III. Tổ chức công tác kế toán vật liệu ở công ty xây dựng Sông Đà 2.
1.2. Trờng hợp những vậ tt dụng cụ sản xuất sau khi đã dùng hết hoặc thu hồi do thanh lý TSCĐ, thu hồi phế liểu trong sản xuất
hồi do thanh lý TSCĐ, thu hồi phế liểu trong sản xuất .
Căn cứ vào yêu cầu nhập hàng , phòng vật t lập 2 liên phiếu nhập rồi giao cho ngời nhận để làm thủ tục nhập hàng .
Trình tự lập và luân chuyển chứng từ nh trên nhng 1 liên đợc dùng để đóng vào chứng từ thanh toán lơng hoặc thanh toán các yêu cầu cụ thể khác theo sự quản lý của đơn vị.
2.Thủ tục xuất kho.
Trong công ty xây dựng Sông Đà 2 nguyên vật liệu xuất kho chủ yếu là cho phục vụ thi công công trình, hạng mục công trình. Hàng ngày phòng vật t có trách nhiệm làm thủ tục để nhập xuất vật liệu phục vụ cho thi công công trình.
Căn cứ vào kế hoạch về sử dụng số lợng vật t theo yêu cầu đợc tính toán theo mức sử dụng của cán bộ kỹ thuật phòng vật t lập phiếu xuất gồm 2 liên. Phòng vật t căn cứ vào tính chất, mức độ và tiến độ sản xuất mà có thể tiến hành xuất 1 tháng 5 đến 10 lần theo yêu cầu của đội sản xuất .
Chứng từ xuất bao gồm 2 loại chính: phiếu xuất kho và phiếu xuất kho theo hạn mức ( loại này rất ít đợc sử dụng )
Phiếu xuất kho đợc viết thành 2 liên
+ Một liên giao cho nhân viên đội sản xuất giữ.
+ Một liên giao cho thủ kho giử để vào thẻ sau đó chuyển lên phòng kế toán vật liệu làm cơ sở hạch toán và lu giữ.
Trình tự xuất vật liệu cho đội sản xuất.
Mỗi đội sản xuất có một nhân viên kinh tế dới sự chỉ đạo của đội trởng đội sản xuất định kỳ, căn cứ vào kế hoạch sản xuất, căn cứ vào mức tiêu hao nguyên vật liệu để xuất kho vật t. Sau đó tiến hành mang lên phòng vật t để kiểm tra đối chiếu tiêu hao nguyên vật liệu. Trớc khi xuất vật t, thủ kho tiến hành thủ tục pháp lý kiểm tra lại xem thực tế trong kho còn số vật liệu không, thủ kho và ngồi xin lĩnh vật t cùng ký vào phiếu xuất kho để thủ kho xuất vật liệu.
Sau khi đã xuất kho vật liệu, thủ kho giữ một liên ngời xin lĩnh giữ một liên. Định kỳ thủ kho chuyển phiếu xuất kho cho phòng kế toán. Thủ kho sử dụng phiếu xuất kho này để ghi vào thẻ kho và trừ thẻ.
Ví dụ: Ngày 25/12/2001, đội phó kỹ thuật đội sản xuất vật liệu Nguyễn Văn Nguyên xin lĩnh vật liệu. Cụ thể là 800 m3 đá 1x2 phục vụ sản xuất ASP công trình công ty Bình An
Mẫu phiếu xuất kho nh sau:
Đơn vị Phiếu xuất kho Số 167 Mẫu 02- VT QĐ số 1141-TC /QĐ/CĐKT Ngày 1/11/1995 của BTC Ngày 31 tháng 12 năm 2001 Nợ TK621 Có TK 152
Họ tên ngời nhận hàng: Nguyễn văn Nguyên- đội phó đội kỹ thuật Lý do xuất kho: phục vụ sản xuất ASP công trình công ty Bình An Xuất tại kho: Lê Duy Thọ
ST T Tên nhãn hiệu quy cách pc vật t Msố Đvt SL Ycầu Txuất ĐG T.tiền A B C Đ 1 2 3 4 1 Đá 1x2 1801 M3 230,3 230,3 90.419,3 20.823.566
Ngời nhận Thủ kho Phụ trách công tiêu KT trởng Thủ trởng
3.Kế toán chi tiết vật liệu.
Xuất phát từ cơ chế kinh doanh hiện nay và đặc điểm sản xuất của ngành XDCB đã tác động rất lớn đến tổ chức công tác kế toán vật liệu ở các doanh nghiệp xây lắp nói chung và công ty xây dựng Sông Đà 2 nói riêng. Qua thực tế, các doanh
nghiệp xây lắp đều có một số đặc điểm chung trong việc tổ chức kế toán vật liệu.
Thứ nhất, đó là việc không tổ chức phòng cung ứng vật t ở công ty mà chỉ giao cho một cá nhân chịu trách nhiệm tìm nguồn vật t.
Thứ hai, đều tổ chức kho trạm tại chân công trình. Với thực tế trên, kế toán chi tiết vật liệu ở công ty xây dựng Sông Đà 2 nh sau:
Công ty sử dụng phơng pháp ghi thẻ song song để hạch toán chi tiết vật liệu. Đây là phơng pháp đơn giản dễ thực hiên và tiện lơi khi xử lý bằng máy vi tính. Kế toán chi tiết vật lệu đợc tiến hành dựa trên cơ sở các chứng từ sau:
_ Phiếu nhập kho –Mẫu 01- VT _ Phiếu xuất kho _ Mẫu 02- VT Nhiệm vụ của kế toán nh sau:
* ở kho:
Việc ghi chép tình hình nhập xuất tồn kho hàng ngày do thủ kho tiến hành ghi trên thẻ kho và chỉ ghi theo số lợng. Khi nhận các chứng từ nhập xuất vật liệu, thủ kho kiểm tra tính hợp lý hợp lệ của chứng tửồi tiến hành ghi chép số thực nhập, thực xuất vào chứng từ và thẻ kho. Cuối ngày, tính ra số tồn kho ghi vào thẻ kho. Định kỳ thủ kho giữ các chứng từ nhập xuất đã đợc phân loại theo từng thứ vật liệu cho phòng kế toán. Thẻ kho đợc mở cho từng thứ vật liệu nh sau:
Đơn vị: Thẻ kho Mẫu số 06 VT Công ty xây dựng Sông Đà 2 QĐ số 1141TCQĐ/CĐKT Ngày 1/11/1995 của BTC Ngày lập thẻ 1/12/2001
Tên nhãn hiệu quy cách vật t: Xi măng Hoàng Thạch Đơn vị tính: Tấn Tờ số 1 Mã số 1522902 ST T Chứng từ S N Trích yếu Ngày N_X Số lợng Nhập Xuất Tồn Chữ ký của KT Tồn kho ngày 1/12/2001 7 1 2 3 4 12 3 26 20 6/12 8/12 18/12 20/12 Anh Đăng nhập xi măng Anh Đức nhận xm thi công ct Anh Hải nhập xm Chị Lan nh/ận xm thi công ct ... Tổng 50 35 224,2 50 35 224,2 Tồn kho ngày 31/12/2001 7 51
Cuối tháng thủ kho phải tập hợp các chứng từ nhập xuất kho sau đó nhập phiếu giao nhận chứng từ ( viết thành 2 liên) rồi chuyển cho kế toán vật liệu kèm theo chứng từ gốc.
• ở phòng kế toán:
Thông thờng kế toán vật liệu nhận đợc các phiếu nhập kho, xuất kho. Sau khi kiểm tra tính hợp lệ hợp lý của chứng từ, kế toán chi tiết phải ghi vào sổ chi tiết vật t theo số lợng, đơn giá, thành tiền. Ngoài ra, kế toán chi tiết vật t phải có nhiệm vụ thờng xuyên đối chiếu sổ chi tiết với thẻ kho. Song thực tế ở công ty không lập sổ chi tiết vật t để theo dõi kế toán chỉ lập bảng tổng hợp nhập xuất tồn vật t.
Mẫu bảng tổng hợp nhập xuất tồn vật t nh sau:
4. Kế toán tổng hợp nhập vật liệu.
Công ty áp dụng phơng pháp kê khai thờng xuyên để hạch toán hàng tồn kho.Để phản ánh tình hình nhập vật liệu kế toán sử dụng những tài khoản sau:
+TK 152 Phản ánh tình hình hiện có và sự vận động của vật liệu
+TK 331 Phản ánh quan hệ thanh toán giữa công ty với ngời bán, ngời nhận thầuvề các khoản vật t hàng hoá, lao vụ dịch vụ nh hợp đồng đã ký kết.
+TK 141 dùng để theo dõi từng ngời nhận tạm ứng và tình hình thanh toán các khoản tạm ứng.
Công ty áp dụng hình thức nộp thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ thuế
Ngoài các Tk sử dụng nh trên KT còn sử dụng một số TK khác để phản ánh nh TK 133, TK 111,112, TK 311...
*Nội dung của kế toán tổng hợp nhập vật liệu:
Khi trúng thầu nhận thầu công trình, các đội sản xuất nhận tạm ứng để mua vật liệu. Công ty sẽ theo dõi khoản tạm ứng mà nhân viên kinh tế của đội sản xuất nhận trên sổ cái, sổ chi tiết TK141 và các sổ cái có liên quan.
Căn cứ vào các chứng từ: giấy đề nghị tạm ứng, phiếu chi, báo cáo thanh toán tạm ứng..., kế toán mã hoá chứng từ, nhập số liệuvào máy theo định khoản:
Nợ TK141 – Chi tiết cho từng ngời nhận tạm ứng Có TK111
Ví dụ nh trờng hợp nhận tạm ứng của ông Hoàng văn Hoan tháng 12/2001. Kế toán mã hoá chứng từ và in ra sổ chi tiết TK141 nh sau:
Sau khi nhận xong khoản tạm ứng, các đội sản xuất tiến hành mua vật t. Có hai trờng hợp xảy ra:
+Mua vật t về nhập kho
+ Mua vật t về không nhập kho mà dùng trực tiếp cho sản xúât.
*Trờng hợp mua về nhập kho
Công ty xây dựng Sông Đà 2 là công ty xây dựng cơ bản nên vật liệu mua về thờng đợc xuất dùng ngay. Vật liệu nhập kho của công ty thờng là những vật liệu đợc sử dụng cho mục đích sửa chữa, thay thế các máy móc thiết bị phục vụ cho thi công công trình, và một số các vật liêụ mang tính chất đặc thù của công ty cũng đợc nhập kho nh: xi măng, sắt thép...Vật liệu nhập kho của công ty thờng là các loại dầu, gioăng phớt , nhựa thông...
- Khi tiến hành mua vật liệu, căn cứ vào hoá đơn mua hàng , biên lai cớc
phí vận chuyển,hoá đơn GTGT, phiếu nhập kho, kế toán mã hoá và nhập số liệu vào máy theo định khoản:
Nợ TK152 Nợ TK 133
Có TK 141 (chi tiết cho từng đối tợng nhận tạm ứng) -Trờng hợp mua vật liệu mà cha thanh toán ngay thì định khoản nh sau:
Nợ TK 152 Nợ TK 133
Có TK 331( Chi tiết cho từng ngời bán)
*Trờng hợp mua về không qua kho mà sử dụng ngay cho thi công công trình hạng mục công trình.
Kế toán phản ánh trên TK 621 chi tiết cho tứng công trình. Nếu vật liệu dùng trực tiếp kế toán căn cứ vào chứng từ xuất nguyên vật liệu, phiếu chi, mã hóa nhập số liệu vào máy theo định khoản:
Nợ TK 621 Nợ TK 133
Có TK 331 – nếu cha trả tiền ngời bán Có TK 141 _ nếu thanh toán bằng tạm ứng. Vật liệu mua về không qua kho, đợc sử dụng gián tiếp nh bảo dỡng, sửa chữa máy móc thiết bị phục vụ thi công công trình hạng mục công trình. Kế toán cũng căn cứ vào phiếu xuất kho vật t, phiếu chi tiền mã hoá nhập số liệu vào máy theo định khoản tơng tự nh trờng hợp trên.
Nợ TK 627 Nợ TK 133
Có TK 331,141
Quá trình tạm ứng mua vật t phục vụ cho sản xuất, thi công công trình, hạng mục công trình sẽ đợc quyết toán vào cuối mỗi kỳ. Căn cứ vào các chứng từ sau:
+ Giấy đề nghị tạm ứng. + Phiếu chi tiền
+ Báo cáo thanh toán tạm ứng
+ Các chứng từ gốc : hoá đơn mua hàng, biên lai cớc phí vận chuyển ....
Thông qua các số liệu trên chứng từ, kế toán kết chuyển số d tạm ứng với ngời phụ trách công trình theo định khoản:
Nợ TK 331
Có TK 141
Cũng có trờng hợp vật liệu mua về đợc trả bằng tiền vay nhắn hạn thì đợc định khoản nh sau:
Nợ TK 331
Có TK 311
Tất cả quá trình từ khâu nhận tạm ứng để thu mua vạt liệu nhập kho mua vật t để thi công công trình hạng mục công trìnhđợc kế toán căn cứ vào các chứng từ gốc, mà cụ thể là các phiếu nhập kho, hoá đơn GTGT, phiếu xuất kho, UNC, Phiếu chi...Sau đó mã hóa và nhập số liệu vào máy. Từ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đợc tổng hợp và phân loại sau đó đợc in ra các mẫu sổ có liên quan của hình thức sổ nhật ký chung.
+ Sổ cái TK 141 + Sổ chi tiêt TK 141
Đây là sổ thể hiện việc nhận tạm ứng và tình hình quyết toán tạm ứng +Sổ cái TK 331
+ Sổ chi tiết TK 331
Loại sổ này đợc sử dụng để theo dõi tình hình thanh toán với ngời bán và đợc chi tiết cho từng đối tợng thanh toán liên quan.
5.Kế toán tổng hợp xuất vật liệu
Để phản ánh quá trình xuất vật liệu kế toán sử dụng:
TK152,TK621,TK627,TK331 và một số các TK liên quan khác nh TK133, TK642... để phản ánh.
Cách tính giá thực tế vật liệu xuất dùng ở công ty đợc tính theo giá thực tế đích danh có nghĩa là khi xuất vật liệu thuộc lô hàng nào thì căn cứ vào số l- ợng xuất kho và đơn giá thực tế của lô hàng đó để tình ra giá thực tế xuất kho.
*Nội dung kế toán tổng hợp xuất vật liệu ở công ty.
Vật liệu xuất kho của công ty thờng đợc sử dụng cho mục đích sau:
+Phục vụ cho thi công trình thờng là vật liệu mua về dùng ngay không qua kho.
+ Phục vụ cho sửa chữa, bảo dỡng máy móc phục vụ cho thi công công trình. Những vật liệu này thờng là vật liệu trong kho.
+Phục vụ cho mục đích khác nh : xuất bán, xuất làm nhà kho tại đội.
*Trờng hợp xuất vật liệu phục vụ cho thi công công trình.
Kế toán căn cứ vào phiếu xuất kho, phiếu hạn mức vật t, bảng quyết toán tạm ứng về khối lợng xây lắp hoàn thành. Kế toán mã hoá, nhập số liệu vào máy theo định khoản:
Nợ TK 621
Có TK152 ( nếu vật liệu mua về nhập kho sau đó mới xuất dùng ) Hoặc :
Nợ TK 621 Nợ TK 133
Có TK 331(nếu vật liệu mua về dùng ngay cho thi công công trình)
*Trờng hợp xuất vật liệu phục vụ cho chữa máy, kế toán định khoản nh sau: Nợ TK 627(2)
Có TK 152
*Trờng hợp vật liệu xuất kho bán, kế toán định konả nh sau: Nợ TK 621
Có TK 152
Kế toán cũng tiến hành mã hoá, nhập số liệu vào máy nh trờng hợp kế toán tổng hợp nhập vật liệu, sau đó đợc in ra các mẫu sổ để tiên cho việc theo dõi. Các mẫu sổ đợc trích dẫn nh sau:
Chơng III
Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán ở công ty xây dựng Sông Đà II.