I. KHÁI QUÁT VỀ CƠNG TY
2. Cơ cấu tổ chức, bộ máy của cơng ty
SƠ ĐỒ TỔ CHỨC CƠNG TY:
a). Hội đồng thành viên: gồm tất cả các thành viên, là cơ quan quyết định cao nhất của cơng ty.
Hội đồng thành viên cĩ các quyền và nhiệm vụ sau (theo Điều 35 – Luật Doanh nghiệp 2000):
- Quyết định phương hướng phát triển của cơng ty;
- Quyết định tăng hoặc giảm vốn điều lệ, quyết định thời điểm và phương thức huy động thêm vốn; CHỦ TỊCH HĐTV KIÊM GIÁM ĐỐC PHĨ GIÁM ĐỐC PHỊNG HÀNH CHÍNH KẾ TỐN PHỊNG ĐỐI NGOẠI &DỰ ÁN PHỊNG KINH DOANH & THỊ TRƯỜNG CHI NHÁNH SÀI GỊN HỘI ĐỒNG THÀNH VIÊN
KILOBOOKS.COM
- Bầu, miễn nhiệm, bãi nhiệm Chủ tịch Hội đồng thành viên; quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức Giám đốc, kế tốn trưởng và cán bộ quản lý quan trọng khác quy định tại Điều lệ cơng ty;
- Thơng qua báo cáo tài chính hàng năm, phương án sử dụng và phân chia lợi nhuận hoặc phương án xử lý lỗ của cơng ty;
- Quyết định cơ cấu tổ chức quản lý cơng ty;
- Quyết định thành lập chi nhánh, văn phịng đại diện; - Sửa đổi, bổ sung Điều lệ cơng ty;
- Quyết định tổ chức lại cơng ty; - Quyết định giải thể cơng ty;
Hội đồng thành viên bầu Chủ tịch Hội đồng thành viên, Chủ tịch Hội đồng thành viên cĩ các quyền và nhiệm vụ sau:
- Chuẩn bị chương trình, kế hoạch hoạt động của Hội đồng thành viên;
- Chuẩn bị chương trình, nội dung, tài liệu họp Hội đồng thành viên hoặc để lấy ý kiến các thành viên; Triệu tập và chủ toạ cuộc họp Hội đồng thành viên;
- Giám sát việc tổ chức thực hiện quyết định của Hội đồng thành viên
- Thay mặt Hội đồng thành viên ký các quyết định của Hội đồng thành viên;
b). Giám đốc cơng ty:
Giám đốc – là người điều hành hoạt động kinh doanh hàng ngày của cơng ty do Hội đồng thành viên bổ nhiệm, chịu trách nhiệm trước Hội đồng thành viên về việc thực hiện quyền và nghĩa vụ của mình – được thể hiện thơng qua các nhiệm vụ cụ thể sau:
Xây dựng và định hướng phát triển, kế hoạch ngắn trung và dài hạn. Chương trình hoạt động, dựng án đầu tư mở rộng thị trường, phương án liên doanh liên kết trên cơ sở đáp ứng các nhu cầu của khách hàng và thị trường .
Tổ chức bộ máy quản lý và hoạt động sản xuất kinh doanh sao cho cĩ hiệu quả nhằm bảo toàn và phát triển vốn của cơng ty
KILOBOOKS.COM
Chỉ đạo điều hành cơng ty trong cơng việc xây dựng các định mức kinh tế – kỹ thuật, tiêu chuẩn sản xuất, chế độ tiền lương, kỷ luật lao động, khen thưởng, cơng tác đào tạo và tuyển dụng
Chỉ đạo thực hiện nhiệm vụ xây dựng hệ thống quản lý chất lượng như: + Lập chính sách chất lượng
+ Đề ra mục tiêu chất lượng thích hợp đối với từng thời gian. + Cung cấp nguồn lực cần thiết để duy trì hệ thống chất lượng.
+ Điều hành các cuộc họp xem xét của lãnh đạo về hệ thống chất lượng. + Phân cơng trách nhiệm và nhiệm vụ cho các đơn vị để thực hiện và duy trì hệ thống chất lượng.
+ Cam kết xây dựng, áp dụng, duy trì hệ thống quản lý chất lượng của cơng ty phù hợp với tiêu chuẩn quốc tế ISO 9002.
Giám đốc cĩ quyền chỉ đạo khung giá bán, giá mua nguyên vật liệu, sản phẩm.
Giám đốc là người đại diện theo pháp luật; tại các văn bản, hợp đồng thì Giám đốc thay mặt cơng ty thực hiện nhiệm vụ ký kết.
Ở cơng ty TNHH thương mại An Quân, Chủ tịch Hội đồng thành viên kiêm Giám đốc cơng ty, bởi vậy người đứng đầu này cĩ vai trị rất lớn đối với hoạt động và phát triển của cơng ty, vừa cĩ nhiệm vụ quyền hạn của Chủ tịch Hội đồng thành viên; vừa cĩ nhiệm vụ, quyền hạn của Giám đốc cơng ty.
c). Phĩ giám đốc: là người giúp việc cho giám đốc thực hiện một số cơng việc mà giám đốc giao. Thay mặt cho giám đốc ký kết một số hợp đồng cho cơng ty theo uỷ quyền của giám đốc. Cĩ chức năng tham mưu cho giám đốc trong hoạt động kinh doanh của cơng ty.
Nhiệm vụ cụ thể:
Tổ chức thực hiện chiến lược, kế hoạch, phương án, dự án mà giám đốc phê duyệt.
KILOBOOKS.COM
Chỉ đạo điều hành và theo dõi các phịng ban, khối văn phịng cũng như các chi nhánh, đại lý của cơng ty mình.
Thay mặt cho giám đốc làm việc với các cơ quan chức năng về các vấn đề liên quan đến tài chính-kế tốn, thuế, quản lý thị trường, báo cáo quyết tốn với nhà nước, các vấn đề liên quan đến trật tự an toàn xã hội.
Thay mặt cho giám đốc ký kết các hợp đồng mua bán hàng hố, hợp đồng xuất nhập khẩu, hợp đồng uỷ thác, hợp đồng gia cơng, đại lý, hợp đồng lao động theo sự uỷ quyền của giám đốc.
Chỉ đạo theo dõi nghiên cứu phát triển sản xuất, ứng dụng cơng nghệ hiện đại áp dụng vào quá trình sản xuất.
Thực hiện một số cơng việc khác mà giám đốc giao cho.
d). Phịng hành chính kế tốn: Đại diện cho cơng ty giải quyết các cơng việc phát sinh hằng ngày về lĩnh vực thủ tục hành chính, vào sổ kế tốn về thu chi ngân sách, các tài khoản phát sinh. Đứng đầu là trưởng phịng, chịu trách nhiệm với lãnh đạo cơng ty giải quyết các vấn đề liên quan đến cơng việc của phịng mình.
Nhiệm vụ:
Lập sổ kế tốn và vào sổ các tài khoản phát sinh trong quá trình kinh doanh giúp giám đốc nắm vững tình hình tài chính của cơng ty, qua đĩ cĩ chính sách về vốn cho phù hợp phục vụ nhu cầu sản xuất kinh doanh của cơng ty.
Là bộ phận trực tiếp kiểm tra tài khoản cơng ty theo định kỳ, mở L/C làm thủ tục thanh tốn trong các hợp đồng nhập khẩu của cơng ty.
Nắm vững tình hình tài chính để báo cáo định kỳ trước Hội đồng thành viên trong cơng ty.
Phịng hành chính kế tốn cĩ nhiệm vụ lập báo cáo kết quả kinh doanh đúng sự thật để giúp cơng ty hoàn thành nghĩa vụ nộp thuế cho Nhà nước.
Quản trị nhân sự, giải quyết các thủ tục hành chính cũng như giải quyết các vi phạm phát sinh của cán bộ, nhân viên trong cơng ty.
KILOBOOKS.COM
Giải quyết một số cơng việc khác mà Hội đồng thành viên và giám đốc giao cho...
e). Phịng đối ngoại & dự án: Cơng ty TNHH thương mại An Quân là cơng ty chuyên kinh doanh xuất nhập khẩu hàng hố với các đối tác nước ngoài, cho nên cĩ thể nĩi Phịng đối ngoại & dự án cĩ vai trị rất quan trọng đối với sự phát triển của cơng ty.
Nhiệm vụ:
Thực hiện cơng tác đối ngoại của cơng ty, tiếp cận với đối tác trong vấn đề ký kết hợp đồng xuất nhập khẩu hàng hố. Cĩ nhiệm vụ lập dự án kinh doanh trình Hội đồng thành viên xét duyệt, phê chuẩn.
f). Phịng kinh doanh & thị trường: cĩ nhiệm vụ cụ thể như sau:
Nghiên cứu diễn biến thị trường về quy luật cung- cầu giá cả hàng hố mà cơng ty đang kinh doanh, đưa ra những dự báo về xu hướng tiêu dùng, những thơng tin cần thiết về đối tác giúp giám đốc cĩ đủ thơng tin để chỉ đạo hoạt động sản xuất kinh doanh của cơng ty.
Thực hiện phát triển mạng lưới phân phối hàng. Tổ chức tuyên truyền, quảng cáo, giới thiệu các mặt hàng của cơng ty. Duy trì, phát triển tốt mối quan hệ với các khách hàng và các bạn hàng của cơng ty.
Chỉ đạo và điều hành việc bán các sản phẩm do cơng ty sản xuất, kinh doanh, mua sắm và bảo quản, lưu kho các sản phẩm sản xuất cũng như nhập khẩu.
Điều hành cơng tác giao nhận vận chuyển và kho bãi. Thường xuyên kiểm tra hàng tồn kho, đánh giá nhu cầu thị trường để cĩ kế hoạch mua sắm hay giải toả tồn kho.
Căn cứ vào lượng hàng thực tế tồn kho hàng quý, đề xuất các hợp đồng mua bán thiết bị, sản phẩm của mình trình Hội đồng thành viên xét và phê duyệt. Bên cạnh đĩ, các cán bộ trong phịng luơn bám sát thị trường, tìm đầu ra cho các sản phẩm của cơng ty, chịu sự điều hành trực tiếp của trưởng phịng.
KILOBOOKS.COM
Trưởng phịng chịu trách nhiệm ký kết các hợp đồng kinh tế theo sự uỷ quyền của Giám đốc. Theo dõi, đơn đốc việc thực hiện cũng như việc thanh tốn các hợp đồng.
g). Chi nhánh Sài Gịn: Giám đốc chi nhánh là người toàn quyền giải quyết các vấn đề của chi nhánh và thường xuyên báo cáo tình hình hoạt động cho Hội đồng thành viên cơng ty và chịu trách nhiệm trước Hội đồng thành viên.
Nhiệm vụ của chi nhánh:
Ký kết các hợp đồng giao nhận, phân phối xuống các đại lý, hệ thống cửa hàng ở các tỉnh phía Nam.
Tuyển dụng nhân viên maketing, nhân viên tiếp thị phục vụ nhu cầu kinh doanh của mình nhưng với hợp đồng ngắn hạn (thời vụ). Các nhân viên này khơng phải là người của cơng ty mà chỉ đại diện cho cơng ty tiếp thị, giới thiệu sản phẩm, tìm hiểu thị trường cho cơng ty.