-Tổng hợp nhu cầu sản xuất, kinh doanh để lập kế hoạch đạt mua, nhập thiết bị, nguyên vật phục vụ kịp thời sản xuất và dịch vụ.
-Nhận và tổng hợp đơn hàng của đối tác nước ngoài.
-Thu thập, tổng hợp phân thích, đánh giá mức độ thoả mản của khác hàng. -Quản lý văn phòng ( văn thư, đánh máy, in ấn, tiếp nhận tài liệu...).
-Điều xe, bảo dưởng, an toàn hiệu quả.
-Tổ chức để mổi nhân viên trong đơn vị học tập, nâng cao trình độ ngày càng có khả năng hoàn thành tốt hơn công việc.
3.2.3. Phòng tài vụ kế toán
-Đảm bảo huy động vốn kịp thời, định kỳ đối chiếu, kiểm soát dữ liệu thu nợ với từng đơn vị, thanh toán từng khách hàng, thẩm định khách hàng. -Giám sát kế hoạch chi tiêu, định mức kinh tế kỹ thuật, dự toán, quyết toán, thanh toán, chứng từ.
-Giúp Tổng Giám đốc thẩm định đề án xin thành lập Việt Nam phòng đại diện, theo dỏi, kiểm tra hoạt động của từng văn phòng đại diện báo cáo Tổng Giám đốc.
-Tổ chức để mổi nhân viên trong đơn vị học tập, nâng cao trình độ ngày càng có khả năng hoàn thành tốt hơn công việc.
3.2.4. Trung tâm ứng dụng
-Xây dựng quy trình kỹ thuật thi công, tổ chức thi công phần Sơn, chống thấm và việc điều hành các công trình đó.
-Tiếp thị và tư vấn cho khách hàng về tính năng tác dụng của các loại Sơn. -Phối hợp phòng Kế toán - Tài vụ thu hồi nợ.
-Tổ chức để mỗi nhân viên trong đơn vị học tập, nâng cao trình độ ngày càng có khả năng hoàn thành tốt hơn công việc.
3.2.5. Cửa hàng trực thuộc
-Tư vấn giới thiệu cho khách hàng về tính năng tác dụng của các loại sơn KOVA và quy trình thi công.
-Tiếp nhận đơn đặt hàng, báo hàng, giao hàng kịp thời đúng số lượng, chất lượng, chủng loại.
-Tạo lập mối quan hệ khách hàng, thu thập. kịp thời, phân tích, đánh giá sự thoả mãn của khách hàng.
-Tổ chức hoạch toán kế toán về hoạt động kinh doanh.
-Tham mưu cho lãnh đạo về sản xuất, kinh doanh, tổ chức, chi phí, phân phối,
-Tổ chức để mỗi nhân viên trong đơn vị học tập, nâng cao trình độ ngày càng có khả năng hoàn thành tốt hơn công việc.
3.2.6. Phòng Tổ chức cán bộ
-Tổng hợp, xây dựng, tổ chức thực hiện và kiểm kế toán, chương trình tuyển dụng, đào tạo nghiệp vụ, tay nghề cho cán bộ nhân viên.
-Tham mưu cho Tổng Giám đốc về tổ chức bộ máy sản xuất kinh doanh. -Tổ chức để mỗi nhân viên trong đơn vị học tập, nâng cao trình độ ngày càng có khả năng hoàn thành tốt hơn công việc.
3.2.7. Phòng Dự án
”Nguồn: Công ty Sơn KOVA 2005”
-Xây dựng kế hoạch sản xuất và tiêu thụ sản phẩm hàng năm, ký hợp đồng mua bán sản phẩm do các đơn vị đề nghị theo dỏi theo quyết định của Tổng Giám đốc.
-Nghiên cứu nhu cầu của thị trường, tìm hiểu dự án đang xây dựng để tư vấn tại Công trường tiếp cận và giới thiệu sản phẩm.
-Tổ chức để mổi nhân viên trong đơn vị học tập, nâng cao trình độ ngày càng có khả năng hoàn thành tốt hơn công việc.
3.2.8. Phòng kinh doanh
Phòng kinh doanh là đầu ra của doanh nghiệp quyết định doanh thu, là phòng có liên hệ trực tiếp với khách hàng, vi vậy ta cần nghiên cứu về từng bộ phận của phòng.
Sơ đồ: 3.5: Cơ cấu phòng kinh doanh
Truởng phòng Phó phòng Bộ phận Mar BP Công nghệ thông tin BP giải thưởng KOVA BP QL Các dự án
”Nguồn: Công ty Sơn KOVA 2005” + Trưởng phòng
Theo dõi toàn bộ diễn biến về kinh doanh của công ty, lập các kế
hoạch phát triển dài hạn của công ty. Chỉ đạo toàn bộ nhân viên trong phòng, Phân công trách nhiệm, nghĩa vụ, quyền hạn cho từng nhân viên trong . . lĩnh vực kinh doanh + Phó phòng kiêm trưởng vùng
Theo dõi và quản lý nhân viên thuộc vùng mình phụ trách, phát triển các thị trường mới, các thị trường tiềm năng dựa trên sự phân vùng quản lý. Có trách nhiệm thông báo hay đề xuất với trưởng phòng những vấn đề có liên quan đến quyền lợi của đại lý hoặc của nhân viên mình trực tiếp phụ trách.
+
Nhân viên thị trường
TPKD Tổ tiếp nhận báo hàng từ các Đại lý Phó P Kiêm trưởng vùng I Phó P Kiêm trưởng vùng II Phó P Kiêm trưởng vùng III NV Chuyên chở hàng bằng ôtô và xe máy Nhân viên thị trưòng vùng I Nhân viên thị trưòng vùng I Nhân viên thị trưòng vùng I
Là người trực tiếp làm việc với các đại lý mà mình phụ trách, có trách nhiệm giải quyết mọi công việc của đại lý, đề xuất với trưởng vùng về các yêu cầu của đại lý hoặc cá nhân trực tiếp giao hàng, thu tiền của đại lý cũng như làm và phát triển thị trường để thúc đẩy các đại lý bán sản phẩm hơn nữa
+
Tổ trực báo hàng
Có nhiệm vụ nhận thông tin từ các đại lý báo về số lượng hàng trong ngày, báo màu và sắp xếp số lượng hàng, phân cho bộ phận chuyên trở để đưa
đến các đại lý
Ngoài ra, tổ trực báo hàng cũng có nhiệm vụ theo dõi công nợ thông
qua báo cáo công nợ tạm tính (5 - 10 ngày kế toán đưa số liệu ra 01 lần) để ngưng cung cấp hàng cho đại lý nào có số dư nợ vượt mức quy định của công ty .
+
Bộ phận chuyên chở bằng xe máy và ô tô
Có nhiệm vụ chuyên chở hàng đến tận cửa hàng của đại lý khi
hàng có đủ chuyến, trong nội thành vận chuyển bằng xe máy, ngoại tỉnh vận chuyển bằng ôtô .