3. Đặc điểm phương pháp, quy trình hạch toán trên một số phần hành
3.4.1. Đặc điểm vốn bằng tiền và yêu cầu quản lý:
Vốn bằng tiền là loại tài sản có tính thanh khoản lớn nhất của công ty, bao gồm tiền mặt và tiền gửi ngân hàng. Việc quản lý hai loại tiền này có ý nghĩa rất quan trọng đến khả năng đáp ứng nhu cầu thanh toán tức thời của công ty.
Tiền mặt: được thủ quỹ quản lý tại công ty, chỉ bao gồm tiền Việt Nam mà không sử dụng các loại ngoại tệ. Các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến tiền mặt bao gồm các nghiệp vụ tạm ứng, thanh toán lương, thưởng, rút tiền gửi ngân hàng về nhập quỹ, thanh toán với khách hàng, dùng để mua các đồ dùng văn phòng trong công ty. Quy mô của các nghiệp vụ không lớn nhưng số lượng giao dịch nhiều và xảy ra hàng ngày. Do vậy công ty tiến hành kiểm kê quỹ hàng tuần để đối chiếu số lượng tiền mặt có trong két sắt và số lượng tiền mặt ghi trên sổ để phát hiện sai sót, mất mát có thể xảy ra. Trong quá trình kiểm kê quỹ từ khi phát lệnh kiểm kê đến khi biên bản được lập phải thực hiện đúng theo quy định hiện hành của chế độ tài chính.
Tiền gửi ngân hàng: tiền gửi ngân hàng của công ty bao gồm cả tiền
Việt Nam và ngoại tệ. Các nghiệp vụ liên quan đến tiền gửi ngân hàng chủ yếu là các trường hợp thanh toán với nhà cung cấp vật tư, hàng hóa, thanh toán với khách hàng, chuyển tiền về công ty cổ phần giống cây trồng Miền Nam, thanh toán với ngân sách Nhà nước… Cuối mỗi quý, căn cứ vào giấy báo số dư khách hàng do ngân hàng lập, kế toán đối chiếu với Sổ Cái và Sổ chi tiết Tài khoản 112 - “Tiền gửi ngân hàng” để kiểm tra việc ghi chép và phản ánh tiền gửi ngân hàng có chính xác và phù hợp hay không.
Trong phần hành kế toán này, nghiệp vụ tạm ứng thường xuyên xảy
ra . Khoản tạm ứng là một khoản tiền do doanh nghiệp giao cho người nhận tạm ứng để thực hiện nhiệm vụ sản xuất, kinh doanh hoặc giải quyết
một nhiệm vụ nào đó được phê duyệt. Người nhận tạm ứng phải là nhân viên trong công ty.
Theo quy định của công ty, người nhận tạm ứng phải chịu trách nhiệm với công ty về số đã nhận tạm ứng và chỉ được quyền sử dụng tạm ứng theo đúng mục đích và nội dung công việc đã được phê duyệt. Nếu số tiền nhận tạm ứng không sử dụng hoặc sử dụng không hết phải nộp lại quỹ. Người nhận tạm ứng không được chuyển số tiền tạm ứng cho người khác sử dụng. Khi hoàn thành, kết thúc công việc được giao, người nhận tạm ứng phải lập bảng thanh toán tạm ứng kèm theo chứng từ gốc để thanh toán toàn bộ dứt điểm theo từng lần, từng khoản số tạm ứng đã nhận, số tạm ứng đã sử dụng và khoản chênh lệch giữa số đã nhận tạm ứng với số đã sử dụng. Khoản tạm ứng sử dụng không hết nếu không nộp lại quỹ thì phải tính trừ vào khoản lương của người nhận tạm ứng. Trường hợp chi quá số nhận tạm ứng thì công ty sẽ chi bổ sung số còn thiếu.
3.4.2. Chứng từ sử dụng và quy trình luân chuyển chứng từ:
Trong phần hành kế toán vốn bằng tiền có các loại chứng từ chủ yếu sau:
Các chứng từ gốc: giấy đề nghị tạm ứng, hóa đơn, hợp đồng, phiếu thu dịch vụ…
Các chứng từ tiền mặt: phiếu thu và phiếu chi do kế toán tiền mặt lập thành 3 liên theo đúng quy định của chế độ: liên 1 lưu tại quyển, liên 2 giao cho người nộp tiền hay người nhận tiền, liên 3 dùng đề kiểm tra đối chiếu giữa thủ quỹ và kế toán tiền mặt.
Các chứng từ tiền gừi ngân hàng: giấy báo nợ, giấy báo có, ủy nhiệm thu, ủy nhiệm chi, séc, lệnh chi.
Các chứng từ này có quy trình luân chuyển khác nhau, tùy thuộc vào yêu cầu quản lý và lưu trữ của từng loại.
Phiếu thu:
Sơ đồ 13
Quy trình lập và luân chuyển phiếu thu
Người nộp tiền
Kế toán tiền mặt
Kiểm tra các chứng từ
Lập phiếu thu gồm 3 liên: liên 1 lưu tại quyển gốc, 2 liên cồn lại chuyển cho kế toán trường
Kế toán trưởng Kiểm tra và ký duyệt phiếu thu Thu tiền và ghi sổ quỹ
Chuyển 1 liên cho người nộp tiền và một liên cho kế toán tiền mặt
Kế toán tiền mặt Tiến hành ghi sổ kế toán
Bảo quản, lưu trữ Thủ quỹ
Phiếu chi:
Sơ đồ 14
Quy trình lập và luân chuyển phiếu chi
Người nhận tiền
Kế toán tiền mặt
Kiểm tra chừng từ
Lập phiếu chi gồm 3 liên: liên 1 lưu tại quyển gốc, 2 liên chuyển cho kế toán trường
Kế toán trưởng Kiểm tra tính hợp lý và hợp thức của các phiếu chi
Giám đốc Ký duyệt các phiếu chi
Nhận phiếu chi
Chi tiền và ghi sổ quỹ
Chuyển 1 liên cho kế toán tiền mặt và một liên cho người nhận tiền
Kế toán tiền mặt Tiến hành ghi sổ kế toán
Bảo quản, lưu trữ Thủ quỹ
Phần hành kế toán vốn bằng tiền còn liên quan đến quá trình tạm ứng của cán bộ công nhân viên trong công ty. Quá trình lập và luân chuyển chứng từ liên quan đến nghiệp vụ tạm ứng gồm hai phần:
Giấy đề nghị tạm ứng
Sơ đồ 15
Quy trình lập và luân chuyển giấy đề nghị tạm ứng
Người tạm ứng
Người giao nhiệm vụ Kế toán trưởng Kế toán tạm ứng Kế toán tiền mặt và tiền mặt ngân hàng Thủ quỹ Kế toán tiền mặt và tiền mặt ngân hàng
Bảo quản, lưu trữ
Lập giấy đề nghị tạm ứng
Ký duyệt giấy đề nghị tạm ứng
Ký duyệt giấy đề nghị tạm ứng
Sổ chi tiết nhân viên tạm ứng
Lập phiếu chi
Ghi sổ quỹ
Chuyển phiếu chi về cho kế toán
Giấy thanh toán tạm ứng
Sơ đồ 16
Quy trình lập và luân chuyển giấy thanh toán tạm ứng
