3.3.1.1. Giải pháp hoàn thiện hoạt động nghiên cứu nhu cầu đối với hàng nhập khẩu
Tiêu thụ hàng nhập khẩu là khâu cuối cùng trong hoạt động kinh doanh nhập khẩu. Hoạt động nhập khẩu có hiệu quả hay không, tốc độ thu hồi vốn nhanh hay chậm hoàn toàn phụ thuộc vào quá trình tiêu thụ hàng hoá nhập khẩu ở công ty, để có thể bán hết hàng hoá nhập khẩu theo đúng kế hoạch dự kiến nhằm đạt được hiệu quả kinh doanh, Tổng công ty cần phải có những biện pháp thích hợp trong việc nghiên cứu thị thường nội địa - thị trường tiêu thụ hàng hoá nhập khẩu của Tổng công ty.
Nghiêm túc mà nói, hiện nay hoạt động nghiên cứu thị trường trong nước ở Tổng công ty chưa theo một trình tự bài bản và thực sự chủ động. Trong quá trình nhập khẩu, Tổng công ty thường căn cứ vào đơn đặt hàng của các đơn vị trong nước, những đơn vị hàng uỷ thác của khách hàng rồi mới tìm hiểu các đơn vị tương tự có nhu cầu hay không , nếu có khả năng tiêu thụ thì công ty mới nhập về. Đây là phong cũ, Tổng công ty vẫn chưa có tác phong kinh doanh theo cơ chế thị trường.
Tuy nhiên phải công nhận rằng việc xác định mặt hàng kinh doanh như công ty cũng có lợi ích nhất dịnh, đó là sự an toàn ở một chừng mực nào đó nhưng trong tình hình nền kinh tế đang có nhu cầu nhập khẩu nguyên vật liệu bao bì lớn như hiện nay thì thị phần mà công ty nắm giữ chưa phải là cao. Muốn mở rộng thị phần của công ty, tức là tăng doanh số bán cũng như tăng mức lợi nhuận của hàng nhập khẩu công ty phải xác định rõ hơn nữa phương hướng nghiên cứu nhu cầu thị trường trong nước. Cụ thể công ty cần tiến hành :
- Ngoài việc xác định nhu cầu nguyên vật liệu bao bì ở các đơn vị thuộc Tổng công ty, công ty phải chủ động thâm nhập vào thực tế các đơn vị kinh doanh bao bì khác khác thông qua việc củng cố các mối quan hệ mà công ty thiết lập được, tìm hiểu kế hoạch sản xuất của họ để từ đó xác định khả năng tiêu thụ ở các đơn vị này.
- Tìm hiểu các kế hoạch đầu tư của nhà nước để có thể tính toán rõ khả năng tiêu thụ ở từng vùng , từng miền. Đồng thời , tìm hiểu những thay đổi về thị hiếu ,
nhu cầu ở mỗi nơi trong thời gian tới. Qua đó Tổng công ty xây dựng kế hoạch kinh doanh dài hạn nhằm đón đầu đáp ứng nhu cầu mới .
- Qua các doanh nghiệp sản xuất nguyên vật liệu bao bì trong nước xác định mức độ cung ứng của họ để chọn những mặt hàng trong nước chưa có hoặc đáp ứng chưa đủ, loại bỏ và nhập khẩu những mặt hàng mà hiện nay sản xuất trong nước đã đủ sức cạnh tranh với các hàng ngoại.
- Như đã biết Tổng công ty có rất nhiều đối thủ cạnh tranh, để có thể xây dựng được chiến lược cạnh tranh có hiệu quả, Tổng công ty cần xác định nhu cầu xác thực hơn. Tổng công ty cần tìm hiểu tình hình hoạt động của các đối thủ. Qua nghiên cứu các đối thủ cạnh tranh giúp công ty đánh giá được tình hình cung cầu mặt hàng nguyên vật liệu bao bì trên thị trường nội địa, tìm hiểu được điểm mạnh, điểm yếu của họ là gì. Có thể đưa ra những phương thức quảng cáo độc đáo và hiệu quả cho mình.
- Giá cả của mặt hàng nhập khẩu cũng là một yếu tố quan trọng để xác định nhu cầu nhập khẩu .Từ khi đưa ra quyết định nhập khẩu, công ty cần xác định, với mức giá nhập khẩu đó có thể đem bán trên thị trường nội địa được không và mức lợi nhuận công ty thu về sau khi đã trừ đi mọi khoản chi phí có thể chấp nhận được hay không .
Để có thể bán hết mọi hàng hoá nhập khẩu công ty cần có thêm các chính sách ưu đãi khách hàng lâu năm không nên thụ động chờ khách hàng tìm đến mà phải chủ động tiếp cận trực tiếp với khách hàng, mở rộng hệ thống các văn phòng đại diện sang các tỉnh, thành phố có khả năng tiêu thụ các mặt hàng nhập khẩu mà công ty kinh doanh trong những năm tới đây .
Để đảm bảo cung cấp đủ nguyên vật liệu, Tổng công ty cần phải lên kế hoạch mua hàng trước mỗi quý, mỗi năm, việc làm này hết sức cần thiết để tiến hành có hiệu quả các bước nghiệp vụ. Tổng công ty Bao bì Việt Nam cần phải quyết định về việc nhập khẩu trong kế hoạch và phải trả lời những nội dung chủ yếu sau :
* Mua cái gì ?
Là người mua hàng Tổng công ty mong muốn mua được những hàng hoá có chất lượng tốt và có khả năng tiêu thụ được trên thị trường nội địa. Do đó Tổng công ty cần phải nghiên cứu kỹ nhu cầu trong nước, xác định được thị trường trong nước đang cần và sẽ làm gì để có định hướng về mặt kinh doanh .
*Mua bao nhiêu ?
Khi trả lời câu hỏi mua bao nhiêu Tổng công ty cần phải dựa trên những cơ sở sau: Các đơn đặt hàng, chỉ tiêu, dự tính số lượng tiêu thụ trong thời gian tới, tỷ phần của công ty trên thị trường... Từ đó xác định đúng đắn số lượng từng chủng loại cần nhập.
*Mua khi nào ?
Trong hoạt động kinh doanh tính thời điểm là hết sức quan trọng. Để không bỏ lỡ thời cơ kinh doanh, cần phải biết lựa chọn thời điểm thích hợp có lợi để tham gia thị trường. Đối với Tổng công ty Bao bì Việt Nam, để tận dụng các cơ hội trên thị trường, cần phải nắm vững thời điểm kinh doanh. Tổng công ty cần phải tìm hiểu hoạt động kinh doanh của những công ty khác tránh tình trạng nhiều doanh nghiệp cùng tham gia nhập khẩu một mặt hàng đẩy giá nhập khẩu lên cao, giá bán trong nước hạ . Đồng thời xem xét mặt hàng mình kinh doanh đang ở giai đoạn nào của chu kỳ sống. Điều cần quan tâm nữa là tỷ giá của đồng Việt Nam so với đồng ngoại tệ , tỷ xuất ngoại tệ của các mặt hàng trong thời điểm nhập .
* Mua giá nào ?
Trên thị trường quốc tế không có giá chuẩn hay giá ổn định với nhiều mặt hàng. Quyết định mua không chỉ ở giá thấp nhất mà còn phải xem xét đến nhiều yếu tố khác nhau như chất lượng hàng hoá, phương thức thanh toán, độ tin cậy của bạn hàng... Do vậy Tổng công ty cần sử dụng các nguồn thông tin và các phương pháp khác nhau để xác định giá cả trong mối liên hệ đó. Có thể tìm hiểu qua đại diện thương mại của các nước tại Việt Nam, qua hội chợ triển lãm hoạc những bảng giá công bố trong từng thời điểm.
*Mua ở đâu ?
Những thống kê về sản xuất tiêu thụ có thể cung cấp những con số tổng quát về khả năng của một thị trường, về mặt hàng đáng quan tâm tuy nhiên còn rất nhiều yếu tố khác ảnh hưởng đến tiềm năng cung ứng của một thị trường như quan hệ thương mại giữa hai nước, điều kiện vận tải, cước phí vận chuyển... Nghiên cứu vấn đề này sẽ có lợi cho Tổng công ty ra quyết định mua ở đâu nếu thiếu hiểu biết về những yếu toó trên sẽ có thể gây ra những lãng phí rất lớn về chi phí mà không đạt được mục đích kinh doanh. Do vậy khi lập kế hoạch mua hàng cần phải xác định được từng mặt hàng thì nước nào sẽ xuất khẩu cho mình .
*Mua của ai ?
Khi đã chọn được bạn hàng công ty cần phải xem trong nước đó hãng nào có khả năng đáp ứng nhu cầu tốt nhất của công ty, Tổng Công ty cần chọn mua hàng ở những nhà cung cấp có nề nếp kinh doanh tốt. Cố gắng tìm hiểu trong quá khứ nhà cung cấp đã thực hiện những hợp đồng tương tự với những bạn hàng trong nước và ngoài nước ra sao. Tổng Công ty có thể dự đoán được những rủi ro có thể xảy ra.
3.3.1.2. Giải pháp hoàn thiện nghiên cứu thị trường nhập khẩu
Trên đây chỉ bàn đến nghiên cứu thị trường khía cạnh trong nước - thi trường đầu ra của hàng hoá nhập khẩu, một mảng nữa cũng rất quan trọng mà công ty muốn kinh doanh thành công thì không thể coi nhẹ đó là thị trường cung ứng - thị trường đầu vào của hàng nhập khẩu.
Nghiên cứu thị trường mua đòi hỏi phải nghiên cứu tỷ mỷ, chính xác và nhạy bén , nắm vững được các đặc điểm về tiềm lực tài chính, về uy tín của bạn hàng để đảm bảo cho hoạt động kinh doanh. Khi nhập khẩu một mặt hàng Tổng công ty cần thăm dò xem xét kỹ các thông tin từ các nguồn khác nhau về bạn hàng, nên thu nhập nhiều hơn các đơn vị chào hàng từ các hãng sản xuất các công ty
thương mại khác nhau nhằm so sánh nguồn hàng có ưu thế nhất để đưa ra quyết định.
Hoạt động nghiên cứu nhu cầu trong nước và nguồn cung cấp ở nước ngoài phải đưa đến một kết luận chắc chắn là nên nhập khẩu mặt hàng nào, loại bỏ mặt hàng nào nếu nhập khẩu thì sẽ nhập ở thị trường nào là có ưu thế nhất (về giá cả, chất lượng mặt hàng, dịch vụ kèm theo ...). Trong từng thời điểm nhất định số lượng hàng hoá nhập khẩu sẽ được xác định hợp lý để đáp ứng vừa đủ nhu cầu nội địa, không gây thừa đọng hàng tồn kho.
3.3.1.3. Thực hiện công tác giao dịch, đàm phán, kí kết hợp đồng
Đây là một khâu rất quan trọng nếu không muốn nói là quan trọng nhất của thương vụ. Đàm phán giúp các bên tìm hiểu, thảo luận thấu đáo vấn đề nhằm đưa đến ký kết hợp đồng, tuy nhiên hình thức giao dịch này thường chiếm nhiều thời gian, chi phí tổ chức hội họp cao do nguồn hàng cung cấp từ nước ngoài với giá trị lớn nên nâng cao hiệu quả giao dịch đàm phán là cần thiết nhằm đẩy mạnh tiến trình hoạt động của công ty .
Đàm phán là phương thức các bên trực tiếp gặp nhau thảo luận về các điều khoản của hợp đồng, nó thường có tính chất quyết định đến việc chính thức lập hợp đồng do vậy thận trọng và khôn khéo là điều tối cần thiết. Để có thể đem lại hiệu quả trong hoạt động nhập khẩu công ty có thể tham khảo một số sách lược.
- Tạo ra sự cạnh tranh: Cần phải cho bạn hàng biết rằng họ không phải là khách hàng duy nhất .
- Từng bước tiến tới: Cần chia nhỏ mục tiêu của mình, nắm được tâm lý đối phương từng bước thực hiện mục tiêu nhỏ cho đến khi đạt được toàn bộ mục tiêu.
- Gây áp lực
- Nêu ra mục tiêu cao: Nêu ra yêu cầu đối với đối phương đối với mục đích cần đạt được để hai bên thoả hiệp.
- Không bộc lộ suy nghĩ của mình và cần quan sát diễn biến tâm lý của đối phương để tranh thủ quyền chủ động.
- Tuỳ cơ ứng biến.
- Tránh việc thoả thuận nhanh chóng: Việc thoả thuận đạt được quá sớm sẽ không đủ thời gian để nắm bắt vấn đề. Tuy nhiên trong trường hợp nhận thấy đối phương không có sự chuẩn bị thì việc thoả thuận nhanh chóng sẽ mang lại thành công cho ta.
- Phải làm cho đối phương nhượng bộ từng bước mà vẫn đảm bảo được thể diện của họ.
Sau khi thoả thuận công ty nên lập bảng ghi nhớ lại những điểm quan trọng mà hai bên đã đạt đựoc để tiếp tục bàn sâu hơn cho đến khi ký kết hợp đồng .
Đàm phán không chỉ được áp dụng với đối tác nước ngoài mà còn cần với cả các đơn vị trong nước nhằm giành được những đơn hàng có lợi cho công ty. Khi đàm phán thành công là có thể xem như hợp đồng đã được ký kết, nó mang tính hiệu lực và có thể mang lại hiệu quả kinh doanh cao.
3.3.1.4. Giải pháp hoàn thiện nghiệp vụ thực hiện hợp đồng nhập khẩu
Để hoạt động kinh doanh đạt hiệu quả cao, Tổng Công ty cần phải hoàn thiện các hoạt động nghiệp vụ nhập khẩu của mình. Muốn vậy, Tổng Công ty cần nâng cao hiệu quả của tất cả các hoạt động nghiệp vụ trong quá trình kinh doanh nhập khẩu. Cụ thể như sau:
* Tính toán giá:
Giá cả là một trong những nhân tố ảnh hưởng trực tiếp đến sức mạnh cạnh tranh cũng như hiệu quả kinh doanh, vì vậy Tổng công ty cần hết sức linh hoạt để đưa ra được những chính sách giá phù hợp.
Trong giai đoạn hiện nay, Tổng cô nên xây dựng chính sách giá hướng vào chiếm lĩnh thị trường, hướng vào thị trường mở, thu hút khách hàng bằng cách cung cấp hàng hoá dịch vụ với giá cả phải chăng không cao miễn là không quá thấp,
mang lại lợi ích tối đa cho khách hàng, nhằm duy trì được mối quan hệ với những bạn hàng truyền thống đồng thời thu hút nhiều hơn các khách hàng của các đối thủ cạnh tranh.
*Ký kết hợp đồng:
Trong kinh doanh nhập khẩu hàng hoá, người tham gia kinh doanh phải là người có kiến thức tổng hợp về các lĩnh vực như kiến thức nghiệp vụ ngoại thương, kiến thức về kỹ thuật và cả kiến thức về văn hoá xã hội. Vì lý do trên đòi hỏi các cán bộ hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu của Tổng công ty bao bì Việt Nam phải không ngừng trau dồi bản thân thông qua việc rút kinh nghiệm từ các hoạt động đã thực hiện trước đó và từ các sai lầm cũng như các thành công của các đối thủ cạnh tranh. Việc đàm phán ký kết hợp đồng cần hết sức được chú trọng. Thận trọng và khôn khéo trong thương lượng là chìa khoá bảo đảm an toàn và thành công trong đàm phán. Thông thường, trên thực tiễn đều có sự giảm giá tuỳ thuộc vào tài thương lượng. Khi ký kết hợp đồng cần phải cân nhắc và xem xét kỹ lưỡng và các điều khoản để tránh rắc rối về sau.
* Tiếp nhận:
Tiếp nhận hàng hoá là một trong những khâu tương đối quan trọng của hoạt động nhập khẩu. Nếu thực hiện khâu này không tốt có thể gây lãng phí rất lớn về chi phí vận chuyển xếp dỡ, chi phí lưu kho lưu bãi, chi phí về hư hỏng hàng hoá. Vì thế, trong quá trình nhận hàng, nhân viên giao nhận phải thường xuyên bám sát hiện trường, kịp thời phát hiện những sai sót để có biện pháp xử lý thích hợp.
*Thanh toán ngoại thương.
Hiện nay phương thức thanh toán chủ yếu của Công ty là mở thư tín dụng không huỷ ngang hay điện chuyển tiền nhằm đảm bảo an toàn với các đối tác lần đầu quan hệ buôn bán với Công ty.
Tuy nhiên với uy tín lớn của Công ty trên thị trường trong và ngoài nước, bên cạnh hình thức L/C, Công ty cần linh hoạt áp dụng các hình thức thanh toán khác nhau để qua đó đạt được kết quả cao hơn trong khâu thanh toán. Đặc biệt là
hình thức thanh toán trả chậm cần được Công ty áp dụng, với uy tín và quan hệ tốt đẹp với các bạn hàng, Công ty sẽ được nhiều bạn hàng chấp nhận hình thức trả chậm này, nâng cao hiệu quả kinh tế của hoạt động kinh doanh.
3.3.1.5. Nâng cao nhận thức và khả năng vận dụng Marketing thương mại quốc tế vào hoạt động nhập khẩu
Sự vận động của cơ chế thị trường đòi hỏi các doanh nghiệp tham gia phải có sự nhanh nhạy trong mọi hoạt động kinh doanh của mình. Tổng công ty Bao bì Việt Nam thiếu hẳn một bộ phận chức năng chuyên phụ trách về Marketing. Những vấn đề về thị trường đều do phòng kinh doanh nhập khẩu đảm nhiệm. Điều này tỏ ra không phù hợp vì các chuyên viên vừa phải thực hiện hoạt động kinh doanh vừa phải nghiên cứu thị trường.
Vì vậy, Tổng công ty nên thiết lập phòng Marketing để nhằm khuếch trương thương hiệu của Tổng công ty, đồng thời quảng bá thương hiệu đó ở nước