sự quản lý của đơn vị chủ quản là công ty cổ phần quốc tế ASEAN.
Trong mấy năm gần đây, do những khó khăn về tài chính cộng với tình hình kinh doanh kém hiệu quả nên công ty cổ phần quốc tế ASEAN đã chuyển nhượng quyền quản lý khách sạn quốc tế ASEAN cho ngân hang thương mại cổ phần quân đội, Cho đến nay thời điểm này khách sạn đang chịu quản lý của nhiều tầng kiểm soát. Về hoạt động kinh doanh thì thuộc trách nhiệm của ngân hang thương mại cổ phần quân đội, còn hoạt động lại mượn tư cách pháp nhân của công ty cổ phần quốc tế ASEAN. Điều này đã ảnh hưởng đến vị thế và tính chủ động kinh doanh của khách sạn. Năm 2003 khách sạn chính thức có tư cách pháp nhân riêng của mình và cơ quan chủ quản là công ty quản lý nợ và khai thác tài sản thuộc ngân hang thương mại cổ phần quân đội.
2.1.2 Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận trong khách sạn quốc tế ASEAN khách sạn quốc tế ASEAN
2.1.2.1 Mô hình cơ cấu tổ chức của khách sạn quốc tế ASEAN
Mỗi khách sạn có một cơ cấu các phòng ban phù hợp với điều kiện kinh doanh thực tế của mình. Khách sạn quốc tế ASEAN cũng dựa trên
Nguồn: Phòng nhân sự khách sạn quốc tế ASEAN
điều kiện thực tế của khách sạn để lập ra một cơ cấu hợp lý nhất. Trải qua hơn chục năm hoạt động mô hình cơ cấu tổ chức của khách sạn quốc tế
Giám đốc PGD hành chính PGD kinh doanh Trưởng BP Marketing Nhân viên Marketing BP câu lạc bộ Nhân viên bảo dưỡng Trưởng BP Bảo dưỡng Nhân viên nhà hàng BP nhà hàng Nhân viên buồng Trưởng BP buồng Nhân viên lễ tân Trưởng BP lễ tân Nhân viên câu lạc bộ Nhân viên kế hoạch nhân sự Trưởng BP kế hoạch nhân sự Nhân viên kế toán Trương BP kế toán Nhân viên bảo vệ Trưởng BP bảo vệ
ASEAN gần như không có gì thay đổi và đã phát huy hiệu quả của mô hình cơ cấu này.
2.1.2.2 Nguyên tắc hoạt động trong bộ máy tổ chức của khách sạn quốc tế ASEAN
Cơ cấu tổ chức của khách sạn quốc tế ASEAN được xây dựng theo mô hình cơ cấu trực tuyến chức năng. Do đặc điểm tình hình thực tế của khách sạn nên kiểu cơ cấu này có một số điểm khác biệt. Theo cơ cấu này, giám đốc khách sạn chính là người nắm quyết định vè chịu trách nhiệm đối với toàn bộ hoạt động kinh doanh của khách sạn, đảm bảo nguyên tắc một thủ trưởng. Mặy khác, giám đốc khách sạn thường xuyên được sự giúp đỡ của các phòng ban chức năng để tiến hành ra các quyết định, định hướng và tổ chức thực hiện các quyết định. Mọi mệnh lệnh của giám đốc ban gia đều được truyền theo tuyến nhất định. Tuy nhiên trong kiểu cơ cấu này đòi hỏi giám đốc khách sạn thường xuyên phải giải quyết các mối quan hệ chặt chẽ giữa các phòng ban và các bộ phận trực tuyến.
Trong thực tế hiện nay, không có khách sạn nào áp dụng một mô hình quản lý nhất định, ở khách sạn quốc tế ASEAN cũng đã có những biểu hiện của xu hướng chuyển dịch sang mô hình quản trị hiện đại để nhanh chóng tiếp cận với các điều kiên thực tế.
2.1.2.3 Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận trong khách sạn quốc tế ASEAN
Xuất phát từ đặc điểm hoạt động của khách sạn mà hình thành nên cơ cấu tổ chức quản trị trực tiếp- chức năng, bao gồm các bộ phận sau:
- Giám đốc: Là người cao nhất về quản lý khách sạn và có chức năng bao quát chung toàn bộ hoạt động của khách sạn. Giám đốc sẽ phối hợp hoạt động với hai phó giám đốc của khách sạn để kiểm tra đôn đốc vạch kế hoạch công tác và các điều lệ tương ứng xoay quanh mục tiêu quản lý kinh doanh của khách sạn, chịu trách nhiệm về mọi kết quả hoạt động kinh doanh trước Hội đồng quản trị và trước toàn thể cán bộ công nhân viên trong khách sạn.
- Phó giám đốc: ( Gồm phó giám đốc kinh doanh và phó giám đốc điều hành) quản lý về hoạt động kinh doanh và hành chính nhân sự của khách sạn. Thường xuyên kiểm tra đôn đốc và chỉ đạo các bộ phận thực hiện tốt công việc được giao. Phối hợp sự hoạt động trong khách sạn, thay mặt khách sạn liên hệ với bên ngoài, với các cơ quan nhà nước, giải quyết các công việc hành chính hàng ngày, đảm bảo cho hoạt động của khách sạn diễn ra bình thường, các nhiệm vụ và chỉ tiêu kinh tế của khách sạn được hoàn thành với chất lượng cao.
- Thư ký: Là người có nhiệm vụ ghi chép sổ sách, giấy tờ, ghi lại nội dung của tất cả các cuộc họp, ghi lịch làm việc của Giám đốc về lịch họp cũng như lịch tiếp khách hàng ngày. Đồng thời thư ký là người phiên dịch cho Giám đốc trong những cuộc họp với đối tác nước ngoài.
- Cố vấn quản trị: Có nhiệm vụ cố vấn cho Giám đốc trong việc điều hành và quản lý khách sạn. Tư vấn cho Ban giám đốc về các chiến lược kinh doanh hợp tác làm ăn với bạn hàng.
- Bộ phận marketing: Là đầu mối vận hành và giám sát các hoạt động kinh doanh cuả khách sạn. Khách sạn có thu hút và lôi cuốn được nhiều
khách hay không phụ thuộc vào bộ phận này trong việc tiếp cận, khuếch trương giới thiệu sản phẩm của khách sạn. Đồng thời cũng là bộ phận then chốt phối hợp của khách sạn, là trung tâm thông tin và cố vấn quyết định chính sách kinh doanh của Phó giám đốc kinh doanh. Chức năng của bộ phận này là nghiên cứu điều tra, tìm hiểu thị trường mục tiêu, thị trường tiềm năng của khách sạn cũng như thị trường du lịch chung. Hiện nay bộ phận này đã được bổ xung thêm một số nhân viên để hỗ trợ cho việc tuyên truyền, quảng cáo về các dịch vụ của khách sạn cũng như việc liên hệ môi giới với các hãng lữ hành nhận khách, gửi khách trong và ngoài nước.
- Bộ phận lễ tân: Có chức năng đại diện cho khách sạn trong việc mở rộng các mối quan hệ, tiếp xúc với khách, có vai trò quan trọng trong việc thu hút khách trong việc phối hợp mọi hoạt động trong khách sạn, tham mưu cho Giám đốc, bán dịch vụ phòng nghỉ và các dịch vụ khác cho khách. Ngoài ra bộ phận này còn có chức năng nắm vững thị hiếu của khách, tạo nên cảm nhận ban đầu tốt đẹp và để lại ấn tượng tốt đẹp cho khách; giải quyết các khiếu nại phàn nàn của khách; giữ mối quan hệ chặt chẽ với các cơ quan hữu quan và các cơ sở dịch vụ ngoài khách sạn để đáp ứng nhu cầu của khách và giải quyết các vấn đề phát sinh.
- Bộ phận nhà hàng:
Đảm bảo tất cả các công việc từ phục vụ khách ăn hàng ngày cho đến các bữa tiệc lớn, nhỏ tại khách sạn. Thực hiện chức năng tiêu thụ và bán hàng, đưa ra thực đơn giới thiệu các món ăn và thuyết phục khách tiêu dùng dịch vụ; nghiên cứu nhu cầu, sở thích ăn uống của khách;
quảng cáo khuếch trương các dịch vụ ăn uống trong khách sạn. Bộ phận này còn có chức năng đảm bảo chất lượng vệ sinh an toàn thực phẩm để đảm bảo uy tín, chất lượng của khách sạn và thoả mãn nhu cầu của khách về ăn uống. Bên cạnh đó, thái độ phục vụ, sự thân thiện, luôn hết lòng với khách của đội ngũ nhân viên bộ phận nhà hàng được coi như là “chất xúc tác” tạo cho khách cảm giác ngon miệng, khai thác tối đa khả năng thanh toán của khách và nhiều khi nó quyết định việc khách có quay trở lại khách sạn hay không.
Bộ phận nhà hàng của khách sạn quốc tế ASEAN
Bộ phận nhà hàng là bộ phận lớn và rất quan trọng, tạo doanh thu lớn thứ hai trong khách sạn sau bộ phận kinh doanh lưu trú.
- Bộ phận câu lạc bộ: Có nhiệm vụ bảo vệ an ninh, an toàn trong khách sạn, đảm bảo không để thất thoát tài sản của khách sạn, đảm bảo an toàn tính mạng, tài sản của khách.
- Phòng điều hành du lịch: Tham mưu cho Giám đốc về thị trường du lịch, tổ chức đăng ký visa, liên kết với các đại lý bán vé máy bay, tổ chức các Tour du lịch và ký kết các hợp đồng đưa đón, hướng dẫn khách tham quan ở các tuyến điểm du lịch. Phòng điều hành còn tổ chức các mối liên hệ để
tìm kiếm khách hàng mua các Tour du lịch của khách sạn và tổ chức thực hiện các Tour đó.
- Bộ phận buồng: Thực hiện việc kinh doanh chủ yếu và tạo ra nguồn doanh thu lớn cho khách sạn; chăm lo sự nghỉ ngơi của khách trong thời gian lưu trú tại khách sạn và đảm bảo an toàn tính mạng, tài sản của khách. Bộ phận buồng có nhiệm vụ phối hợp với bộ phận lễ tân để theo dõi và quản lý khách thuê phòng nghỉ tại khách sạn; bảo quản các trang thiết bị nội thất và vệ sinh hàng ngày cho các phòng nghỉ; nhận chuyển các yêu cầu của khách như : giặt là, massage và các dịch vụ bổ xung khác.
- Bộ phận bảo vệ: Có nhiệm vụ bảo vệ an ninh, an toàn trong khách sạn, đảm bảo không để thất thoát tài sản của khách sạn, đảm bảo an toàn tính mạng, tài sản của khách.
- Bộ phận kế toán: Chuyên thực hiện các công việc tiền lương, chứng từ sổ sách kế toán. Ngoài ra bộ phận kế toán còn chịu trách nhiệm thống kê các khoản chi tiêu trong khách sạn, thuế phải nộp, hạch toán kết quả kinh doanh , chi phí và doanh thu của từng bộ phận theo từng tháng, quý, năm. - Bộ phận kế hoạch: Cung cấp tư liệu thông tin quản lý hồ sơ, nắm bắt tình hình hành chính, chịu trách nhiệm về việc xuất nhập lương thực, thực phẩm, trang thiết bị phục vụ cho khách sạn, chịu trách nhiệm với những thất thoát xảy ra tại kho.
- Bộ phận nhân sự: Có nhiệm vụ sắp xếp lao động trong khách sạn sao cho phù hợp với nguyện vọng và khả năng của từng cá nhân và yêu cầu của khách sạn để nâng cao chất lượng phục vụ từ đó nâng cao hiệu quả
kinh doanh, ký kết các hợp đồng lao động, điều chỉnh lao động trong khách sạn. Song song với những công việc trên, bộ phận này còn kết hợp trực tiếp với Phó giám đốc hành chính để quản lý nhân viên trong khách sạn.
- Bộ phận bảo dưỡng: Chuyên chịu trách nhiệm về việc sữa chữa và bảo dưỡng trang thiết bị trong khách sạn. Bộ phận này làn việc theo ca, khi ở bộ phận nào báo tin cần phải thay sửa gấp một thiết bị nào đó thì bộ phận bảo dưỡng có nhiệm vụ thực hiện ngay. Bộ phận bảo dưỡng có một tổ trưởng chịu trách nhiệm phân công công việc hàng ngày cho các nhân viên trong tổ như kiểm tra các trang thiết bị, đồ dùng đặc biệt là về điện nước, hệ thống phòng cháy chữa cháy …
- Bộ phận bếp: Chịu trách nhiệm cung cấp các món ăn kịp thời cho nhà hàng, các bữa tiệc, hội nghị, hội thảo theo yêu cầu của khách, đảm bảo bữa ăn đầy đủ cho nhân viên trong khách sạn.