1/ Thủ tục chứng từ:
Hoạt động tiíu thụ sản phẩm trong nước , quâ trình lập thủ tục chứng từ gồm: - Hợp đồng kinh tế
- Hóa đơn vận chuyển - Hóa đơn bân hăng (GTGT) - Phiếu xuất kho hăng hóa
- Chứng từ thu chi liín quan vă giấy bâo có của ngđn hăng
Với hoạt động bân hăng ngoăi nước phải tuđn thủ theo thủ tục bân ngoại thương vâ câc thủ tục chứng từ trong hoạt động mua bân ngoại thương như:
- Hợp đồng mua bân ngoại thương - Hóa đơn bân hăng
- Phiếu đóng gói
- Giấy chứng nhận xuất xứ
- Giấy chứng nhận được khâch hăng ký nhận
Ngoăi câc loại chứng từ cần thiết Công ty cần phải có giấy thông bâo của ngđn hăng về thư tín dụng (L/C) của người mua mở tại ngđn hăng
2/ Hoạt động bân hăng vă thu tiền:
Sau khi ký kết hợp đồng mua bân, hợp đồng gia công hăng thủy sản, hoặc nhận câc đơn đặt hăng từ khâch hăng thì đơn vị tiến hănh sản xuất, gia công chế biến để kịp thời giao hăng theo đúng thời hạn đê ghi trín hợp đồng.
Đối với những khâch hăng lạ, không thường xuyín, mua hăng với số lượng không nhiều, sau khi xuất hăng ra khỏi kho Công ty, bộ phận kế toân tiến hănh lập hóa đơn. Người mua nhận được hăng, họ tiến hănh kiểm kí về mặt số lượng vă chất lượng của lô hăng đó, vă đồng ý thanh toân tiền hăng cho Công ty, thì lúc năy bộ phận kế toân
mới gởi hóa đơn đến cho khâch hăng vă hăng hóa xem như đê tiíu thụ. Thòi hạn thanh toân tiền hăng trong trường hơp năy được 2 bín thỏa thuận vă ghi rõ trong hợp đồng. Đối với những khâch hăng mua hăng với số lượng lớn, trực tiếp giao dịch ký kết hợp đồng với Công ty để nhận hăng vă đa số họ lă những khâch hăng đâng tin cậy có quan hệ lđu năm với Công ty thì đơn vị âp dụng phương thức bân hăng khâc. Quyết định bân chịu một phần hay bân chịu toăn bộ lô hăng có thể đồng thời thể hiện trín hợp đồng kinh tế như một điều kiện đê được thỏa thuận trong quan hệ mua bân trín hợp đồng. Tuy nhiín, ở Công ty việc ghi đúng bân chịu được tiến hănh trín câc lệnh bân hăng trước khi vận chuyển hăng do một người am hiểu về tình hình tăi chính vă về khâch hăng xĩt duyệt. Việc xĩt duyít năy có thể được tính toân cụ thể trín lợi ích của cả 2 bín theo hướng khuyến khích người mua trả tiền nhanh vă theo đúng quy định trín hợp đồng.
Văo lúc giao hăng thì hóa đơn cũng được lập, hóa đơn vừa lă phương thức chỉ rõ cho khâch hăng về số tiền vă thời hạn thanh toân của từng thương vụ, vừa lă căn cứ ghi sổ nhật ký bân hăng vă theo dõi câc khoản phải thu khâch hăng tại đơn vị
Tại Công ty có nghiệp vụ bân hăng thì dùng “hóa đơn GTGT”
HÓA ĐƠN (GTGT) Mẫu sổ:01GTKT-322
(liín 3: Dùng để thanh toân) MN/00-N Ngăy 1 thâng 8 năm 2001 No: 082516
Đơn vị bân : Công ty Cổ phần thủy sản Đă Nẵng Địa chỉ : 71 Trương Trí Cường
Điệ thoại : 0511-824571 MS : 04 001 00400-1 Họ tín người mua:
Đơn vị: Công ty xuất nhập khẩu thủy sản Miền trung Địa chỉ :263 Phan Chu Trinh -ĐN. Số Tăi khoản Hình thức thanh toân: Tiền mặt. MS :04 0010077-8 ST
T Tín hăng hóa, dịchvụ ĐVT Số lượng Đơn gía Thănh tiền
A B C 1 2 3=1*2
01 Câ bânh đường NC kg 500 42.000 21.000.000
02 Mực nang II kg 450 80.000 36.000.000
Cộng tiền hăng: 57.000.000
Thuế suất thuế GTGT :5%. Tiền thuế suất thuế GTGT: 2.850.000
Tổng cộng thanh toân: 59.850.000
Số tiền bằng chữ : Năm mươi chín triệu tâm trăm năm mươi ngăn đồng y. Người mua hăng Kế toân trưởng Thủ trưởng đơn vị (Ký, ghi rõ họ tín) (Ký, ghi rõ họ tín) (Ký,đóng dấu, ghi rõ họ tín)
Khâch hăng sau khi nhận được hăng thì tiến hănh lăm câc thủ tục thanh toân tiền hăng với giâ cả đê được thỏa thuận trín hợp đồng. Khi đê nhận hăng, khâch hăng có thể thanh toân cho Công ty có thể băng tiền mặt, có thể bằng TGNH, vă thông thường hơn cả lă sau một thời gian năo đó đê được thống nhất trín hợp đồng thì Công ty mới thu tiền, vă nó sẽ trở thănh khoản nợ phải thu của Công ty đối với khâch hăng. Số dư nợ của tăi khoản 131 “phải thu khâch hăng” sẽ tăng lín sau mỗi nghiệp vụ kinh tế như trín phât sinh
Tuy nhiín cũng có những trường hợp do mang tính thời vụ, hăng hóa trở nín khan hiếm (chăng hạn như: mực nang NC, tôm sú..) thì khâch hăng thường trả trước một khoản tiền cho Công ty về một lô hăng mă thật sự thì họ chưa nhận được đđy được xem như tiền đặt cọc của khâch hăng trả trước cho Công ty vă Công ty phải có trâch nhiệm đối với số tiền năy.
Tại Công ty Cổ phần thủy sản ĐN, chính sâch chiết khấu đối với câc khâch hăng thanh toân sớm tiền hăng chưa được âp dụng một câch cụ thể như đối với câc doanh nghiệp khâc, tuy nhiín không phải tại Công ty không có hoạt động năy.
Chẳng hạn như: Công ty thường xuyín nhận gia công mặt hăng thủy sản đông lạnh vă câc loại thủy sản khâc cho câc đơn vị vă câc câ nhđn có nhu cầu. Sau khi gia công xong đê đến thời hạn giao hăng nhưng đơn vị trín chưa đến nhận hăng thì Công ty sẽ tính thím phần phí lưu kho của mặt hăng đó. Tuy nhiín, nếu hăng gởi gia công với số lượng nhiều, trong trường hợp nếu có quâ thời hạn nhận hăng từ nữa thâng trở lại mă đơn vị đó chưa đín nhận thì Công ty sẽ không tính thím phần phí lưu kho như trường hợp trín.Vă hiện nay Công ty vẫn chưa có biện phâp để khắc phục tình trạng trín.
3. Câc đơn đặt hăng tiíu biểu tại Công ty:
ĐƠN ĐẶT HĂNG
Tôi tín lă : Hùng Oanh Công tâc tại : 120 Lí Duẩn
Đề nghị phòng kinh doanh cho tôi mua một số lô hăng sau: ST
T Tín hăng hóa ĐVT lượngSố Đơn giâ Thănh tiền
01 02 03 04 Câ đông lạnh Mực nang ĐL I Mực nang ĐL II Câ thu Fillet ĐL
Kg Kg Kg Kg 30 25 40 48 32.000 85.000 80.000 43.000 960.000 2.125.000 3.200.000 2.064.000 Tổng cộng 143 8.349.000
Đặt tiền trước :700.000 đồng Số còn lại :7.649.000 đồng
Thời hạn thanh toân số tiền còn lại : 5 ngăy sau khi nhận được hăng
Số tăi khoản của Công ty tại ngđn hăng ngọai thương ĐN: 362121-370079
Nếu quâ thời hạn năy mă chưa thanh toân tiền hăng thì sẽ chịu phạt theo quy chế của Công ty cổ phần thủy sản Đă Nẵng
Đă nẵng ,ngăy 24 thâng 8 năm 2001 Phòng kinh doanh Người đặt hăng
Sau khi xem xĩt câc đơn đặt hăng, đặt biệt chú trọng đến thờigian giao nhận hăng cũng như thời hạn thanh toân tiền hăng vă phỏng vấn nhđn viín tại phòng kinh doanh của Công ty thì được biết tuy đê xảy ra một văi trường hợp khâch hăng thanh toân chậm hơn so với thòi hạn quy định trín hợp đồng, đơn đặt hăng, nhưng Công ty vẫn không âp dụng một mức phạt năo theo quy định, mă mục đích của việc cam kết trín lă nhằm lăm cho khâch hăng phải thanh toân đúng thời hạn ghi trín hợp đồng hay đơn đặt hăng đê định.
PHIẾU ĐẶT HĂNG
Kính gởi: -Phđn xưởng chế biến vă Phòng tăi vụ Phòng kinh doanh đặt một lô hăng
Bân cho ông (bă) : Trần Văn Quang
Địa chỉ : 190 Ông ích khiím ĐN Hình thức thanh toân : Chuyển khoản Mặt hăng - Số lượng:
+ Tôm đông lạnh Số lượng :15 kg +Mực đông lạnh Số lượng :15 kg + Câ thu fillet ĐL Số lượng :10 kg +Thủy sản khô Số lượng : 12 kg Tổng cộng: 52 kg Thời gian yíu cầu nhận hăng : 27 thâng 8 năm 2001
Tại phđn xưởng chế biến
Phòng kinh doanh