TY CP XNK TẠP PHẨM TRONG THỜI GIAN TỚ
3.2.5. Hoàn thiện công tác quản lý tài chính của công ty
Công ty CP xuất nhập khẩu tạp phẩm có qui mô lớn, lại phân bố trên địa bàn rộng nên tổ chức công tác kế toán tài chính theo mô hình tập trung như hiện nay là chưa phù hợp. Hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung này có ưu điểm là giúp ban lãnh đạo Công ty nắm được kịp thời tòan bộ thông tin về hoạt động của toàn Công ty. Sự chỉ đạo công tác tài chính kế toán được thống nhất , chặt chẽ, tổng hợp số liệu và thông tin kịp thời , tạo điều kiện trong phân công lao động , trong nâng cao trình độ, chuyên môn hoá lao động, trong trang bị ứng dụng phương tiện kỹ thuật... Tuy nhiên hình thức này lại có nhược điểm lớn nhất là tạo ra khoảng cách về không gian và thời gian giữa nơi xảy ra thông tin và nơi thu thập, xử lý và tổng hợp thông tin nên tác động ngược trở lại gây khó khăn cho công tác quản lý. Thông tin thường bị chậm so với thời điểm lập báo cáo tài chính do không có số liệu đầy đủ từ các chi nhánh chuyển lên.
Vì vậy, Công ty nên nghiên cứu để các chi nhánh và xí nghiệp TOCAN hạch toán độc lập. Bằng cách này một mặt sẽ giảm bớt khối lượng công việc quản lý trực tiếp cho các lãnh đạo cấp trên, mặt khác sẽ tránh được sự ỷ lại , phát huy được sự chủ động, năng động, tự hạch toán , tự chịu trách nhiện của các đơn vị.
Bên cạnh đó, các phòng kinh doanh còn chưa chú ý tới tính hợp pháp của chứng từ. Do đó phòng kế toán cần quản lý chặt chẽ hơn, có phương án hướng dẫn các phòng nghiệp vụ lập chứng từ sao cho hợp lệ và hợp lý, tổ chức ghi chép và lưu hồ sơ có khoa học hơn để tạo điều kiện thuận lợi cho kiểm toán nội bộ và công tác thanh tra kiểm tra của Nhà nước.
Là một công ty có qui mô lớn, việc quản lý tài chính gặp rất nhiều khó khăn. Để bộ máy quản lý tài chính hoạt động có hiệu quả. Công ty nên chú trọng hơn nữa tới công tác kiểm toán nội bộ cũng như thường xuyên quan tâm tới công tác kiểm toán nội bộ, công tác phân tích hoạt động kinh doanh để có được những thông tin chính xác kịp thời , phục vụ cho yêu cầu quản lý doanh nghiệp.
Trong khối kinh doanh vẫn còn bất hợp lý về thu nhập , nguyên nhân chủ yếu là do các phòng nghiệp vụ chưa nhận thấy yếu kém thực sự của mình, không lường trước hiệu quả kinh doanh cuối cùng mà vẫn tạm ứng lương cao.
Ngoài ra để ngăn chặn nguy cơ bị chiếm dụng vốn, phòng tài chính kế toán phải thường xuyên kiểm tra, kiểm soát các phương án kinh doanh đã được giám đốc duyệt, đối chiếu chứng từ giúp các đơn vị hoạch toán chính xác. Bên cạnh đó phải xây dựng quy chế, giám sát việc sử dụng vốn, bảo lãnh vay vốn ngân hàng và nắm chắc chu trình chu chuyển vốn. Công ty qui định, việc vay trả dứt khoát phải được thể hiện bằng khế ước, trong khế ước phải ghi rõ lãi suất trách nhiệm hoàn trả vốn của người vay. Kế ước là một văn bản quan trọng mang tính pháp lý không mang tính hình thức. Vì vậy khi đã ký vay vốn thì mọi trách nhiệm phải được thực hiện đúng khế ước đã ký. ( Công ty tính lãi suất 0,8%/tháng). Ngoài ra công ty còn có những qui định chặt chẽ hơn nữa để bảo toàn vốn vay và gắn trách nhiệm cho từng cá nhân cụ thể như:
Mỗi thương vụ kinh doanh theo phương thức nào là do phòng nghiệp vụ quyết định. Những phương án nào có công nợ dứt khoát phải có ý kiến của phòng tài chính kế toán ( trưởng phòng hoặc phó phòng) trước khi đưa lên giám đốc duyệt. Mức ký quỹ cho từng hợp đồng phải bằng qui định của Ngân hàng trong từng thời kỳ. Đặc biệt đối với hàng uỷ thác thì không được dưới mức qui định của Ngân hàng.
Phương án phải đúng với thực tế, tính toán đầy đủ mọi yếu tố và phương pháp tiến hành. Khi phương án đã được duyệt phòng nghiệp vụ có trách nhiệm thực thi đúng phương án đã xây dựng nếu việc không thực hiện đúng những qui định trong phương án và những đóng góp của phòng quản lý vào phương án, để xảy ra tổn thất thì cán bộ mặt hàng và trưởng phòng nghiệp vụ phải tự giải quyết và khắc phục hậu quả.
Những phương án đã ghi tự doanh, phòng nghiệp vụ phải thực sự quản lý hàng hóa, tự thuê kho. Thu tiền đến đâu giao hàng đến đấy, hợp đồng thuê kho phải ghi rõ trách nhiệm bảo quản hàng hoá của người thuê kho. Thủ tục xuất kho phải có chữ ký của bên xuất hàng. Phải xuất hoá đơn tài chính cho người nhận hàng.
Những thương vụ đã được ghi khoán gọn số lãi phải nộp có nghĩa là phòng nghiệp vụ được tự chủ xử lý đầu vào và đầu tư ra tự nộp thuế, tự vay vốn hoàn trả đúng khế ước và nộp lãi theo kế hoạch đã được duyệt.
Cán bộ kế toán theo dõi mặt hàng và trưởng phòng kế toán có trách nhiệm thu hồi vốn, lãi theo đúng khế ước qui định, báo cáo kịp thời và có biện pháp xử lý những trường hợp ứ đọng vốn, quá hạn. Nếu do quản lý lỏng lẻo, không nhắc nợ dẫn đến vốn bị chiếm dụng, vốn không thu hồi được hoặc không kiểm tra phát hiện kịp thời, báo cáo sai sự thật, để các đơn vị thực hiện sai chính sách chế độ quản lý tài chính của Nhà nước, qui định của Công ty làm thất thoát tiền vốn, thất thu khoản nộp, tính sai các khoản lương, chi phí, chi vượt phương án dẫn đến tổn thất hoặc thua lỗ thì trưởng phòng kế toán và những cán bộ có liên quan phải chịu trách nhiệm trước giám đốc và liên đới chịu trách nhiệm với phòng nghiệp vụ.
Những phương án được duyệt sau khi có cơ chế khoán nếu phương án, hợp đồng của phòng nào xảy ra nợ quá hạn, Công ty sẽ đình chỉ không tiếp tục cho phòng đó vay vốn để thực hiện kinh doanh những lô hàng sau cho đến khi giải quyết xong nợ quá hạn.
Hàng tự doanh hay uỷ thác thì cán bộ nghiệp vụ mặt hàng có trách nhiệm thu đủ tiền thuế của khách, thực hiện hợp đồng đúng đủ, kịp thời theo qui định của Nhà nước, nếu khoán trắng cho khách hàng tự nộp, xảy ra gian lận thuế, không nộp bị phạt nộp chậm thì cán bộ mặt hàng phải đền bù. Công ty không chi tiền cho các loại tiền phạt (phạt thuế, phạt lưu kho...) phòng tài chính kế toán có chức năng thường xuyên đối chiếu số tồn kho sổ sách và tồn kho thực tế.
Hàng tháng, các bộ phận kinh doanh được tạm ứng một khoản tiền chi phí cần thiết cho kinh doanh theo bản dự tính cho phí như công tác phí, phí giao dịch, chi phí văn phòng phẩm,... và các chi phí khác nếu cần. Cuối tháng, đem chứng từ
về phòng kế toán để quyết toán tài chính của tháng trước. Công ty thu đủ lợi nhuận vốn, lãi vay vốn, chi phí quản lý, tạm ứng... Số còn lại đơn vị chỉ được thanh toán khi có chứng từ hợp lệ.