Kế toán sử dụng Phiếu nhập kho và Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho (HĐGTGT) mở Sổ chi tiết cho từng cuốn sách và theo dõi cả về mặt số lợng và giá trị. Tuy nhiên, Sổ chi tiết này cũng chỉ theo dõi giá trị theo giá bìa mà cha theo dõi đợc giá vốn làm cơ sở để đối chiếu với kế toán tổng hợp thành phẩm. Sau đây là trích Sổ chi tiết thành phẩm tháng 12/2003:
Kế toán còn dùng Phiếu nhập kho làm căn cứ vào Bảng kê nhập sách theo từng nguồn nhập. Có nhiều nguồn nhập khác nhau nh: Sách in gia công, Sách nhập từ các nhà in đấu thầu trong cả nớc...Cuối tháng, Kế toán kiểm tra Báo cáo của phòng Kho vận, đối chiếu số liệu giữa Kế toán với Thủ kho. Sau đó, Kế toán lập Báo cáo tổng hợp nhập sách, kết hợp cùng Báo cáo xuất sách của kế toán tiêu thụ lập nên Báo cáo tình hình nhập –xuất –tồn kho.
- Với sách gia công Báo cáo tình hình nhập sách đợc lập tổng hợp của tất cả các nhà in gia công.
Biểu 8 Báo Cáo NHập từ các đơn vị gia công
Tháng 12/2003
Mã Tên đơn vị Số lợng nhập Ghi chú
XNBBAD XN in Ba Đình Thanh Hoá 12 000
XNNBAG XN in Bắc Giang 7 500
XNBCHP Xởng in CTS TBTH Hải Phòng 8 000
XNBDAQ XN in Đại học Quốc gia 15 000
XNBDIH Nhà máy in Diên Hồng 1 450 250
XNBHAC XN in Hậu Cần 25 000
XNBHAD XN in Hải Dơng 124 600
XNBHAG XN in Hà Giang 151 240
XNBHAP XN in Hải Phòng 450 000
XNBHAT XN in Hà Tây 12 420
Cộng 2 263 010
- Với nguồn sách nhập từ các nhà in đấu thầu các nhà in lập Bảng kê gửi kèm Hóa đơn cho Phòng Kế toán, đối chiếu với số liệu nhập sách của phòng kho vận kế toán lập Báo cáo tổng hợp tình hình nhập sách.
VD: Báo cáo tình hình nhập sách
Cuối mỗi tháng, Kế toán lập Báo cáo tổng hợp nhập sách theo từng nguồn nhập về số lợng và giá bìa. Biểu 9 Báo cáo tổng hợp nhập sách Tháng 12/2003 Số TT Diễn giải
Phát sinh tháng 12 Luỹ kế từ đầu năm
Số lợng
(bản) (Giá bìa)Số tiền Số lợng(bản) (Giá bìa)Số tiền
1 Sách nhập gia công 2 263 010 9 661 456 500 60 816 972 280 326 893 4702 Nhập in (ĐT trong nớc) 227 282 1 037 167 800 42 354 843 178 897 585 600 2 Nhập in (ĐT trong nớc) 227 282 1 037 167 800 42 354 843 178 897 585 600 3 Nhập in trọn gói 0 0 4 Nhập in (ĐT quốc tế) 0 0 5 Nhập từ CNMN 0 1 057 061 5 802 451 800 6 Nhập từ CNMT 0 90 6210 355 348 350
7 Nhập mua trọn gói 0 0
8 Nhập sách hợp tác quốc tế 0 0
9 Nhập từ các nguồn khác 0 136 925 1 233 431 662
Tổng nhập 2 490 292 10 698 624 300 104 456 986 466 597 710 882
Cuối tháng, Kế toán kiểm tra báo cáo của Phòng kho vận và lập Báo cáo tổng hợp nhập sách. Kết hợp với Báo cáo xuất sách của phòng phát hành kế toán tiêu thụ lập Báo cáo tình hình Nhập – Xuất – Tồn.
Báo cáo tình hình nhập, xuất, tồn kho đợc lập dựa trên Sổ chi tiết thành phẩm, Báo cáo tổng hợp nhập sách, xuất sách. Báo cáo này phản ánh đợc số chênh lệch giữa lợng sách in ra và số lợng sách tiêu thụ đợc. Báo cáo này đợc tập hợp theo mảng chứ không tập hợp theo từng tên sách. Dựa trên báo cáo này nhà quản trị sẽ biết đợc một cách tổng quát tình hình tiêu thụ trong tháng và số lợng sách còn tồn cuối tháng để đa ra kế hoạch cho các kỳ kế toán tiếp theo.
Tuy nhiên, tại Nhà xuất bản Giáo dục Báo cáo này chỉ theo dõi đợc về mặt số l- ợng, còn về giá trị chỉ theo dõi theo giá bìa mà không theo dõi giá vốn của lợng sách nhập, xuất trong kỳ.
Mẫu Báo cáo tình hình Nhập Xuất Tồn tháng 12/2003:– –
2.4. Kế toán tổng hợp thành phẩm.
Ngoài việc theo dõi chi tiết tình hình nhập xuất tồn kho thành phẩm còn đòi hỏi kế toán phải phản ánh trên sổ kế toán tổng hợp.
Tài khoản sử dụng
Tài khoản 155 đợc chi tiết cho các mảng sách: - TK1551: Thành phẩm SGK
- TK1552: Thành phẩm STK - TK 1558: Thành phẩm khác
Kế toán tổng hợp nhập, xuất kho thành phẩm.
Do số sách nhập kho cha xác định đợc giá thành thực tế ngay khi nhập nên cuối tháng kế toán mới phản ánh giá trị sách nhập kho vào tài khoản 155.
Nợ TK 1551 Có TK 1541:
Giá trị thành phẩm thiếu, thừa khi kiểm kê cha rõ nguyên nhân vào cuối năm hoặc khi có yêu cầu của ban giám đốc kế toán phản ánh:
Nợ TK 1551 Có TK 138, 338
Kế toán nghiệp vụ xuất kho thành phẩm tại đây chỉ có xuất bán và xuất cho các chi nhánh, hạch toán phần này đợc nêu cụ thể trong phần hạch toán giá vốn. Kế toán sau khi vào Nhật ký chung số liệu sẽ đợc kết chuyển sang Số cái tổng hợp TK 1551.
Biểu 12 Sổ cái tổng hợp
Số hiệu tài khoản: 1551 thành phẩm (SGK)
Tháng 12/2003