Đặc điểm chủ yếu của hình thức sổ này là mọi nghiệp vụ kế toán phát sinh đều phải căn cứ vào chứng từ gốc, lập chứng từ ghi sổ trước khi ghi sổ kế toán. Việc ghi sổ kế toán tổng hợp bao gồm:
• Ghi theo trình tự thời gian được thực hiện trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ.
• Ghi theo nội dung kinh tế được thực hiện trên sổ cái.
Chứng từ ghi sổ là do kế toán lập trên cơ sở từng chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp các chứng từ gốc cùng loại, có cùng nội dung kinh tế. Chứng từ ghi sổ được đánh số hiệu liên tục trong từng tháng hoặc cả năm (theo số thứ tự trong sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và có chứng từ gốc đính kèm phải được kế toán trưởng duyệt trước khi ghi sổ kế toán). Hình thức sổ này bao gồm các loại sổ kế toán chủ yếu sau:
Chứng từ gốc PNK, PXK, BBKN VL
Các sổ, thẻ kế toán chi tiết
Sổ quĩ Bảng tổng hợp
chứng từ gốc
Bảng tổng hợp chi tiết Nhật ký - sổ cái
• Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ.
• Sổ cái.
• Các thẻ kho, sổ kế toán chi tiết.
Trình tự hạch toán vật liệu theo hình thức chứng từ - ghi sổ được thực hiện theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 11
- Ưu điểm:
+ Vận dụng được cho các loại hình doanh nghiệp đặc biệt doanh nghiệp lớn. + Thuận tiện cho việc cơ giới hoá tính toán.
- Nhược điểm: Ghi chép còn trùng lắp nhiều. Chứng từ gốc
PNK, PXK
Sổ quĩ Sổ, thẻ chi tiết v.l,
t/t với người bán Bảng tổng hợp chứng từ gốc Sổ đăng ký chứng từ ghi sổ Chứng từ ghi sổ Sổ cái TK 152,151,331... Bảng TH chi tiết Bảng cân đối số phát sinh
Báo cáo tài chính và báo cáo N-X-T vật liệu