II. thựctế công tác kế toán bán hàng và xác định kết
2.3.4. Kế toán chi phí bán hàng (CPBH)
a. Nội dung CPBH tại Công ty TNHH thơng mại Đông Phong.
Để thực hiện quá trình bán hàng, Công ty cần phải chi ra các chi phí liên quan phục vụ cho việc bán hàng hoá gọi chung là CPBH. CPBH tại Công ty TNHH thơng mại Đông Phong bao gồm:
- Chi phí về lơng phải trả cho nhân viên bán hàng. - Chi phí khấu hao TSCĐ.
- Chi phí dịch vụ mua ngoài: Điện, nớc, vận chuyển… - Chi phí bằng tiền khác trong quá trình bán hàng hoá.
b. Chứng từ kế toán sử dụng.
- Phiếu chi.
- Hoá đơn, hợp đồng dịch vụ mua ngoài. - Giấy tạm ứng, các chứng từ liên quan.
c. Tài khoản sử dụng và trình tự hạch toán.
Để hạch toán CPBH, kế toán sử dụng TK 641: “ Chi phí bán hàng” và các tài khoản liên quan nh: TK 111, TK 112, TK 241, Tk 334, Trong kỳ có các nghiệp vụ… kinh tế phát sinh liên quan đến CPBH đều đợc theo dõi, ghi chép. Cuối tháng căn cứ vào các chứng từ ghi sổ do kế toán phần hành chuyển tổng hợp vào sổ cái TK 641, cuối kỳ kế toán kết chuyển sang TK 911.
Ví dụ: Trích số liệu trong quý I năm 2008, kế toán tập hợp CPBH nh sau: Nợ TK 641: 230.120.000 đ Có TK 334: 108.510.000 đ Có TK 111: 100.409.000 đ Có TK 214(1): 9.645.000 đ Có TK 152(3): 4.950.000 đ Có TK 153(1): 6.606.000 đ
2.3.5. Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp (CPQLDN).
a. Nội dung CPQLDN.
Nội dung CPQLDN tại Công ty TNHH thơng mại Đông Phong bao gồm: - Tiền lơng trả cho nhân viên QLDN.
- Chi phí đồ dùng văn phòng: công cụ dụng cụ, đồ dùng ở bộ phận quản lý. - Chi phí khấu hao TSCĐ.
- Chi phí dịch vụ mua ngoài: Điện, nớc, điện thoại. - Chi phí bằng tiền khác.
b. Chứng từ kế toán sử dụng.
- Phiếu chi.
- Hợp đồng dịch vụ mua ngoài. - Chứng từ liên quan khác.
c. Tài khoản sử dụng và trình tự hạch toán.
Để hạch toán CPQLDN, kế toán sử dụng TK 642: “ Chi phí quản lý doanh nghiệp”, ngoài ra kế toán còn sử dụng các tài khoản khác liên quan nh: TK 111, TK 153, TK 333.7, TK 334, TK 331, TK 214…
CPQLDN phát sinh trong kỳ đợc phản ánh vào TK 642. Cuối kỳ kế toán tập hợp CPQLDN và kết chuyển sang TK 911 để xác định kết quả hoạt động kinh doanh, đồng thời phản ánh vào sổ cái TK 642.
Nợ TK 642: 195.460.000 đ Có TK 334: 93.240.000 đ Có TK 111: 71.227.000 đ Có TK 214(1): 14.069.000 đ Có TK 333(7): 3.668.000 đ Có TK 152(3): 8.803.000 đ Có TK 153(1): 4.453.000 đ 2.4. Kế toán xác định kết quả bán hàng - Cách xác định
Kết quả = Doanh thu thuần - Giá vốn hàng bán - CPBH - CPQLDN bán hàng
- TK sử dụng
TK 911. Xác định kết quả kinh doanh TK 421. Lãi cha phân phối. Trong đó
4211. Lợi nhuận cha phân phối năm trớc 4212. Lợi nhuận cha phân phối năm nay
Các TK liên quan.TK 511, 515, 711, 635, 641, 642, 632…
Ví dụ
Cuối kỳ xác định kết quả bán hàng + Kết chuyển doanh thu thuần
Nợ TK 511 50.567.210.000 đ
Có TK 911 50.567.210.000 đ + Kết chuyển doanh thu hoạt động tài chính
Nợ TK 515 2.716.000 đ Có TK 911 2.716.000 đ + Kết chuyển Giá vốn hàng bán Nợ TK 911 45.827.385.000 đ Có TK 632 45.827.385.000 đ
Nợ TK 911 1.398.195.000 đ
Có TK 642 1.398.195.000 đ + Kết chuyển Chi phí hoạt động tài chính
Nợ TK 911 2.998.663.000 đ
Có TK 635 2.998.663.000 đ + Kết chuyển thuế thu nhập doanh nghiệp
Nợ TK 911 96.791.000 đ
Có TK 821 96.791.000 đ + Kết chuyển lợi nhuận sau thuế
Nợ TK 911 248.892.000 đ
Có TK 421 248.892.000 đ
Một số ý kiến góp phần nâng cao
công tác kế toàn bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công ty tnhh thơng mại đông phong
I. Nhận xét chung về kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng của công ty TNHH thơng mại Đông phong:
Trong thời gian qua, trờn cơ sở những kiến thức đó học cựng sự giỳp đỡ của cỏc cụ, chỳ, phũng Tài chớnh - Kế toỏn cụng ty TNHH thương mại Đụng Phong, em đó cú cơ hội được trực tiếp quan sỏt và tiếp cận với cụng việc cụ thể của cỏn bộ phũng Tài chớnh - Kế toỏn. Điều đú giỳp em cú cơ hội so sỏnh giữa lý thuyết đó học với thực tế tại cụng ty, từ đú rỳt ra được những bài học kinh nghiệm cho bản thõn.
Trong thời gian thực tập tại cụng ty, em đó cố gắng tỡm hiểu thực trạng cụng tỏc kế toỏn và tập hợp lại để viết Bỏo cỏo thực tập. em nhận thấy công tác quản lý cũng nh công tác kế toán đã tơng đối hợp lý song bên cạnh đó vẫn còn một số vấn đề cha đợc phù hợp.Với mong muốn nâng cao hơn nữa công tác kế toán ở công ty, em mạnh dạn nêu ra một số nhận xét của bản thân về tổ chức công tác kế toán bán hàng và XĐKQ nh sau:
1. Những ưu điểm về cụng tỏc kế toỏn ở Cụng ty:
Một là: Tổ chức bộ mỏy kế toỏn được xõy dựng trờn mụ hỡnh tập trung phự hợp với đặc điểm, quy mụ SX của C.ty. Cỏc phũng ban kinh tế phối hợp chặt chẽ với phũng kế toỏn đảm bảo cụng tỏc hạch toỏn kế toỏn. Các nhân viên kế toán đợc phân công công việc khá khoa học, luôn luôn hoàn thành tốt nhiệm vụ. Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ đơn giản, dễ ghi chép, thuận tiện cho việc phân công lao động kế toán. Công ty hạch toán hàng tồn kho theo phơng pháp kê khai thờng xuyên là phù hợp với tình hình nhập – xuất diễn ra thờng xuyên, liên tục ở công ty, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác kế toán bán hàng.
Hai là: Về khõu tổ chức thu mua, dự trữ và bảo quản HH,VT: Cụng ty đó tổ chức được bộ phận chuyờn đảm nhận cụng tỏc thu mua HH,VT. Với khối lượng HH,VT sử dụng tương đối lớn, chủng loại đa dạng mà đơn vị vẫn đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời cho SX, khụng để tỡnh trạng ứ đọng HH,VT hoặc ngừng KD.
Cụng ty đó xỏc định được mức dự trữ cần thiết, hợp lý, đảm bảo cho quỏ trỡnh SXKD khụng bị giỏn đoạn.
Ba là: Với hình thức trả lơng theo thời gian với mức lơng ổn định và tăng dần đã làm cho CBCNV thực sự tin tởng và gắn bó với công ty cùng với điều hành của ban lãnh đạo cũng nh sự lao động hiệu quả của phòng kế toán luôn bảo đảm công bằng hợp lý chính xác đã làm cho CNV yên tâm và hăng say trong công việc, do vậy công ty đã ngày càng phát triển hơn, đời sống CBCNV ngày càng đợc đảm bảo và nâng cao.
Bốn là: Cụng ty xõy dựng kế hoạch luõn chuyển chứng từ và quy trỡnh luõn chuyển chứng từ được thực hiện chặt chẽ. Thủ tục nhập kho, xuất kho được thực hiện đầy đủ. Cỏc TK và sổ sử dụng theo đỳng chế độ.
Năm là: Công ty áp dụng hình thức kế toán chứng từ ghi sổ, đảm bảo việc phản ánh các nghiệp vụ loại hình kinh doanh của doanh nghiệp. Với hình thức kế toán này công ty thực hiện ghi chép các nghiệp vụ phát sinh theo trình tự thời gian và hệ thống theo nội dung kế toán, phơng pháp kế toán.
2. Những mặt còn tồn tại:
ằ Th ứ nhất: Về kế toán nghiệp vụ bán hàng
Công ty thờng xuyên phát sinh các nghiệp vụ bán hàng nội bộ, hàng biếu tặng nh- ng kế toán vẫn hạch toán chung vào TK-511 mà cha sử dụng TK-512-Doanh thu bán hàng nội bộ là cha hợp lý so với quy định.
ằ Thứ hai: Về kế toán nghiệp vụ mua hàng:
Công ty cha mở TK 151 “ hàng mua đang đi đờng ” để phản ánh giá trị hàng hóa mua ngoài đã thuộc quyền sở hữu của công ty nhng còn đang đi đờng, vận chuyển, mà hạch toán luôn vào TK 156 “ Hàng hóa ” là cha chính xác.
ằ Th ứ ba: Về trích lập khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi:
Do đặc điểm kinh doanh của công ty, khi bán hàng giao hàng trớc rồi thu tiền hàng sau, do đó số tiền phải thu là khá lớn. Tuy nhiên, kế toán công ty không tiến hành trích khoản dự phòng phải thu khó đòi, điều này ảnh hởng không nhỏ tới việc hoàn vốn và xác định kết quả tiêu thụ.
Công ty TNHH thơng mại Đông Phong là một đơn vị kinh doanh thơng mại, để tiến hành kinh doanh thì công ty phải tiến hành mua hàng hóa nhập kho rồi sau đó mới đem đi tiêu thụ. Điều này không tránh khỏi sự giảm giá thờng xuyên của hàng trong kho. Tuy nhiên kế toán công ty lại không trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
ằ Thứ năm: Về phân bổ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp:
Công ty phân bổ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp cho toàn bộ hàng tiêu thụ vào cuối mỗi tháng, tuy nhiên khâu phân bổ chi phí này cho từng mặt hàng tiêu thụ, vì vậy không xác định chính xác đơc kết quả tiêu thụ của từng mặt hàng để từ đó có kế hoạch kinh doanh phù hợp.
ằ Thứ sáu: Về bộ máy lãnh đạo của công ty
Hiện nay bộ máy lãnh đạo của công ty còn ít ngời đẫn đến một ngời phải kiêm nhiều việc trong cùng một lúc do vậy sẽ không tránh khỏi công việc bị chồng chéo, sách chiết khấu, giảm giá sao cho hai bên cùng có lợi tạo đợc uy tín với khách hàng và trên thị trờng.
II. Một số ý kiến góp phần nâng cao chất lợng công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công ty TNHH Thơng Mại Đông Phong:
Thứ nhất: Về kế toán nghiệp vụ bán hàng:
Công ty nên sử dụng TK 512-Doanh thu bán hàng nội bộ để phản ánh các nghiệp vụ tiêu thụ nội bộ trong công ty:
+ Khi bán hàng nội bộ:
Ví dụ: Ngày 17/03 xuất bán cho anh Đỗ Văn Trung, là nhân viên của công ty 100 viên đá Granite, giá vốn 80.000 đ, giá bán 100.000 đ/viên, thuế GTGT 10 % ( Biểu số 6). Kế toán định khoản: BT1: Nợ TK 111 11.000.000 đ Có TK 512 10.000.000 đ Có TK 3331 1.000.000 đ BT2: Nợ TK 632 8.000.000 đ Có TK 156 8.000.000 đ + Sản phẩm biếu tặng:
Ngày 19/03 xuất kho biếu chị Trần Thị Hơng, Trởng phòng Xuất nhập khẩu 50 cây Sắt Ф6, đơn giá 100.000 đ/cây để sửa nhà, lấy từ quỹ khen thởng, phúc lợi. (Biểu số 7 ). Kế toán định khoản:
Nợ TK 431 5.500.000 đ
Có TK 512 5.000.000 đ Có TK 33311 5.00.000 đ.
Thứ hai: Về sử dụng tài khoản phản ỏnh HH,VT đang đi đường (TK151):
Cụng ty nờn sử dụng TK 151 để phản ỏnh giỏ trị HH,VT đó thuộc quyền sở hữu của Cụng ty nhưng đến cuối thỏng hàng vẫn chưa về nhập kho. Kết cấu TK này như sau:
- Bờn Nợ: Phản ỏnh giỏ trị hàng húa, vật tư đang đi đường.
- Bờn cú: Phản ỏnh giỏ trị hàng húa, vật tư đang đi trờn đường thỏng trước, thỏng này đó về nhập kho hoặc đưa vào sử dụng.
- Số dư Nợ: Phản ỏnh giỏ trị HH,VT đang đi trờn đường cuối kỳ.
Khi nhận được húa đơn mua hàng, kế toỏn chưa hạch toỏn ngay mà chỉ cần lưu chứng từ để theo dừi. Đến cuối thỏng hàng vẫn chưa về thỡ căn cứ vào hoỏ đơn, kế toỏn phản ỏnh trị giỏ vật tư đang đi đường :
V
í dụ: Ngày 10/3 nhận đợc hóa đơn bán hàng Công ty TNHH Thơng mại Vĩnh Thành nhng đến ngày 12/3 hàng vẫn cha về, kế toán định khoản:
Nợ TK151: 1.404.200.000 đ Nợ TK133: 140.420.000 đ
Cú TK 131: 1.544.620.000 đ Sang thỏng sau, khi vật tư nhập kho thỡ kế toỏn phản ỏnh :
Nợ TK152 1.404.200.000 đ
Cú TK151 1.404.200.000 đ
Như vậy sẽ giỳp kế toỏn quản lý chặt chẽ hơn quỏ trỡnh vận động của HH,VT núi riờng cũng như tài sản của Cụng ty núi chung.
Thứ ba: Trích lập và hạch toán trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi:
Trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi hiện nay vẫn cha đợc sử dụng. Vì thế công ty nên tiến hành trích lập dự phòng ; bởi vì khách hàng của công ty hiện nay trả chậm
khá nhiều, có các khách hàng mua hàng đã lâu , quá hạn hợp đồng nhng vì nhiều lý do không thích hợp mà vẫn cha thanh toán cho công ty. Do đó , để hạch toán kết quả kinh doanh đợc chính xác, Kế toán nên mở thêm TK 139 “ Dự phòng phải thu khó đòi ” với phơng pháp hạch toán cụ thể nh sau :
+ Vào cuối niên độ Kế toán sau khi xác định đợc các khoản phải thu khó đòi hoặc khả năng không đòi đợc, Kế toán ghi :
Nợ TK 642 : Chi phí quản lý doanh nghiệp. Có TK 139 : Dự phòng phải thu khó đòi.
+ Vào cuối niên độ Kế toán tiếp theo Kế toán phải hoà nhập toàn bộ các khoản dự phòng đã trích lập cuối niên độ trớc và ghi :
Nợ TK 139 : Dự phòng phải thu khó đòi. Có TK 711 : Thu nhập khác
Việc trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi phải dựa trên nguyên tắc thận trọng và doanh thu phải phù hợp với chi phí, chỉ khi nào khách hàng không còn khả năng thanh toán nợ thì mới tiến hành trích lập dự phòng
Ví dụ: Tính đến ngày 28/12 trong tổng số tiền còn phải thu của khách hàng có số tiền 45.706.818 Công ty Thủy Quang đợc xác định là nợ khó đòi. Khi đó, công ty cần lập dự phòng cho năm tới nh sau:
Nợ TK642 45.706.818 đ
Có TK139 45.706.818 đ
Th ứ t : Về trích lập và kế toán trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho:
Do hình thức kinh doanh thực tế tại Công ty nhiều khi phải mua hàng về kho để chuẩn bị cho hoạt động phân phối lu thông tiếp theo. Việc này không tránh khỏi sự giảm giá thờng xuyên, liên tục của hàng hóa trong kho.
Vì vậy, công ty nên trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho. Dự phòng giảm giá hàng tồn kho là việc tính trớc vào giá vốn hàng bán phần giá trị bị giảm xuống thấp hơn so với giá ghi sổ của kế toán hàng tồn kho. Cuối kỳ nếu kế toán nhận thấy có bằng chứng chắc chắn về sự giảm giá thờng xuyên cụ thể xảy ra trong kỳ kế toán tiến hành trích lập dự phòng.
*. Vớ dụ: Cuối năm 2007, Cụng ty trớch lập dự phũng giảm giỏ HTK cho loại Xi măng trắng Trung Quốc năm 2007 là: 20.000.000đ
Cuối năm 2008, số dự phũng giảm giỏ cũn là: 15.000.000đ Số dự phũng cần trớch lập cho năm 2009 là: 12.000.000đ
Ta cú: - Cuối năm 2007:
+ Bỳt toỏn 1: Nợ TK632: 20.000.000đ
Cú TK159: 20.000.000đ
+ Bỳt toỏn 2: Khi phỏt sinh khoản giảm giỏ 5 triệu, kế toỏn ghi:
Nợ TK159: 5.000.000đ
Cú TK331: 5.000.000đ
- Cuối năm 2008: năm 2009 chỉ cần 12 triệu, nờn hoàn nhập 3 triệu:
Nợ TK159: 3.000.000đ
Cú TK632: 3.000.000đ
Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho nhằm giúp công ty bù đắp các thiệt haị thực tế xảy ra do hàng hóa tồn kho giảm giá, đồng thời cũng để phản ánh giá trị thực tế thuần túy hàng tồn kho của Công ty nhằm đa ra một hình ảnh trung thực về tài sản của công ty khi lập báo cáo tài chính vào cuối kỳ hạch toán.
Thứ năm: Phân bổ chi phí quản lý kinh doanh cho từng mặt hàng tiêu thụ để tính kết quả tiêu thụ của từng mặt hàng:
Hàng hóa công ty kinh doanh gồm nhiều chủng loại, mỗi loại mang lại mức lợi nhuận khác nhau. Một trong những biện háp tăng lợi nhuận là phải chú trọng nâng cao doanh thu của mặt hàng cho mức lãi cao. Vì vậy, cần xác định đợc kết quả tiêu