VI _Kế toán tổng hợp NL,VL
4.Đặc điểm tổ chức công tác kế toán
4.1Đặc điểm của bộ máy kế toán.
Phòng kế toán có nhiệm vụ giải quyết các lĩnh vực liên quan đến công tác tài chính toàn công ty. Phòng kế toán công ty gồm có 9 ngời trong đó có 6 ngời có trình độ đại học, 3 ngời trình độ trung cấp.
Công ty in Bộ LĐTB-XH là đơn vị hạch toán tập trung nên mọi chứng từ đều đợc xử lý ở phòng kế toán tại công ty.
_Kế toán trởng: Là ngời đứng đầu bộ máy kế toán, tổ chức chỉ đạo toàn diện công tác kế toán, thống kê, thông tin kinh tế và hệ thống kinh tế trong công ty, là tham Đào xuân Mai Lớp A9 Khoá 36
Phòng tổ chức hành
chính Phòng kế hoạch sản xuất kinh doanh Phòng kế toán tài chính thống kê
Phân xưởng
hoàn thiện Phân xưởng in
Phân xưởng
chế bản Phân xưởng cơ khí Giám đốc
Phó giám đốc
mu giúp cho Giám Đốc để quản lý điều hành, theo dõi thực hiện công tác tài chính của nhà nớc tại đơn vị.
_Kế toán tổng hợp: Đảm nhận phần hành kế toán tổng hợp giúp kế toán trởng một số lĩnh vực theo sự phân công của kế toán trởng.VD nh có nhiệm vụ tập hợp chi phí, lên chứng từ ghi sổ...
_Kế toán TSCĐ: Theo dõi tình hình biến động về TSCĐ, tình hình hao mòn TSCĐ và trích khấu hao TSCĐ công ty hiện có.
_Kế toán thanh toán: Tính toán xác định quỹ lơng của đơn vị, tính lơng cho
cán bộ công nhân viên, các khoản trích nộp BHXH, BHYT... Theo dõi các khoản thu chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, theo dõi công nợ với khách hàng và các khoản nợ của cán bộ công nhân viên.
_Kế toán giá thành: Theo dõi tổng hợp để tính giá thành các đơn đặt hàng. _Kế toán NVL: Theo dõi tình hình cung cấp N-X-T kho NVL trong công ty.
_Thủ quỹ: Quản lý trực tiếp tình hình thu chi toàn bộ tiền mặt, ngân phiếu của công ty và vào sổ quỹ.
_Thủ kho: Quản lý vật t, vật liệu làm nhiệm vụ nhập xuất kho khi có chứng từ hợp lệ và có nhiệm vụ ghi vào thẻ kho.
_Nhân viên thống kê: Có trách nhiệm lập báo cáo thống kê tình hình sản xuất của đơn vị, các chỉ tiêu thi đua, thống kê các chỉ tiêu phục vụ lãnh đạo công ty và báo cáo cấp trên hay các cơ quan liên quan.
Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán tại công ty in
Kế toán trưởng Kế toán KT thanh Nhân viên thống kê Thủ quỹ Thủ kho Kế toán TSCĐ Kế toán giá thành Kế toán vật liệu
Hình thức sổ kế toán:
Hiện nay Công ty in áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ. Theo hình thức này việc ghi sổ kế toán tách rời giữa việc ghi chép theo thứ tự thời gian (ghi nhật ký) và ghi theo hệ thống (ghi theo tài khoản) giữa việc ghi sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết.
_ Hệ thống sổ kế toán doanh nghiệp áp dụng. _ Sổ kế toán tổng hợp - sổ cái tài khoản.
_Một số sổ cái chủ yếu của doanh nghiệp sử dụng là sổ cái TK 111, TK 112, TK131, TK 331, TK 334, TK 621, TK 622, TK 627...
Doanh nghiệp không sử dụng TK 155, TK 531, TK 532 do doanh nghiệp sản
xuất theo đơn đặt hàng, vì vậy không có sản phẩm nào tồn kho, không có hàng bị trả lại và không có giảm giá hàng bán.
Trình tự ghi sổ:
_Định kỳ căn cứ vào chứng từ gốc đã kiểm tra đảm bảo tính hợp lý, hợp pháp của chứng từ để phân loại rồi lập chứng từ ghi sổ.
_Các chứng từ cần hạch toán đợc ghi vào sổ kế toán chi tiết. _Căn cứ vào chứng từ ghi sổ đã lập vào sổ cái các tài khoản. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Các chứng từ thu chi TM đợc thủ quỹ ghi vào sổ quỹ rồi chuyển cho phòng KT. _Cuối tháng căn cứ vào các sổ kế toán chi tiết lập bảng tổng hợp số liệu chi tiết,kế toán lập chứng từ ghi sổ, căn cứ vào chứng từ ghi sổ để ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ sau đó đợc dùng vào để ghi sổ cái, căn cứ vào sổ cái các tài khoản lập bảng cân đối phát sinh. Sau khi đối chiếu khớp đúng số liệu ghi trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết đợc dùng để lập báo cáo kế toán.
Trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán “Chứng từ ghi sổ”
Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ tại công ty in
Ghi chú:
Ghi hàng ngày Đối chiếu kiểm tra Ghi cuối tháng
4.2Phơng pháp hạch toán hàng tồn kho.
Doanh nghiệp áp dụng phơng pháp kê khai thờng xuyên. Phơng pháp này là phơng pháp chi tiết ghi chép, phản ánh thờng xuyên, liên tục có hệ thống tình hình nhập – xuất – tồn kho các loại vật liệu .
Tại Công ty in đã áp dụng thuế VAT theo phơng pháp khấu trừ. Theo dõi riêng biệt thuế VAT đợc khấu trừ và thuế VAT phải nộp.
II_Tình hình thực tế kế toán vật liệu tại Công ty in Bộ LĐTB-XH.
1.Tình hình chung về nguyên liệu tại Công ty in.
1.1 Đặc điểm và phân loại nguyên vật liệu tại Công ty in.
Đặc điểm :
Công ty in Bộ Lao Động Thơng Binh và Xã Hội là một doanh nghiệp sản Chứng từ gốc
Sổ quỹ
Chứng từ ghi sổ
Sổ cái
Bảng cân đối PS
Báo cáo kế toán
Sổ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp số liệu chi tiết Bảng TH chứng từ gốc Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
hàng rất phong phú, đa dạng. Mỗi đơn đặt hàng khác nhau về quy cách, mẫu mã của sản phẩm .Do đó nguyên vật liệu ở đây rất đa dạng về chủng loại và quy cách cũng nh mẫu mã.
Hiện nay, các loại vật liệu dùng cho công nghệ in của Công ty in đều có bán trên thị trờng, giá cả ít biến động. Đây cũng là một điều kiện thuận lợi cho Công ty in đỡ phải dự trữ nhiều vật liệu trong kho.
Các nguồn nhập nguyên vật liệu Công ty in đều mua ngoài và chủ yếu là các đơn vị có quan hệ mua bán lâu dài với Công ty nh Công ty in Tiến Bộ, Công ty văn hoá phẩm... Tất cả các vật t mua về hầu nh Công ty in đều thanh toán ngay bằng tiền mặt hoặc tiền gửi ngân hàng.
Mỗi loại vật liệu đều có tính chất lý học và hoá học riêng nên việc dự trữ, bảo quản ở kho, hệ thống kho tàng bến bãi của Công ty in rất đợc chú trọng tránh h hỏng, mất mát, hao hụt...
Để quản lý chặt chẽ tình hình sử dụng vật liệu, giảm chi phí trong giá thành, tiết kiệm nguyên vật liệu. Giám đốc Công ty in ra quyết định ban hành
quy chế tạm thời về định mức và hạn mức một số loại vật t dùng cho sản xuất.
Hệ thống các định mức vật t
Đơn vị sử dụng Vật t cần định mức Định mức Phân xởng chế bản Dầu tra máy
Xà phòng Giẻ lau
0.5 lít/tháng 7 hộp/tháng 1 kg/tháng Phân xởng offset Mực in đen
Xà phòng Giẻ lau Giấy 1.5 lít/triệu trang in thực tế 37 hộp/tháng 150 kg/tháng 3 kg/triệu trang in thực tế (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Phân loại nguyên vật liệu tại Công ty in:
Để sản xuất ra các loại sản phẩm khác nhau theo đơn đặt hàng Công ty in phải sử dụng một khối lợng nguyên vật liệu bao gồm nhiều thứ, nhiều loại, mỗi loại vật
liệu có vai trò, công dụng, tính năng lý, hoá học riêng. Để giúp cho công tác hạch toán chính xác một khối lợng vật t nhiều chủng loại, kế toán vật liệu phải tiến hành phân loại vật liệu. Việc phân loại vật liệu dựa trên tiêu thức nhất định để sắp xếp những vật liệu cùng tiêu thức vào mỗi nhóm, mỗi loại. Công ty đã tiến hành phân loại vật liệu trên cơ sở công dụng của từng thứ vật liệu đối với quá trình sản xuất. Nhờ đó mà kế toán theo dõi đợc tình hình biến động của từng thứ loại vật liệu, cung cấp thông tin chính xác và giúp cho việc lập kế hoạch thu mua vật liệu đợc kịp thời. Vật liệu của công ty đợc phân loại nh sau:
_Nguyên vật liệu chính: Là đối tợng lao động chủ yếu của công ty khi tham gia vào quá trình sản xuất, NVL chính là cơ sở cấu thành thực tế của sản phẩm. Nó bao gồm các loại giấy in có kích cỡ khác nhau, mực in các mầu nh của VN, Nhật, TQ...và bản kẽm.
_Vật liệu phụ: Là vật liệu không cấu thành thực thể sản phẩm mà nó chỉ làm tăng thêm giá trị của sản phẩm, góp phần hoàn thiện sản phẩm nh các chủng loại ghim, thép đóng sách, chỉ khâu...
_Nhiên liệu: Bao gồm xăng, dầu thắp sáng và rửa lô máy in.
_Phụ tùng thay thế: Là những chi tiết phụ tùng máy móc, mua sắm phục vụ cho sửa chữa các máy in, máy xén...nh vòng bi các loại, dây côroa các loại, cao su ốp sét...
_Phế liệu: Bao gồm giấy xớc ở bên ngoài các lô giấy cuộn, lõi của lô giấy, các tờ in bị hỏng...
_Đối với công cụ, dụng cụ: Để quản lý chặt chẽ công ty cũng đã phân loại và chia ra thành nhóm loại nh sau:
+Nhóm bào hộ lao động gồm có: quần áo, khẩu trang, găng tay... +Nhóm công cụ cầm tay: Kìm, cờ lê, tuốc nơ vít...
Có các loại CCDC, PTTT có thời gian sử dụng ngắn, giá trị thấp, loại này khi xuất dùng giá trị của nó sẽ đợc phân bổ 1 lần vào chi phí sản xuất trong kỳđó, còn một số CCDC, PTTT có thời gian sử dụng dài, giá trị cao thì khi xuất dùng vào sản
xuất thì giá trị của chúng đợc phân bổ vào chi phí sản xuất (theo từng đơn đặt hàng) nhằm tránh sự tăng đột biến của giá thành.
1.2 Đánh giá vật liệu dùng thớc đo tiền tệ để biểu hiện giá trị của vật liệu theo những nguyên tắc nhất định .
Nguyên liệu, vật liệu của Công ty in đợc nhập từ nhiều nguồn khác nhau chủ yếu là mua từ ngoài, không có vật liệu nhập từ nguồn góp vốn liên doanh. Công ty in đánh giá vật liệu theo giá thực tế.
Giá thực tế vật t nhập kho:
Tuỳ theo nguồn nhập vật liệu mà giá trị thực tế của chúng đợc xác định theo các cách khác nhau.
Thờng thờng công ty mua vật liệu với phơng thức buôn bán vận chuyển về tận kho công ty. Vì vậy chi phí vận chuyển bốc dỡ NVL đều do bên bán chịu. Do đó giá trị thực tế của vật liệu nhập kho chính là giá mua ghi trên hoá đơn (giá cha có thuế GTGT).Còn một số vật liệu phụ mua lẻ thì do cán bộ cung tiêu mua về nhập kho. Trong trờng hợp này giá thực tế của vật liệu nhập kho đợc kế toán vật liệu tính là giá ghi trên hoá đơn (giá cha có thuế GTGT) cộng với chi phí vận chuyển, bốc dỡ. Đối với phế liệu thu hồi: là giấy xớc, giấy lề sản phẩm hỏng vì vậy trị giá thực tế phế liệu thu hồi đợc đánh giá theo giá ớc tính (giá có thể bán đợc).
Giá thực tế vật liệu xuất kho:
ở Công ty in Bộ LĐTB-XH thì NVL xuất kho chủ yếu sản xuất theo đơn đặt hàng. Khi xuất kho vật liệu kế toán vật liệu tính giá thực tế vật liệu xuất kho theo phơng pháp bình quân gia quyền. Theo cách tính này thì cuối tháng mới tính đợc giá trị thực tế vật liệu xuất kho, bởi vì phải đến cuối tháng mới tổng hợp đợc NVL nhập kho trong tháng. Do vậy trong tháng khi xuất vật liệu để sản xuất kế toán chỉ theo dõi về mặt số lợng. Trên phiếu xuất kho cũng chỉ ghi chỉ tiêu số lợng, hàng ngày các chứng từ nhập xuất đợc thủ kho ghi song song vào thẻ kho rồi chuyển lên phòng kế toán. Kế toán vật liệu phân loại thành phiếu nhập, phiếu xuất kho riêng, sau đó ghi vào sổ chi tiết của từng loại vật liệu. Phiếu xuất đợc tính riêng và ghi vào sổ chi tiết tơng ứng với từng loại vật liệu xuất và đợc tập hợp vào bảng kê
xuất. Cuối tháng kế toán vật liệu lập báo cáo tồn kho theo phơng pháp bình quân gia quyền.
Giá trị thực tế NVL xuất kho đợc tính nh sau:
ở Công ty in Bộ LĐTB-XH việc tính giá NVL xuất kho theo phơng pháp bình quân gia quyền đợc kế toán vật liệu thực hiện tính toán ở ngoài sổ sách. Vì vậy theo dõi việc tính toán này rất khó khăn.
Ví dụ : Trong tháng 6 năm 2003 có số liệu sau: NVl chính: Giấy Bãi Bằng 60g/m2(42x60)
Trị giá tồn đầu kỳ : 19.224.140đ Số lợng tồn đầu kỳ : 117.820 tờ Trị giá giấy nhập trong kỳ : 30.481.000đ Số lợng nhập trong kỳ : 163.000 tờ Số lợng xuất trong kỳ : 261.935 tờ Đơn giá xuất NVL (giấy Bãi Bằng60g/m2(42x60)) là:
Đơn giá thực tế bình quân
gia quyền =
Giá thực tế vật
liệu tồn đầu kỳ + Giá thực tế VL nhập trong kỳ Số lượng vật liệu tồn đầu kỳ + Số lượng vật liệu nhập trong kỳ Giá thực tế vật liệu xuất kho = Số lượng vật liệu xuất trong kỳ x Đơn giá thực tế bình quân vật liệu 19.224.140 + 30.481.000
Giá thực tế vật liệu xuất kho = 177 x 261.935 = 46.362.495 đ (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Căn cứ vào đặc điểm tổ chức sản xuất, yêu cầu quản lý NVL, công ty áp dụng ph- ơng pháp hạch toán hàng tồn kho đối với NVL là phơng pháp kê khai thờng xuyên. Hiện nay công ty áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ, tuy việc ghi chép còn trùng lặp nhng thuận tiện cho việc kiểm tra đối chiếu số liệu và cung cấp số liệu kịp thời cho việc lập báo cáo kiểm tra.
2.Thực tế công tác kế toán vật liệu ở Công ty in .
2.1 Thủ tục cần thiết khi nhập xuất kho nguyên vật liệu –
Thủ tục nhập kho.
Việc cung ứng NVL chủ yếu là mua ngoài theo quy định của công ty thì tất cả các loại NVL khi mua về phải tiến hành kiểm nghiệm và nhập kho, khi NVL về đến kho, cán bộ cung tiêu (nhân viên thu mua nguyên liệu) đem hoá đơn lên phòng vật t (trong hoá đơn đó bên bán đã ghi các chỉ tiêu, chủng loại, số lợng, đơn giá, thuế VAT, thành tiền, hình thức thanh toán) tiến hành lập ban kiểm nghiệm vật t. Ban kiểm nghiệm vật t tiến hành kiểm tra đối chiếu nội dung trong hoá đơn phù hợp với NVL đã mua về khớp với hợp đồng đã ký từ chủng loại đến chất lợng, thì đồng ý cho nhập NVl đó vào kho đồng thời làm phiếu nhập kho vật t, trên cơ sở đó cán bộ cung tiêu đề nghị thủ kho cho nhập kho.
Biên bản kiểm nghiệm bao gồm 1 đại diện phòng vật t, 1 phòng kế toán, 1 thủ kho. Ban kiểm nghiệm tiến hành kiểm tra về số lợng chất lợng của từng loại vật liệu, nếu ban kiểm nghiệm thấy vật liệu mua về đúng quy cách, chất lợng, chủng loại thì mới tiến hành làm thủ tục nhập kho và căn cứ vào bản kiểm nghiệm thủ kho cho nhập kho, sau đó thủ kho phải ký nhận số lợng thực nhập vào phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho do phòng kế toán lập thành 3 liên.
Liên 1: Lu tại phòng vật t.
Liên 2: Thủ kho giữ để ghi thẻ kho sau đó chuyển lên phòng kế toán. Liên 3: Giao cho cán bộ cung tiêu kèm hoá đơn để đi thanh toán.
Khi nhập vật liệu thủ kho phải ký nhận vào phiếu nhập căn cứ vào số liệu ghi trên phiếu nhập kho để ghi thẻ kho. Khi ghi vào thẻ kho chỉ ghi chỉ tiêu số lợng, các loại vật liệu đợc mua về nhập kho theo đúng quy định, thủ kho có trách nhiệm sắp xếp các loại vật liệu trong kho 1 cách khoa học hợp lý để kiểm tra và thuận tiện nhập-xuất NVl.
VD:Minh hoạ quá trình nhập vật liệu ở công ty in Bộ LĐTB-XH nh sau: Ngày 21/6/2003 : Công ty mua 163.000 tờ giấy Bãi Bằng 60g/m2(42x60) Ngày 27/6/2003 : Công ty mua 318.500 tờ giấy Bãi Bằng 60g/m2(39x54) và 5.000 tờ giấy cút sê 105g/m2(79x109)
của Nhà máy giấy Bãi Bằng
Mua mực in của cửa hàng văn phòng phẩm 42 Lý Thờng Kiệt.