PR (Quan hệ công chúng) tuy tốn kém, nhưng sẽ mang lại hiệu quả cao hơn so với thuê nhân viên tiếp thị mang thông tin sản phẩm tới tận từng khách hàng. Thay vì gửi e-mail trực tiếp tới từng khách hàng trong tương lai, các chuyên gia tiếp thị có thể làm truyền thông thông qua các bài viết trên báo với chi phí thấp mà vẫn truyền tải thông tin đến cùng một số lượng khách hàng. Mọi hoạt động phải được căn cứ từ nhu cầu của thị trường, và việc lựa chon một phương tiện truyề thông phương tiện truyền thông phù hợp sẽ tạo nên thành công
a. Xác định mục tiêu hoạt động PR
Công ty muốn tạo sự tín nhiệm trên thị trường, bằng cách qua PR truyền thông điệp trong các bài báo. Thông thường công chúng khi nghĩ về công ty có quy mô nhỏ như TNHH thường thì độ tin cậy không cao, do đó chiến dịch
PR nhằm thay đổi hình ảnh của công ty trong cách nhìn nhận của họ. Cần làm nổi bật được một số vấn đề
o Khách hàng luôn được quan tâm dù bạn là ai, ở đâu
o Thanh toán không phải là vấn đề quá quan trọng nếu khách hàng thực sự quan tâm, và có nhu cầu mua sản phẩm của Công ty
o Bất cứ sản phẩm nào sau khi mua sẽ được chăm sóc khi khách hàng yêu cầu
o Giá cả luôn hợp lí
b. Lựa chọn công cụ phù hợp
Các sự kiện tổ chức sự kiện thành lập Công ty thay vì phát quà, tiền cho khách hàng lâu năm và nhân viên. Chương trình đại gia đình Công ty tại địa điểm, hội trường nhằm thu hút mọi người quan tâm ( tham gia vào hội thảo chuyên đề, tài trợ cho hoạt động thể thao, hay mang lại ý nghĩa cao hơn công ty nên tài trợ cho các giải thể thao cho những người khuyết tật như
paragame).
Chương trình "Vì trẻ em khuyết tật" có thể tiến hành thu thập về sách vở, dụng cụ học tập vào ngày thứ 7, chủ nhật cuối tháng sau đó trao cho các em vào các đơỵ cuối năm, hay ngày lễ của trẻ em như 1/6. rằm trung thu.
Hội thảo, chuyên đề khoa học tổ chức kết hợp với các nhà cung cấp như Công ty GMB của Hàn Quốc, Công ty MAST để tài trợ cho các sinh viên khối kĩ thuật như ĐH Bách Khoa, ĐH Giao Thông Vận Tải. Tuy nhiên việc tài trợ phải có những ấn tượng và khác biệt như thay vì tài trợ cho sinh viên nghèo học giỏi, Công ty nên tài trợ cho việc sinh viên sáng tạo bằng việc cung cấp các thiết bị, máy móc phục vụ cho việc nghiên cứu
Quan tâm tới phóng viên, tòa soạn báo một cách hợp lí, một điều công ty nên lưu tâm là trong địa bàn hoạt động, có không ít đối thủ cạnh tranh, vì vậy việc tạo uy tín với các đơn vị sở tại, đặc biệt là tổ chức báo chí hết sức có ý nghĩa ( với các khoản đóng góp, ủng hộ ở phường xã công ty nên đi đầu). Đôi khi việc sáng tạo ra sự kiện đặc biết rất có ý nghĩa đối với tổ chức phi lợi nhuận, có rất nhiều sự kiện như triển lãm nghệ thuật, bán đấu giá, buổi tiệc, buổi liên hoan tại các địa điểm khác nhau như triển lãm Giảng Võ. Chương trình đi bộ vì trẻ thơ thông qua việc kêu gọi các nhà tài trợ khác như nhân dân phường, ngân hàng, hiệp hội kinh doanh thiết bị, ..
Phương tiện nhận dạng: Giai đoạn hiện nay với sự bùng nổ thông tin, do đó các công ty luôn có sự cạnh tranh, thu hút sự quan tâm tới doanh nghiệp mình, ví dụ việc tạo nên đặc điểm nhận dạng nổi bật có thể nhận ra dễ dàng, việc tạo nên logo, hay in vị trí của công ty trên sản phẩm tặng theo.
Có một nội dung tốt tuy nhiên chưa chắc đã mang lại hiệu quả nếu không có sự lựa chọn kênh phù hợp, việc truyền tải tới công chúng đảm bảo tính phổ biến và dễ hiểu, dễ nhớ nhưng có tính chân thực cao Phù hợp nhất với tính chất sản phẩm và thông điệp đề ra là những kênh thông tin:
Các phương tiện của giới báo chí, các loạt bài đăng tải về hình ảnh, hoạt động của công ty, hay những bài tuyên dương của địa phương, của đài truyền hình trong các chương trình từ thiện như ( nối vòng tay lớn, kết nối yêu thương của đài truyền hình VN ....)
Cách tốt nhất để xuất bản và giữ mối quan hệ lâu dài với nhà biên tập là thuê nhân viên quan hệ công chúng tòan thời gian hoặc ký hợp đồng với nhà đại diện.
Tuy nhiên việc xuất bản tài liệu phụ thuộc rất nhiều vào việc lựa chọn các tài liệu xuất bản, hay nói cách khác việc xuất bản tài liệu tùy thuộc vào
những cơ quan muốn xuất bản nhưng việc lựa chọn loại tài liệu nào để xuất bản thì rất quan trọng, do đó công ty có thực sự làm PR tốt hay không là do khả năng sử dụng kỹ thuật viết báo. Một yếu tố khác cũng rất quan trọng là xuất bản chủ đề nào có thể gây hứng thú cho ngừơi đọc. Thông thường hiện nay một số báo tại nước ta như báo nhân dân, lao động ...thường chuyên về mục này
Tăng cường hình ảnh của Công ty, định hình thái độ của người tiêu dùng. Công ty tiến hành hoạt động tài trợ nhằm muốn cải thiện hình ảnh của mình trước con mắt người tiêu dùng, cả khách hàng hiện tại lẫn khách hàng tiềm năng. Đối với hoạt động này có thể định hình thái độ của người mua và tạo ra phản ứng tích cực đối với sản phẩm/dịch vụ của Công ty. Thực hiên hoạt động tài trợ dài cho trẻ em khuyết tật là một chương trình nên được lưu tâm và duy trì.
c. Nỗ lực trong nội bộ PR
Không phải bất kì hoạt động PR nào cũng phù hợp với Công ty do đó đội ngũ PR cần có những cố gắng. Không phải sự hỗ trợ nào từ phía báo chí đều đạt được mục tiêu làm PR của công ty, một số công ty làm PR do áp dụng phương pháp cũ nên thiếu sự nhanh nhạy, do đó việc chọn lựa đội ngũ làm PR phù hợp cũng là một nhân tố quan trọng. Có thể thông qua các công ty PR để đăng tải bài. Những nhà biên tập lâu năm có thể cung cấp kiến thức trong việc tạo ra một bài báo thuộc một lĩnh vực cụ thể. Tuy nhiên, những người làm việc tự do này là những nhà điều hành độc lập, họ chỉ biết viết bài chứ không có mối quan hệ với các nhà biên tập báo, họ chỉ thu thập nguồn thông tin, hình ảnh v.v.
Công ty nên cung cấp bài báo hỗ trợ, để đạt được vị trí nhanh nhất và tốt nhất, quan trọng là bài báo của Công ty phải được biên tập dựa trên mục đích
cụ thể nào đó. Ví dụ: một số nhà xuất bản hàng đầu về công nghệ dược sử dụng nhiều bài báo về nhận xét của các chuyên gia, nhưng không chú trọng đến những vấ đề tình huống hay. Vấn đề mà công ty Hải Đăng muốn đề cập rõ ràng là cung cách phục vụ và sản phẩm có uy tín.
Đôi khi thay vì việc tìm kiếm nhân viên báo chí viết bài cho công ty, đội ngũ PR có thể viết bài giảm thiểu được chi phí hơn nữa nó phù hợp với hoạt động, yêu cầu của công ty. Thông tin quảng bá sản phẩm là cơ hội để công chúng biết đến sản phẩm của bạn, và nó ít yêu cầu tính chuyên môn trong kỹ năng viết bài. Những nhân viên PR nội bộ, cho dù có thể họ không chuyên môn về PR, sẽ thường phụ trách viết thông cáo báo chí.
Cách hiệu quả để tăng tỷ lệ xuất bản là kín đáo, bám riết những nhà biên tập chính yếu nào, không phô trương, để đảm bảo rằng họ nhận phát hành. Hãy gây cho họ chú ý và đảm bảo rằng họ có đủ tất cả các thông tin mà họ cần v..v.. PR tạo ra sự tín nhiệm và gây ra tiếng vang tốt nhất để gặt hái thành công.. Điều bạn phải cố gắng giành được để sự đầu tư PR của bạn gặt hái lợi ích tối đa, chắc chắn rằng sự nỗ lực của bạn phù hợp với họat động thực tiễn của phương tiện truyền thông đại chúng.
d.Đánh giá hoạt động PR
Cũng như việc đánh giá hoạt động quảng cáo, đánh giá PR có vai trò quan trọng. Sau mỗi chương trình sự kiện Công ty nên có các thống kê cụ thể, về chi phí, doanh thu doanh số đạt được. Tuy nhiên có vài sự khác biệt trong việ đánh giá hiệu quả củ PR so với quảng cáo.
Xem xét có bao nhiêu mục đăng tải về Công ty trên một số mặt báo, và nội dung của nó có thu hút mọi người chú ý, hay chỉ là những tin quá chung chung như "Công ty .. làm từ thiện "
Thay đổi thái độ, sự tín nhiêm: Số đo này cho biết có bao nhiêu người nhớ được mẩu tin, bao nhiêu người nhớ được nó, bao nhiêu người thay đổi thái độ ý kiến. Số đo này có ý nghĩa hơn nhiều so với việc liệt kê có bao nhiêu người tham gia chương trình. Ví du: Mục tiêu Công ty tiến hành hoạt dộng PR nhằm tăng sự tín nhiệm từ 20%-50% , trong số những chương trình PR Công ty nhận được sự phản hồi 23% về thái độ thông qua việc gọi điện, gửi thư (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Ngoài ra để đánh giá thái độ của công chúng Công ty có thể gửi phiếu thăm dò, kèm theo vật dụng nhỏ như xà phòng, móc chìa khóa, hay một số cuộc điện thoại tới khách hàng chọn lựa ngẫu nhiên theo số ddienj thoại đăng ksi tham gia các chương trình của Công ty