Nhằm làm lành mạnh hóa tình hình tài chính của mình, trong thời gian tới công ty cần có những biện pháp hữu hiệu để có thể thu hồi vốn sớm nhất, giảm tối đa số vốn bị chiếm dụng. Đây là việc làm khá nhạy cảm vì nó có ảnh
hởng trực tiếp tới quan hệ của công ty với các bạn hàng nên cần có những chính sách mềm dẻo và thích hợp.
Mặt khác, để đề phòng những tổn thất về nợ phải thu khó đòi có thể xảy ra nh khách hàng không còn khả năng thanh toán hoặc thanh toán không đủ số lợng , bảo đảm phù hợp giữa doanh thu và chi phí, cuối mỗi niên độ kế toán,… kế toán phải tính ra tổng số nợ khó đòi để trích lập dự phòng. Các khoản công nợ đợc xác định là khoản nợ khó đòi phải có căn cứ hợp lý, hợp lệ và hợp pháp, phải đợc xác nhận rõ tên, địa chỉ, nội dung từng khoản phải thu khó đòi. Công ty phải có những chứng từ gốc hoặc xác nhận của con nợ cha trả (hợp đồng kinh tế, khế ớc vay nợ, bản thanh lý hợp đồng, cam kết nợ ). Đây là… những khoản nợ quá hạn 1 năm trở lên kể từ ngày đến hạn thu nợ, công ty đã tiến hành đòi nhiều lần nhng vẫn không thu đợc. Trờng hợp đặc biệt, tuy cha quá hạn 1 năm nhng công nợ đang trong thời gian xem xét giải thể, phá sản hoặc có dấu hiệu khác nh bỏ trốn, đang bị giam giữ, tử vong thì cũng đ… ợc coi là nợ phải thu khó đòi. Mức dự phòng phải thu khó đòi tối đa không quá 20% tổng số d nợ phải thu của công ty tại thời điểm cuối năm và bảo đảm cho doanh nghiệp không bị lỗ.
*TK sử dụng:
Các khoản phải thu khó đòi đợc theo dõi trên TK 139 “Dự phòng phải thu khó đòi”. Tài khoản này đợc chi tiết thành hai tài khoản cấp 2:
- TK 1391 - Dự phòng phải thu khó đòi tại công ty.
Kết cấu:
Bên Nợ: Hoàn nhập dự phòng đã lập thừa.
Bên Có: Lập dự phòng nợ phải thu khó đòi ghi chi quản lý doanh nghiệp cho năm báo cáo.
* Phơng pháp xác định:
Mứa dự phòng phải thu khó đòi đợc xác định theo công thức sau:
Sau khi xác định đợc mức dự phòng cần lập cho năm kế hoạch hay năm báo cáo, kế toán tiến hành so sánh, tính ra mức chênh lệch giữa số dự phòng cần lập năm báo cáo với số dự phòng đã lập năm trớc, từ đó tiến hành hạch toán.