Khi nhận xuất kho hàng hóa để trao đổi, thực chất chính là lợng hàng xuất bán.
+ Phản ánh giá vốn hàng bán:
Nợ TK 632: Tập hợp giá vốn hàng bán. Có TK 156 (1561)
+ Phản ánh doanh thu đổi hàng:
Nợ TK 131: Tổng giá thanh toán ( chi tiết khách hàng nhận đổi hàng) Có TK 511
Có TK 3331 (33311): (nếu có)
+ Khi nhận đợc hàng thông qua trao đổi, thực chất là hàng mua: Nợ TK 156 (1561)
Nợ TK 133 (1331): (nếu có)
Trờng Đại học Công nghiệp Hà Nội Khoa Kinh tế
Kết thúc, thanh lý hợp đồng trao đổi giữa hai bên, nếu giá trị hàng hóa đa đi trao đổi lớn hơn giá trị hàng hóa nhận về, đợc nhà cung cấp thanh toán số chênh lệch bằng tiền, kế toán ghi:
Nợ TK 111, 112
Có TK 131: Số chênh lệch giữa hàng đem đi đổi và hàng nhận về.
Ngợc lại nếu giá trị hàng hóa đa đi trao đổi nhỏ hơn giá trị hàng hóa mà doanh nghiệp nhận về thì thanh toán tiền trả cho nhà cung cấp, kế toán ghi sổ:
Nợ TK 131: Số chênh lệch giữa hàng nhận về và hàng đem đi đổi. Có TK 111, 112.
I.4.2.4.3. Hạch toán trờng hợp dùng hàng hoá thanh toan tiền lơng, tiền thởng cho công nhân viên.
Trờng hợp trả lơng cho công nhân viên bằng thành phẩm, hàng hóa cũng đợc coi là bán hàng. Theo chế độ hiện hành, khi doanh nghiệp xuất hàng hóa để thanh toán tiền lơng, thởng và các khoản khác cho công nhân viên, kế toán phải lập hóa đơn Giá trị gia tăng hay hóa đơn bán hàng giống nh các trờng hợp xuất bán hàng hóa khác cho khách hàng.
Kế toán ghi các bút toán sau:
Bút toán 1: phản ánh giá mua của hàng hóa dùng để thanh toán: Nợ TK 632: tập hợp giá vốn hàng bán.
Có TK 156 ( 1561): trị giá mua của hàng xuất bán.
Bút toán 2: phản ánh tổng giá thanh toán của hàng dùng trả lơng, thởng và các khoản khác cho công nhân viên:
Nợ TK 334: Tổng giá thanh toán của hàng dùng thanh toán. Có TK 512 (5121)
Có TK 3331 (33311) (nếu có)
I.4.2.4.4. Hạch toán trờng hợp xuất hàng hoá để tiêu dùng nội bộ, khuyến mại, quảng cáo, hội trợ, triển lãm, phục vụ cho hoạt động kinh doanh của mại, quảng cáo, hội trợ, triển lãm, phục vụ cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Trờng Đại học Công nghiệp Hà Nội Khoa Kinh tế
Bút toán 1: Phản ánh doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ, kế toán ghi: Nợ TK 627,642: dùng cho hoạt động sản xuất.
Nợ TK 641: dùng vào hội trợ, triển lãm.
Có TK 512 (Theo giá thành sản xuất hoặc giá vốn) Đồng thời phản ánh thuế GTGT phải nộp, kế toán ghi: Nợ TK 133
Có TK 3331
Bút toán 2: phản ánh trị giá vốn, kế toán ghi:
Nợ TK 632: theo giá thành sản xuất thực tế hoặc giá vốn. Có TK 156.
I.4.3. Trình tự hạch toán nghiệp vụ bán hàng ở các doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phơng pháp kiểm kê định kỳ toán hàng tồn kho theo phơng pháp kiểm kê định kỳ
Theo phơng pháp kiểm kê định kỳ các nghiệp vụ bán hàng và xác định kết quả bán hàng chỉ khác với doanh nghiệp áp dụng phơng pháp kê khai thờng xuyên ở việc xác định giá vốn hàng bán. Các bút toán khác phản ánh giống các doanh nghiệp áp dụng phơng pháp kê khai thờng xuyên.
Sơ đồ 9: Kế toán bán hàng theo phơng pháp kiểm kê định kỳ.
(1). Kết chuyển trị giá thực tế của hàng cha tiêu thụ đầu kỳ. (2). Kết chuyển trị giá thực tế hàng cha tiêu thụ cuối kỳ.
(3). Trị giá thực tế của hàng tiêu thụ trong kỳ, đợc tính bằng công thức: Trị giá vốn của hàng
tiêu thụ trong kỳ= Trị giá vốn của hàng cha tiêu thụ đầu kỳ + Trị giá vốn của hàng nhập trong kỳ _ Trị giá vốn của hàng cha tiêu thụ cuối kỳ TK 611 TK 632 TK 911 TK 511, 512 TK 111,112,131 TK 156,157 TK 531,532 TK 156,157 TK 3331 1 3 6 7 4a 2 5 4b
Trờng Đại học Công nghiệp Hà Nội Khoa Kinh tế
(4). Doanh thu và thuế GTGT của hàng cha tiêu thụ (5). Kết chuyển các khoản giảm trừ doanh thu. (6). Kết chuyển giá vốn hàng xuất bán.
(7).Kết chuyển doanh thu thuần.
I.4.4. Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu.
Trong điều kiện kinh doanh hiện nay, để đẩy mạnh lợng hàng bán ra, thu hồi nhanh chóng tiền bán hàng, đứng vững trong môi trờng cạnh tranh khốc liệt, doanh nghiệp cần có chế độ khuyến khích đối với khách hàng. Nếu khách hàng mua với số lợng lớn, thông thờng doanh nghiệp sẽ giành cho khách hàng một khoản chiết khấu, còn trờng hợp hàng hóa của doanh nghiệp kém phẩm chất thì khách hàng có thể không chấp nhận thanh toán hoặc yêu cầu giảm giá. Các khoản này sẽ làm giảm trừ doanh thu bán hàng và sẽ đợc hạch toán giảm trừ doanh thu.
* Trình tự hạch toán một số nghiệp vụ chủ yếu:
+ Khi phát sinh khoản chiết khấu thơng mại dành cho ngời mua: Nợ TK 521
Nợ TK 3331
Có TK 111, 112
Có TK 131(chi tiết ngời mua)
+ Khi phát sinh các khoản hàng bán bị trả lại, kế toán ghi: Bút toán 1: phản ánh tổng giá thanh toán của hàng bán bị trả lại. Nợ TK 531: tập hợp doanh thu hàng bán bị trả lại.
Nợ TK 3331 (33311): thuế GTGT của hàng bán bị trả lại. Có TK 111, 112, 131: tổng giá thanh toán.
Số thuế xuất khẩu, tiêu thụ đặc biệt của số hàng bán bị trả lại (nếu có), ghi: Nợ TK 111, 112: số thuế đợc hoàn lại bằng tiền.
Nợ TK 333 (3332, 3333): số thuế đợc hoàn trừ vào số thuế phải nộp. Có TK 511
Trờng Đại học Công nghiệp Hà Nội Khoa Kinh tế
Nợ TK 156 (1561): nhập kho số hàng bán bị trả lại. Nợ TK 157: đang gửi tại kho ngời mua.
Có TK 632
+ Khi phát sinh các khoản giảm giá hàng bán căn cứ vào chứng từ chấp nhận giảm giá cho khách hàng, kế toán ghi:
Nợ TK 532: tập hợp khoản giảm giá hàng bán
Nợ TK 3331 (33311) Thuế GTGT tơng ứng với số giảm giá. Có TK 111, 112, 131 (chi tiết cho ngời mua).
I.5. Kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp.I.5.1. Kế toán chi phí bán hàng. I.5.1. Kế toán chi phí bán hàng.
Trong quá trình lu thông hàng hóa và tiêu thụ hàng hóa, sản phẩm, dịch vụ. Doanh nghiệp phải bỏ ra các khoản chi phí nh chi phí đóng gói, chi phí bảo quản sản phẩm, hàng hóa, chi phí vận chuyển hàng đi bán, hoa hồng trả cho đại lý bán hàng, tiếp thị, quảng cáo... gọi chung là chi phí bán hàng.
Theo quy định hiện hành, chi phí bán hàng của doanh nghiệp đợc mở chi tiết thành 7 TK cấp II:
TK 6411: Chi phí nhân viên TK 6412: Chi phí vật liệu, bao bì TK 6413: Chi phí dụng cụ, đồ dùng TK 6414: Chi phí khấu hao TSCĐ TK 6415: Chi phí bảo hành
TK 6417: Chi phí dịch vụ mua ngoài TK 6418: Chi phí bằng tiền khác
Cuối kỳ hạch toán, chi phí bán hàng đợc phân bổ và kết chuyển để xác định kết quả kinh doanh. Việc phân bổ và kết chuyển chi phí này tuỳ thuộc vào từng loại hình doanh nghiệp và đặc điểm sản xuất kinh doanh.
Trờng Đại học Công nghiệp Hà Nội Khoa Kinh tế
- Đối với doanh nghiệp sản xuất, trờng hợp chu kỳ sản xuất kinh doanh dài, trong kỳ không có sản phẩm tiêu thụ thì cuối kỳ hạch toán kết chuyển toàn bộ chi phí bán hàng sang theo dõi ở “Chi phí chờ kết chuyển”.
- Đối với doanh nghiệp thơng mại, dịch vụ: trờng hợp có hàng hóa biến động giữa các kỳ thì phải phân bổ chi phí bán hàng cho hàng tồn cuối kỳ, tức là chuyển một phần Chi phí bán hàng thành “Chi phí chờ kết chuyển” để bảo quản cho số hàng còn lại cuối kỳ và phần Chi phí bán hàng còn lại phân bổ cho hàng đã đợc bán trong kỳ để xác định kết quả. Chi phí bán hàng đợc phân bổ cho hàng bán ra đợc tính theo công thức:
Chứng từ sử dụng:
- Căn cứ vào các bảng phân bổ: Bảng phân bổ số 1: chi phí tiền lơng và các khoản trích theo lơng, số 2: chi phí vật liệu, dụng cụ, số 3: chi phí khấu hao để tập hợp chi phí bán hàng trong kỳ.
- Hoá đơn GTGT, phiếu chi, giấy Báo Nợ...
Sơ đồ 10:Trình tự kế toán chi phí bán hàng đợc minh hoạ bằng sơ đồ sau:
Tổng tiêu thức phân bổ của hàng xuất bán trong kỳ và hàng tồn cuối kỳ
CPBH phân bổ cho hàng đã bán
CPBH cần CPBH cần phân bổ Phân bổ đầu kỳ phát sinh trong kỳ +
= x
Tiêu thức phân bổ của hàng đã xuất bán trong kỳ
Tiền lơng phải trả cho NVBH
Trích BHXH, BHYT, KPCĐ Trị giá NVL, CCDC xuất dùng cho BH
Các khoản ghi giảm CPBH Cuối kỳ K/C CPBH để XĐKQ K/C 1 phần CPBH Phân bổ TK 334 TK 338 TK 152,153 TK 641 TK 111,112,152 TK 911 TK 142 TK 142 Loại NVL, CCDC PB nhiều lần nhiều
Trờng Đại học Công nghiệp Hà Nội Khoa Kinh tế
I.5.2. Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp.
Chi phí quản lý doanh nghiệp là toàn bộ chi phí có liên quan đến toàn bộ hoạt động quản lý kinh doanh, quản lý hành chính và quản lý điều hành chung toàn doanh nghiệp.
Theo quy định của chế độ kế toán hiện hành, Chi phí quản lý doanh nghiệp đựơc mở chi tiết cho 8 TK cấp II:
TK 6421: Chi phí nhân viên quản lý TK 6422: Chi phí vật liệu quản lý TK 6423: Chi phí đồ dùng văn phòng TK 6424: Chi phí khấu hao TSCĐ TK 6425: Thuế, phí và lệ phí TK 6426: Chi phí dự phòng
TK 6427: Chi phí dịch vụ mua ngoài TK 6428: Chi phí bằng tiền khác
Hoạt động quản lý doanh nghiệp liên quan đến các hoạt động trong doanh nghiệp.Do vậy, cuối kỳ cần đợc tính toán phân bổ, kết chuyển hợp lý để xác định kết quả kinh doanh. Trờng hợp doanh nghiệp sản xuất có chu kỳ sản xuất dài trong kỳ không có (hoặc có ít) sản phẩm tiêu thụ hoặc doanh nghiệp thơng mại có dự trữ hàng hóa giữa các kỳ có sự biến động lớn, Chi phí QLDN cũng cần tính toán phân
Trích KH TSCĐ phục vụ bán hàng
CP dịch vụ mua ngoàI phục vụ BH TK 133 Trích trớc chi phí sửa chữa lớn
cho các kỳ sau TK 214
TK 111,112,131
Trờng Đại học Công nghiệp Hà Nội Khoa Kinh tế
bổ cho sản phẩm, hàng hóa còn lại cha tiêu thụ cuối kỳ. Công thức phân bổ giống nh chi phí bán hàng đã trình bày ở trên.
Chứng từ sử dụng:
- Cũng giống nh chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp cũng sử dụng các bảng phân bổ, hoá đơn GTGT...
Sơ đồ 11: Trình tự kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp đợc minh hoạ bằng sơ đồ sau:
Tiền lơng phải trả cho NVQLDN TK 338
Trích BHXH, BHYT, KPCĐ cho NVQLDN
TK 152
Trị giá NVL xuất dùng cho QLDN TK153
Xuất kho CCDC dùng cho QLDN TK142
Loại PB nhiều lần Phân bổ
CCDC TK 139, 214
Trích khấu hao TSCĐ TK111,112,131
Chi phí dịch vụ mua ngoài
TK 133 Lập dự phòng PTKĐ TK 335 TK 333 Trích trớc chi phí QLDN TK111,152 TK 642 TK 334
Các khoản ghi giảm CP QLDN TK 911 Cuối kỳ kết chuyển CP QLDN TK 142 Loại PB nhiều lần
Trờng Đại học Công nghiệp Hà Nội Khoa Kinh tế
I.6. Kế toán dự phòng phải thu khó đòi.
Đối với các doanh nghiệp lớn, khối lợng tiêu thụ sản phẩm, hàng hóa nhiều th- ờng có số lợng nợ phải thu lớn phát sinh trong quan hệ thanh toán, do đó có thể phát sinh nợ phải thu khó đòi vì khách nợ không có khả năng trả kịp thời, đầy đủ hoặc vì lý do nào đó khách nợ không còn khả năng thanh toán.
Trong chế độ tài chính doanh nghiệp hiện nay, Nhà nớc cho phép doanh nghiệp đợc lập dự phòng thiệt hại nợ phải thu khó đòi. Để phản ánh tình hình lập và sử dụng các khoản dự phòng phải thu khó đòi, kế toán sử dụng: TK 139- Dự phòng phải thu khó đòi.
Kết cấu cơ bản của TK này nh sau:
Bên Nợ:
- Các khoản phải thu khó đòi đã xử lý
- Hoàn nhập dự phòng vào cuối niên độ kế toán
Bên Có:
- Trích lập dự phòng phải thu khó đòi tính vào chi phí.
Số d bên Có:
- Số dự phòng phải thu khó đòi còn lại cuối kỳ
Sơ đồ 12: Kế toán dự phòng phải thu khó đòi nh sau:
(1) Trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi vào cuối niên độ kế toán trớc khi lập BCTC (nếu số cần trích lập năm tới lớn hơn số dự phòng còn lại).
TK642 TK139 TK642 TK111 TK711 TK131, 138 (2) (1) (3) (4)
Trờng Đại học Công nghiệp Hà Nội Khoa Kinh tế
(2) Hoàn nhập phần chênh lệch (số dự phòng cần lập cho năm tới nhỏ hơn số dự phòng còn lại của năm nay) vào cuối niên độ kế toán trớc khi lập BCTC.
(3) Số nợ phải thu đợc xác định là không đòi đợc, đã xử lý xóa sổ trong kỳ. (4) Khoản thu khó đòi đã đợc xử lý xóa nợ, sau đó lại thu hồi đợc nợ. Đồng thời ghi Có TK 004 "Nợ khó đòi đã xử lý
I.7. Kế toán xác định kết quả bán hàng.
Kết quả bán hàng đợc tạo ra từ quá trình bán hàng biểu hiện bằng số tiền lãi hoặc lỗ. Kết quả bán hàng là nguồn để doanh nghiệp tái sản xuất, là nguồn phân phối cho các chủ sở hữu, làm nghĩa vụ với Nhà nớc, cải thiện đời sống cho ngời lao động. kết quả bán hàng của doanh nghiệp là khoản chênh lệch giữa doanh thu thu đợc từ qua trình bán hàng với chi phí mà doanh nghiệp đã bỏ ra trong quá trình bán hàng. Để tiến hành xác định kết quả bán hàng, kế toán sử dụng TK 911- Xác định kết quả kinh doanh.
Kết cấu cơ bản của TK này nh sau:
Bên Nợ:
- Trị giá vốn của sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ đã tiêu thụ - Chi phí tài chính trong kỳ
- Chi phí bán hàng, Chi phí quản lý doanh nghiệp tính cho hàng tiêu thụ trong kỳ
- Chi phí khác trong kỳ
- Kết chuyển số lãi từ hoạt động kinh doanh trong kỳ
Bên Có:
- Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ - Doanh thu hoạt động tài chính
- Thu nhập khác trong kỳ
- Kết chuyển số lỗ từ hoạt động kinh doanh trong kỳ
Cách xác định kết quả bán hàng:
Doanh
_ Giá vốn _ CPBH, CPQLDN
Trờng Đại học Công nghiệp Hà Nội Khoa Kinh tế
Sơ đồ 13 :Trình tự kế toán xác định kết quả bán hàng đợc minh hoạ bằng sơ đồ sau:
(1) Cuối kỳ kết chuyển giá vốn hàng bán.
(2) Cuối kỳ kết chuyển chi phí bán hàng cho hàng tiêu thụ. (3) Cuối kỳ kết chuyển chi phí quản lý doanh nghiệp.
(4) Cuối kỳ xác định doanh thu và kết chuyển doanh thu thuần. (5a) Cuối kỳ xác định kết quả kinh doanh: kết chuyển thực lỗ. (5b) Cuối kỳ xác định kết quả kinh doanh: kết chuyển thực lãi.
I.8. Hình thức sổ kế toán.
Tất cả các doanh nghiệp thuộc mọi loại hình, mọi lĩnh vực hoạt động sản xuất kinh doanh và mọi thành phần kinh tế đều phải mở, ghi chép, quản lý, lu trữ và bảo quản sổ kế toán theo đúng các quy định của “Chế độ kế toán doanh nghiệp” theo QĐ số 1141TC/QĐ/QĐ ngày 01/11/1995, quy định doanh nghiệp phải áp dụng một trong các hình thức sổ kế toán sau:
Sơ đồ 14: Trình tự ghi sổ Kế toán theo hình thức Nhật ký chung:
= TK 632 TK 641, 142 TK 642, 1422 TK 911 (1) (2) (3) TK511 (4) TK421 (5a) (5b)
Trờng Đại học Công nghiệp Hà Nội Khoa Kinh tế
Sơ đồ 15: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký- Sổ Cái.
Sơ đồ 16: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức Chứng Từ Ghi Sổ Chứng từ gốc
Sổ Nhật ký đặc biệt Sổ nhật ký chung Sổ, thẻ kế toán chi tiết
Sổ Cái
Báo cáo tài chính
Bảng tổng hợp chi tiết Bảng cân đối số phát sinh
Chứng từ gốc Bảng tổng hợp chứng từ gốc Nhật Ký- Sổ Cái
Báo Cáo Tài Chính
Sổ, thẻ kế toán chi tiết Bảng tổng hợp chi tiết Sổ quỹ