2.2.4.1. Thủ tục nhập kho vật liệu
Căn cứ vào đó, phòng kinh doanh kế hoạch lên kế hoạch mua sắm vật tư phục vụ cho sản xuất. Có hai hình thức mua là mua trực tiếp và mua gián tiếp.
Theo hình thức mua trực tiếp: Cán bộ phòng kinh doanh kế hoạch trực tiếp xuống các đơn vị, tổ chức kinh tế nơi có nguồn vật liệu phù hợp với đặc điểm thi công xây dựng công trình để ký kết các hợp đồng mua vật liệu. Cán bộ phòng kinh doanh kế hoạch có trách nhiệm vận chuyển, bảo quản vật liệu về kho an toàn với chi phí vận chuyển công ty chịu. Sau đó làm thủ tục nhập kho, hình thức này thường áp dụng với các loại vật tư có khối lượng không lớn như các loại phụ tùng thay thế.
Theo hình thức thu mua gián tiếp: Công ty và đơn vị cung cấp ký hợp đồng kinh tế. Trong hợp đồng phải thỏa thuận về loại vật liệu, kích thước, mẫu mã, số lượng, phương thức thanh toán, giá cả, địa điểm giao nhận. Căn cứ vào các điều khoản trong hợp đồng đơn vị bán sẽ chuyển giao vật liệu đến nơi quy định.
Công ty phải chịu chi phí vận chuyển từ kho của người bán tới nơi giao NVL. Đây là hình thức mua chủ yếu đối với vật tư mua bán với khối lượng lớn như cát, sỏi, thép, xi măng…
Khi vật liệu về đến công ty, có một ban kiểm nghiệm kiểm tra số NVL đó về chất lượng, số lượng chủng loại, quy cách. Kết quả kiểm tra được ghi vào Biên bản kiểm nghiệm vật tư.
Căn cứ vào hóa đơn giấy báo nhận hàng và biên bản kiểm nghiệm vật tư, khi vật tư đã đủ các tiêu chuẩn như: đúng chủng loại, số lượng, chất lượng, kích cỡ thì kinh doanh kế hoạch mới tiến hành lập phiếu nhập kho.
Phiếu nhập kho được lập thành 3 liên.
+ Liên 1: Lưu ở phòng kinh doanh kế hoạch + Liên 2: thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho
+ Liên 3: Giao cho phòng kế toán để ghi sổ kế toán.
Căn cứ để viết phiếu nhập kho của vật tư nhập tại kho công ty là các hóa đơn bán hàng của nhà cung cấp.
Hóa đơn của người bán (Biểu 1) và phiếu NK (Biểu 3) được gửi cho phòng kế toán để làm thủ tục thanh toán.
Ví dụ: ngày 28/01/2006 căn cứ vào chứng từ ghi nhận như sau:
Mẫu số: 01 GTKT - 3LL
HÓA ĐƠN