
TK 6231- chi phí nhân công : Dùng để phản ánh lơng chính, lơng phụ, phụ cấp lơng phải trả cho công nhân trực tiếp điều khiển máy thi công, phục vụ máy thi công nh: vận chuyển, cung cấp nhiên liệu, vật liệu cho xe, máy thi công. TK 6232- chi phí vật liệu : Dùng để phản ánh chi phí nhiên liệu ( xăng, dầu, mỡ )vật liệu khác phục vụ máy thi công.…
Đơn vị: ..… Địa chỉ : .…
Sổ chi tiết tài khoản 622
(trích) Quý IV/2004 Đội số 4, công trình GT5 Phát sinh Nợ: Phát sinh Có: Chứng từ SH NT Diễn giải SHTK Số phát sinh Nợ Có 89 31/12 Tính ra tiền lơng tháng 12 cho tổ 1- công trình GT5 334 9.519.000 31/12 Kết chuyển chi phí nhân
công trực tiếp tháng 12/2004 154 316.359.700 .
…………
Cộng phát sinh 316.359.700 316.359.700 Ngời ghi sổ Kế toán trởng
TK 6233- chi phí dụng cụ sản xuất : Dùng phản ánh công cụ, dụng cụ lao động liên quan đến hoạt động của xe, máy thi công.
TK 6234- chi phí khấu hao máy thi công : Dùng phản ánh khấu hao máy móc thi công sử dụng vào hoạt động xây lắp công trình.
TK 6237- chi phí dịch vụ mua ngoài : Dùng phản ánh chi phí dịch vụ mua ngoài nh : thuê ngoài sửa chữa xe, máy thi công, bảo hiểm xe, chi phí điện n- ớc ..…
TK6238- chi phí bằng tiền khác : Dùng để phản ánh chi phí bằng tiền phục vụ cho hoạt động của xe, máy thi công.
Trong các doanh nghiệp xây lắp thờng có các hình thức tổ chức sử dụng máy thi công khác nhau tuỳ vào đặc điểm của từng doanh nghiệp. Công ty xây dựng số 4 sử dụng hình thức thuê máy kèm theo công nhân điều khiển và phục vụ máy do các công trình thờng ở xa, việc mua máy thi công không thể phân phối cho hết các công trình, vì vậy, khi một xí nghiệp ký hợp đồng thi công công trình ở xa trung tâm, thờng thuê toàn bộ( thuê trọn gói) cả máy và công nhân điều khiển. Khi có nhu cầu thuê máy phục vụ công trình, giám đốc xí nghiệp đứng ra ký hợp đồng với bên cho thuê, trong đó phải nêu rõ thời gian thuê, thuê theo ca, giờ, tính thuế giá trị gia tăng, số tiền thuê máy, số tiền thuê nhân công và có chữ ký đầy đủ của bên đi thuê và bên cho thuê, mẫu hợp đồng nh sau :
Biểu 18
Căn cứ vào hợp đồng thuê máy nh trên, kế toán xí nghiệp tiến hành tổng hợp số liệu, phân loại chứng từ và định khoản các nghiệp vụ. Định kỳ, kế toán xí nghiệp gửi bảng tổng hợp chi phí thuê máy thi công về phòng kế toán của công ty để vào sổ sách liên quan.
Đơn vị :……. Địa chỉ :…….
Hợp đồng thuê máy thi công
( cả bộ phận điều khiển máy) Hôm nay, ngày ..tháng ..năm… … …
Tại địa điểm ..… Chúng tôi gồm :
Ông :…….. Địa chỉ : ..… Đại diện cho bên thuê máy Ông: .Địa chỉ: ..… …
Đại diện cho bên đi thuê
Hai bên cùng ký kết hợp đồng thuê máy nh sau : STT Tên máy Tổng số tiền thuê máy Số nhân công thuê theo máy Tổng số tiền thuê nhân công
điều khiển Thời gian thuê Cộng 1 Máy cắt 12.000.00 0 10 9.000.000 1/12-31/12 21.000.000 2 Máy nén khí 10.500.00 0 6 10.800.000 1/12-31/12 21.300.000 Cộng 22.500.00 0 19.800.000 42.300.000
Trong đó thuế giá trị gia tăng : 1.125.000đ
Tổng số tiền bên đi thuê phải thanh toán (cả thuế) :43.425.000đ. Viết bằng chữ : Bốn mơi ba triệu, bốn trăm hai lăm nghìn đồng. Hai bên có trách nhiệm thực hiện theo hợp đồng trên kể từ ngày thuê. Đại diện bên đi thuê Đại diện bên cho thuê
Sau khi hết thời hạn thuê máy, hai bên tiến hành thanh toán hợp đồng theo bảng thanh toán hợp đồng thuê máy, mẫu nh sau :
Biểu 19
Khi công việc hoàn thành, máy thi công và chi phí thuê máy thi công đợc tính gọn vào một khoản trong hợp đồng thuê máy và tính riêng cho từng công trình. Kế toán đội thi công tập hợp các chứng từ gốc thuê thiết bị gồm : Hợp đồng thuê máy, biên bản thanh lý hợp đồng, gửi lên phòng kế toán.
Máy thi công thuê ngoài dùng cho công trình nào thì tập hợp trực tiếp cho công trình đó nên không phân bổ. Khi thanh lý hợp đồng thuê ngoài máy thi công, kế toán ghi :
Nợ TK 623 (6237 ) 42.300.000 Đơn vị :……
Địa chỉ :…….
Biên bản thanh lý hợp đồng thuê máy
Ngày ..tháng… ……. năm
Căn cứ vào chứng từ số ngày về việc ký hợp đồng thuê máy của hai bên… …
nay đã hết thời hạn thuê, chúng tôi tiến hành thanh lý hợp đồng nh
… sau: STT Tên máy Tổng số tiền thuê máy Tổng số tiền thuê nhân công
điều khiển Thời gian thuê Cộng Số tiền đã thanh toán 1 Máy cắt 12.000.00 0 9.000.000 1/12-31/12 21.000.00 0 2 Máy nén khí 10.500.00 0 10.800.000 1/12-31/12 21.300.00 0 Cộng 22.500.00 0 19.800.000 42.300.00 0 42.300.000 Số tiền đã thanh toán ( cha thuế) : 42.300.000đ
Tổng số thanh toán cả thuế : 43.425.000đ Tổng công nợ tồn đọng : 0
Hai bên đã tiến hành thanh lý hợp đồng thuê máy, kể từ ngày thanh lý, hợp đồng coi nh hết giá trị.
Nợ TK 133 1.125.000 Có TK 111 43.425.000
Cuối kỳ, kết chuyển vào tài khoản 154 theo từng đối tợng : Nợ TK 154 42.300.000
Có TK 623(6237) 42.300.000
Trên cơ sở các chứng từ dới các công trình chuyển lên phòng kế toán của công ty, kế toán tiến hành ghi sổ Nhật ký chung và vào sổ Cái các tài khoản liên quan.
Biểu 20
Từ sổ Nhật ký chung, kế toán tiến hành vào sổ Cái và sổ chi tiết tài khoản 623.
