III. biện pháp phòng ngừa rủi ro tại các ngân hàng cơ sở đặc biệt là việc thực hiện các hình thức bảo
4. Kế toán nghiệp vụ thanh toán không dùng tiên mặt.
4.1 nguyên tắc-thủ tục-hồ sơ mở tài khoản * Đối với khách hàng:
- Các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế muốn mở tài khoản tại Ngân hàng phải có t cách pháp nhân và thực hiện chế độ hạch toán độc lập và có ĐKKD hợp pháp- Đối với cá nhân mở tài khoản phải có chứng minh nhân dân.
- Việc lựa chọn Ngân hàng đẻ mở tài khoản và số lợng tiền cần mở là quyền của khách hàng, nhng chủ tài khoản phải chịu trách nhiệm trớc pháp luạt về số d tài khoản và chỉ đợc sử dụng trong phạm vi sốd trên tài khoản, không đ- ợc cho mợn cho thuê tài khoản của mình.
Hiện nay Ngân hàng bắ buộc khách hàng phải để số d tối thiểu trong tài khoản là 200.000 đồng đối với tài khoản VNĐ và 50 USD đối với tài khoản ngoại tệ đô la Mỹ.
- Đối với tài khoản cho vay ngoài các nguyên tắc chung khchs hàng phải tuân theo điều kiện của chế độ tín dụng của Ngân hàng thì kế toán mới mở tài khoản cho vay với khách hàng.
* Đối với Ngân hàng.
- tạo điều kiện để khách hàng mở và sử dụng tài khoản. - Theo dõi quản lý chặt chẽ tài khoản của khách hàng.
- trích tiền từ tài khoản của khách hanhg khi có lệnh của chủ tài khoản bằng văn bản, ngân hàng tự động trích từ khi thu nợ thu lãi, và theo lệnh của toà án, cơ quan có thẩm quyền…
* Ngân hàng và khách hàng phải thờng xuyên đối chiếu và kiểm tra số liệu.
4.2 Hồ sơ mở tìa khoản.
Đối với khchs hàng là các pháp nhân cần gửi tới Ngân hàng các giấy tờ sau:
+ bản sao quyết định thành lập đơn vị của cấp có thẩm quyền. + Bản sao quyết định bổ nhiệm thủ trởng.
+ Mẫu dấu đã đợc đăng ký tại cơ quan công an.
+ Giây xin mở tài khoản theo mẫu in sẵn của Ngân hàng.
+ Bản mẫu chữ ký của ngời giữ tài khoản và ngời đợc uỷ quyền. - Đối với khách hàng là cá nhân:
+ Chứng minh th nhân dân + Giấy xin mở tài khoản.
+ mẫu chữ ký của chữ tài khoản. 4.3 Thủ tục mở tài khoản.
- Kế toán trởng Ngân hàng tiếp tục nhận các giấy tờ xin mở tài khoản của khách hàng, tiến hành kiểm soát tính đúng đắn và đầy đủ của các loại giấy tờ. Nếu không có gì sai xót thì kế toán trởng ghi tên và số hiệu tài khoản theo mẫu quy định sau đó trình giám đốc ký duyệt.
- Kế toán trởng lu bản sao quyết định thnàh lập công ty, quyết định bổ nhiệm thủ trởng, giây xin mở tài khoản trong hồ sơ mở tài khoản của khách hàng. Bảng mẫu chữ ký của chủ tài khoản, mẫu dấu chuyển cho thnah toán viên giữ tài khoản của khách hàng để kiểm tra mẫu chữ ký trên chứng từ mỗi khi khách hàng muốn rút tiền.
4.4 Tất toán tài khoản.
Ngân hàng tiến hành tất toán tài khoản của khách hàng trong các trờng hợp sau:
- Theo yêu cầu của chủ tài khoản.
- Khi nội dung của tài khoản thay đổi phải chuyển snag tài khoản khác. - Khi doanh nghiệp giải thể hay sát nhập.
- Tài khoản hết số d hoặc số d thấp hơn mức tối thiểu quy định tại Ngân hàng.
- Theo lệnh của toà án.
Khi ngng hoạt động, chủ tài khoản phải làm giấy đè nghị Ngân hàng làm thủ tục tất toán tài koản. Nếu tìa khoản đợc chủ tài khoản lĩnh hoặc lập chứng từ để chuyển sang tài khoản khác.
Các tài khoản đã tất toán sau một năm mới đợc sử dụng lại.
4.5 Các phơng thức thanh toán không dùng tiền mặt tại Ngân hàng.
Tại NHNo&PTNT huyện Phú Xuyên, khách hàng đén giao dịch tại Ngân hàng rất phong phú và đa dạng. Hiện nay Ngân hàng đang sử dụngnhững phơng thức thnah toán không dùng tiền măth nh: Séc, UNT,UNC, th tín dụng, chuyển tiền điện tử…
4.5.1 Séc:
Gồm Séc lĩnh tiền và Séc chuyển khoản. a) Séc lĩnh tiền :
Khách hàng nộp Séc lĩnh tiền từ tài khoản tiền gửi NTK 421101. tiểu khoản
CTK 101101.01
Nếu đựoc uỷ quyền đến lĩnh tiền phải có giấy giới thiệu của ngời uỷ quyền.
b) Séc chuyển khoản.
Tại Ngân hàng chủ yếu là lệnh chuyển tiền của chủ tài khoản.
- Với thời gian hiệu lực là 15 ngày kể từ ngày phát hành và đựoc phép phát hành trong phạm vi số d của mình.
- Kế toán hạch toán:
NTK 421101.tiểu khoản khách hàng trả
CTK 421101.tiểu khoản của khách hàng hởng (nếu cùng Ngân hàng) Hoặc CTk 519121 (nếu có tài khoản tại Ngân hàng cùng hệ thống)
- Nếu khách hàng hởng có tài khảon tại Ngân hàng mình nhng tờ Séc không phải do Ngân hàng mình phát hành thì khi nhận Séc cùng bảng
kê nộp Séc, kế toán vào sổ theo dõi. Khi nhận đợc lệnh báo có của Ngân hàng phát hành Séc luc đó mới hạch toán.
Kế toán hạch toán: NTK 519121
CTK421101.tiểu khoản của khách hàng 4.5.2 Uỷ nhiệm chi:
- Uỷ nhiệm chi đợc áp dụng rộng rãi trong hệ thống NHNo&PTNT Việt Nam.
- Uỷ nhiệm chi là lệnh chi tiền đựoc chủ tài khoản lập theo mẫu in sẵn của Ngân hàng khi có nhu cầu chi trả, khách hàng chỉ việc yêu cầu Ngân hàng trích từ tài khoản của mình để trả cho ngời thụ hởng.
- Kế toán hạch toán:
NTK 421101.tiểu khoản của khách hàng trả. CTK 519121- Nếu khách hàng ở 2 NH.
Hoặc CTK 421101.tiểu khoản của ngời thụ hởng- nếu hai khcáhc hàng cùng 1 NH.
4.5.3 Uỷ nhiệm thu:
- UNT đợc áp dụng rộng rãi tỏng giao dịch thanh toán giữa ngời sử dụng dịch vụ thanh toán có mở tài khoản trong nội bộ Ngân hàng cơ sở có thoả thuận hopặc hợp đồng về các điều kiện thu hộ giữa bên trả tiền và bên thị hởng.
- UNT là thể thức thnah toán do bên bán lập để đòi nợ bên mua khi hàng hoá đã đợc giao hoặc dịch vụ đã cung ứng. Kế toán phục vụ bên bán phải lập giấy báo nợ gửi Ngân hàng phục vụ bên mua đòi tiền hộ, khi nào nhận đợc giấy báo có từ Ngân hàng mới hạch toán. Do vậy mất rất nhiều thời gian do phải ghi nợ trớc có sau, chứng từ luân chuyển qua nhiều giai đoạn.
- Kế toán hạch toán:
+ Nếu khách hàng mở tài khoản tại cùng một Ngân hàng: NTK 421101.tiểu khoản của ngời mua.
+ Nếu khách hàng mở tài khoản tại hai Ngân hàng káhc nhau: khi nhận đ- ợc giấy báo có từ Nh ngời mua chuyển sang, kế toán hạch toán
CTk 421101.tiểu khoản của ngời bán 4.5.4 Th tín dụng.
- Đây là hình thức mà bên mua uỷ nhiệm cho NH phục vụ bên bán để chi tiền cho ngời bán theo các chứng từ cung ứng dịch vụ. Nó đợc áp dụng trong điều kiện bên bán không tín nhiệm bên mua, đòi hỏi bên mua phải chứng minh đợc lợng tiền chắc chắn sẽ trả.
- Hình thức này thờng đợc áp dụng trong thanh toán quốc tế nh xuất nhập khẩu hàng hoá.
- Quá trình thanh toán th tín dụng nh sau:
+ Trên cơ sở hợp đồng kinh tế ký kết, bên mua lập giấy xin mở th tín dụng gửi tới NH phục vụ mình để mở th tín dụng. NH căn cứ vào giấy xin mở h tín dụng trích tài khoản tiền gửi của ngời mua theop số tiền của th tín dụng để ký quỹ gửi vào tài khoản đảm bảo th tín dụng.
NTK 421101.37.tiểu khoản tiền gửi của khách hàng CTK 427201.37.tiểu khoản của khách hàng
+ Chuyển các liên mở th tín dụng sang NH phục vụ ngời bán để làm căn cứ giao hàng cho ngời mua. Sau khi hàng đã đợc giao, dịch vụ đã hoàn thành NH tiến hành thanh toán th tín dụng:
NTK 427201.37.tiểu khoản của khách hàng
(Nếu thiếu tiền ký quỹ còn thiếu: NTK 421101.37.tiền gửi của khách hàng Hoặc NTK 103101.01)
+ NH thu phí mở th tín dụng và phí thanh toán L/C NTK 422101.37.tiểu khoản
CTK 711009.37.01 CTK 453
+ Trong quá trình thanh toán th tín dụng có bảng kê các chứng từ giao nhận sau:
Điện thannh toán L/C số…
Phiếu kiểm tra chứng từ hàng nhập Phiếu báo nợ
Bộ chứng từ giao hàng: hoá đơn thơng mại, đóng gói hàng hoá, chứng nhận bảo hiểm, cam kết của ngời hởng, th đảm bảo…
5. Tiết kiệm
Tại NH hiện nay sử dụng chủ yếu là hình thức tiết kiệm bậc thang. Đây là một loại hình tiết kiệm rất thuận lợi cho khách hàng và NH. Khách hàng có thể rút khi cần mà lãi suất vẫn cao. Đặc biệt là khách hàng có thể rút ra mà không cần phải làm sổ mới. Do nó có các bậc tính lãi:
Bậc 1 (3 tháng): 0,64%/tháng Bậc 2 (6 tháng): 0,65%/tháng Bậc 3 (9 tháng): 0,68%/tháng Bậc 4 (12 tháng): 0,7%/tháng Bậc 5 (24 thnág): 0,76%/tháng
Khách hàng rút tiền trong khoảng thời gian nào thì sẽ tính lại theo lãi suất của thời gian đó chứ không phải tính theo lãi suất không kỳ hạn nh trớc đây.
5.1 Thủ tục nhận tiền gửi - Đối với ngời gửi tiền + Viết giấy gửi tiền tiết kiệm
+ Đăng ký mẫu chữ ký, chứng minh th (nếu có) -Đối với NH:
+ Kế toán viên kiểm tra các yếu tố trên chứng từ, lập sổ tiết kiệm và thẻ lu phù hợp với kỳ hạn gửi, ghi số sổ tiết kiệm chuyển sang cho kiểm soát viên.…
+ Kiêm soát viên kiểm tra lại các yếu tố, ký và đóng dấu vào sổ tiết kiệm sau đó chuyển sang cho thủ quỹ.
+ Thủ quỹ thu tioền của khách hàng, trả sổ tiết kiệm và chuyển thẻ lu và chứng từ chuyển sang cho kế toán.
+ Kế toán nhập dữ liệu trên máy và lu chứng từ. NTK 101101.01
CTK 423802.241076 (tài khoản tiết kiệm bậc thang) 5.2 Thủ tục chi trả tiền gửi
- Với ngời gỉ tiền:
+ Nộp giấy rút tiền và sổ tiết kiệm
+ Xuất trình chứng minh th nếu có đăng ký. - Với Ngân hàng:
Kế toán đối chiếu mẫu chữ ký và các yếu tố khác, sau đó sẽ hạch toán theo yêu cầu của khách hàng. Chuyển cho kiểm soát, thủ quỹ chi tiền…
+ Khi khách hàng gửi thêm tiền vào sổ tiết kiệm: NTK 101101.01 : phần gửi thêm
CTK 423802.241076 : phần gửi thêm
+ Khi khách hàng rút một phần: Ngân hàng tính phần lãi tiền rút và hạch toán.
NTK 423802.241076 : Phần gốc rút
NTK 801 : phần lãi của gốc rút
CTK 101101.01 : Tổng cả gốc rút và lãi rút
+ Khi khách hàng tất toán (rút tại thời điểm nào tính lãi theo thời điểm ấy) NTK 423802.241076 : Phần gốc
NTK 801 : Phần lãi
CTK 101101.01 : Tổng gốc và lãi.