- ∑T i: Tổng đại lượng của tiêu thức chuẩn dùng để phân bổ
2.3.2.2. Kếtoán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
Do đặc điểm của công trình xây dựng cơ bản, giá trị nguyên vật liệu kết tinh trong khối lượng công trình, hạng mục công trình khá lớn, bao gồm rất nhiều loại vật liệu: vật liệu chính, vật liệu phụ, vật liệu luân chuyển... Nhưng cũng do đặc điểm của công ty cổ phần xây lắp Bưu Điện HN là công ty xây lắp hay nói cách khác công ty thực hiện việc xây lắp trong lĩnh vực BCVT chủ yếu là lắp đặt công trình, hạng mục công trình phục vụ ngành nên nguyên vật liệu để thi công khác các đơn vị xây lắp thông thường.
Tổng chi phí NVL của CT, HMCT
=
Trị giá vật liệu A cấp
+
Trị giá vật liệu công ty cấp
+ Chi phí nguyên vật liệu do chủ đầu tư cấp (gọi tắt là vật liệu A cấp) thông thường bao gồm: các thiết bị đồng bộ, cáp thông tin, vật liệu phụ kèm thoe như ống nhựa, tủ cáp...Tuy nhiên vật liệu A từ năm 2001 trở đi công ty không theo dõi khối lượng vật liệu này đưa vào công trình nữa. Khi công trình thi công đến đâu thì bên A tiến hành giao vật liệu đến đấy. Các vật liệu do chủ đầu tư mua hầu hết là các thiết bị có chi phí rất lớn, nên công ty không được tính phần vật tư của bên A vào giá trị công trình.Tuy nhiên, theo qui định của ngành thu nhập chịu thuế tính trước bằng 5,5% tổng giá trị xây lắp theo dự toán, nhưng trong giá trị xây lắp dự toán này có cả vật liệu của bên A (trừ vật liệu cáp vì giá trị của cáp rất lớn).
Trong quá trình thi công đến đâu thì chủ đầu tư sẽ giao vật tư A cho công ty tới tận công trình và vật tư này chỉ do bên A theo dõi. Đến khi có xác định khối lượng A và B bên A sẽ giao lại các bản phôto về các chứng từ liên quan đến vật tư A xuất cho công trình được thể hiện trong hoá đơn GTGT do bên A mua vật tư cung cấp cho công trình (xem Biểu05)
+ Chi phí nguyên vật liệu do công ty cấp có 2 trường hợp: xuất tại kho của công ty, hoặc là những vật tư mua ngoài xuất thẳng cho công trình khi công trình thi công ở xa.
- Đối với vật tư do công ty cấp (vật tư B) chứng từ hạch toán là các phiếu xuất kho đối với vật tư của công ty, phiếu xin cấp vật tư, bảng tổng hợp hay hợp đồng mua vật tư, hoá đơn GTGT, biên bản thanh lý hợp đồng đối với những vật tư mua ngoài xuất thẳng cho công trình không qua kho.
Đối với hạng mục công trình tuyến cáp quang Sơn La – Bình Thuận có tổng chiều dài tuyến là: 49413m. Tổng chi phí toàn bộ công việc xây lắp theo giá trị xây lắp trước thuế là: 3.451.893.000, trong đó khối lượng chi phí nguyên vật liệu chiếm trong giá trị hợp đồng trước thuế là 55,8%.
Hạng mục công trình này do công ty Viễn Thông Liên Tỉnh là chủ đầu tư hay nói cách khác đây là một công trình lớn của Tổng công ty Bưu Chính Viễn Thông Việt Nam nên giá trị xây lắp của nó rất lớn. Hạng mục này sau khi ký hợp đồng vào tháng 5 năm 2002 và đã được công ty giao cho đội 1 có nhiệm vụ thi công và hoàn thành theo dự toán thiết kế và giá trị dự toán.
- Để phản ánh trị giá nguyên vật liệu xuất dùng kế toán sử dụng tài khoản 621. Tài khoản này dùng để tập hợp chi phí nguyên vật liệu trực tiếp đồng thời chi tiết theo từng công trình, hạng mục công trình.
* Đối với vật liệu do công ty mua hoặc do xưởng cơ khí của công ty sản xuất ra cấp cho công trình.
Các đội căn cứ vào dự toán được duyệt cho nguyên vật liệu trong bản giao khoán và căn cứ vào nhu cầu thi công lập giấy xin cấp vật tư. Mẫu của giấy xin cấp vật tư được thể hiện ở Biểu 07
Khi nhận được giấy xin cấp vật tư của đội trưởng, công ty sẽ tiến hành cấp vật tư theo nội dung và tiến độ thi công. Khi xuất kho kế toán tính giá trị nguyên vật liệu xuất kho theo phương pháp nhập trước xuất trước. Theo phương pháp này, trước hết phải xác định đơn giá nhập kho của từng lần nhập (giá trị thực tế của nguyên vật liệu nhập kho bao gồm giá mua ghi trên hoá đơn cộng với chi phí thu mua và các chi phí vận chuyển, bốc dỡ. Sau đó căn cứ vào số lượng xuất kho để tính ra giá thực tế xuất kho theo nguyên tác tính theo đơn giá thực tế nhập trước đối với lượng xuất kho thực tế, còn số còn lại (tổng số xuất – số đã xuất) được tính theo đơn giá lần nhập tiếp theo.
Căn cứ vào giấy xin lĩnh vật tư, kế toán vật tư sẽ nhập số liệu vào máy để có thể lập được phiếu xuất kho xuất cho công trình, hạng mục công trình.
Quy trình nhập liệu được diễn ra như sau:
Từ màn hình nền của phần mềm ENTER (màn hình 01), kế toán sẽ nhấp chuột vào mục vật tư trên màn hình, màn hình sẽ hiện ra các danh mục để thực
hiện, ta sẽ chọn danh mục phiếu xuất vật tư, và tiến hành ghi để có được phiếu xuất kho, xem màn hình 02
- sốchứng từ : theo dõi mã đối tượng vật tư do công ty xuất cho công trình, hạng mục công trình
- ngày chứng từ : theo dõi ngày thực xuất)
- mã kho: ô này thể hiện địa điểm lưu trữ vật tư của công ty - Đối tượng: ghi mã của công trình, hạng mục công trình
- diễn giải : thể hiện nghiệp vụ xuất này cho công trình, hạng mục công trình nào gánh chịu
- Trong bảng: kế toán ghi tên vật tư mà đội yêu cầu kiểm tra lại số lượng tồn kho và ấn F5 để xem giá, sau đó chọn giá cho vật tư, máy sẽ tự động tính ra trị giá của vật liệu xuất dùng, ấn vào nút in và như vậy ta có phiếu xuất kho.(xem biểu 08)
Phiếu xuất kho của công ty có thể coi như một chứng từ ghi sổ vì nó khác với các phiếu xuất khác là trên phiếu xuất kho kế toán đã tiến hành định khoản theo định khoản sau:
Nợ TK 621: 107.250
Có TK 152: 107.250
Sau đó từ phiếu xuất kho kế toán sẽ ghi vào bảng kê chứng từ (bảng kê chứng từ do máy tự động ghi) được thể hiện ở biểu 09 để theo dõi tình hình sử dụng vật tư cho từng công trình, hạng mục công trình, và sau đó từ bảng kê chứng từ kế toán sẽ vào sổ giá thành của từng công trình, hạng mục công trình .
* Đối với vật tư do đội tổ chức mua ngoài:
Để tiến hành mua ngoài vật tư, chủ nhiệm công trình, đội trưởng hay giám đốc xí nghiệp tiến hành viết đơn xin tạm ứng trình giám đốc công ty, đơn này phải được phòng kế hoạch duyệt và so sánh với dự toán của công trình. Trên cơ sở đó giám đốc ký duyệt đơn xin tạm ứng, mẫu đơn xin tạm ứng được thể hiện ở biểu 10. Đơn xin tạm ứng là cơ sở để kế toán lập phiếu chi, phiếu chi phải có đầy đủ chữ ký của giám đốc, kế toán trưởng và từ đó mà thủ qũy sẽ xuất tiền theo đúng số tiền ghi trong phiếu chi..
Căn cứ vào dự toán vật tư cho công trình, phiếu báo giá vật tư trên thị trường, và giấy đề nghị tạm ứng do đội gửi lên, ban lãnh đạo công ty ký duyệt tạm ứng cho các đội và xuất tiền đi mua. Vật tư mua về xuất thẳng cho công trình thì kế toán ở đội phải tập hợp lại hoá đơn GTGT, và bảng kê vật tư mua ngoài cho công trình nộp lên phòng kế toán. Kế toán viên phụ trách phần hành vật liệu sẽ đối chiếu lại giấy xin tạm ứng với hoá đơn GTGT( hoá đơn GTGT được minh hoạ tại
biểu 11). Từ hoá đơn GTGT kế toán vật tư lập bảng Bảng tổng hợp thanh toán vật tư mua ngoài ( xem biểu 12), đây là bảng rất quan trọng nó tập hợp toàn bộ chứng từ gốc ban đầu và là căn cứ để kế toán ghi vào chứng từ ghi sổ. Sau đó kế toán sẽ nhập dữ liệu về vật liệu mua ngoài vào máy để có chứng từ ghi sổ (mẫu chứng từ ghi sổ xem biểu 13). Quy trình nhập liệu như sau
Từ màn hình nền của phần mềm kế toán ENTER biểu 01 kế toán chọn mục vật tư, sau đó chọn “phiếu kế toán khác”, sau đó ta tiến hành nhập dữ liệu xem
màn hình 03
- Số chứng từ kế toán ghi mã theo dõi đối với số vật tư mua ngoài căn cứ vào bảng tổng hợp thanh toán vật tư mua ngoài
- ngày chứng từ kế toán ghi: kế tóan ghi ngày thực hiện công việc nhập liệu đối với một chứng từ ghi sổ
- người giao dịch kế toán ghi: tên người chịu trách nhiệm thi công công trình.
- diễn giải kế toán ghi: ghi rõ nghiệp vụ nhập liệu khoản chi phí phát sinh chođối tượng công trình, hạng mục công trình nào gánh chịu.
Định khoản: TK nợ: 6211 191.190.000
TK có: 3388 191.190.000
Chứng từ ghi sổ được lập vào cuối tháng. Chứng từ ghi sổ được lập riêng cho từng công trình để tiện theo dõi. Từ chứng từ ghi sổ máy sẽ tự chuyển sang theo dõi trong bảng kê chứng từ ( xem biểu 09) theo dõi các chi phí phát sinh theo từng công trình hạng mục công trình.. Bảng kê chứng từ sử dụng trong công ty cổ phần xây lắp Bưu Điện có nội dung rất chi tiết và thích hợp cho công tác quản lý chi tiết đến từng khoản mục. Ta có thể coi bảng kê chứng từ là sổ chi tiết của các tài khoản.
Để vào được các bảng kê chứng từ, kế toán chọn mục Báo cáo ở màn hình nền kế toán ENTER chọn bảng kê chứng từ để có thể chọn nhanh công trình đang muốn tìm ta có thể dung phím F2, màn hình sẽ hiện ra một sâu lọc để kế toán lựa chọn các bảng kê chứng từ của các tài khoản theo từng công trình, hạng mục công trình đã được mã hoá (xem màn hình 04)
Sau khi nhập liệu hết tất cả các chứng từ phản ánh chi phí nguyên vật liệu trực tiếp phát sinh trong kỳ vào máy. Với chương trình phần mềm kế toán ENTER đã được cài đặt tự động chạy theo chương trình đã nhập và tự động kết xuất vào sổ cái Tk 621 và sổ chi tiết TK 621. Sổ cái TK 621 ghi chi phí NVLTT cho tất cả các công trình, hạng mục công trình mà công ty đã thi công trong quý được minh hoạ
tại biểu 15; sổ chi tiết TK 621 chi tiết cho từng công trình, hạng mục công trình cụ thể đối với hạng mục cáp quang Sơn La- Bình Thuận được biểu hiện tại biểu 16. Đồng thời máy cũng tự động mở sổ sổ giá thành tập hợp các chi phí phát sinh trong kỳ cho từng công trình, hạng mục công trình xin xem biểu 41Sau đó từ sổ giá thành tập hợp chi phí nguyên vật liệu cuối quý máy sẽ tiến hành chuyển sổ liệu sang thẻ giá thành theo dõi cho từng công trình, hạng mục công trình biểu 44
Để xem được các loại sổ cái, và sổ chi tiết của các tài khoản chẳng hạn như TK 621,622,627... Từ màn hình nền phần mềm ENTER màn hình 01, kế toán chọn mục Báo Cáo viết trên cùng , chọn sổ sách chứng từ ghi sổ, tại đây kế toán có thể chọn rất nhiều sổ . Kế toán tiếp tục chọn mục Sổ Cái. Tương tự như vậy ta có thể chọn Sổ chi tiết tài khoản và để tìm kiếm ngay sổ chi tiết của tài khoản ta đang quan tâm, ta chọn F2 là một sâu lọc, máy sẽ giúp ta tìm kiếm sổ chi tiết của tài khoản ghi cho từng công trình, hạng mục công trình
Cuối kỳ kế toán dựa vào các sổ giá thành, bảng kê chứng từ sổ cái và sổ chi tiết của các tài khoản chi phí sản xuất kết chuyển vào sổ cái tài khoản 154:” chi phí sản xuất kinh doanh dở dang” và từ các bảng kê chứng từ làm căn cứ vào sổ chi tiết TK 154 theo dõi cho từng công trình, hạng mục công trình.