II. Thực trạng hạch toán chi phí sản xuất và tính giá
2. Thực tế kế toán chi phí và tính giá thành sản phẩm Xây lắp tại Công
Cơ khí và xây lắp:
Cũng nh hầu hết các doanh nghiệp xây lắp hiện nay, các công trình, hạng mục công trình đều đợc khoán gọn cho các đội xây dựng. Tuy nhiên với quy mô sản xuất tơng đối lớn, các nghiệp vụ kế toán nhiều, Công ty đã lựa chọn hình thức kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm theo phơng pháp KKTX để hạch toán... các tài khoản chủ yếu công ty sử dụng để hạch toán chi phí và tính giá thành sản phẩm gồm: TK 621, TK 622, TK 623, TK 627. Toàn bộ chi phí trên đến cuối kỳ đợc tổng hợp và kết chuyển vào TK 154, để từ đó tính giá thành sản xuất.
Trong quá trình thực tập, nghiên cứu công tác kế toán tại công ty Cơ khí và Xây lắp, với điều kiện thờ gian và trình độ cho phép và để tiện cho việc trình bày theo dõi các chứng từ, bảng biểu một cách có hệ thống và lô gích, em xin trình bày về công tác kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành công trình Trụ sở UBND tỉnh Hng Yên.
2.1. Hạch toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Vật liệu đợc sử dụng tại Công ty rất đa dạng phong phú. Thông thờng, trong mỗi công trình, giá trị vật liệu chiếm 70% đến 75% tổng giá thành sản phẩm. Do đặc trng của hoạt động xây dựng là vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm, do đó việc sử dụng vật t tiết kiệm hay lãng phí, hạch toán chi phí NVL chính xác hay không sẽ có ảnh hởng rất lớn đến quy mô giá thành. Do vậy Công ty đặc biệt chú trọng đến công tác hạch toán này.
Để đảm bảo sử dụng vật t đúng mức , đúng tiêu chuẩn về các yêu cầu kỹ thuật và tiết kiệm, các đội xây lắp lập bảng kế hoạch mua vật dựa trên dự toán khối lợng xây lắp và định mức tiêu hao vật t. Sau khi phòng kế hoạch duyệt, công ty sẽ quyết định loại vật t nào do công ty mua, loại nào do đội mua và số lợng là bao nhiêu. Thông thờng những loại vật t chính, có gía trị lớn ( bê tông tơi, xi măng, gach...) đều do công ty trực tiếp ký hợp đồng với ngời bán, sau đó đến kỳ lĩnh vật t theo hợp đồng, nhân viên đội sẽ đi lĩnh. Những loại vật t phụ thì do các
đội mua sắm bằng tiền tạm ứng( ve, sơn, đinh, phụ gia bê tông...). Bằng kế hoạch này là cơ sở để đánh gía tình hình sử dụng vật t thực tế. Cuối tháng, quý, phòng kế hoạch cùng phòng kế toán và ban lãnh đạo công ty phân tích và đề ra biện pháp nâng cao hiệu quả sử dụng vật t.
Khi đội trực tiếp phụ trách mua vật t :
Căn cứ vào kế hoạch mua vật t, phiếu báo giá, và giấy đề nghị tạm ứng do các đội gửi lên giám đốc, đợc giám đốc ký duyệt. Trên cơ sở giấy đề nghị tạm ứng, kế toán tiền mặt lập phiếu chi. Phiếu chi đợc lập thành 3 liên; liên1: lu, liên2: ngời xin tạm ứng giữ, liên3: chuyển cho thủ quỹ chi tiền và ghi vào sổ quỹ, sau đó chuyển về cho kế toán tiền mặt.
Khi mua vật t về công trờng, nhân viên kế toán đội ghi vào bảng theo dõi chi tiết vật t. Bảng này đợc lập cho từng công trình và sẽ đợc dùng để đối chiếu với kế toán tổng hợp vào cuối tháng, có mẫu nh (Bảng1)
Trờng hợp vật t do công ty chịu trách nhiệm ký hợp đồng:
Sau khi ký hợp đồng, đến thời hạn, cử ngời ở các đội đi lĩnh vật t về công tr- ờng Đây là những chi phí thực tế vật t xuất cho công trình.
Đồng thời nhân viên kế toán đội ghi vào bảng theo dõi chi tiết vật t và mang biên bản giao nhận hàng và các chứng từ gốc khác ( đối với vật t chính ) sau đó chuyển cho kế toán vật t. Vật t về đối với trờng hợp nhập kho của Công ty, kế toán căn cứ vào hoá đơn hàng bán cộng với các chi phí khác nh : vận chuyển, bốc dỡ...lập phiếu Nhập kho (Bảng2). Khi có nhu cầu sử dụng đến NVL cho các bộ phận, các đội sản xuất căn cứ vào khối lợng xây dựng để lập giấy xin lĩnh vật t ( Bảng3) Căn cứ vào phiếu lĩnh vật t lập các phiếu xuất ( Bảng4). Từ nhiệm vụ cụ thể kế toán vật t lập bảng kê chi tiết vật vật t chính, phụ đã sử dụng cho thi công. Riêng đối với vật t chính, kế toán vật t phải lập bảng kê theo từng loại vật t. (Bảng 5)
Căn cứ vào bảng kê chi tiết vật t, kế toán lập bảng tổng hợp vật t cho một công trình. (Bảng 6)
Căn cứ vào bảng tổng hợp vật t sử dụng cho từng công trình thi công , kế toán tổng hợp lập bảng phân bổ chi phí NVL và công cụ dụng cụ. ( Bảng 7)
Số liệu trên bảng phân bổ Chi phí NVL là căn cứ để kế toán tổng hợp vào sổ chi tiết chi phí sản xuất cho từng công trình.
Sau khi khớp số liệu giữa bảng phân bổ Chi phí NVL, công cụ, dụng cụ và sổ Cái ( Bảng 8) , sổ chi tiết TK 621( Bảng 9), kế toán tổng hợp kết chuyển chi phí NVLTT vào TK 154.
2.2. Hạch toán chi phí nhân công trực tiếp:
Chi phí NCTT tại công ty chiếm tỷ trọng khá lớn trong tổng giá thành sản phẩm xây lắp khoảng 10%. Do vậy việc hạch toán nhân công hợp lý và chính xác đợc Công ty đặc biệt chú trọng vì nó ảnh hởng đến sự chính xác của giá thành sản phẩm và còn ảnh hởng trực tiếp tới thu nhập của ngời lao động, đến việc tính lơng và trả lơng cho cán bộ công nhân viên.
Tại công ty , công nhân đợc tổ chức thành các tổ sản xuất phục vụ cho từng yêu cầu thi công , mỗi tổ, đội xây lắp do đội trởng phụ trách, tổ trởng chịu trách nhiệm quản lý lao động và chịu trách nhiệm trớc Công ty và chất lợng của công trình. Trên thực tế do đặc điểm của địa hình của công trình nằm ở nhiều nơi khác nhau, nhân công trực tiếp do đội trởng công trình huy động thuê ngoài ( nhân công thời vụ). Khi huy động nhân công thuê ngoài , đội trởng ký hợp đồng nhân công nh sau:
Hợp đồng nhân công xây dựng (Số : 216) Ngày 01/10 năm 2003
Họ tên: Lê Hoàng Hải Chức vụ: đội trởng đại diện cho bên giao khoán Họ tên: Nguyễn Bá Công Chức vụ: tổ trởng tổ xây dựng đại diện cho bên nhận khoán
Hai bên cùng ký hợp đồng khoán gọn với các điều khoản sau: 1.Tên công trình(HMCT):Trụ sở UBND tỉnh Hng Yên
Địa điểm xây dựng: Tỉnh Hng Yên
2.Thời gian thực hiện hợp đồng: Từ ngày 01/10/2003 đến ngày31/12/2003 3.Nội dung các công việc khoán gọn nh sau:
T T Nội dung Đơn vị tính KL giao khoán KL thực
tế Đơn giá Số tiền
Thời gian Bắt đầu Kết thúc 1 2 3 4 5 Đào móng Xây tờng Bê tông Trát tờng Hoàn thiện M2 M2 M3 M2 1.500 800 400 2.550 10.000 12.000 21.500 18.000 15.000.000 9.600.000 8.600.000 45.900.000 76.145.000 1/10 12/10 25/10 5/11 27/11 11/10 28/11 5/11 27/11 31/12 Cộng 155.245.000
4.Trách nhiệm và quyền lợi của ngời nhận khoán: thi công đúng yêu cầu kỹ thuật, bàn giao công trình đúng thời hạn và đảm bảo an toàn cho công nhân.
5.Trách nhiệmvà quyền lợi của ngời giao khoán: đội công trình giám sát kiểm tra và đảm bảo khi giao nhận và nghiệm thu sẽ thanh toán đầy đủ cho bên nhận khoán.
Đại diện bên nhận khoán gọn Đại diện bên giao khoán gọn ( ký và họ tên). ( ký và họ tên)
Nh vậy, khi công trình xây dựng cơ bản hoàn thành. Bên nhận khoán bàn giao cho đội trởng đội thi công công trình, tiến hành lập biên bản nghiệm thu công trình hoàn thành.
Biên bản nghiệm thu công việc hoàn thành
Ngày30 tháng 12 năm 2003
1- Công việc : Xây thô và hoàn thiện công trình 2- Biên bản nghiệm thu:
• Ban quản lý công trình : công trình trụ sử UBND tỉnh Hng Yên
• Đơn vị thi công : Công ty Cơ Khí và Xây Lắp.
Biên bản nghiệm thu cơ sở đã nhận đợc các tài liệu , bản vẽ thi công công trình về khối lợng công việc hoàn thành nói trên. Sau khi xem xét tài liệu, bản vẽ công trình và kiểm tra lại trên hiện trờng, biên bản nghiệm thu có nhận xét sau: a. Về mặt kỹ thuật : đảm bảo độ vững chắc về phần bê tông và phần xây
b. Về khối lợng: đạt khối lợng dự toán đợc duyệt. 3- Kết luận:
a. ý kiến ban nghiệm thu cơ sở: đa công trình vào sử dụng b. Các phụ lục kèm theo.
(đã ký) (đã ký)
Khi đó Ban quản lý căn cứ vào biên bản nghiệm thu và thanh toán với công nhân nhận khoán, kế toán hạch toán và tổng hợp các khoản chi phí nhân công :
Nợ TK 622: Có TK 334:
Sau đó đội trởng đội công trình đã thực hiện theo ký kết hợp đồng ban đầu là thanh toán tiền thuê nhân công.
Biên bản thanh toán hợp đồng nhân công
( thuê ngoài )
Ngày 31/12/2003
Căn cứ vào hợp đồng nhân công ngày 1/06/2003 giữa công ty Cơ khí và Xây lắp và tổ xây dựng.
Căn cứ vào hợp đồng nhân công, bàn giao khối lợng công trình ngày 30/12/2003
Bên giao khoán :Lê Hoàng Hải - đội trởng đội thi công công trình. Bên nhận khoán : Nguyễn Bá Công – Tổ trởng tổ xây dựng
Lý do : Bên giao nhận đã hoàn thành công việc giao khoán theo hợp đồng nhân công xây dựng số 2a và bàn giao có sự chứng nhận của đại diện chủ đầu t ( UBND – tỉnh Hng Yên)
Bên giao: phải thanh toán kinh phí theo hợp đồng với số tiền là 155.245.000..đồng, trong đó đã tạm ứng là.110.443.000.đồng. Với số tiền còn phải thanh toán là: 44.802.000 đồng
Đội trởng công trình Ngời nhận Ngời thanh toán ( đã ký) ( đã ký) ( đã ký) Kế toán phản ánh số tiền phải trả tiền thuê nhân công:
Nợ TK 334 Có TK 111
Cuối tháng , đối với bộ phận lao động trực tiếp, đội trởng tâpk hợp lại các hợp đồng làm khoán và bảng chấm công để tính xem một công nhân hởng tổng
cộng là bao nhiêu ( một công nhân có thể thực hiện một hay nhiều hợp đồng ). Trong trờng hợp cuối tháng cha hết hạn hợp đồng làm khoán, các đội trởng cùng cán bộ kỹ thuật xác định giai đoạn công trình để tính ra lơng cho công nhân ( đối với bộ phận thu dọn, kế toán căn cứ vào bảng chấm công để xác định số công đợc hởng và tính ra tiền lơng của bộ phận này).
Sau khi tính lơng xong cho tổng số lao động trong đội, đội trởng lập bảng tổng hợp lơng cho từng công nhân theo từng tổ, trong đó ghi số công của từng ng- ời và tiền lơng của ngời đó (Bảng 10)
Sau đó , đội trởng hoặc nhân viên kế toán đội gửi lên phòng kế toán các hợp đồng làm khoán , bảng chấm công và bảng tổng hợp tiền lơng. Kế toán tiền lơng đối chiếu chúng để lập bảng thanh toán lơng cho từng tổ theo từng công trình. ( Bảng 11). Đồng thời, kế toán tiền lơng lập bảng tổng hợp tiền lơng cho từng công trình ( một đội có thể tham gia nhiều công trình) (Bảng12)
Từ đó kế toán lập bảng phân bổ tiền lơng (Bảng13). Số liệu trên bảng phân bổ tiền lơng là căn cứ để kế toán ghi bút toán tính lơng vào tờ chứng từ gốc quy định của công ty. Dựa trên chứng từ gốc đó , kế toán vào sổ Nhật ký chứng từ, và từ sổ Nhật ký chứng từ kế toán vào sổ Cái và sổ chi tiết TK 622 (Bảng 14). Sau khi đối chiếu khớp với số liệu, kế toán tổng hợp kết chuyển tiền lơng và các khoản nh l- ơng của công nhân sản xuất (chi phí nhân công trực tiếp ) của từng công trình vào giá thành của sản phẩm TK 154, ghi bút toán kết chuyển vào sổ Nhật ký chứng từ, sổ cái và sổ chi tiết TK 622, TK 154.
2.3. Hạch toán chi phí sử dụng máy thi công:
Để tiến hành hoạt động xây dựng , công ty cần có máy thi công. Máy thi công của công ty bao gồm: máy trộn bê tông 32 C - 250, máy đầm bàn TACOM – TV 80N, máy trộn vữa, cẩu thiếu nhi,...
Tuy nhiên, do địa điểm thi công các công trình đều khá xa việc di chuyển máy thi công sẽ tốn kém hơn nên ban quản lý đội đã quyết định thuê máy thi công. Thông thờng công ty thuê luôn cả máy, ngời lái máy và các loại vật t cho chạy máy (thuê trọn gói).
Khi tiến hành thuê máy thi công, đội trởng đội thi công và đơn vị cho thuê tiến hành lập hợp đồng thuê máy theo mẫu sau:
Hợp đồng thuê máy
Bên cho thuê máy: Công ty lắp máy và thiết bị Trờng Giang Địa chỉ 12/95 – tỉnh Hng yên
Bên thuê máy : Ông Lê Hoàng Hải- đội trởng đội thi công Địa chỉ: Công ty Cơ khí và Xây lắp
Hai bên cùng thoả thuận thuê thiết bị máy móc với các điều khoản cụ thể sau:
Điều 1: - Công ty lắp máy và thiết bị Trờng Giang đồng ý cho Ông Lê Hoàng Hải thuê Máy búa rung, máy cẩu KRON và 02 máy trộn bê tông.
Thời gian thuê 01/09/2003 đến ngày 30/9/2003. Điều 2: Giá cả và phơng thức thanh toán
Chi phí máy búa rung cho công trình Trụ sở UBND tỉnh Hng Yên Giá cả: 550.000 đồng /máy/ngày( bao gồm cả thuế GTGT 10%).
- Chi phí máy cẩu KRON cho công trình Trụ sở UBND tỉnh Hng Yên Giá cả : 416.000 đồng/máy/ ngày( bao gồm cả thuế GTGT 10%). Chi phí máy trộn bê tông
Giá cả : 330.000 đồng / máy / ngày( bao gồm cả thuế GTGT 10%). Phơng thức thanh toán bằng tiền mặt.
Hai bên cam kết thực hiện đúng hợp đồng.
Đại diện Cty lắp máy và TB Trờng Giang Đại diện Cty Cơ khí và Xây lắp
Ông Vũ Xuân Trờng Ông Lê Hoàng Hải
( đã ký) ( đã ký)
Khi công việc hoàn tất , đội trởng đội thi công tập hợp chứng từ gốc thuê thiết bị bao gồm: Hợp đồng thuê máy, biên bản thanh lý hợp đồng lên phòng kế toán. Căn cứ vào các chứng từ gốc đó cộng với các hoá đơn thanh toán, kế toán xác định chi phí thuê máy cho từng công trình, kế toán lập bảng tổng hợp chi phí thuê máy ( Bảng15).
- Đối với những loại máy móc thuộc sở hữu của công ty, để tiện cho việc quản lý và tiến hành thi công, công ty giao cho các đội tự quản lý những máy móc
cần dụng. Đối với những loại chi phí phát sinh trong quá trình sử dụng máy móc , các đội phải phải báo cáo kịp thời về công ty để hạch toán chi phí.
Chi phí cho máy chạy bao gồm: chi phí nhiên liệu( xăng, dầu, mỡ...) tiền l- ơng cho công nhân lái máy, phụ máy và các chi phí khác ( chi phí khấu hao máy móc, chi phí điện nớc, mua ngoài)
Việc hạch toán chi phí : xăng, dầu ...cho chạy máy tợng tự nh hạch toán chi phí NVLTT, khi có nhu cầu các độ tự lo mua sắm bằng tiền tạm ứng, sau đó hạch toán lại cho công ty theo nguyên tắc: chi phí phát sinh tại công trình nào, ứng với máy nào thì tập hợp riêng cho công trình đó, cho máy đó. Sau đó kế toán căn cứ vào chứng từ gốc làm căn cứ để vào sổ Nhật ký chứng từ , vào sổ Cái và sổ chi tiết TK 141, 621. Cuối kỳ , trên cơ sở bảng chi tiết vật t sử dụng cho thi công, kế toán kết chuyển chi phí vật t cho chạy máy thi công sang TK 154.
Tiền lơng của công nhân lái máy và phụ máy : chứng từ ban đầu cũng là bảng chấm công , nhật trình sử dụng máy và các hợp đồng làm khoán.
Hàng ngày, đội trởng theo dõi quá trình làm việc của tổ lái máy qua bảng chấm công. Kết thúc hợp đồng làm khoán , đội trởng tính tiền lơng cho tổ của phần việc đó. Cuối tháng căn cứ vào bảng tổng hợp lơng ,trên cơ sở đó kế toán ghi vào bảng phân bổ tiền lơng (Bảng 13), kế toán tiền lơng và kế toán tổng hợp ghi nghiệp vụ vào chứng từ gốc lấy đó làm căn cứ để vào sổ cái, và sổ chi tiết TK 622, 141. Sau khi khớp số liệu , kế toán tổng hợp kết chuyển chi phí nhân công lái máy vào TK 154
Chi phí KH máy thi công : hàng tháng , căn cứ vào bảng tính KH, công ty lập cho các tài sản có trong công ty. Căn cứ vào lệnh điều động xe, máy, kế toán trích