CHỨNG TỪ:
Việc kiểm tra, phát hiện các sai sót của bộ chứng từ và yêu cầu sửa chữa kịp thời, góp phần tạo niềm tin cho khách hàng vào đội ngũ
cán bộ nghiệp vụ ngân hàng và cũng giúp cho các công ty xuất khẩu tránh phiền phức trong vấn đề thanh toán bộ chứng từ.
1. Kiểm tra nội dung thư tín dụng:
Thư tín dụng là cơ sở thiết lập bộ chứng từ. do đó để kiểm tra bộ chứng từ có hợp lệ hay không, thanh toán viên cần phải nắm được toàn bộ những quy định cũng như những điều khoản đặc biệt ghi trong thư tín dụng thông qua việc kiểm tra thư tín dụng. Tuy nhiên việc kiểm tra ở đây không giống như kiểm tra thư tín dụng ở khâu thông báo.
2. Kiểm tra bộ chứng từ:
1. Nguyên tắc kiểm tra: Việc kiểm tra chứng từ phải thật khẩn trương ngay sau khi nhận được đầy đủ chứng từ
của khách hàng và phải đảm bảo theo đúng quy định của L/C và UCP.
• Trước hết ngân hàng kiểm tra xem ngày lập chứng từ có nằm trong thời hạn hiệu lực của L/C không.
• Xuất trình chứng từ có đúng thời hạn hay không.
• Xem xét các khoản mục trên chứng từ có đúng và
đầy đủ theo yêu cầu của L/C hay không.
• Ngoài ra chứng từ được cấp bởi cơ quan nào cũng cần được kiểm tra.
3. Kiểm tra những yếu tố cơ bản của bộ chứng từ:
• Kiểm tra xem số tiền giá trị của bộ chứng từ có nằm trong phạm vi trị giá của thư tín dụng hay không?
• Việc giao hàng từng phần có cho phép hay không trong trường hợp chưa sử dụng hết giá trị của thư tín dụng đã mở
Tóm lại sự sai biệt của chứng từ về mặt nội dung cũng như cách thể hiện so với quy định của L/C đều bị coi là bất hợp lệ và phải được sửa chữa (Nếu bất hợp lệ có thể sửa chữa được)
Cần kiểm tra cụ thể từng chứng từ:
4. Hối phiếu (Draft / Bill of exchange).
5. Hoá đơn thương mại (Commercial Invoice).
6. Vận đơn đường biển (Marine Bill of Lading/ Ocean Bill of Lading).
7. Chứng từ bảo hiểm (Insurrance Policy). 8. Phiếu đóng gói (Packing list).
9. Bảng kê chi tiết trọng lượng (Weight list). 10. Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of origin). 11. Giấy chứng nhận kiểm tra (Inspection Certificate).
12. Các chứng từ minh hoạ bản chất hàng hoá.