phòng ban có xem xét phê duyệt bảng chấm công hàng tuần cho các nhân viên của mình hay không.
Thời gian lao động lao động được cập nhật hàng ngày trên hệ thống do nhân viên tự làm. Bảng thời gian lao động được in ra và kiểm tra, phê duyệt bởi trưởng phòng để đảm bảo rằng thời gian làm việc thực sự của nhân viên.
Thời gian lao động được ghi chép đầy đủ, được phê duyệt đúng thời gian. Tính lương cho người lao động - Lương có thể tính toán không chính xác. - Bảng lương hàng tháng có được xem xét phê duyệt của kế toán trưởng và tổng giám đốc không?
Vào cuối tháng, các bảng thời gian lao động của nhân viên đã được phê duyệt của trưởng các phòng ban sẽ được chuyển đến phòng nhân sự để kế toán tiền lương tính lương.
Bảng lương tổng hợp của được trưởng phòng kế toán xem xét và chuyển cho tổng giám đốc ký phê duyệt.
Lương của nhân viên được tính toán đúng theo qui định trong hợp đồng lao động Ghi chép và phân bổ chi phí tiền lương Chứng từ hàng ngày cũng như các khoản thu chi liên quan đến tiền lương có được xem xét phê duyệt không và do ai?
Để đảm bảo chi phí lương được phân bổ đúng tài khoản, kế toán trưởng xem xét chứng từ và phê duyệt vào cuối tháng.
Bảng lương hàng tháng đều được kế toán trưởng xem xét, ký phê duyệt.
Dựa trên việc tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu trình tiền lương và nhân viên, KTV xác định rủi ro kiểm soát xảy ra các sai phạm trọng yếu ở mức độ thấp vì việc xem xét phê chuẩn đối với các nghiệp vụ tiền lương và nhân viên đều được thực hiện đầy đủ theo đúng qui trình cụ thể của công ty ABC.
Bản chất kinh doanh của khách hàng là một doanh nghiệp kinh doanh thương mại, chi phí lương được tính theo số giờ công lao động nên việc tính và trả lương tương đối rõ ràng. Bên cạnh đó, qua việc tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ, KTV thấy các chi phí lương phát sinh được phê chuẩn đầy đủ, các nghiệp vụ đã ghi chép và phân bổ được xem xét, kí duyệt một cách đầy đủ của kế toán trưởng và giám đốc. Hơn nữa, đây là khách hàng thường niên của công ty, dựa vào hồ sơ kiểm toán năm trước và xem xét các nghiệp vụ bất thường phát sinh trong năm nay ( không có nghiệp vụ bất thường), KTV kết luận rủi ro tiềm tàng trong chu trình tiền lương là thấp.
Qua quá trình quan sát, phỏng vấn và xác định được rủi ro tiềm tàng và rủi ro kiểm soát là thấp. Rủi ro kiểm toán chung được xác định cho chu trình tiền lương là trung bình, do đó rủi ro phát hiện tương đối cao, KTV cần phải tập trung thu thập bằng chứng đầy đủ, hợp lý và sát thực nhằm giảm tối đa rủi ro kiểm toán có thể xảy ra.
Việc xác định số lượng bằng chứng cần phải thu thập sẽ được KTV thực hiện trong chương trình Micro Start và phần mềm Ernst & Young Random sẽ xác định chính xác những chứng từ, nhân viên nào cần được kiểm tra xem xét kĩ lưỡng.
f. Xác định mức trọng yếu MP,TE, SAD
Dựa vào phần mềm GAMX, trưởng nhóm kiểm toán – người lập kế hoạch kiểm toán xác định mức độ trọng yếu cho toàn bộ báo cáo tài chính của công ty ABC (PM – mức trọng yếu kế hoạch). Do khách hàng phải chịu sức ép tăng lợi nhuận chuẩn bị cho việc niêm yết chứng khoán trong năm nay nên việc xác định mức trọng yếu này dựa trên cơ sở lợi nhuận sau thuế và phân bổ cho từng chu trình được kiểm toán (TE: mức sai sót có thể chấp nhận được cho từng khoản mục = 50% PM), những chênh lệch xuất hiện trong quá trình kiểm toán nếu nhỏ hơn TE sẽ được tập hợp vào SAD ( mức sai phạm
cho tổng các chênh lệch kiểm toán) để xác định mức độ trọng yếu của tổng những chênh lệch này liệu có ảnh hưởng trọng yếu đến chu trình được kiểm toán hay không.
Ta có bảng giá trị các ước tính mức độ trọng yếu của KTV như sau
Bảng 6: Xác định mức độ trọng yếu cho khoản mục tiền lương
Mức độ trọng yếu cho toàn bộ báo cáo tài chính (PM)
6.292.500.000
Mức độ trọng yếu cho khoản mục tiền lương (TE)
3,146,250,000
Mức sai phạm cho tổng các chênh lệch (SAD)
314.625.000
g. Thiết kế chương trình kiểm toán
Sau khi tìm hiểu về hệ thống kiểm soát nội bộ, xác định rủi ro kiểm soát, rủi ro tiềm tàng, rủi ro kiểm toán và tính toán được số lượng bằng chứng cần phải thu thập đối với chu trình tiền lương và nhân viên, kiểm toán viên thiết kế chương trình kiểm toán cụ thể bao gồm các thủ tục sau:
- Thử nghiệm kiểm soát
+ Khảo sát tổng quan chu trình tiền lương và nhân viên
Để khảo sát tổng quan chu trình tiền lương và nhân viên, KTV thu thập bảng tính lương và bảng chấm công của 12 nhân viên ở các phòng ban khác nhau và của các tháng khác nhau để đảm bảo việc tính lương có chính xác hay không, đồng thời KTV cũng đối chiếu với hợp đồng lao động xem các mức lương và bậc lương, các khoản khấu trừ theo lương có khớp với nhau không.
Bên cạnh đó, KTV cũng kiểm tra tính hợp lý trong việc phân bổ chi phí lương vào các tài khoản và kiểm tra sự phê duyệt trong các bảng tính lương có phù hợp với chính sách của công ty hay không.
Để kiểm tra tiền lương khống thì KTV kiểm tra số giờ lao động khống, do đặc điểm của doanh nghiệp, người theo dõi thời gian lao động và người trả lương cho người lao động được tách biệt rõ ràng, việc thông báo chấm dứt thanh toán cho nhân viên đã kết thúc hợp đồng cho phòng nhân sự được thực hiện tương đối tốt do đó khả năng có nhân viên khống là thấp. Do công ty có tính thêm giờ làm thêm cho người lao động nên khả năng khai tăng số giờ làm thêm rất dễ bị xảy ra.
KTV tiến hành kiểm tra việc phê chuẩn của trưởng các phòng ban trong các bảng chấm công đồng thời KTV quan sát tình hình làm thêm giờ của một phòng ban bất kỳ.
- Thủ tục phân tích
KTV thực hiện phân tích ngang thông qua việc so sánh tổng chi phí lương và số lượng nhân viên của từng tháng trong năm để có một cái nhìn tổng quan về sự biến động của quĩ lương và số lượng nhân viên qua 12 tháng từ đó phát hiện ra những tháng có biến động bất thường.
Nếu tổng chi phí lương lớn thì KTV chú trọng vào việc phân bổ chi phí lương xem có thích hợp không.
- Thử nghiệm kiểm tra chi tiết
KTV thực hiện kiểm tra chi tiết chi phí lương trên Sổ Cái các tài khoản 334, 338 và các tài khoản đầu 6 nhằm đảm bảo các mục tiêu: phân loại và trình bày, hiện hữu và phát sinh, chính xác số học ,đầy đủ.
+ Khớp số liệu với Sổ Cái nhằm đảm bảo mục tiêu chi phí lương được tính toán và kết chuyển đầy đủ, chính xác.
KTV liệt kê chi tiết các khoản mục chi phí trên Số Cái các tài khoản chi phí của 12 tháng và kiểm tra chéo tổng của các khoản chi phí này với bảng tính lương xem số liệu có khớp nhau.
+ Xem xét tính dồn tích của chi phí trên các tài khoản 334,338 và các tài khoản chi phí nhằm đảm bảo mục tiêu chính xác số học, đầy đủ, hiện hữu và phát sinh.
2.1.2 Thực hiện kế hoạch kiểm toán
2.1.2.1 Thực hiện thủ tục kiểm soát
Thực hiện khảo sát tổng quan chu trình tiền lương nhân viên và khảo sát tiền lương khống, KTV chọn ngẫu nhiên 12 nhân viên ở các phòng ban khác nhau từ bảng tính lương và bảng chấm công để xem xét:
- Đảm bảo tiền lương cơ bản của từng nhân viên khớp với hợp đồng lao động và chính sách tăng lương có chữ kí phê duyệt của Tổng Giám Đốc.
- Bảng theo dõi thời gian lao động và yêu cầu làm thêm giờ phải có chữ kí phê duyệt của trưởng các phòng ban.
- Đối chiếu giữa bảng thanh toán lương ròng cho người lao động phải khớp với tài khoản ngân hàng của từng người.
Bảng 7: Khảo sát các thủ tục kiểm soát tại công ty ABC S T T Họ tên nhân viên
Phòng ban bắt đầuNgày Lương cơ bản Trợ cấp khác Lương ròng tháng
Hợp đồng và quyết định tăng lương Bảng chấm công Bảng tính lương Chung Trưởng phòng Kế toán trưởng Tổng giám đốc Hóa đơn chuyển khoản được phê duyệt bởi kế toán trưởng Hóa đơn chứng từ chung Người lập Kiểm sóat Kế toán trưởng 1 A Đâu tư 7.11.07 5,500,000 5,315,000 12.07 Có Có Có Có Có Có Có Có 2 B Kế toán 6.8.06 4,000,000 3,865,000 1.07 Có Có Có Có Có Có Có Có 3 C Kĩ thuật 11.4.06 3,500,000 3,365,000 8.07 Có Có Có Có Có Có Có Có 4 D Kinh doanh 6.7.07 5,000,000 4,865,000 9.07 Có Có Có Có Có Có Có Có 5 E Bảo vệ 25.9.05 2,000,000 1,865,000 3.07 Có Có Có Có Có Có Có Có 6 F Hành chính 10.5.06 3,000,000 2,865,000 6.07 Có Có Có Có Có Có Có Có 7 G Marketing 28.4.05 5,060,000 4,919,000 10.07 Có Có Có Có Có Có Có Có 8 H Chứng khoán 26.8.04 5,500,000 5,315,000 11.07 Có Có Có Có Có Có Có Có
Qua bảng trên KTV thấy các thủ tục kiểm soát nội bộ của công ty được thực hiện chặt chẽ và đầy đủ từ đó KTV rút ra kết luận hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty ABC là hiệu quả, rủi ro kiểm soát ở mức thấp.
2.1.2.2 Thực hiện thủ tục phân tích cơ bản
Sau khi thu thập đầy đủ các chứng từ, thông tin và các chính sách liên quan đến hệ thống kiểm soát nội bộ chung cúa công ty, KTV bắt đầu thực hiện thủ tục phân tích thông qua việc so sánh tiền lương trung bình của một nhân viên và số lượng nhân viên qua 12 tháng trong năm nhằm đảm bảo tiền lương nhân viên trong công ty ABC là hợp lý.
Như vậy công việc cần làm là thu thập bảng danh sách nhân viên hàng tháng của công ty để thực hiện việc tính lương trung bình của nhân viên và theo dõi sự biến động số lượng nhân viên trong công ty.
Biểu đồ 1: Biểu đồ phân tích thu nhập và tình hình biến động của nhân viên tại công ty ABC
-500,000,000 500,000,000 1,000,000,000 1,500,000,000 2,000,000,000 2,500,000,000 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Month ch i p hí l ư ơ ng 0 50 100 150 200 250 300 350 400 số l ư ợ n g n h ân v iê n
tiền lương số lượng nhân viên
Nhìn chung chí phí tiền lương biến động cùng với số lượng nhân viên. Cụ thể trong tháng 1 chi phí tiền lương thấp hơn so với các tháng khác vì trên thực tế trong tháng 1 công ty mở thêm dịch vụ chứng khoán và sau đó dịch vụ này đã được tách ra thành một bộ phận chứng khoán của công ty ABC vào tháng 2 với trên 130 nhân viên chứng khoán.
Bên cạnh đó, có một sự tăng lên nhỏ trong chi phí tiền lương từ tháng 4 vì công ty bắt đầu thực hiện chính sách tăng lương mới (lương cơ bản tăng từ 750 nghìn lên 900 nghìn và khoản trợ cấp thêm cho nhân viên đã được KTV kiểm tra trên quyết định phê duyệt của ban giám đốc) đối với công ty chứng khoán.
Trong tháng tiếp theo có một biến động nhỏ trong chi phí tiền lương là do một số nhân viên nghỉ việc và nghỉ thai sản.
- So sánh với kỳ trước, chi phí tiền lương tăng gần gấp đôi:
+ Giá vốn hàng bán: tăng 84% do việc thành lập phòng chứng khoán từ tháng 2 năm 2007
+ Chi phí bán hàng: tăng 210% do bộ phận quan hệ khách hàng mới chỉ được thành lập từ tháng 10 năm 2006 và số lượng nhân viên năm nay tăng gấp đôi so với năm 2006.
+ Chi phí quản lý chung: tăng 58% do dự tăng lên đột ngột (gần gấp đôi) về số lượng nhân viên văn phòng ( nhằm đáp ứng được yêu cầu của dự án quản lý).
Bên cạnh đó, tỉ lệ trả lương cho nhân viên tăng mà chủ yếu là bộ phận văn phòng.
Từ tháng 7 đến tháng 8 có xu hướng tăng lên về số lượng nhân viên do công ty mở thêm công ty chứng khoán ABC bao gồm 2 chi nhánh Hà Nội và Thành phố Hồ Chí Minh, tình hình này khá ổn định trong những tháng tiếp theo.
Từ tháng 10 đến tháng 11, số lượng nhân viên tăng lên tuy nhiên những nhân viên mới thì chưa được tính bảo hiểm y tế và bảo hiểm xã hội do đó mà chi phí lương của công ty không tăng lên trong 2 tháng này.
Từ tháng 11 đến tháng 12 có một sự tăng lên đáng kể về số lượng nhân viên của công ty chứng khoán ABC của cả 2 chi nhánh Hà Nội và Thành phố Hồ Chí Minh, do vậy mà tổng chi phí lương có xu hướng tăng lên.
Như vậy thông qua thủ tục phân tích kết hợp với chính sách lương và hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty nhận thấy không có một biến động nào bất thường xảy ra trong qui trình tiền lương và nhân viên tại công ty ABC.
Ngoài việc thực hiện thủ tục phân tích tiền lương và nhân viên trong suốt 12 tháng năm 2007, KTV còn thực hiện thủ tục phân tích đối với thuế thu nhập cá nhân tại công ty ABC bằng cách thu thập số liệu thuế thu nhập cá nhân của các phòng ban trong 2 tháng là tháng 9 và tháng 10.
Bảng 8: Bảng phân tích thuế thu nhập cá nhân của công ty ABC tháng 9, 10
Tháng Phòng ban Thuế thu nhập cá nhân(PIT)
9 Chứng khoán 1,000,000 Kĩ thuật Văn phòng 89,686,012 Xử lý rác thải Tổng 90,686,012 10 Chứng khoán Kĩ thuật 1,250,000 Văn phòng 92,152,393 Xử lý rác thải Tổng 93,402,393
Thuế thu nhập cá nhân trung bình: 92,044,202 Dự toán thuế thu nhập cá nhân trong 6 tháng 552,265,212 Số liệu theo sổ cái 468,699,516 Chênh lệch 83,565,696 Trong đó:
PIT của công ty chứng khoán 71,654,715 PIT của công ty quản lý quĩ 3,088,889 => Chênh lệch còn lại 8,822,095
Tóm lại khoản chênh lệch này tương đối nhỏ, không trọng yếu do đó có thể kết luận là thuế thu nhập cá nhân tại công ty ABC được trình bày một cách hợp lý.
2.1.2.2 Thực hiện thủ tục kiểm tra chi tiết
Sau khi thực hiện thủ tục phân tích và đánh giá ban đầu về hệ thống kiểm soát nội bộ, KTV đã có được những kết luận sơ bộ về qui trình hạch toán tại công ty là phù hợp với nguyên tắc kế toán và được thực hiện đúng theo chính sách của công ty ABC. Để kiểm tra tính trung thực và hợp lý của qui trình lương và nhân viên tại công ty ABC, KTV tiến hành thực hiện thủ tục kiểm tra chi tiết về tiền lương và các khoản trích theo lương bằng cách thu thập bảng lương chi tiết của ít nhất 5 nhân viên và xem xét tính dồn tích trong tài khoản phải trả công nhân viên và các tài khoản chi phí.
Khớp số liệu với Sổ Cái:
Với mục tiêu đảm bảo các khoản chi phí lương được cộng và chuyển sổ chính xác, KTV thu thập bảng lương, bảng chi tiết chi phí tiền lương hàng tháng trong sổ cái và so sánh tổng chi phí lương hàng tháng với bảng lương.
Bảng 9: Bảng kiểm tra chi tiết kết chuyển chi phí tiền lương lên sổ cái Tháng TB Giá vốn hàng bán Chi phí bán hàng Chi phí quản lý chung Tổng cộng trên cân đối Theo bảng lương Chi phí lương Phải trả CNV
1 320,484,5 25 208,595,91 9 535,065,35 2 1,064,145,796 1,097,813,241 854,149,087 2 676,733,1 08 374,149,50 1 688,820,69 9 1,739,703,308 1,364,506,463 1,250,045,667 3 619,860,8 81 221,395,58 5 676,594,90 9 1,517,851,375 1,393,744,633 1,164,613,343 4 622,123,7 94 286,608,48 3 731,898,29 7 1,640,630,574 1,592,456,574 1,347,751,190 5 582,446,5 63 223,359,15 9 900,770,32 9 1,706,576,051 1,575,396,360 1,378,759,587 6 482,831,4 00 145,187,03 1 984,580,14 8 1,612,598,579 1,423,856,759 1,345,637,784