II. Thực tế công tác kế toán nguyên vật liệu tại Công ty cơ khí
3. Hạch toán nguyên vật liệu tại công ty:
3.1. Chứng từ và thủ tục nhập, xuất nguyên vật liệu
Căn cứ vào nhu cầu sản xuất sản phẩm và định mức tiêu hao nguyên vật liệu, phòng ĐHSX lên kế hoạch nhập nguyên vật liệu. Hàng tháng sau khi nhân viên tiếp liệu mang vật t về, bộ phận KCS sẽ kiểm tra chất lợng, quy cách, số lợng và ghi vào biên bản kiểm nghiệm vật t sau khi đã đối chiếu hoá đơn mua hàng. Hoá đơn mua hàng phải có chữ ký và đóng dấu của trởng phòng kế toán và phòng KCS. Sau đó phòng ĐKSX căn cứ vào biên bản kiểm nghiệm vật t sẽ lập phiếu nhập kho. Phiếu này đợc lập thành 3 liên phải có đầy đủ chữ ký của các phòng ban: Một liên lu ở phòng ĐHSX, một liên giao cho thủ kho (khi nhập hàng) để vào thẻ kho, định kỳ 3 hoặc 5 ngày kế toán vật liệu xuống lấy phiếu nhập cùng thẻ kho để tính giá và đối chiếu. Một liên đính kèm với hoá đơn của ngời bán. Hàng ngày (định kỳ), kế toán thanh toánvới ngời bán hàng và sổ chi tiết thanh toán với ngời bán (bên có TK 331), cuối tháng vào NKCT số 5.
Căn cứ vào phiếu nhập kho, thủ kho tiến hành kiểm nhận vật t ghi số lợng thực nhập, quy cách, chủng loại, mã kí hiệu.. và cùng ngời giao hàng kí vào 2 bản.
Nguyên vật liệu nhập kho đợc sắp xếp, phân loại riêng biệt đúng quy định đảm bảo thuận tiện cho việc xuất vật t và an toàn trong bảo quản, cháy nổ.
Biểu 2.2.
Mẫu số 01GTKT-3LL
Hoá đơn GTGT GT: 199 - B Liên 2( giao cho KH) No: 011246 Ngày 4-3-2002
Đơn vị bán hàng: Xí nghiệp vật t Đông Anh Địa chỉ: Thị trấn Đông Anh - Hà Nội
Điện thoại Mã số
Họ tên ngời mua: Ông Huỳnh
Đơn vị: Công ty cơ khí ôtô 1 -5 Số tài khoản Hình thức thanh toán: Trả chậm
Địa chỉ: Thị trấn Đông Anh - HN Mã số
thuế:0100104073-1
STT Tên VT, hàng hoá ĐVT Số lợng Đơn giá Thành tiền
1 Thép ống Φ26,6 m 250 11.200đ 2.800.000
2 Tôn 3 ly m 6000 4.500đ 27.000.000
3 Tôn 10 ly chịu nhiệt kg 300 8,450đ 2.535.000
Cộng 32.335.000
Thuế GTGT 5%: Tiền thuế GTGT 1.615.750
Tổng số tiền thanh toán 33.950.750
Số tiền viết bằng chữ: Ba mơi ba triệu chín trăm năm mơi nghìn bảy trăm năm mơi đồng chẵn.
Ngời mua hàng Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị
Đối với nguyên vật liệu nhập khẩu từ nớc ngoài thì có hoá đơn sau: Biểu 2.3: Huyndai Corporation Ltd. Seul, Hàn Quốc. Hoá đơn Hợp đồng số: New 2KY053/Ref.000218/AMC 1-5. Hoá đơn số: 2002 EX 0326
Đơn vị: Công ty cơ khí ôtô 1-5 Ngày 12 - 3- 2002
Vận chuyển từ Seul, Hàn Quốc đến Việt Nam
St
t Tên VT Số l-ợng ĐVT Đơn giá(USD) Thành tiền VNĐ
1 Sơn 189 Kg 189 Kg 9 1.701 25.719.120 2 Nớc làm mát 163 Kg 9,5 1.548,5 23.413.320 Thuế nhập khẩu 3% 97,485 1.473.973 Tổng giá trị: 3346,985 50.606.413
Công ty Huyndai Công ty AMC 1-5
Kí Kí
Sau khi tiến hành kiểm nghiệm vật t, phòng ĐHSX căn cứ vào HĐ GTGT lập phiếu nhập kho (chỉ ghi số lợng).
Biểu 2.4 Biên bản kiểm nghiệm vật t Mẫu số 05 - VT Ngày 6 - 3 - 2002 QĐ 1141TC/QĐ/CĐKT Đơn vị: Công ty cơ khí ôtô 1-5
Căn cứ vào hoá đơn số 011246 ngày 4 - 3 - 2002 của xí nghiệp Vật t Đông Anh. Biên bản kiểm nghiệm gồm:
1. Ông Nguyễn Duy Mạnh - Phòng ĐHSX - trởng ban. 2. Ông Nguyễn Quang - Phòng KCS - Uỷ viên 3. Bà Nguyễn Thị Thuý - Thủ kho - Uỷ viên. Đã kiểm nghiệm các loại vật t sau:
Tên VT ĐVT Phơng thức KK Số l-ợng dtừ
Kết quả kiểm nghiệm Số lợng thực tế kn Số lợng đúng phẩm chất Số lợng sai phẩm chất Ghi chú 1.Thép ống Φ26,6 m đo 250 250 250 0 2.Tôn 3 ly m đo 6000 6000 6000 0 3.Tôn 10 ly chịu nhiệt Kg cân 300 300 300 0
Kết quả kiểm nghiệm: đều đúng quy cách, phẩm chất.
Trởng ban Uỷ viên Uỷ viên
Biểu 2.5 Mẫu số 91 - VT
Công ty cơ khí ôtô 1-5 QĐ: 1141 - TC/QĐ/CĐKT
Ngày 1/11/1995 của BTC Số 270
Phiếu nhập kho
Ngày 6 - 3- 2002. Họ tên ngời giao:Ông Huỳnh. Địa chỉ: Phòng ĐHSX Theo biên bản kiểm nghiệm VTsố 22/3 của phòng KCS. Nhập tại kho 1 (NVL chính). St t Tên VT ĐVT Số lợng thực nhập Chứng từ Đơn giá Thành tiền Ghi chú 1 Thép ống Φ26,6 M 250 250 2 Tôn 3 ly M 600 6000
3 Tôn 10 ly chịu nhiệt Kg 300 300
Phụ trách Kế toán trởng Ngời giao Thủ kho Thủ trởng đơnvị cung tiêu
b. Đối với nghiệp vụ xuất nguyên vật liệu:
Căn cứ vào kế hoạch sản xuất, và định mức tiêu hao nguyên vật liệu của phòng thiết kế máy công trình và thiết kế ôtô, thống kê phân xởng lên phòng kế toán đề nghị bộ phận viết phiếu xuất vật t. Bộ phận này lập phiếu xuất thành 2 liên. Liên 1: đa cho ngời lĩnh vật t để xuống kho vật t, liên này phải có chữ ký của bộ phận viết phiếu xuất và chữ kí của kế toán trởng. Liên 2 phải có chữ kí của lĩnh vật t, liên này gửi xuống đơn vị nhận vật t. Sau khi nhận vật t ngời lĩnh vật t sẽ đa cho thủ kho liên 1 và ghi vào thẻ kho số thực nhập. Liên này phải có chữ kí của ngời nhận vật t và thủ kho. Định kỳ 5 hoặc 7 ngày, kế toán vật liệu xuống kho kiểm tra và nhận phiếu xuất kho.
Biểu 2.6 Phiếu xuất kho Số 277. Ngày 4 - 3 -2002
Họ tên ngời nhận: Trạm trộn 91. Đơn vị: Cơ khí. Lý do xuất: làm móng thép .
Xuất tại kho: 1
St
t Tên VT Đvt Yêu cầuSố lợngThực xuất Đơn giá Thành tiền Ghi chú
1 Tôn 3 ly m 1200 1200
Phụ trách cung tiêu KTT Bxuất phiếu Ngời nhận Thủ kho Thủ trởng Kí Kí Kí Kí Kí Kí
Trờng hợp vật liệukém phẩm chất không đảm bảo chất lợng sản phẩm, theo lệnh của giám đốc, phòng kinh tế thị trờng thoả thuận với khách hàng lập hoá đơn giá trị gia tăng làm 3 liên. Công ty kiểm trra ký duyệt thanh toán rồi đa liên 2 cho khách hàng. Thủ kho căn cứ vào hoá đơn tiến hành xuất vật t giao cho khách hàng và cùng khách hàng kí vào liên 3. Liên 1 lu ở phòng Kt - TT, liên 3. Thủ kho làm căn cứ ghi thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán vật t tính thành tiền và ghi sổ.
Biểu 2.7 Hoá đơn GTGT
Liên 3 (ghi sổ) Đơn vị bán hàng: Công ty cơ khí ôtô 1-5 Địa chỉ: TTĐA - HN
Điện thoại: Mã số thuế: 0100704073 - 1 Họ tên ngời mua: Trần Hùng
Địa chỉ: Công ty TNHH Đông Hà Hình thức thanh toán: Tiền mặt.
Stt Tên hàng, VT Đơn vị tính Số lợng Đơn giá Thành tiền
1 Thép Φ 27 M 9 9.000 81.000
Cộng tiền hàng 81.000
Thuế suất GTGT 5% Tiền thuê GTGT 4.050 Tổng giá thanh toán 85.050 Bằng chữ: Tám mơi lăm ngàn không trăm năm mơi đồng chẵn
Ngời mua hàng KTT Thủ trởng Thủ kho Kí Kí Kí Kí