Tổng Công ty điện lực Việt Nam.
GĐTT Trưởng cỏc bộ
Trưởng cỏc bộ phận TCT Phũng Quản lý Dự ỏn TCT hoặc theo phõn cấp Phũng Quản lý Dự ỏn TCT hoặc theo phõn cấp Phũng Quản lý Dự ỏn Phũng Quản lý Dự ỏn TCT hoặc theo phõn cấp Thông
Tiếp nhận yờu cầu / Xỏc định nhu cầu/ Kế hoạch thực hiện
Lập bỏo cỏo tiền khả thi Phờ duyệt
Phờ duyệt
Lập bỏo cỏo khả thi
Phờ duyệt Tiờu chuẩn xột thầu Hồ sơ mời thầu Tổ chuyờn gia
Chuẩn bị cỏc điều kiện gọi thầu
Phờ duyệt Xột thầu Kế hoạch đấu thầu Thông báo. Thông báo Thông
Tổ chuyờn gia Phũng Quản lý Dự ỏn, Ban GĐ và bộ phận liờn quan Tổ chuyờn gia TCT Phũng Quản lý Dự ỏn Phũng Quản lý Dự ỏn, Ban GĐ và bộ phận liờn quan
2.2.1.1. Tiếp nhận dự án - Xác định nhu cầu.
Yêu cầu xuất phát từ phía các phòng hoặc nhóm hoặc xuất phát từ lãnh đạo EVN.IT về nhu cầu có các dự án CNTT phục vụ cho mục đích sản xuất kinh doanh của TCT hoặc với đơn vị bên ngoài. Các nhóm viết bản yêu cầu và kế hoạch thực hiện, sau khi được lãnh đạo EVN.IT phê duyệt, dự án gửi lên TCT. TCT trên cơ sở đó xem xét và phê duyệt. Trong một số trường hợp dự án thực hiện theo yêu cầu của TCT thì căn cứ thực hiện dự án là quyết định giao nhiệm vụ.
2.2.1.2. Lập Báo cáo nghiên cứu khả thi (hoặc tiền khả thi).
Theo quy định về quản lý đầu tư xây dựng của Nhà nước và của TCT về phân cấp hạng mục dự án thì tuỳ theo giá trị, dự án có thể phải lập BCNCTKT và BCNCKT. Với những dự án nhỏ thì không nhất thiết phải lập 2 loại báo cáo trên mà chỉ cần có Báo cáo đầu tư. Trong một số trường hợp phải thuê khoán một số chuyên gia thì sơ đồ thực hiện cũng được áp dụng cho chính dự án thuê
Theo dừi thực hiện dự ỏn
Nghiệm thu, quyết toỏn dự ỏn Lập HĐ và thương thảo hợp dồng
Phờ duyệt HĐ
Thông
báo.
chuyên gia tư vấn lập BCNCTKT hoặc BCNCKT tuy nhiên không áp dụng bước lập BCNCTKT và BCNCKT.
2.2.1.3. Phê duyệt.
Tổng công ty có thể uỷ quyền cho EVN.IT làm Ban quản lý hoặc thay TCT thực hiện các dự án đầu tư như ký kết hợp đồng thực hiện dự án. Tuy nhiên, sau khi kết thúc dự án phải có báo cáo lên TCT về kết quả thực hiện.
Với BCNCTKT và BCNCKT tuỳ thuộc vào quy mô dự án mà có các cấp phê duyệt khác nhau. Có thể Tổng giám đốc hoặc Chủ tịch Hội đồng quản trị phê duyệt.
Các BCNCTKT và BCNCKT còn phải trình cho cơ quan cho vay tài chính phê duyệt sau khi Tổng công ty đã phê duyệt.
Hoàn toàn tương tự về cấp phê duyệt các hạng mục như: dự toán, Hồ sơ mời thầu, Tiêu chuẩn xét thầu, Kế hoạch đấu thầu, Kết quả chấm thầu và Hợp đồng sau khi đã thương thảo thành công.
2.2.1.4. Các công việc chuẩn bị gọi thầu.
Tuỳ theo quy mô và cách thức thực hiện mà có thể chọn qua các bước sơ tuyển, danh sách ngắn hay là hình thức chỉ định thầu. Các nội dung này được quy định rõ ràng trong Nghị định 88 của Chính phủ và có hướng dẫn chi tiết. TCT cũng có một số quy định về hình thức thực hiện này.
Những điều kiện chuẩn bị gói thầu là các quyết định giao nhiệm vụ để có thể thực hiện việc gọi thầu.
2.2.1.5. Thủ tục xét thầu.
Công tác chuẩn bị các thủ tục xét thầu bao gồm các hạng mục sau: - Căn cứ pháp lý để thực hiện: quyết định giao nhiệm vụ, uỷ quyền. - Các thủ tục về tổ chuyên gia xét thầu.
- Chuẩn bị Hồ sơ mời thầu. - Tiêu chuẩn xét thầu.
2.2.1.6. Xét thầu.
Tổ chuyên gia tiến hành xét thầu theo tiêu chuẩn đã được phê duyệt.
2.2.1.7. Thương thảo hợp đồng.
Tổ chuyên gia dựa vào bản chào kỹ thuật và bản chào tài chính và các quy định hiện hành của TCT và các đơn vị cho vay tài chính để thương thảo.
Khi dự án bắt đầu có hiệu lực, sau khi khởi động dự án và căn cứ theo khối lượng công việc và kế hoạch thực hiện có trong hợp đồng, tiến hành theo dõi các hoạt động của dự án và làm các thủ tục điều phối, chi trả...
2.2.1.9. Tổng kết nghiệm thu dự án.
Thủ tục để kết thúc dự án là các báo cáo cuối cùng được phê duyệt, báo cáo nghiệm thu.
Trên đây là quy trình tổng quát của việc thực hiện và quản lý các dự án công nghệ thông tin tại EVN.IT. Đối với các dự án khác nhau có lẽ sẽ có một số thay đổi trong quy trình cho phù hợp với yêu cầu đặc thù của dự án đó.
Như vậy, qua xem xét quy trình thực tế đang được áp dụng cho công tác chuẩn bị, thực hiện và quản lý dự án tại EVN.IT, tác giả thấy rằng quy trình này chưa có được sự phối hợp hoạt động một cách chặt chẽ giữa các phòng, các bộ phận chức năng trong trung tâm; chưa trình bày rõ được nhiệm vụ của từng phòng chức năng trong từng bước của quy trình. Do đó, có thể thấy ngay rằng sự phối hợp giữa các phòng, bộ phận chức năng sẽ có nhiều lúng túng. Từ đó mà ảnh hưởng tới chất lượng và tiến độ của dự án.
Như vậy, một số câu hỏi đặt ra là: Một quy trình tốt phải đảm bảo các tiêu chuẩn gì? Quy trình thực hiện và quản lý dự án hiện đang được áp dụng tại EVN.IT có đảm bảo các tiêu chuẩn đó hay không? Nếu không thì quy trình cần hoàn thiện ở khâu nào, nội dung nào? Tất cả các câu hỏi này sẽ từng bước được làm sáng tỏ thông qua việc nghiên cứu và phân tích một dự án cụ thể đã và đang được thực hiện tại EVN.IT.
2.2.1.10. Các tiêu chuẩn của một quy trình chuẩn bị, thực hiện và quản lý dự
án đầu tư.
2.2.1.10.1. Khái niệm quy trình.
Có thể có nhiều cách định nghĩa khác nhau về quy trình. Theo ý kiến của cá nhân tác giả thì “Quy trình”, hiểu một cách đơn giản và hình tượng nhất, là một sơ đồ trong đó nêu lên các bước công việc cần thực hiện theo một trình tự lô gic nhất định nào đó, các chủ thể sẽ chịu trách nhiệm thực hiện các công việc đó và cơ chế phối kết hợp hoạt động giữa các chủ thể; để từ đó mà tạo nên một kết quả nhất định thoả mãn mục tiêu đề ra.
2.2.1.10.2. Các tiêu chuẩn của một quy trình chuẩn bị, thực hiện và quản lý dự án đầu tư tốt.
Cũng theo ý kiến của cá nhân tác giả một Quy trình tốt phải đáp ứng ít nhất 3 tiêu chuẩn sau đây:
- Tính chính xác. - Tính gọn nhẹ. - Tính hiệu quả.
Một quy trình đảm bảo tính chính xác tức là một quy trình tuân thủ đúng và đầy đủ các quy định của pháp luật có liên quan đến hoạt động đầu tư.
Một quy trình đảm bảo tính gọn nhẹ là một quy trình có sự phân công công tác một cách rõ ràng, một sự phối hợp hoạt động nhịp nhàng giữa các bộ phận chức năng; tránh được sự chồng chéo và tình trạng “cha chung không ai khóc”. Và một quy trình đảm bảo tính hiệu quả tức là khi áp dụng quy trình đó thì nó sẽ mang lại hiệu quả không chỉ cho chính đơn vị thực hiện mà còn đem lại hiệu quả cho chính bản thân dự án đó.