I. bài học kinh nghiệm về hoàn thiện công tác kế toán bán hàng
2. Sổ sách kế toán
Việc ghi sổ kế toán tại Công ty còn đơn giản và có nhiều điểm cha hợp lý.
Thứ nhất, việc lập hai sổ theo dõi hoá đơn ( một sổ để theo dõi khi khách hàng mang hoá đơn đến phòng kế toán để thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán còn một sổ theo dõi hoá đơn khi thủ kho giao hàng cho khách) là không
cần thiết vì cả hai sổ này không nhằm mục đánh hạch toán mà chỉ dùng để quản lý hoá đơn, hơn nữa nó còn làm tăng khối lợng ghi chép cho nhân viên kế toán.
Thứ hai, về “Sổ theo dõi chi phí thu mua ” nh đã trình bày thì việc ghi chép chi phí nh vậy không phân biết đợc chi phí thu mua còn lại là của lô hàng nào, vì vậy đếm kỳ sau khi phân bổ kế toán lại phải rà soát lại số liệu xem chi phí thu mua của từng loại hàng còn lại bao nhiêu để phân bổ, làm nh vậu rất mất thời gian. Theo em, thay vì việc ghi chép theo kiểu liệt kê chi phí theo hàng dọc, kế toán Công ty nên thiết kế lại mẫu sổ theo dõi chi phí thu mua nh sau:
Sổ theo dõi chi phí thu mua
TK 1562 Tháng 6/2005 Chứng từ Ngày Số hiệu Diễn giải Phát sinh trong kỳ(hay còn lại tháng trớc chuyển sang) Phân bổ trong kỳ Còn lại Sữa Frisolac23N-QL10 11.016.000 1.836.000 9.180.000 Sữa FrisoPre 4.464.000 3.348.000 1.116.000 Tổng số phân bổ trong kỳ 5.184.000
Làm nh trên thì sau mỗi lần phân bổ thì kế toán biết đợc chi phí thu mua của lô hàng đó còn lại bao nhiêu để tiện cho phân bổ tiếp theo.
Thứ ba, sổ theo dõi doanh thu còn có nhợc điểm là mới chỉ thể hiện đợc tổng tiền hàng trên mỗi hoá đơn mà cha thể hiện đợc đơn giá, số lợng tứng lần bán hàng. trong đó, nó lại theo dõi thừa chỉ tiêu gía mua hàng bán ra vì chỉ tiêu này đã đợc ghi chép trên sổ theo dõi giá mua hàng xuất kho. Theo em, kế toán Công ty nên sử dụng sổ chi tiết bán hàng theo mẫu sau:
Tháng 6/2005
Chứng từ
Ngày Diễn giải
TK đối ứng Đơn vị tính Doanh thu Số l- ợng
Đơn giá Thành tiền
Thuế GTGT
4/1/01 46205 Sữa Friso Pre 131 Hộp 1800 72.700 130.864.000 13.086.400 8/1/01 46212 Sữa Frisolac 131 Hộp 1200 62.700 75.240.000 7.524.000
... ... ... ... ... ... ... ... ...
Cộng 1.025.000.000 102.500.000
Thứ t, nh trên đã đề cập ở trên, kế toán doanh nghiệp nên sử dụng TK 157 để hạch toán hàng giao thẳng. sổ theo dõi hàng giao hàng thẳng cũng nên quản lý chi tiết theo từng khối hàng chứ không nên hạch toán tập trung trên cùng 1 tài khoản nh hiện nay.
Hơn nữa, do hàng giao thẳng không nhập kho cho nên có không đợc quản lý về mặt số lợng trên thẻ chi tiết hàng hoá vì vậy nên đa thêm chỉ iêu số lợng hàng giao thẳng vào quản lý trên sổ theo dõi hàng giao thẳng.
Với đặc điểm kinh doanh thiết bị, hàng tiêu dùng, các sản phẩm sữa nên có rất nhiều mặt hàng, chủng loại kích cỡ nên để đảm bảo quản lý chặt chẽ hàng hoá, cứ 6 tháng Công ty tiến hành kiểm kê, đánh giá lại giá trị hàng hoá tồn kho 1 lần và lập báo cáo về tình hình nhập- xuất- tồn. Tuy nhiên, để đáp ứng nhu cầu nắm bắt thông tin thờng xuyên, kịp thời về nhập- xuất- tồn hàng hoá thì cuối mỗi quý kế toán hàng hoá nên lập một báo cáo tổng hợp nhập- xuất- tồn hàng hoá căn cứ vào các thẻ chi tiết hàng hoá báo cáo tổng hợp nhập- xuất- tồn hàng hoá theo mẫu quy định.