II. THAO TÁC DỮ LIỆU 1 Bảng Danh mục tài khoản
a. Sổ chi tiết thành phẩm
Để tạo được sổ chi tiết thành phẩm ta cần tạo một combobox để lấy được các mã TP cần lên sổ chi tiết.
Cách tạo:
- Tại sheet DMTK tạo vùng dữ liệu gồm các mã TP: GI,GII,GIII,GX và đặt tên là SCTTP.
- Tạo thêm một sheet đặt tên là Sổ chi tiết đặt con trỏ tại ô E3 vào Data / Validation / Setting / Tại hộp Allow / chọn List / Tại hộp Souce gõ = SCTTP kích chọn OK.
Mở sheet chứng tù phát sinh chèn đặt tên côt K3 là TTSTP, để đánh số thứ tự cho
những dòng phát sinh có mã TP chọn trên combobox ta đặt công thức như sau: =IF(OR(S4=SoChiTiet!$G$3,V4=SoChiTiet!$G$3),MAX($J$3:J3)+1,"") Coppy cho các ô còn lại đặt tên vùng dữ liệu từ K4:AH116 là SoCTTP.
Giải thích công thức: Khi chưa xuất hiện dòng có Mã TP chọn trên combobox thì dòng được để trống, khi tìm ra dòng có mã giống như mã TP trên combobox thì đánh số 1, dòng liền sau mang số liền trước. Nếu gặp tiếp mã TP hiển thị trên combobox thì sẽ tăng thêm một đơn vị và cứ tiếp tục như thế.
Mở sheet Sổ chi tiết: Cập nhật dữ liệu cho các trường. - Số dư đầu kỳ:
+ SL: Tính tổng SLTồn của MaCT tại $E$3 trên sheet ChiTiet =SUMIF(MACT,$E$3,SLTON)
+ ST: Tính tổng DUNO của MaCT tại $E$3 trên sheet ChiTiet =SUMIF(MACT,$E$3,DuNo)
- Cột STT: Tự nhập và nó dựa vào số thứ tự được đánh ở bảng Chứng từ phát sinh ở cột SCTTP. Cập nhật dữ liệu cho các trường thì lấy STT làm trị dò, còn cột tham chiếu là các cột cập nhật bên bảng chứng từ phát sinh.
- Cột Số CT:
=IF(ISNA(VLOOKUP($A8,SoCTTP,3,0)),"", VLOOKUP($A8,SoCTTP,3,0)) Tham chiếu cho các hàng tiếp theo. Dùng hàm ISNA để sửa lỗi #N/A.
- Cột Ngày CT: =IF(ISNA(VLOOKUP($A8,SoCTTP,4,0)),"",VLOOKUP($A8,SoCTTP,4,0)) - Diễn giải: =IF(ISNA(VLOOKUP($A8,SoCTTP,7,0)),"",VLOOKUP($A8,SoCTTP,7,0)) - Đơn giá: =IF(ISNA(VLOOKUP($A8,SoCTTP,15,0)),"", VLOOKUP($A8,SoCTTP,15,0)) - Nhập:
+ Số lượng: Nếu CTNo bằng combobox thì lấy cột số lượng, ngược lại gán bằng 0 Công thức:
=IF(B8="","",IF(VLOOKUP($A8,SoCTTP,10,0)=SoChiTiet!$E$3, VLOOKUP($A8,SoCTTP,14,0),0))
+ Số tiền: Nếu CTNo bằng Combobox thì lấy cột số tiền, ngược lại gán bằng 0 Công thức:
=IF(C8="","",IF(VLOOKUP($A8,SoCTTP,10,0)=SoChiTiet!$E$3, VLOOKUP($A8,SoCTTP,16,0),0))
-Xuất:
+ Số lượng: Nếu CTCo bằng Combobox thì lấy cột số lượng, ngược lại gán bằng 0 Công thức:
= IF(D8="","",IF(VLOOKUP($A8,SoCTTP,13,0)=SoChiTiet!$E$3, VLOOKUP($A8,SoCTTP,14,0),0))
+ Số tiền: Nếu CTCo bằng Combobox thì lấy cột số tiền, ngược lại gán bằng 0
Công thức:
= IF(D8="","",IF(VLOOKUP($A8,SoCTTP,13,0)=SoChiTiet!$E$3, VLOOKUP($A8,SoCTTP,16,0),0))
- Tồn:
+ Số lượng tồn: SLTon + SLNhap - SLXuat Công thức: =IF(B8="","",J7+F8-H8)
+ Số tiền tồn: DUNO + STNhap - STXuat Công thức: =IF(B8="","",K7+G8-I8)
Ta có thể chọn một quý bất kỳ trong năm:
- Chèn trước cột Diễn giải 2 cột:
+ Cột D: Lấy ngày chứng tù bên cột Ngày CTừ = C8
+ Cột E: Dùng hàm if để kiểm tra Ngày CTừ thuộc quý nào trong năm =IF(MONTH(C8)<=3,"Quý I",IF(MONTH(C8)<=6,"Quý
II",IF(MONTH(C8)<=9,"Quý III","Quý IV")))
- Nếu quý ở cột E = quý tại combobox ( E8 =$G$2) thì lấy giá trị, còn ngược lại thì rỗng.
Lúc này ta không cần dùng hàm ISNA để sửa lỗi.
B8=IF(E8=$G$2,VLOOKUP($A8,SoCTTP,3,0),"") Tương tự cho các cột còn lại.
Giao diện của Sổ chi tiết thành phẩm: