*Phiếu nhập vật t ( Mẫu số 01-VT ) (phụ lục 4) *Phiếu xuất vật t ( Mẫu số 02-VT )(phụ lục 5)
*Thẻ kho (mẫu số 02-VT)(phụ lục 6) *Sổ chi tiết vật liệu
b.Thủ tục xuất nhập nguyên vật liệu:
Tại nhà máy việc thu mua nguyên vật liệu đợc phòng vật t chịu trách nhiệm. Phòng vật t sẽ căn cứ vào kế hoạch sản xuất từng tháng hoặc từng quý do các phân xởng gửi lên và dựa vào đó để tính ra khối lợng, chủng loại từng thứ vật liệu cần mua trong tháng, trong quý.
b.1.Thủ tục nhập kho:
Khi phòng vật t mua nguyên vật liệu về, cán bộ kĩ thuật căn cứ vào hóa đơn của ngời bán để kiểm tra tính hợp lý hợp pháp của hoá đơn và đối chiếu với mọi nội dung hợp đồng đã kí kết về số lợng, chất lợng, chủng loại sau đó lập phiếu nhập kho. Phiếu nhập kho đợc lập làm 4 liên:
• *Liên 1:lu ở phòng vật t và tập chứng từ gốc.
• *Liên 2:Thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho.
• *Liên 3: Kế toán giữ để ghi vào sổ chi tiết vật liệu.
• *Liên 4:Giao cho ngời bán dùng để thanh toán.
Ví dụ: Ngày 7/3/2003, thủ kho nhận đợc hàng và “Hoá đơn GTGT”
* Sau khi ban KCS kiểm tra chất lợng đạt tiêu chuẩn, số lợng đúng với hoá đơn GTGT sẽ viết “Phiếu nhập kho”
a.1/ Thủ tục nhập kho đối với nguyên vật liệu tự gia công, chế biến:
+ Đối với các loại đồng, nhựa, tôn...: Khi nhập kho các loại đồng, nhựa, tôn..thủ kho phải xác định khối lợng của các loại nguyên vật liệu đó, lập “Biên bản kiểm nhận vật t”. Ngoài ra phải có sự kiểm tra của phòng KCS về chất lợng vật liệu nhập kho. Sau đó, ngời phụ trách phân xởng chế biến vật liệu sẽ đa “Biên bản kiểm nhận vật t” sang phòng vật t báo “Phiếu nhập kho”. “Phiếu nhập kho” chỉ ghi số lợng nhập, không ghi giá trị của số vật liệu đó và đợc lập thành 3 liên:
• Liên 1: Lu ở sổ gốc của phòng vật t.
• Liên 2: Thủ kho giữ để làm căn cứ theo dõi trên sổ kho.
• Liên 3: Kế toán giữ để ghi vào sổ chi tiết vật liệu.
a.2/ Thủ tục nhập kho đối với vật liệu đã xuất dùng cho sản xuất nhng không hết:
Trờng hợp này, ngời phụ trách sản xuất sẽ đem số vật liệu dùng không hết tới kho để nhập. Thủ tục nhập kho cũng nh nhập kho vật liệu tự gia công, chế biến.
b.Thủ tục xuất kho vật liệu tại nhà máy:
Khi các bộ phận sản xuất có nhu cầu về nguyên vật liệu sẽ làm phiếu lĩnh nguyên vật liệu gửi lên phòng vật t. Phòng vật t sẽ căn cứ vào tình hình nguyên vật liệu hiện có mà sẽ viết phiếu xuất kho(Phụ lục 5). Phiếu xuất đợc lập làm 4 liên :
• *Liên 1: Lu ở phòng vật t.
• *Liên 3:Chuyển cho kế toán nguyên vật liệu để ghi vào sổ chi tiết.
• *Liên 4:Bộ phận sử dụng nguyên vật liệu.
Ví dụ: Ngày 7/3/2003 theo nhu cầu của sản xuất mà quản đốc phân xởng 1 sẽ viết giấy đề nghị cung cấp vật t . Phòng vật t sẽ viết “Phiếu xuất kho”
3.Hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu:
3.1 Kế toán tổng hợp nhập nguyên vật liệu tại nhà máy: a.Tài khoản sử dụng :
*TK 1521-Hàng mua đang đi trên đờng
*TK 152-Nguyên liệu, vật liệu(đợc chi tiết theo từng loại NVL theo yêu cầu của quản lý)
*TK 153-Công cụ , dụng cụ *TK 331-Phải trả ngời bán.
ngoài ra kế toán còn sử dụng một số tài khoản khác nh:133, 141, 154, 111, 112, 627,. . . .
b. Hệ thống sử dụng: Cùng với việc sử dụng phần mềm kế toán với hình thức “nhật kí chung” và áp dụng phơng pháp kê khai thờng xuyên để hạch toán tình hình nhập, xuất
vật liệu, kế toán tổng hợp nguyên vật liệu ở nhà máy hiện nay đợc phản ánh trên các sổ chủ yếu; Sổ cái tài khoản 1521, bảng tổng hợp tài khoản 331, 141, báo cáo nhập-xuất -tồn vật t. . .và các bảng kê chứng từ nhập vật liệu. . .
c.Kế toán tổng hợp nhập vật liệu:
Tại nhà máy, quy trình kế toán tổng hợp nhập vật liệu đợc tiến hành thông qua chơng trình phần mềm kế toán đã dợc cài đặt. Do vậy có thể hàng ngày hay định kì sau khi kế toán nhập số liệu trên các chứng từ nhập vật liệu vào máy và cuối tháng tiến hành in ra các sổ, bảng biểu kế toán liên quan. Cụ thể nh sau:
+Bảng liệt kê chứng từ nhập vật liệu:
Bảng này đợc lập để theo dõi tình hình nhập kho vật liệu theo thứ tự thời gian. Với mỗi loại vật liệu nhập kho, kế toán căn cứ vào hoá đơn GTGT ghi t- ơng ứng một dòng kèm theo định khoản:
Nợ 152(1)
Có TK liên quan: 111, 112, 331. . . *Ví dụ:
-Căn cứ vào hoá đơn GTGT 7/3/2003(Phụ lục 1). Nhà máy mua của Công ty cơ điện Trần Phú dây đồng 2.6li với số lợng là 5026kg, đơn giá là 10454,536/ kg. Nhà máy đã thanh toán bằng tiền mặt. Kế toán định khoản nh sau:
Nợ 1521 : 52 544 500 Nợ 1331 : 5 254 500 Có 111: 57 799 000
- Căn cứ vào hoá đơn GTGT ngày 18/3/2003(Phụ lục 2). Nhà máy mua của công ty TNHH Thanh Hơng hạt nhựa PVC với số lợng 2500kg, đơn giá là 6748 đ/kg (VAT 5%). Nhà máy cha thanh toán. Kế toán định khoản nh sau:
Nợ 152 : 16 862 500 Nợ 1331 : 843 125
Có 331(chi tiết công ty thanh hơng) : 17 705 625
-Căn cứ vào hoá đơn GTGT ngày 13/3/2003 (Phụ lục 3). Nhà máy mua của Công ty cơ điện Trần Phú dây đồng 0,5li với số lợng 2000kg, đơn giá là 3325 đ/kg(VAT 5%). Nhà máy đã thanh toán bằng phơng thức chuyển khoản.Căn cứ theo giấy báo nợ, kế toán định khoản nh sau:
Nợ 1521: 6 650 000 Nợ 1331: 332 500 Có 112: 6 982 500
Số liệu ghi trên chứng từ nhập vật liệu sẽ đợc đa vào máy tính. Máy tính sẽ tự động lập ra “Bảng liệt kê chứng từ nhập vật liệu”. Từ bảng này, ta sẽ có “Bảng kê tổng hợp nhập vật liệu”, sẽ đợc đối chiếu kiểm tra với bảng “Bảng cân đối số phát sinh” vào cuối kì.
+Bảng kê tổng hợp nhập vật liệu:
Cuối tháng, kế toán sẽ in ra ”Bảng kê tổng hợp nhập vật liệu”. Bảng kê này đợc lập và in theo đối tợng nhập, thuận tiện cho việc theo dõi chi tiết thanh toán với từng ngời cung cấp. Trong bảng kê, tơng ứng với một nghiệp vụ phát sinh sẽ có kèm theo một định khoản.
+Bảng tổng hợp TK 331:
“Phần d nợ “là phần nhà máy ứng trớc tiền cho ngời bán, còn “phần d có” là phần nhà máy đang nợ ngời bán. Các số liệu ghi ở cột “nợ” phần số phát sinh trong kì đợc lập căn cứ vào các bảng liệt kê chứng từ chi tiền mặt , tiền gửi ngân hàng. . . để trả ngời cung cấp.
Còn các số liệu ghi “có” sẽ đợc lập căn cứ vào “Bảng tổng hợp nhập nguyên vật liệu” trong tháng.
+Bảng tổng hợp TK 141:
Trong nhà máy, “Bảng tổng hợp TK 141” đợc lập thành một tờ sổ riêng và đợc in ra vào cuối mỗi tháng. Bảng này chỉ theo dõi tình hình tạm ứng và và thanh toán tạm ứng tại nhà máy.
3.2 Kế toán tổng hợp xuất nguyên vật liệu:
Để tiến hành kế toán tổng hợp xuất vật liệu, ngoài việc sử dụng chủ yếu TK 152(1521)
nh kế toán tổng hợp nhập vật liệu, kế toán còn sử dụng các TK 621, 627, 642, 154. . .
a/ Hệ thống sử dụng:
Để tiến hành kế toán tổng hợp xuất vật liệu, trong nhà máy đang lu hành các sổ: Bảng liệt kê chứng từ xuất vật liệu, bảng kê tổng hợp xuất vật liệu, báo cáo xuất -nhập- tồn vật t và sổ cái TK 152(1521)
b/Kế toán tổng hợp xuất nguyên vật liệu:
Căn cứ vào tình hình sản xuất mà các bộ phận sản xuất sẽ lập phiếu xin cấp vật liệu phòng vật t sẽ căn cứ vào tình hình nguyên vật liệu mà sẽ lập phiếu xuất kho.
+ Lập bảng kê chứng từ xuất vật liệu:
Hàng ngày, kế toán nhập số liệu trên các “Chứng từ xuất” vào máy. Cuối tháng máy sẽ in ra “Bảng liệt kê chứng từ xuất vật liệu”. Bảng này dợc lập để theo dõi tình hình xuất vật liệu theo trình tự thời gian. Với mỗi “Chứng từ xuất kho” kế toán ghi tơng ứng một dòng, có kèm theo định khoản:
Nợ 621 10.000.000
Có 1521 10.000.000
* Số liệu ghi trên “Bảng liệt kê chứng từ xuất vật liệu” đợc dùng để kiểm tra, đối chiếu với “Bảng tổng hợp xuất vật liệu”, “Báo cáo xuất-nhập-tồn vật t” và là căn cứ để ghi vào sổ cái 152(1).
+Lập “Báo cáo nhập-xuất-tồn vật liệu’:
Tơng ứng với “Bảng kê nhập”, “Bảng kê xuất”, kế toán lập “Báo cáo xuất- nhập-tồn vật liệu”.Trong báo cáo này, với mỗi loại vật liệu sẽ đợc theo dõi chi tiết về tình hình tồn đầu tháng, nhập trong tháng và tồn cuối tháng. Báo cáo này cũng tính luôn giá tiền cuối kì của từng loại vật liệu. Đây là cơ sở để kế toán kiểm tra, đối chiếu với các ‘Bảng tổng hợp” và “Sổ cái TK 152(1)” trong cùng một tháng.
+Lập “Sổ cái TK 152(1521):
“Sổ cái TK 152(1)” đợc mở để ghi chép tình hình nhập xuất vật liệu theo trình tự thời gian, có kèm theo TK đối ứng. Số liệu trên “Sổ cái TK 152(1)” là cơ sở để kiểm tra, đối chiếu với các “Bảng tổng hợp”, “Báo cáo xuất-nhập-tồn vật liệu”, là căn cứ để lập “Bảng cân đối số phát sinh “ và các “Báo cáo tài chính”.
Chơng III
Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán tại nhà máy vật liệu bu điện
1.Những u điểm:
-Trớc hết là bộ máy kế toán đợc tổ chức tập trung nên việc thống kê cũng nh cập nhật số lịêu về nguyên vật liệu đợc đảm bảo kịp thời giúp các bộ phận sản xuất có thể hoạt động liên tục. Đồng thời với sự nhỏ gọn của bộ máy kế toán đã giúp cho công việc kế toán đợc nhanh và linh hoạt hơn trong việc hạch toán nguyên vật liệu.
-Các kế toán viên đợc phân công bổ nhiệm đúng với năng lực và trách nhiệm nên đã giúp công tác kế toán đợc đảm bảo chính xác và kịp thời.
-Công tác quản lý ngày càng đợc hoàn thiện và quản lý chặt chẽ tất cả các khâu.Hệ thống kho tàng đợc phân chia theo đối tợng sử dụng rất phù hợp việc kiểm tra,đối chiếu giữa kho và phòng kế toán.
-Nhà máy sủ dụng tài khoản thống nhất hiện hành. Các chỉ tiêu báo cáo tài chínhđợc lập theo một số chỉ tiêu chủ yếu phù hợp với đặc điểm của nhà máy và các báo cáo đợc lập theo đúng thời gian, chế độ theo báo cáo tài chính .
-Về đánh gía nguyên vật liệu nhà máy đánh giá vật liệu theo giá thực tế bình quân ,bảo đảm cho giá vật liệu đợc tính toán khá chính xác và thực tế.
2.Những nhợc điểm:
Trong tổng thể của một bộ máy dù đợc nhìn nhận là hoàn thiện và tối u thì cũng không thể tránh khỏi những sai sót vì những nguyên nhân khác nhau.
Trớc tốc độ phát triển của nền kinh tế tri thức mọi vấn đề cũng đợc vận động theo hớng của sự phát triển đó. Cụ thể hơn là cách thức quản lý cũng nh nhận thức về quản lý kinh tế cũ sẽ bị thay thế bởi những lý luận, học thuyết mới. Do vậy đòi hỏi những nhà kinh tế phải luôn tìm hiểu và học hỏi những những sự thay đổi đó. Điều này cũng có nghĩa rằng những nhà quản lý nói
chung và kế toán viên nói riêng phải có đợc sự thích nghi kịp thời để có thể đa hiệu qủa kinh tế lên mức cao nhất.
ở đây em mạnh dạn chỉ ra một số vấn đề còn vơng mắc trong công tác kế toán tại nhà máy.
*Kiến nghị 1: Về phân loại vật liệu:
Nhà máy đang áp dụng phơng pháp phân loại vật liệu cha phù hợp với hệ thống kho của nhà máy. Đó là hiện nay nhà máy cha phân loại một cách đầy đủ và chi tiết giữa nguyên vật liệu chính và phụ. Chính điều này sẽ gây khó khăn cho công tác kiểm tra cũng nh sử dụng nguyên vật liệu.
-Theo em: Nhà máy nên phân loại rõ ràng, chi tiết từng loại vật liệu phù hợp với tính chất tham gia sản xuất của từng loại.
*Kiến nghị 2: Về việc sắp xếp mã số vật liệu:
ở đây em xin đơn cử ra một ví dụ, đó là ở nhà máy nhập rất nhiều loại đồng khác nhau (Đồng đỏ 2.6ly, đồng 1.2ly, đồng lục giác, đồng vàng, . . .) nh- ng lại chỉ dùng chung một mã vật liệu A7. Hơn nữa việc nhà máy có những nguồn nhập khác nhau nên sẽ có sự chênh lệch giá điều này tất yếu sẽ dẫn đến việc tính giá xuất-nhập kho nguyên vật liệu sẽ rất phức tạp và thiếu đi tính chính xác.
-Theo em: Nhà máy nên tổ chức sắp xếp, phân loại chi tiết hơn cho từng nhóm vật liệu cụ thể. Em xin đợc nêu ra một biện pháp về việc sắp xếp mã vật liệu nh sau:
Vẫn quy định chung cho nhóm đồng là mã A7 nhng sẽ đợc chi tiết hơn là
• Mã số: A7001: Đồng 1.2ly
• Mã số: A7002: Đồng đỏ 2.6ly
• Mã số: A7003: Đồng vàng
Việc sắp xếp mã số vật liệu nh vậy sẽ giúp cho việc kiểm tra đối chiếu đợc thực hiện dễ dàng và chính xác hơn. Quan trọng là tránh đợc sự nhầm lẫn khi thực hiện công tác kế toán xuất-nhập kho.
-Để cho công tác quản lý nguyên vật liệu đợc thống nhất thuận lợi nhà máy cần lập sổ danh điểm vật liệu. Sổ danh điểm vật liệu đợc mở và kí hiệu mỗi loại vật liệu, mỗi nhóm,mỗi thứ vật liệu bằng hệ thống các chữ số để thay thế tên gọi trên cơ sở kết hợp với hệ thống tài khoản kế toán. Sổ danh điểm vật liệu phải đợc lập thống nhất để đảm bảo tính chính xác cũng nh tính kịp thời trong công tác kế toán
-Nhà máy cần xây dựng định mức dự trữ hợp lýcho từng danh điểm vật liệu. Định mức tồn kho vật liệu là cơ sở để xây dựng kế hoạch thu mua và kế hoạch tài chính của doanh nghiệp.
*Kiến nghị 3: Hiện nay nhà máy vẫn đang lu trữ nguyên vật liệu cha có hệ thống. Do vậy mặc dù đã lập danh điểm vật liệu thì công tác kiểm tra, quản lí cũng sẽ gặp rất nhiều khó khăn. Điều này dẫn đến việc khi phát hiện thiếu, thừa vật liệu kế toán viên khó khăn trong xử lí.
-Theo em: nhà máy nên tổ chức lại hệ thống kho tàng để quản lí, kiểm tra vật liệu đợc dễ dàng, nhanh chóng hơn. Cụ thể nh: Bố trí lu trữ đồng, nhôm nhựa. . theo một hệ thống kho riêng. Tránh dùng chung kho cho nhiều loại vật liệu. Đồng thời nâng cấp hệ thống kho tàng cho phù hợp với quy cách, phẩm chất của từng loại vật liệu. Về xử lí những phát hiện thiếu thừa vật liệu trong kho. Những trờng hợp và giải pháp cụ thể:
• Khi phát hiện thiếu cha rõ nguyên nhân, kế toán ghi Nợ 1381: giá trị vật liệu thiếu chờ xử lý
Có 152:
• Khi xử lý kế toán ghi
Nợ 1388: Số bắt bồi thờng hoặc Nợ 623 không xác định nguyên nhân Có 1381:
• Khi phát hiện thừa vật liệu kế toán ghi Nợ 152:
Có 3381 thừa ngoài định mức Có 642 thừa trong định mức Hoặc
Có tài khoản 411: Ghi tăng vốn kinh doanh Có 771 tăng thu nhập khác
4. Nhà máy nên lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho Nợ 632
Có 159
Kết luận
Qua thời gian thực tập tại nhà máy với một khoảng thời gian tơng đối ngắn nhng cũng đã ít nhiều giúp em nâng cao đợc hiểu biết bổ trợ thêm cho những gì em đã đợc học trên ghế nhà trờng.Một điều em cảm nhận đợc rõ nét nhất trong thời gian thực tập tại nhà máy, đó là sự phát triển của nhà máy có thể nhận biết đợc một cách đáng ngạc nhiên. Điều đó chứng minh rằng nhà máy đã