Thực tế trong hoá đơn thuế giá trị gia tăng trên mẫu hoá đơn theo chế độ kế toán quy định (cũng nh đợc Trung tâm áp dụng) chỉ có 3 chữ ký của thủ tr- ởng đơn vị, trởng phòng kế toán và ngời mua hàng, là cha hợp lý, bởi ngời chịu trách nhiệm vật chất trực tiếp đối với nghiệp vụ còn bao gồm cả ngời viết hoá đơn và thủ kho. Ngời viết hoá đơn chịu trách nhiệm về tính đúng đắn, trung thực của các số liệu trên hóa đơn, còn thủ kho chịu trách nhiệm vật chất về số l- ợng hàng thực xuất kho. Do đó trên hoá đơn giá trị gia tăng cần bổ sung thêm chữ ký của ngời viết hoá đơn và của thủ kho để ràng buộc đầy đủ trách nhiệm vật chất đối với nghiệp vụ kinh tế, đảm bảo tính chất pháp lý của chứng từ kế toán.
* Hoàn thiện nội dung chứng từ và số lợng chứng từ kế toán
Ngày nay trong quan hệ giao dịch mua bán để xúc tiến việc bán hàng và thu hồi tiền, đơn vị bán có thể đa ra chính sách u đãi nhằm khuyến khích khách hàng mua hàng với số lợng nhiều và thanh toán tiền sớm. Vấn đề này trong chế độ kế toán đợc gọi là chiết khấu hàng bán và giảm giá hàng bán (tuy rằng nội dung của giảm giá hàng bán theo chế độ hiện hành còn bao gồm hàng đã bán kém phẩm chất so với quy định của hợp đồng), vấn đề này cha đợc Trung tâm áp dụng. Thiết nghĩ, Trung tâm nên có những chính sách giảm giá, chiết khấu trong những trờng hợp cần thiết, qua đó tăng sự hấp dẫn của Trung tâm đối với khách hàng, tăng vòng quay của vốn và cuối cùng là tăng hiệu quả kinh doanh của đơn vị.
Tuy nhiên, chế độ kế toán đã có những hớng dẫn cụ thể về phơng pháp kế toán nghiệp vụ này nhng trong hệ thống chứng từ kế toán hiện hành, cả hệ thống chứng từ kế toán bắt buộc và hớng dẫn đều không có chứng từ nào dùng để phản ánh nghiệp vụ chiết khấu, giảm giá hàng bán. Do đó, trong thực tế khi hạch toán nghiệp vụ này, các doanh nghiệp chỉ căn cứ vào hợp đồng mua bán. Mà hợp đồng mua bán chỉ là điều kiện để phát sinh nghiệp vụ kinh tế, chứ không chỉ ra đợc mức độ thực sự hoàn thành nghiệp vụ. Do đó, dựa vào hợp đồng làm căn cứ là thiếu cơ sở pháp lý, tạo kẽ hở cho doanh nghiệp thực hiện các hành vi gian lận trong hạch toán tuỳ tiện các khoản chiết khấu, giảm giá cho ngời mua nhằm mục đích trốn thuế, trong khi thực tế không phát sinh nghiệp vụ hoặc có thể phát sinh nhng không thể kiểm soát đợc tính trung thực của số liệu này.
Điều này đặt ra vấn đề là cần phải có chứng từ chứng minh làm cơ sở pháp lý để hạch toán nghiệp vụ cho của cả hai bên mua và bán. Mặt khác, thời
điểm phát sinh triết khấu, giảm giá hàng bán có thể đợc thực hiện ngay khi phát sinh giao dịch mua bán hoặc sau khi xẩy ra quan hệ giao dịch mua bán. Nếu chiết khấu, giảm giá hàng bán phát sinh đồng thời với lúc giao dịch mua bán thì phải đợc thể hiện trên hoá đơn bán hàng, nếu phát sinh sau lúc giao dịch mua bán thì phải lập chứng từ để chứng minh, từ những vấn đề nêu trên có thể đa ra phơng hớng hoàn thiện nh sau:
* Trên hoá đơn giá trị gia tăng, cần bổ sung thêm các dòng trừ giảm giá và trừ chiết khấu, điều này giảm bớt số lợng chứng từ phải lập, tiết kiệm chi phí vật chất và giảm số lợng công việc của kế toán trong việc ghi chép. Mẫu hoá đơn có thể đợc thiết kế bổ sung nh sau:
HOá đơn (GTGT) Mẫu số 01GTKT-3LL
Liên 1: Lu Ký hiệu AA/98 Ngày tháng năm Số 00000-1 Đơn vị bán hàng
Địa chỉ Số TK Điện thoại Mã số Họ và tên ngời mua hàng
Đơn vị
Địa chỉ Số TK Hình thức thanh toán Mã số
Số TT Tên hàng hoá,
dịch vụ Đơn vị tính Số lợng Đơn giá Thành tiền
Trừ giảm giá (%) 20.000
Tiền hàng sau giảm giá 980.000
Trừ chiết khấu (1%) 9.800
Tiền hàng thực tế 970.200
Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT 97.020 Tổng cộng tiền thanh toán 1.067.220 Số tiền viết bằng chữ:
Ngời mua hàng Ngời viết hoá đơn Thủ kho Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị
(Ký) (Ký) (Ký) (Ký) (Ký)
* Bổ sung thêm "Hoá đơn chiết khấu, giảm giá" vào hệ thống chứng từ kế toán: Hóa đơn này phải đợc xếp vào hệ thống chứng từ kế toán bắt buộc bởi nó đợc sử dụng để phản ánh mối quan hệ kinh tế giữa các pháp nhân độc lập. Mẫu của hóa đơn có thể đợc thiết kế nh sau:
hóa đơn chiết khấu giảm giá
Liên Ngày tháng năm Đơn vị bán hàng Địa chỉ Số TK Hình thức thanh toán Đơn vị mua hàng Địa chỉ Số TK Số TT Nội dung HĐ đợc chiết khấu, giảm giá SH Ngày Tiền hàng hoá dịch vụ cha có thuế GTGT đợc CK, GG Tỷ lệ CK giảm giá Thành tiền cha có thuế GTGT Tỷ lệ thuế GTGT Tiền thuế GTGT Tổng cộng tiền thanh toán A B C D 1 2 3 = 1x2 4 5 = 3x4 6 = 3+5
Cộng
Số tiền viết bằng chữ
Đại diện đơn vị mua Ngời viết hóa đơn Kế toán trởng
(Ký) (Ký) (Ký)
Hoá đơn chiết khấu, giảm giá đợc lập thành 3 liên: Liên 1: lu ở nơi lập phiếu
Liên 2: giao cho khách hàng
Liên 3: kế toán theo dõi bán hàng dùng để ghi sổ, sau đó chuyển cho kế toán quỹ tiền mặt làm thủ tục xuất quỹ hoặc chuyển cho kế toán theo dõi thanh toán ghi giảm trừ khoản phải thu khách hàng.
Việc bổ sung thêm chứng từ này là hoàn toàn cần thiết vì nó là phơng tiện để chứng minh một nghiệp vụ kinh tế có thật, và là cơ sở pháp lý cho số liệu ghi trong sổ kế toán của đơn vị bán và đơn vị mua.